Do elektronických schránok je možné sa prihlasovať len s občianskym preukazom. Vstupujú do nich takto štatutári všetkých firiem. Čo robiť v prípade výmeny alebo straty eID karty?
Bez občianskeho preukazu sa do elektronickej schránky neprihlásite
Používanie elektronických schránok je od 1. júla 2017 povinné pre všetky právnické osoby zapísané do obchodného registra, teda pre všetky obchodné spoločnosti a družstvá. Oprávnenie vstupovať do elektronickej schránky firmy majú jej štatutári (napríklad konatelia s.r.o.). Do firemnej elektronickej schránky môžu štatutári vstupovať jedine prostredníctvom elektronického občianskeho preukazu, tzv. eID karty. To platí pre štatutárov, ktorí sú občanmi Slovenskej republiky.
Občiansky preukaz je nevyhnutnosť pri prihlasovaní sa do elektronickej schránky.
Štatutári, ktorí nie sú občanmi Slovenskej republiky, ale majú na Slovensku povolenie na pobyt, vstupujú do elektronickej schránky prostredníctvom elektronického dokladu o pobyte. A do tretice, tí štatutári slovenských firiem, ktorí nemajú trvalý pobyt na Slovensku a ani povolenie na pobyt na Slovensku, vstupujú do elektronickej schránky cez tzv. alternatívny autentifikátor.
Výmena alebo strata občianskeho preukazu môže byť pre štatutára problémom
Ako sme už spomínali, bez elektronického občianskeho preukazu nie je možné sa prihlásiť do elektronickej schránky firmy. Do nej môžu byť firme doručované veľmi dôležité dokumenty, preto by každý štatutár mal byť pripravený do nej kedykoľvek pohotovo vstúpiť. V živote sa ale občas stávajú aj také situácie, že niekto občiansky preukaz stratí alebo mu je spolu s ostatnými dokladmi odcudzený. Okrem toho, občiansky preukaz má aj určitú platnosť a potom je potrebné si ho vymeniť. V tomto článku sa budeme venovať tomu, či môže výmena, strata alebo odcudzenie občianskeho preukazu pre štatutára znamenať to, že sa do firemnej elektronickej schránky na istý čas nedostane, a ako treba tento problém vyriešiť.
Výmena občianskeho preukazu a vstupovanie do firemnej elektronickej schránky
Podľa zákona č. 224/2006 o občianskych preukazoch v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o občianskych preukazoch“) sa občiansky preukaz vydáva s dobou platnosti 10 rokov. Po skončení doby platnosti sa občiansky preukaz stáva neplatným a s takýmto občianskym preukazom nie je možné ďalej vstupovať do firemnej elektronickej schránky. Preto by malo byť v záujme každého štatutára to, aby vždy mal platný občiansky preukaz a nestalo sa mu, že na platnosť občianskeho preukazu zabudne. Podľa zákona o občianskych preukazoch je občan povinný požiadať o vydanie nového občianskeho preukazu do 30 dní od neplatnosti občianskeho preukazu. Znamená to, že ak má niekto občiansky preukaz platný napríklad do 30. apríla 2018, je povinný najneskôr do 30. mája 2018 požiadať o vydanie nového občianskeho preukazu (nesplnenie tejto povinnosti je považované za priestupok s možnou pokutou do 33 eur).
Zákon vám dáva 30 dní na výmenu, ale počas nej sa už do e-schránky neprihlásite.
V čase plynutia 30-dňovej lehoty na požiadanie o vydanie nového občianskeho preukazu sa však už štatutár nemôže so starým neplatným občianskym preukazom prihlásiť do elektronickej schránky svojej firmy, čo je pre neho vážny problém. A to je pritom len lehota na požiadanie o vydanie nového občianskeho preukazu. Ďalšia lehota je lehota na vyhotovenie občianskeho preukazu, ktorá je podľa zákona o občianskych preukazoch do 30 dní od podania žiadosti. Ak hypoteticky počítame, že o nový občiansky preukaz požiadate v posledný deň 30-dňovej lehoty a bude vám vyhotovený v posledný možný deň, nemôžete sa do elektronickej schránky firmy prihlásiť približne dva mesiace. Ako je možné tomuto problému predchádzať?
Pre neplatnosť občianskeho preukazu môžu mať najväčší problém firmy s jediným štatutárom
Ak by štatutár požiadal o vydanie nového občianskeho preukazu z dôvodu neplatnosti starého až vtedy, keď mu skončila platnosť, je isté, že do elektronickej schránky svojej firmy sa po určitý čas nebude môcť prihlásiť. Pre firmu, ktorá má niekoľkých štatutárov, to až taký veľký problém nepredstavuje, pretože je veľmi nepravdepodobné, že by sa platnosť občianskych preukazov skončila všetkým v rovnakom čase. U firiem s viacerými štatutármi tak aj vtedy, keď sa skončí platnosť občianskeho preukazu jedného z nich, existuje minimálne jeden ďalší štatutár, ktorý sa do elektronickej schránky firmy vie prihlásiť. Ale aj v tomto pri firme s viacerými štatutármi v praxi častokrát existuje výnimka. Napríklad u firmy dvoch manželov, ktorí obaja buď po uzatvorení manželstva alebo aj kedykoľvek neskôr zmenia trvalý pobyt – lehota platnosti ich občianskych preukazov bude približne rovnaká.
Najväčší problém môžu mať firmy s jediným štatutárom.
Pokiaľ ale ide o firmu, ktorá má len jediného štatutára, môže byť skončenie platnosti jeho občianskeho preukazu pre ňu veľkým problémom. Keďže je tento štatutár jediným, kto má právo vstupovať do firemnej elektronickej schránky, bez jeho platného občianskeho preukazu sa o žiadnych dôležitých správach firma nedozvie. Je vôbec možné tomuto vážnemu problému predísť? Odpoveď znie áno, ale je potrebné si blížiacu sa lehota skončenia platnosti občianskeho preukazu starostlivo sledovať.
Štatutári musia o výmenu občianskeho preukazu požiadať ešte pred skončením platnosti
V prípade, že si budú štatutári lehotu platnosti svojho občianskeho preukazu starostlivo strážiť, nemusia sa obávať žiadnych problémov súvisiacich s tým, že by sa po určitý čas nemohli do elektronickej schránky svojej firmy prihlásiť. Podľa zákona o občianskych preukazoch je totižto možné o vydanie nového občianskeho preukazu požiadať nielen po skončení doby jeho platnosti, ale aj pred skončením doby jeho platnosti. Konkrétne je možné o vydanie občianskeho preukazu požiadať najskôr 180 dní pred skončením doby jeho platnosti. V praxi teda už približne pol roka pred tým, ako uplynie platnosť vášho občianskeho preukazu, môžete požiadať o vydanie nového. Ten vám bude vydaný do 30 dní odo dňa podania žiadosti. Ak sa teda štatutár chce vyhnúť prípadnej nemožnosti prihlásenia do elektronickej schránky z dôvodu neplatnosti občianskeho preukazu, musí požiadať o vydanie nového občianskeho preukazu ešte pred skončením platnosti starého občianskeho preukazu.
Aj v tomto prípade je ale potrebné si podanie žiadosti o vydanie nového občianskeho preukazu dobre načasovať. Ak by ste napríklad požiadali o nový občiansky preukaz 10 dní pred skončením platnosti starého, môže sa teoreticky stať, že 20 dní sa do elektronickej schránky nebudete vedieť prihlásiť. Je to pre to, že Policajný zbor má na vydanie nového občianskeho preukazu až 30 dní od podania žiadosti. Preto štatutárom odporúčame, aby o vydanie nového občianskeho preukazu požiadali najneskôr 30 dní pred skončením platnosti starého občianskeho preukazu. Takto budete mať istotu, že platnosť vášho starého občianskeho preukazu neuplynie skôr, ako vám bude vyhotovený nový občiansky preukaz. Pri preberaní nového občianskeho preukazu nezabudnite požiadať o jeho aktiváciu zadaním bezpečnostného osobného kódu a rovnako je vhodné požiadať aj o nahratie certifikátov na vytváranie kvalifikovaného elektronického podpisu.
O nový občiansky preukaz žiadajte najneskôr 30 dní pred skončením platnosti starého.
Poznámka: Ak o vydanie nového občianskeho preukazu požiadate po uplynutí lehoty jeho platnosti, na Polícii vám starý občiansky preukaz odoberú a vydajú vám potvrdenie o občianskom preukaze. Ak o vydanie nového občianskeho preukazu požiadate ešte pred uplynutím lehoty jeho platnosti, na Polícii ho ešte odovzdávať nebudete, keďže je platný.
Ako najlepšie vyriešiť situáciu, ak máte občiansky preukaz už po lehote platnosti
Ani vtedy, keď si ako štatutár na výmenu občianskeho preukazu spomeniete už po skončení jeho platnosti, nemusí byť situácia pre vás neriešiteľná a beznádejná. Riešení tohto problému je niekoľko.
Jedným je udelenie oprávnenia na prístup do elektronickej schránky inej osobe, napríklad dôveryhodnému zamestnancovi. Ak vám predsa len ešte zostávajú posledné dni platnosti občianskeho preukazu, udeľte oprávnenie na prístup do firemnej elektronickej schránky ešte elektronicky cez funkciu nachádzajúcu sa priamo v elektronickej schránke. V takomto prípade by mala mať iná osoba prístup do elektronickej schránky najneskôr na druhý pracovný deň. Ak už občiansky preukaz platný nemáte, musíte podať listinnú žiadosť o udelenie oprávnenia na prístup do elektronickej schránky právnickej osoby na Úrad vlády Slovenskej republiky s úradne osvedčeným podpisom. V tomto prípade ale bude oprávnenie udelené až do 10 pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti.
Ak požiadate o expresné vydanie, nový občiansky preukaz budete mať do 2 dní.
Vyššie popísané riešenie udelenia oprávnenia na prístup do firemnej elektronickej schránky inej osobe nemusí byť pre vás dostatočne včasné alebo komfortné. Ako pomerne ideálne a najmenej komplikovanejšie riešenie situácie, keď už uplynula platnosť vášho občianskeho preukazu, sa javí podanie žiadosti o urýchlené vydanie nového občianskeho preukazu. V takomto prípade vám bude nový občiansky preukaz vydaný už do 2 pracovných dní od podania žiadosti. Kvôli dvom pracovným dňom pravdepodobne žiadnu dôležitú lehotu vyplývajúcu z dokumentu prijatého do elektronickej schránky nezmeškáte. Je potrebné ale počítať s tým, že urýchlené vydanie občianskeho preukazu je spoplatnené sumou 20 eur.
Ako sa vysporiadať so stratou alebo odcudzením občianskeho preukazu u štatutára
Ak ste občiansky preukaz stratili alebo vám bol odcudzený, je potrebné v prvom rade túto skutočnosť bezodkladne oznámiť ktorémukoľvek útvaru Polície. A keďže na občianskom preukaze máte pravdepodobne nahraté certifikáty pre kvalifikovaný elektronický podpis, požiadajte Políciu aj o zrušenie týchto certifikátov, aby váš občiansky preukaz nebol zneužitý. Pri oznámení straty alebo odcudzenia občianskeho preukazu vám bude vydané potvrdenie o občianskom preukaze, ktoré ho dočasne nahrádza. Oznámiť stratu alebo odcudzenie elektronického občianskeho preukazu je možné aj cez elektronickú službu (netreba sa prihlasovať).
Ak štatutár stratí občiansky preukaz, je ideálne požiadať o jeho expresné vydanie.
Vašou povinnosťou je do 30 dní odo dňa straty alebo odcudzenia občianskeho preukazu požiadať o vydanie nového. Podanie žiadosti o vydanie občianskeho preukazu ako náhrady za stratený alebo odcudzený občiansky preukaz je ale spoplatnené sumou 16,50 eura. Ak sa vám táto nepríjemnosť stala dvakrát po sebe v priebehu dvoch rokov, zaplatíte poplatok až 33 eur. Kým vám nebude vyhotovený nový občiansky preukaz, nemáte možnosť vstupovať do elektronickej schránky firmy, ktorej ste štatutárom. Riešenie problému, ako sa v tejto súvislosti vysporiadať so stratou alebo odcudzením občianskeho preukazu, je podobné ako to vyššie popísané, keď váš občiansky preukaz stratí platnosť. Najrýchlejším a najpohodlnejším riešením je pri žiadosti o vydanie nového občianskeho preukazu zároveň požiadať aj o jeho urýchlené vydanie do 2 pracovných dní za poplatok 20 eur. Ďalej je tu možnosť udeliť inej osobe oprávnenie vstupovať do firemnej elektronickej schránky, ale vtedy už treba počítať s 10 pracovnými dňami na vybavenie žiadosti.
Na problém s výmenou občianskych preukazov v súvislosti s e-chránkami poukázali podnikatelia aj v tohtoročnej ankete Byrokratický nezmysel roka 2017. Pomôžte nám vybrať najväčšiu absurditu, ktorá podnikateľom komplikuje život. Hlasujte na www.byrokratickynezmysel.sk
