Elektronická platforma a jej povinné používanie od 1.2.2023

Kto a za akých podmienok má povinnosť realizovať verejné obstarávania cez elektronickú platformu a ktoré systémy možno použiť?

Jedným z prostriedkov realizácie verejného obstarávania je elektronická platforma, ktorú upravuje zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o verejnom obstarávaní“). Napriek tomu, že  označenie „elektronická platforma“ predstavuje v legislatíve nový pojem, v praxi nejde o nový prostriedok. Zahŕňa dva IT systémy, ktoré existujú už dlhšie.

Elektronická platforma

Elektronická platforma je informačný systém verejnej správy, ktorý slúži na zabezpečenie zadávania zákazky na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác a na poskytnutie služby, na evidenciu týchto zákaziek, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností. Správcom elektronickej platformy je Úrad vlády Slovenskej republiky. To znamená, že slúži zadávateľom verejných zákaziek ako prostriedok elektronického obstarávania ich zákaziek a na druhej strane dodávateľom, podnikateľom, na získavanie kontraktov financovaných z verejných prostriedkov.

Jej funkcionality sú v súčasnosti zabezpečované prostredníctvom dvoch systémov:

1. elektronického trhoviska (ET) a 
2. informačného systému Elektronického verejného obstarávania (IS EVO).

Elektronické trhovisko, resp. Elektronický kontraktačný systém

Elektronické trhovisko označuje dlhodobo známy systém, a to Elektronický kontraktačný systém (EKS), ktorý bol využívaný prevažne pri zákazkách s nízkou hodnotou, a to na dodanie bežne dostupných tovarov a služieb.

Elektronické trhovisko (ET, resp. EKS) podporuje zadávanie:

• podlimitných zákaziek zjednodušeným postupom pre zákazky na bežne dostupné tovary a služby podľa § 109 –  § 111 zákona o verejnom obstarávaní,
• zákaziek s nízkou hodnotou podľa § 109 až 111, ak ide o dodanie tovaru alebo poskytnutie služby bežne dostupných na trhu.

Prostredníctvom EKS tak v minulosti, ako aj v súčasnosti bolo a je možné obstarávať len tovary a služby bežne dostupné na trhu. Teda také, ktoré sú spravidla bez väčšieho zásahu na trhu dostupné a zodpovedajú požiadavkám verejného obstarávateľa, ako napríklad bežné kancelárske potreby, počítače a IT technika, bežný nábytok, pranie bielizne a pod. Z toho vyplýva, že pre použitie postupu cez EKS musia obstarávané tovary a služby okrem bežnej dostupnosti na trhu zároveň spadať do finančných limitov týkajúcich sa zákaziek s nízkou hodnotou a podlimitných zákaziek.

Keďže EKS, t. j. elektronické trhovisko, neumožňuje obstarávanie stavebných prác, ak by chcel verejný obstarávateľ obstarať napríklad  zákazku s nízkou hodnotou na stavebné práce (v hodnote rovnakej alebo vyššej ako 180 000 eur) bude síce povinný použiť elektronickú platformu, ale túto funkcionalitu z nej v súčasnosti upravuje IS EVO. Elektronické trhovisko je aplikovateľné len pre zákazky na tovary alebo služby, a to len za podmienky, že ide o tovary a služby bežne dostupné na trhu. Teda zákazku na stavebné práce, hoci by boli bežne dostupné, tento systém nepodporuje.

Informačný systém Elektronické verejné obstarávanie (IS EVO)

IS EVO podporuje zadávanie:

• nadlimitných zákaziek,
• podlimitných zákaziek pri bežnom postupe, pričom bežný postup zadávania podlimitných zákaziek upravuje § 112 až 116 zákona o verejnom obstarávaní, ide o jednoduchý postup od uverejnenia výzvy na predkladanie ponúk po menej prísne vyžadovanie podmienok účasti, avšak má byť realizovaný prostredníctvom  elektronickej platformy,
• zákaziek s nízkou hodnotou so zverejnením vo vestníku podľa § 117 ods. 6 zákona o verejnom obstarávaní (ide o prípad povinného uverejnenia výzvy na predkladanie ponúk a realizácie komunikácie prostredníctvom elektronickej platformy, ak zákazka dosiahne zákonom stanovený limit, o čom sa viac dočítate ďalej),
• zákaziek s nízkou hodnotou bez zverejnenia vo vestníku podľa § 117 ods. 1 zákona o verejnom obstarávaní, teda vtedy, ak sa verejný obstarávateľ rozhodne osloviť niekoľkých dodávateľov, teda viacerým odošle výzvu na predloženie ponuky.

Registrácia na elektronickej platforme

Elektronické trhovisko a informácie na ňom zverejnené sú prístupné verejne. Aby mohol podnikateľ zverejňovať svoju ponuku, resp. zapájať sa do vyhlásených verejných obstarávaní je potrebné, aby sa na elektronickom trhovisku registroval. T. j. v prípade elektronického trhoviska musí byť podnikateľ vopred registrovaný, aby mohol zverejňovať svoje ponuky resp. zapájať sa do vyhlásených obstarávaní. Registrácia je bezplatná a možno ju realizovať prostredníctvom vyplnenia formulára dostupného na www.eks.sk, kde si v pravom hornom rohu v políčku „Registrácia“ vyberie svoju rolu, t. j. či ide o dodávateľa, skupinu dodávateľov, objednávateľa alebo verejnosť.

Registrácia sa vyžaduje aj pre obchodovanie prostredníctvom IS EVO a je rovnako bezplatná. Pri zákazkách s nízkou hodnotou má pri využití IS EVO verejný obstarávateľ možnosť buď osloviť registrovaných dodávateľov, alebo môže pozvať na registráciu aj iný (zatiaľ neregistrovaný) subjekt.

Okrem registrácie sa pre dodávateľov za účelom využívania elektronickej platformy vyžaduje aj zápis v Zozname hospodárskych subjektov vedenom Úradom pre verejné obstarávanie.

Teda registrácia na elektronickej platforme a zápis v Zozname hospodárskych subjektov umožnia podnikateľom aktívne elektronickú platformu využívať a na nej obchodovať.

Podnikatelia môžu cez elektronickú platformu obchodovať.

IS EVO zverejňuje na svojej stránke rad návodov a videí s podrobným rozpisom krokov potrebných či už pre registráciu a prihlásenie na stránke, prípadne pre zverejnenie ponuky, vrátane výzvy na predkladanie ponúk pri zákazkách s nízkou hodnotou v časti Video návody k IS EVO. Návody sú rozdelené do dvoch častí, prvá horná časť je venovaná verejným obstarávateľom a druhá, spodná časť, uchádzačom a záujemcom, teda podnikateľom, ktorí sa chcú zapojiť do verejného obstarávania a predkladať svoje ponuky, alebo tieto už predložili a čakajú na ďalšie kroky.

Kto má povinnosť používať elektronickú platformu od 1. 2. 2023?

Elektronickú platformu majú povinnosť používať všetci verejní obstarávatelia. Kto je verejným obstarávateľom upravuje § 7 zákona o verejnom obstarávaní. Podľa predmetného ustanovenia je verejným obstarávateľom:

• Slovenská republika zastúpená svojimi orgánmi (napr. ministerstvá),
• obec,
• vyšší územný celok,
• právnická osoba založená alebo zriadená na osobitný účel plnenia potrieb všeobecného záujmu, ktoré nemajú priemyselný alebo obchodný charakter a

• združenie právnických osôb, ktorého členmi sú výlučne verejní obstarávatelia uvedení vyššie.

Elektronickú platformu sú povinní používať verejní obstarávatelia.

Právnická osoba sa stane verejným obstarávateľom len v tom prípade, ak splní vyššie uvedené podmienky, a to účel zriadenia na jednej strane a financovanie z verejných zdrojov, resp. kontrola verejným subjektom či voľba orgánov spoločnosti takýmto verejným subjektom na strane druhej. Bežný podnikateľ preto nie je verejným obstarávateľom, a to už z titulu, že predmetom jeho činnosti a jeho účelom je obchodovanie.

Dotovaný subjekt a elektronická platforma

Zákon o verejnom obstarávaní však ukladá povinnosť postupovať ako verejný obstarávateľ aj tomu subjektu, ktorý nie je verejným obstarávateľom, ale iný verejný obstarávateľ mu poskytne viac ako 50 % finančných prostriedkov na dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služieb. Ide o tzv. dotovaný subjekt. Hoci tento disponuje s verejnými prostriedkami neznamená to, že bude používať elektronickú platformu.

Poskytnutím viac ako 50 % finančných prostriedkov sa rozumie nenávratné poskytnutie finančných prostriedkov napríklad zo štátneho rozpočtu ako účelovo viazaná dotácia, prípadne z fondov Európskej únie. Uvedené osoby označujeme ako dotované osoby a zákon o verejnom obstarávaní v § 8 upravuje, za akých podmienok sú povinné aplikovať pravidlá verejného obstarávania.

Povinnosť subjektu, ktorému je poskytnutá dotácia v rozsahu viac ako 50 %, aplikovať postupy verejného obstarávania v zmysle zákona o verejnom obstarávaní sa však vzťahuje len na uskutočnenie zákazky na stavebné práce s hodnotou rovnakou alebo vyššou ako predpokladaná hodnota nadlimitnej zákazky (od 5 382 000 eur) alebo na poskytnutie služieb spojených s touto zákazkou na stavebné práce v prípade, že predpokladá hodnota zákazky na poskytnutie služieb je rovnaká alebo vyššia ako limit pre nadlimitnú zákazku na poskytnutie služby pre verejného obstarávateľa (od 215 000 eur).

Na danom mieste je dôležité zdôrazniť, že povinnosť používať výhradne elektronickú platformu sa vzťahuje len na podlimitné zákazky a zákazky s nízkymi hodnotami. Hoci funkcionality IS EVO umožňujú aj zadanie nadlimitných zákaziek, teda zákaziek s najvyššími hodnotami neznamená to, že tieto zákazky musia byť zadávané výlučne prostredníctvom IS EVO. Nadlimitné zákazky totiž nespadajú do povinnosti postupovať prostredníctvom elektronickej platformy a majú zákonom upravené súťažné postupy obstarávania. Z toho vyplýva, že dotované subjekty, napríklad poberatelia eurofondov v prípade stavebných prác, za účelom aplikácie postupov podľa zákona o verejnom obstarávaní, nebudú v zmysle zákona o verejnom obstarávaní musieť postupovať využitím elektronickej platformy.

Podnikateľské subjekty, ktoré na realizáciu svojej podnikateľskej činnosti získajú dotáciu, použijú postupy verejného obstarávania len v prípade nadlimitných zákaziek na stavebné práce a služby s nimi súvisiace. Ak teda podnikateľ získa dotáciu na zakúpenie určitého strojového vybavenia (na nákup tovarov, t. j. nepôjde o stavebné práce a služby s nimi súvisiace), je v zmysle zákona o verejnom obstarávaní od povinnosti aplikovať postupy verejného obstarávania odbremenený. V praxi však môže takáto dotácia podliehať aj iným pravidlám a napríklad pravidlá štátnej pomoci či zmluva o nenávratnom finančnom príspevku môžu vyžadovať prísnejšie postupy, než vyžaduje zákon o verejnom obstarávaní. Čiže napríklad aplikovať postupy verejného obstarávania aj tam, kde na ich aplikácii zákon o verejnom obstarávaní priamo netrvá. Zároveň môže byť takáto dotácia pod dohľadom aj iných kontrolných mechanizmov a kontrolných inštitúcií, ako napríklad Najvyššieho kontrolného úradu.

Kedy sa použije elektronická platforma od 1. 2. 2023?

Ako bolo vyššie naznačené, elektronickú platformu majú od 1. 2. 2023 povinnosť používať verejní obstarávatelia, pričom táto povinnosť sa vzťahuje na komunikáciu pri zadávaní zákaziek podlimitných a vybraných zákaziek s nízkou hodnotou.

Pri zákazkách do 10 000 eur nie je povinnosť použiť elektronickú platformu.

V prípade zákazky malého rozsahu, t. j. takej, ktorá v priemere za rok alebo trvanie zmluvy uzatvorenej na dlhšie obdobie nedosiahne hodnotu 10 000 eur, nie je povinnosťou použiť funkcionality elektronickej platformy, nakoľko nie je povinnosťou takéto zákazky obstarávať podľa zákona o verejnom obstarávaní.

Zákazky s nízkou hodnotou

Pomerne veľkú časť zákaziek zadávaných prostredníctvom elektronického trhoviska predstavujú zákazky s nízkou hodnotou. Od 1. 2. 2023 majú verejní obstarávatelia povinnosť zadávať zákazky s nízkou hodnotou prostredníctvom elektronickej platformy. To znamená, že už nebude možné obstarávať zákazku s nízkou hodnotou odoslaním výzvy na predloženie ponuky napríklad e-mailom trom spoločnostiam, ktoré si verejný obstarávateľ vyhľadal na internete, ako to doteraz bývavalo bežné.

Zákazka s nízkou hodnotou je určená finančným limitom toho, čo sa obstaráva. Zákazka s nízkou hodnotou je zákazka, ktorej predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 10 000 eur v priebehu kalendárneho roka, alebo počas platnosti zmluvy uzatváranej na dlhšie obdobie a súčasne nižšia ako:

• 100 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru okrem potravín a zákazku na poskytnutie služby okrem služby uvedenej v prílohe č. 1 zákona o verejnom obstarávaní (ide o sociálne a iné osobitné služby) zadávanú verejným obstarávateľom, a to Slovenskou republikou zastúpenou svojimi orgánmi,
• 180 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru okrem potravín a zákazku na poskytnutie služby okrem služby uvedenej v prílohe č. 1 zákona o verejnom obstarávaní (napr. služby zabezpečovania opatrovateľského personálu, služby sociálneho zabezpečenia, služby hromadného stravovania, donáška stravy, poštové služby a pod.) zadávanú ostatnými verejnými obstarávateľmi, napr. obcami,
• 400 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 1 zákona o verejnom obstarávaní a
• 300 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
• 140 000 eur, ak ide o dodanie tovaru, ktorým sú potraviny Slovenskej republike zastúpenej orgánmi resp. 215 000 eur, pokiaľ ide o zákazku na dodanie potravín iného verejného obstarávateľa.

Pre použitie elektronickej platformy zákon ukladá určité podmienky, z ktorých je možné vyčítať, že v určitých prípadoch aj nebude potrebné siahnuť po elektronickej platforme. Pôjde však skôr o výnimočnú situáciu.

Verejný obstarávateľ sa bude o postupe zadania zákazky s nízkou hodnotou rozhodovať podľa dvoch základných podmienok, a to:

• podľa toho, či vyzýva na predkladanie ponuky jeden alebo viacero hospodárskych subjektov a
• podľa toho, v akom finančnom rozmedzí sa ním obstarávaná zákazka pohybuje.

Pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou je verejný obstarávateľ povinný použiť funkcionality elektronickej platformy vždy, ak vyzve na predkladanie ponúk viac hospodárskych subjektov (t. j. viac ako len jeden hospodársky subjekt), a to za účelom výzvy na predkladanie ponúk (vyššie spomínaný § 117 ods. 1 zákona o verejnom obstarávaní, teda tzv. zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou bez zverejnenia vo vestníku). Pokiaľ by sa rozhodol vyzvať len jedného podnikateľa, za splnenia ostatných podmienok v zákone by teoreticky nemusel použiť elektronickú platformu. Je však potrebné upozorniť, že aj v takom prípade bude musieť najskôr skúmať finančné rozmedzie svojej zákazky.

Funkcionalitu elektronickej platformy, konkrétne uverejnenie výzvy na predkladanie ponúk a realizáciu komunikácie v rámci zadávania zákazky s nízkou hodnotou so zverejnením vo vestníku, je totiž vždy potrebné použiť vtedy, ak

• predpokladaná hodnota zákazky na uskutočnenie stavebných prác je rovnaká alebo vyššia ako 180 000 eur,
• predpokladaná hodnota zákazky na dodanie tovaru okrem potravín alebo zákazky na poskytnutie služby okrem služby uvedenej v prílohe č. 1 je rovnaká alebo vyššia ako 70 000 eur,
• predpokladaná hodnota zákazky na poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 1 je rovnaká alebo vyššia ako 260 000 eur.

Ak sa verejný obstarávateľ rozhodne osloviť na predloženie ponuky dvoch dodávateľov kancelárskeho nábytku, ktorého nákupnú cenu odhadol na 80 000 eur, splnil v podstate obe podmienky, t. j. aj vyzýva viaceré hospodárske subjekty a aj spadol do finančného limitu pre povinné použitie elektronickej platformy. IS EVO a rovnako tak elektronické trhovisko ponúkajú možnosť obstarania takýchto tovarov, verejný obstarávateľ sa tak môže rozhodnúť, ktoré zvolí. Obstarávanie kancelárskeho nábytku býva bežne realizované práve prostredníctvom elektronického trhoviska.

Kedy nevznikne povinnosť použiť elektronickú platformu?

Zákon o verejnom obstarávaní umožňuje za určitých okolností pri súťažení a zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou elektronickú platformu nepoužiť. Ide však len o výnimočný prípad, ktorý môže nastať, ak by verejný obstarávateľ na predloženie ponuky vyzval len jeden hospodársky subjekt (len jedného podnikateľa), avšak musel by postupovať hospodárne a v súlade s princípom transparentnosti. Dôkazné bremeno na splnení všetkých predpokladov je vždy na verejnom obstarávateľovi. To znamená, že práve ten, kto nakupuje, musí vedieť vždy preukázať, že splnil všetky zákonom mu dané povinnosti.

Zákon upravuje určité osobité situácie, ktoré z vlastnej povahy predpokladajú, že nebude možné realizovať akúsi súťaž medzi dodávateľmi za účelom získania najlepšej ponuky, a to tak čo do ceny ako aj čo do kvality. V nižšie uvedených prípadoch je však potrebné upozorniť na povinnosť postupovať striktne v súlade s týmito podmienkami. Verejný obstarávateľ musí vykladať takéto ustanovenia veľmi úzko, to znamená, že nesmie rozšíriť predmet aj na iné zákazky alebo si s jednou takou vecou zakúpiť bez riadneho obstarávania aj niečo ďalšie, čo sem už nespadá.

Ak by si napríklad verejný obstarávateľ chcel zadovážiť jedinečnú umeleckú sochu, ktorá je len jedna a je vo vlastníctve nejakého zberateľa, t. j. kedy by nemusel využiť verejné obstarávanie a oslovil by priamo tohto zberateľa a túto sochu chcel mať vystavenú v presklenej skrini, takáto skriňa by už mohla byť dôvodom na verejné obstarávanie.

Elektronickú platformu v prípade zákazky s nízkou hodnotou verejný obstarávateľ nemusí použiť vtedy, ak:

• tovar, stavebné práce alebo služby môže poskytnúť len určitý hospodársky subjekt, ak

• požadované tovary sa vyrábajú výlučne na výskumné, experimentálne, študijné alebo vývojové účely; nevzťahuje sa to na veľkovýrobu súvisiacu s ekonomickými aktivitami zameranými na dosiahnutie zisku alebo na krytie nákladov na výskum a vývoj,
• ide o dodávku doplňujúceho tovaru od pôvodného dodávateľa určeného na čiastočné nahradenie obvyklého tovaru alebo zariadenia alebo na rozšírenie už dodaného tovaru alebo zariadenia, ak by zmena dodávateľa nútila verejného obstarávateľa získavať materiál rozdielnych technických charakteristík, ktorý by spôsoboval nezlučiteľnosť alebo neprimerané technické ťažkosti v prevádzke alebo v údržbe; doba trvania takejto zmluvy, ako aj opakujúcich sa zmlúv nesmie súhrnne presiahnuť tri roky,
• ide o obstaranie tovaru, ktorého ceny sú kótované a ktorý sa priamo kupuje na komoditnej burze,
• ide o obstaranie tovaru ponúkaného za obzvlášť výhodných podmienok od likvidátora, od správcu alebo od exekútora,
• ide o zákazku na poskytnutie služby nasledujúcu po súťaži návrhov uskutočnenej podľa zákona a ktorá sa zadáva záujemcovi, ktorého návrh vyhodnotila porota ako víťazný alebo jeden z víťazných v súťaži návrhov; ak je viac víťazných účastníkov, na rokovania musí verejný obstarávateľ vyzvať všetkých,
• na účely zabezpečenia predmetu plnenia vyplývajúceho zo zmluvy alebo rámcovej dohody uzavretej súťažným postupom zadávania zákazky podľa § 111a, § 112 až 114 a § 117 ods. 6 zákona o verejnom obstarávaní ide o uzatvorenie zmluvy s uchádzačom, ktorý sa vo verejnom obstarávaní na základe kritérií na vyhodnotenie ponúk umiestnil ako ďalší v poradí, ak

Elektronickú platformu taktiež nie je povinnosťou použiť v takom prípade, ak verejný obstarávateľ na účely uzavretia zmluvy s vyššie spomínaným v poradí ďalším uchádzačom uskutočňuje rokovanie o podmienkach plnenia zmluvy. V takom prípade ale bude potrebné dodržať postup a podmienky upravené v § 115 ods. 4 zákona o verejnom obstarávaní.