Ako postupovať pri kalkulácii náhrady a kedy ide o daňový výdavok zamestnávateľa? Ako je to v prípade náhrady pri používaní náradia od zamestnávateľa na výkon domáckej práce či ako je to v prípade paušalizovania náhrady?
V súlade so Zákonníkom práce má zamestnávateľ poskytovať zamestnancovi náhradu za používanie vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce, ak ich využíva s jeho súhlasom. Podmienky však musia byť dohodnuté v kolektívnej zmluve. Aj pri domáckej práci a telepráci je potrebné, aby zamestnávateľ prijal vhodné opatrenia, najmä uhrádzať preukázateľne zvýšené výdavky zamestnanca spojené s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných pri výkone domáckej práce a telepráce. Ako túto náhradu zdaňovať, sme priblížili v článku Náhrada za používanie vlastného náradia: ako sa zdaňuje? Odbor daňovej metodiky Finančného riaditeľstva SR však vypracoval v metodickom pokyne aj 5 praktických príkladov, ktoré pomôžu vniesť „svetlo“ do tejto problematiky.
Príklad kalkulácie, ktorá zamestnávateľovi slúži ako podklad k určeniu výšky náhrady a zdanenie
Zamestnanec vykonávajúci práce pre zamestnávateľa, ktorého predmetom činnosti je výrub a orezávanie stromov, na výkon práce používa vlastnú motorovú pílu, ktorú zakúpil v roku 2021 za 850 € (doklad o kúpe predložil zamestnávateľovi). Podmienky na poskytnutie náhrady podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce za používanie vlastnej píly na výkon práce, sú pre všetkých zamestnancov určené v Kolektívnej zmluve. Zamestnávateľ individuálne vyhodnocuje vynaložené výdavky zamestnancov a ukazovatele, ktoré používa pri kalkulácii.
U tohto zamestnanca zohľadňuje počet hodín používania vlastnej píly počas výkonu práce ako aj predpokladanú dobu používania píly, ktorú stanovuje zamestnávateľ podľa odporúčaní špecialistov v danej oblasti. Ak zamestnanec odpracuje priemerný počet pracovných dní v mesiaci, počas ktorých bude používať pri výkone práce vlastnú motorovú pílu, potom mu podľa kalkulácie preukázaných výdavkov patrí náhrada / mesiac za používanie vlastnej motorovej píly v sume 17,71 € (hodnota píly 850 € / predpokladaná doba používania píly 4 roky / počet mesiacov v roku 12).
Môže zamestnávateľ takto vypočítanú náhradu vylúčiť z predmetu dane a bude uvedená náhrada daňovým výdavkom zamestnávateľa?
Keďže zamestnávateľ postupoval v súlade s § 145 ods. 2 Zákonníka práce a výšku náhrady určil na základe kalkulácie skutočných výdavkov zamestnanca, pri ktorej zohľadnil aj iné rozhodujúce ukazovatele, ktoré sú vopred určené v kolektívnej zmluve, náhradu vylúči z predmetu dane v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) v nadväznosti na § 5 ods. 6 zákona o dani z príjmov (ZDP). Na poskytnutie náhrady podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce, ktorú možno v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) ZDP vylúčiť z predmetu dane, nemá vplyv to, či zamestnanec pri výkone práce používa nové alebo staršie náradie. Výdavok (náklad) na náhradu za používanie vlastnej motorovej píly zamestnancovi, bude daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod ZDP.
Príklad kalkulácie, ktorá zamestnávateľovi slúži ako podklad k určeniu výšky náhrady pri domáckej práci a zdanenie
Zamestnanci, ktorí vykonávajú domácku prácu, na výkon tejto práce používajú vlastný počítač (podmienky si dohodli v pracovnej zmluve). Niektorí zamestnanci predložili zamestnávateľovi doklady o kúpe počítača alebo aj iné doklady, ktorými preukázali úhrady za používané programy (softvérová licencia). Zamestnávateľ individuálne vyhodnotil preukázateľne vynaložené výdavky zamestnancov a rozsah využiteľnosti počítača na služobné a súkromné účely (zamestnanci, pri domáckej práci, budú vlastný počítač používať na služobné účely cca na 50 %). Zamestnávateľ do náhrady nezahrnul výdavky súvisiace so zvýšenou spotrebou elektrickej energie. Zamestnávateľ všetkým zamestnancom určil náhradu, a to tak, že zamestnancom, ktorí predložili skutočné výdavky, určil náhradu na základe kalkulácie skutočných výdavkov, pri ktorej zohľadnil využitie počítača na 50 %, predpokladanú dobu používania, poplatok za licenciu, obdobie. Zamestnancom, ktorí nepredložili preukazné doklady, určil pevne stanovenú náhradu, ktorá nezodpovedá náhrade určenej na základe kalkulácie.
Môže zamestnávateľ takto určené náhrady pre všetkých zamestnancov vylúčiť z predmetu dane a pôjde o daňovo uznané výdavky u zamestnávateľa?
Na takto vypočítanú náhradu za používanie vlastného počítača možno aplikovať § 5 ods. 5 písm. f) v nadväznosti na § 5 ods. 6 ZDP len u tých zamestnancov, ktorí zamestnávateľovi preukázali skutočné výdavky vynaložené v súvislosti s používaním vlastného počítača. Náhrada u týchto zamestnancov je vylúčená z predmetu dane pokiaľ sa podmienky na výpočet náhrady nezmenia. Ďalším zamestnancom, ktorí skutočné výdavky súvisiace s používaním vlastného počítača zamestnávateľovi nepreukázali, zamestnávateľ zdaní náhradu v súlade s § 35 ZDP. Výdavky (náklady) na náhrady za používanie vlastného počítača vo vyššie uvedených prípadoch budú u zamestnávateľa daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod ZDP, ak boli splnené podmienky ustanovené v § 145 ods. 2 Zákonníka práce.
Príklad náhrady pri zvýšených výdavkoch zamestnanca a v prípade používania náradia alebo zariadenia zamestnávateľa, ktoré poskytol zamestnancovi na výkon domácej práce
V januári 2021 sa zamestnávateľ so zamestnancami dohodol,
že v čase mimoriadnej situácie, núdzového stavu alebo výnimočného stavu budú
príležitostne vykonávať prácu z domu (§ 250b Zákonníka práce). Podmienky na
výkon tejto práce zamestnávateľ upravil vo vnútornom predpise, s ktorými
zamestnanci súhlasili. Zamestnávateľ na výkon príležitostnej práce z domu poskytol
zamestnancom služobné technické a programové vybavenie, ktoré zamestnanci
využívali len na služobné účely a po ukončení tejto práce z domu v roku 2021,
majú povinnosť toto vybavenie vrátiť späť zamestnávateľovi. Vzhľadom na
to, že zamestnanci mali zvýšené výdavky spojené s používaním služobného
zariadenia, zamestnávateľ im poskytol jednorazovú náhradu. Okrem
uvedeného, zamestnávateľ v januári 2021 zakúpil kancelárske kreslá a stolíky
pod počítač, ktoré zamestnancom poskytol na využívanie počas výkonu práce z
domu. Po skončení výkonu práce z domu v roku 2021, zamestnávateľ od
zamestnancov nepožadoval ich vrátenie a vlastníctvo k týmto hnuteľným
veciam previedol na jednotlivých zamestnancov.
Plynie zamestnancovi z tohto titulu zdaniteľný príjem? Pôjde u zamestnávateľa o daňový výdavok, ak vo vnútornom predpise má zamestnávateľ určené, že zamestnanec použije služobné technické a programové vybavenie výlučne na služobné účely?
Poskytnutím služobného technického a programového vybavenia, ktoré zamestnanci využívajú len na služobné účely, zamestnancovi zdaniteľný príjem neplynie. Technické a programové vybavenie, ktoré zamestnávateľ poskytol zamestnancom na vykonávanie práce z domu, ktoré po ukončení práce vrátia zamestnávateľovi, sú daňovým výdavkom zamestnávateľa pri obstaraní, ak ide o majetok, ktorý nespĺňa hranicu pre odpisovaný hmotný a nehmotný majetok.
Ak ide o dlhodobý odpisovaný majetok, daňovým výdavkom budú
odpisy tohto majetku a nakoľko sa majetok využíva len na služobné účely,
nedochádza u zamestnávateľa ku kráteniu výdavkov (nákladov) podľa § 19 ods. 2
písm. t) a § 24 ods. 8 ZDP. Jednorazová náhrada poskytnutá zamestnancom z
dôvodu zvýšených výdavkov spojených s používaním služobného vybavenia, ak
zamestnanec zvýšené výdavky zamestnávateľovi nepreukázal, je pre zamestnanca
zdaniteľným príjmom a v takomto prípade nie je možné na túto náhradu aplikovať
§ 5 ods. 5 písm. f) alebo písm. c) ZDP. U zamestnávateľa bude poskytnutá
náhrada daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 1 ZDP, ak bola poskytnutá v súlade s
vnútorným predpisom (kolektívnou zmluvou, pracovnou zmluvou).
Pokiaľ by jednorazová náhrada predstavovala sumu, ktorou by zamestnávateľ uhradil zamestnancovi preukázané výdavky, ktoré zamestnanec za zamestnávateľa vynaložil v súvislosti s používaním služobného vybavenia zo svojho tak, akoby ich vynaložil priamo zamestnávateľ, potom pôjde o príjem vylúčený z predmetu dane [§ 5 ods. 5 písm. c) ZDP] a daňový výdavok zamestnávateľa podľa § 2 písm. i) ZDP.
Po ukončení príležitostnej práce z domu v roku 2021 zamestnávateľ prevedie vlastníctvo k týmto hnuteľným veciam (kreslá a stolíky pod počítač, ktoré zamestnanci používali na služobné účely počas výkonu práce z domu) na jednotlivých zamestnancov. Z tohto titulu zamestnancom plynie nepeňažné zdaniteľné plnenie podľa § 5 ods. 1 a 2 ZDP, pri ocenení ktorého zamestnávateľ postupuje v súlade s § 2 písm. c) ZDP, a takéto plnenie zdaní v súlade s § 35 ZDP. Ak poskytnutie uvedeného plnenia bude dohodnuté vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, bude u zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 ZDP.
Upozornenie: Pokiaľ by sa zamestnávateľ rozhodol poskytovať náhradu zamestnancovi z dôvodu zvýšených výdavkov na vykurovanie, osvetlenie alebo spotrebu vody, ktoré zamestnancovi vznikajú s využívaním vlastných bytových priestorov, nepôjde o nárokovú náhradu v súlade s § 145 ods. 2 Zákonníka práce, nakoľko byt zamestnanca nemožno považovať za náradie, zariadenie alebo predmet, ktorý zamestnanec potrebuje na výkon práce. Takáto náhrada predstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem. Ak poskytnutie uvedenej náhrady bude dohodnuté vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, bude u zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 ZDP.
Príklad náhrady za zriadenie pevnej IP adresy (služby potrebnej na výkon práce)
Z dôvodu mimoriadnej situácie, núdzového stavu alebo výnimočného stavu musia zamestnanci pracovať z domu. Keďže zamestnávateľ podniká v oblasti poskytovania IT služieb, títo zamestnanci potrebujú na to, aby mohli poskytovať služby pre klientov cez internet zo svojho domu, zriadenie tzv. pevnej IP adresy. Doklad za poskytnutie služby - zriadenie pevnej IP adresy je vystavený na meno zamestnanca (nie na spoločnosť) a zamestnanec požiada zamestnávateľa o jeho preplatenie. Zamestnávateľ preplatí zamestnancovi vyššie uvedené výdavky, pričom nepostupuje podľa § 145 Zákonníka práce.
Je možné takto vzniknutý výdavok (náklad) zamestnávateľa považovať za daňový výdavok v zmysle ZDP? Plynie zamestnancovi zdaniteľný príjem, ak IP adresu používa aj na súkromné účely?
Úhradu zvýšených výdavkov nemožno vylúčiť z predmetu dane, nakoľko zamestnávateľ nepostupoval v súlade s § 145 Zákonníka práce. V danom prípade je to pre zamestnanca zdaniteľný príjem, z ktorého zamestnávateľ zrazí preddavok na daň v súlade s § 35 ZDP. Výdavok (náklad) zamestnávateľa na preplatenie výdavku zamestnanca za zriadenie pevnej IP adresy je možné považovať za daňový výdavok zamestnávateľa, ak sú splnené podmienky podľa § 19 ods. 1 ZDP (ide o zdaniteľný príjem zo závislej činnosti a poskytnutie tohto plnenia vyplýva z pracovnej zmluvy alebo kolektívnej zmluvy alebo z vnútorného predpisu).
Príklad paušalizovania náhrady
Zamestnanci na výkon práce z domu používajú svoje vlastné počítače sedem hodín denne. Podmienky na poskytnutie náhrady podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce za používanie vlastného počítača na výkon práce, sú pre všetkých zamestnancov určené v Kolektívnej zmluve. Zamestnávateľ poskytne zamestnancom len náhradu za vynaložené výdavky zamestnanca na elektrickú energiu súvisiacu s používaním vlastného počítača počas výkonu práce z domu za vopred splnených podmienok. Vybraní zamestnanci preukázali výdavky na energiu dokladom o priemernej spotrebe elektrickej energie za prevádzku používaného počítača a buď prefotené štítky z počítača, s typom, modelom a spotrebou alebo doklady od výrobcu počítača, na základe ktorých zamestnávateľ vypočítal náhradu za spotrebovanú elektrickú energiu daného počítača (1,45 €, 1,50 €, 1,55 €).
Vzhľadom na to, že ide o zamestnávateľa, ktorý zamestnáva stovky zamestnancov, rozhodol sa uvedenú náhradu paušalizovať pre všetkých zamestnancov. Každému zamestnancovi, ktorý odpracuje priemerný počet pracovných dní v mesiaci, počas ktorých bude používať pri výkone práce vlastný počítač, poskytne paušalizovanú náhradu za spotrebovanú elektrickú energiu 1,50 €, ktorú vypočítal z dokladov predložených vybranými zamestnancami.
Môže zamestnávateľ takto vypočítanú náhradu vylúčiť z predmetu dane a bude uvedená náhrada daňovým výdavkom zamestnávateľa?
Náhradu za vynaložené výdavky zamestnanca na elektrickú energiu súvisiacu s používaním vlastného počítača počas výkonu práce z domu, poskytovanú podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce, ktorú zamestnávateľ vypočíta na základe kalkulácie skutočných výdavkov vybraných zamestnancov, možno v danom prípade podľa § 5 ods. 5 písm. f) ZDP vylúčiť z predmetu dane. Takto určená náhrada je u zamestnávateľa daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod ZDP, lebo sú splnené podmienky ustanovené v § 145 ods. 2 Zákonníka práce.
Zdroj: Finančné riaditeľstvo SR, Odbor daňovej metodiky
