Aby mala účasť na veľtrhu či výstave v Ázii pre firmu zmysel, je vhodné sa na účasť poriadne pripraviť. Súhrn podstatných krokov aj tipy, na čo nezabudnúť.
Vycestovanie na obchodnú cestu do Ázie (alebo kamkoľvek mimo Európu) je časovo aj finančne náročnejšie ako návšteva výstav a veľtrhov v Európe. Aby takáto pracovná cesta splnila očakávania podnikateľa a priniesla nové obchodné kontakty a zákazky, je potrebné sa na ňu svedomito pripraviť.
Príprava je základom úspechu
Ako v podnikaní, tak aj pri plánovaní obchodnej cesty je kľúčové stanoviť si cieľ cesty. Iný bude mať začínajúci podnikateľ, ktorý hľadá nový produkt pre svoj začínajúci e-shop a plánuje tomuto produktu budovať dobré meno spojené so svojou značkou a iný cieľ bude mať napríklad „ostrieľaný“ podnikateľ, ktorý má firmu s pobočkami po celom Slovensku, desiatkami produktových radov a tisíckami výrobkov, ktorý chce návštevou Ázie utužiť vzťahy so svojimi súčasnými ázijskými dodávateľmi a zároveň na veľtrhoch a výstavách objaviť nové produkty a dodávateľov. Taktiež bude mať úplne iný cieľ slovenský výrobca potravín, ktorý sa po úspechu s exportovaním v rámci Európy rozhodne pre expanziu na vzdialenejšie teritóriá a do Ázie bude chcieť vycestovať za účelom odprezentovania svojich produktov a nájdenia kupujúcich.
Po zadefinovaní cieľa cesty bude ďalším krokom výber vhodných veľtrhov a výstav. Všeobecne platí, že pre začínajúcich podnikateľov, ktorí ešte nie sú vyprofilovaní, môžu byť vhodnejšie všeobecné veľtrhy so širokým záberom a pre etablované firmy skôr úzko špecializované veľtrhy. Veľmi dôležitá pri výbere veľtrhu alebo výstavy je oblasť podnikania firmy, ktorá sa ich chce zúčastniť. Aj začínajúci podnikateľ môže mať úzko profilovaný tovar alebo službu, ktorým sa venujú špecializované výstavy a preto pre neho nemusí byť vhodná návšteva všeobecného veľtrhu.
Na výstavy do Ázie chodia tisíce importérov a exportérov: dôležité je mať plán
Po výbere veľtrhu alebo
výstavy prichádza čas na krok, ktorý mnohí podnikatelia podceňujú. Je ním vyhľadávanie
potenciálnych obchodných partnerov, teda firiem, ktoré budú na vybranom
veľtrhu a s ktorými sa môže podnikateľ prioritne stretnúť. Informáciu
o vystavovateľoch väčšinou možno nájsť na oficiálnej stránke jednotlivých
výstav a veľtrhov. Najmä pri väčších podujatiach, ktoré navštívia desiatky
tisíc iných firiem, odporúčame mať pripravený zoznam vystavovateľov,
s ktorými sa podnikateľ plánuje prioritne zoznámiť. Mať plán je
výhodné, lebo na výstave ušetrí čas, pôjde cielene a vyhne sa odchýleniam
typu: „Chcem dovážať všetko, pretože každý tovar má niečo do seba“. Ak pri
príprave nájdu podnikatelia potenciálneho partnera, o ktorého výrobky
alebo služby majú prioritný záujem, môžu sa mu ozvať a prejaviť záujem už
pred konaním výstavy a veľtrhu. Napríklad pozvať potenciálneho partnera na
obed alebo čaj, sa javí ako priateľské gesto, ktorým sa dá relatívne jednoducho
odlíšiť od konkurencie.
Vyhnúť sa odklonu od
pôvodných cieľov môže podnikateľovi pomôcť aj jeho spolucestovateľ na obchodnej
ceste - či už spoločník, alebo zamestnanec. Na veľtrhy a výstavy do Ázie
odporúčame cestovať aspoň vo dvojici, pretože dvaja ľudia si lepšie
dokážu navzájom poradiť, hneď na mieste dokážu konfrontovať názory a vo dvojici
dokážu nasať aj viac vnemov. Keď podnikateľ napríklad bude rokovať
s potenciálnym obchodným partnerom v Indii, jeho kolega, riaditeľ
nákupu, sa bude môcť sústrediť energiu sledovaniu gestikulácie ostatných
obchodníkov indického partnera a doplniť otázky o aspekty, na ktoré
by sa majiteľ firmy možno zabudol opýtať. S organizáciou, výberom
partnerov a celkovou prípravou na obchodnú cestu vie pomôcť aj konzultant
alebo špecializovaná firma, ktorá organizuje obchodné cesty na kľúč. Odborníci
mávajú štandardne v tíme ľudí, ktorí ovládajú jazyky krajín, do ktorých sa
cestuje a poznajú nielen kultúrne ale aj obchodné špecifiká. V mnohých
prípadoch vedia pre klientov vyrokovať aj lepšie obchodné podmienky.
Obchodné stretnutia si s potenciálnymi partnermi možno dohodnúť ešte pred veľtrhom
Ak má firma záujem o export, odporúčame si ešte pred obchodnou cestou na veľtrh do Ázie, kde bude aktívne vystavovať svoje produkty, pripraviť databázu potenciálnych odberateľov. Napríklad môže ísť o supermarkety, hotely či, v prípade záujmu o export potravín, obchodné firmy zamerané na obchodovanie s potravinami v meste, regióne alebo provincii, kde bude aj výstava. Potenciálnych partnerov je vhodné osloviť ešte pred obchodnou cestou a dohodnúť si s nimi obchodné stretnutia počas trvania veľtrhu. Tieto kontakty odporúčame pozvať do firemného stánku na veľtrhu, kde im produkty spoločnosť nechá ochutnať (ak ide o potraviny) alebo otestovať (pre ostatné produkty) a preberie základné predpoklady spolupráce.
Vizitky a propagačné materiály by mali byť prispôsobené lokalite
V rámci prípravy na výstavy a veľtrhy v Ázii odporúčame pripraviť si vizitky a aspoň základné propagačné materiály v anglickom, prípadne lokálnom jazyku. Tiež odporúčame overiť si, aké sociálne siete a iné nástroje komunikácie sú používané v krajine výstavy.
V Číne je napríklad v rámci cenzúry internetu zakázané používanie Google (vrátane Gmailu) a sociálnych sietí Facebook, Instagram, ale aj aplikácie WhatsApp. Pre zachovanie prístupu k týmto aplikáciám, si odporúčame stiahnuť a aktivovať VPN ešte pred odcestovaním do Číny. V Číne sa tiež e-mail používa na komunikáciu iba výnimočne a je preto neefektívnym spôsobom, ako sa spojiť s potenciálnymi obchodnými partnermi. V Číne je vhodnejšie využiť čínsku aplikáciu WeChat.
V Indii je taktiež komunikácia prostredníctvom e-mailu zdĺhavá a indickí obchodníci uprednostňujú komunikovanie cez WhatsApp. V Thajsku zasa obchodníci komunikujú predovšetkým cez japonskú aplikáciu LINE, ktorá je v krajine veľmi rozšírená.
Na krajiny Ázie sa nemožno pozerať ako na homogénny celok. Majú svoje odlišnosti nielen čo sa týka kultúry, spoločenského usporiadania, špecializácie výroby, ale aj preferovaných spôsobov komunikácie. Ak si ešte pred obchodnou cestou dá podnikateľ námahu a zistí, ako sa v krajine komunikuje, môže ušetriť veľa času pri nadväzovaní kontaktov. Prispôsobené kontaktné informácie si môže dať na vizitky, prípadne ďalšie propagačné materiály.
Správnou a svedomitou prípravou na výstavu alebo veľtrh si firma uľahčí spoluprácu s budúcimi obchodnými partnermi. Ukáže potenciálnym partnerom, že má skutočný záujem o spoluprácu a odlíši sa od mnohých zahraničných návštevníkov, ktorí na výstavu prišli nepripravení. Obchodnú cestu do Ázie odporúčame plánovať v prípade záujmu o dovoz minimálne 2 mesiace pred jej konaním. Ak plánujete do Ázie exportovať a chystáte sa vystavovať, na prípravu si nechajte aspoň 4 mesiace. Približne mesiac a pol pred vycestovaním odporúčame začať pripravovať aj vstupné dokumenty potrebné pre získanie víz (ak ich krajina vyžaduje). Napríklad do Číny a Indie víza potrebovať budete, do Vietnamu vám ale budú stačiť elektronické víza, ktoré vybavíte z pohodlia domova.
Ak sa idete výstavy alebo veľtrhu zúčastniť pasívne (bez vystavovania), počítajte s nákladom na cestu vo výške niekoľko tisíc eur. Štandardne by ste sa mali aj s letenkami, stravou, ubytovaním a ďalšími nákladmi zmestiť do 4 tisíc eur na osobu pri obchodnej ceste v trvaní jedného týždňa. Pri aktívnom vystavovaní je cena vyššia pretože musíte počítať s prípravou vizuálu stánku, prenájmom výstavnej plochy, prípravou propagačných materiálov a prípadným prispôsobením produktov pre ázijský trh.
Pre export je možné využiť štátnu podporu, kde môžete ísť vystavovať na veľtrh alebo výstavu v rámci niektorej z podnikateľských misií, ktoré organizuje SARIO pod záštitou Ministerstva hospodárstva SR. Týchto misií ale nebýva veľa a je možné, že vám nebudú sektorovo alebo územne sedieť s exportnými plánmi.
Pre výber veľtrhu alebo výstavy, ktorý bude sedieť vašim zámerom a organizáciu obchodnej cesty je možné využiť konzultanta alebo firmu, ktorá sa profesionálne venuje organizácii obchodných ciest. Prevedú vás celým procesom a postarajú sa o vás aj počas obchodnej cesty priamo na veľtrhu alebo výstave.
