Prelomovým rokom pre používanie elektronických registračných pokladníc (ERP) v SR je rok 2012. Dňa 31. 12. 2011 sa skončí predlženie termínu používania ERP podľa vyhlášky MF SR č. 55/1994 Z. z. a od 1. januára 2012 sa povinne každý subjekt, ktorého sa používanie ERP týka, musí riadiť zákonom č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o ERP“). Tento zákon bol už niekoľkokrát novelizovaný. Ostatná novela účinná od 1. 1. 2012 (schválená NR SR 14. septembra 2011) bola uskutočnená novelou zákona o správe daní (daňový poriadok), ktorá mala vplyv aj na ustanovenia v zákone o ERP (elektronických registračných pokladniciach).
Kto je povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu
Povinnosť používať ERP (elektronickú registračnú pokladnicu) v súlade so zákonom o ERP sa vzťahuje na osoby, ktoré spĺňajú súčasne všetky tri nasledovné podmienky:
- ide o fyzickú osobu alebo právnickú osobu, ktorá má oprávnenie na podnikanie, t. j. vykonáva podnikateľskú činnosť podľa Obchodného zákonníka (môže ísť o živnosť, ale aj neziskovú účtovnú jednotku, ktorá vykonáva aj podnikateľskú činnosť, rovnako sa táto povinnosť týka samostatne hospodáriacich roľníkov a ďalších); od 30. 12. 2010 sa povinnosť používania ERP vzťahuje aj na zahraničných podnikateľov, ktorí na Slovensku predávajú tovar alebo poskytujú zákonom vymedzené služby. Ak napr. český podnikateľ príde predávať tovar na Slovensko, je povinný sa riadiť zákonom platným v SR, a teda používať ERP. Ak slovenský podnikateľ predáva tovar v ČR, vzťahuje sa naňho český zákon, nie slovenský, pretože predaj tovaru je uskutočňovaný na území Českej republiky;
- predaj tovaru alebo poskytnutie služby – na predaj tovaru sa zákon vzťahuje paušálne (tovarom je akýkoľvek výrobok, polotovar, materiál alebo surovina predávaný podnikateľom), pri poskytovaní služieb ide len o tie služby, ktoré sú uvedené v prílohe č. 1 zákona o ERP, napr. opravy a údržba osobných motorových vozidiel, parkovacie služby, kadernícke a kozmetické služby atď. Novelou daňového poriadku od 1. 1. 2012 budú služby v prílohe č. 1 vymedzené podľa Štatistickej klasifikácie ekonomických činností (SK NACE). Rozsah služieb sa uvedenou novelou nezmení. Zlepšením bude skutočnosť, že v časti vysvetlivky je presne vymedzené, ktoré ekonomické činnosti spadajú pod konkrétny druh. Ak si nie ste istý, či poskytovanie služby, ktoré vykonávate, je v súlade s prílohou č. 1 zákona o ERP, a teda ste povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu, odpoveď hľadajte vo vysvetlivkách;
- treťou podmienkou je prijatie tržby , pričom tržba je definovaná ako platba prijatá z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom mieste v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť, najmä elektronickými platobnými prostriedkami alebo poukážkou oprávňujúcou na nákup tovaru alebo poskytnutie služby; tržbou je aj platba prijatá ako preddavok. Znamená to, že ide o prijatie tržby nielen v hotovosti, ale aj pri platbe platobnou kartou, ako aj stravovacími a inými poukážkami.
Upozornenie: Od roku 2013 sa upravujú požiadavky zákona o DPH na doklady a obmedzujú platby v hotovosti.
Povinnosť evidovať tržbu elektronickou registračnou pokladnicou
Podnikateľ je povinný evidovať tržbu v elektronickej registračnej pokladnici bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Túto povinnosť nemá podnikateľ, ktorý je v likvidácii alebo na ktorého bol vyhlásený konkurz, okrem podnikateľa, ktorý pokračuje v prevádzkovaní podniku po vyhlásení konkurzu.
Povinnosť evidovať tržbu v ERP sa nevzťahuje na:
- predaj:
- cenín, cestovných lístkov mestskej hromadnej dopravy, telefónnych kariet, dennej tlače a periodickej tlače,
- mincí z drahých kovov, pamätných bankoviek, pamätných mincí, zberateľských mincí, hárkov bankoviek a súborov obehových mincí, ako aj bankoviek a mincí, ktoré boli stiahnuté z peňažného obehu a stratili status zákonného platidla po uplynutí obdobia určeného na ich výmenu, v Národnej banke Slovenska, v bankách, v pobočkách zahraničných bánk a na numizmatických burzách,
- poštových cenín na filatelistických burzách,
- tovaru prostredníctvom predajných automatov,
- tovaru na dobierku,
- doplnkového tovaru súvisiaceho s poskytovaním poštových služieb,
- tovaru súvisiaceho s poskytovaním doplnkových služieb vo vozidlách železničnej dopravy a autobusovej dopravy, v leteckej doprave a vodnej doprave,
- tovaru občanmi s ťažkým zdravotným postihnutím,
- živých zvierat okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva, exotických zvierat, hadov, škrečkov, morčiat a iných hlodavcov,
- tovaru predávaného vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú rozvodnú sieť elektrickej energie,
- tovaru vyrobeného v rámci praktického vyučovania žiakov;
- služby poskytované:
- občanmi s ťažkým zdravotným postihnutím,
- vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú rozvodnú sieť elektrickej energie,
- v rámci praktického vyučovania žiakov,
- prostredníctvom predajných automatov.
Od 1. 1. 2012 platí, že ak podnikateľ príjme tržbu za úhradu faktúry (inkaso pohľadávky) v hotovosti, je povinný vystaviť pokladničný doklad z ERP (elektronickej registračnej pokladnice). Ide samozrejme o tých podnikateľov, ktorí spĺňajú tri podmienky pre používanie ERP. Znamená to, že ak podnikateľ predávajúci tovar vystaví faktúru odberateľovi a ten mu zaplatí faktúru v hotovosti (resp. platobnou kartou alebo poukážkami), nie je možné pri uvedenej transakcii od 1. januára 2012 vyhotoviť príjmový pokladničný doklad, ale je potrebné tržbu zaevidovať v ERP. Ak ide o služby vymenované v prílohe č. 1 zákona, rovnako je tržbu (inkaso pohľadávky v hotovosti) za tieto služby potrebné evidovať v ERP. Ak tieto služby nie sú v prílohe uvedené, podnikateľ môže naďalej používať príjmové pokladničné doklady, ako to robil doteraz.
Zároveň je potrebné si uvedomiť, že napr. remeselníci, opravári, ktorí nemusia používať ERP (nie sú medzi vymenovanými službami), ktorí pri oprave používajú rozličné materiály (ktoré predávajú zákazníkovi), tento predaj stále nespadá pod povinnosť používania ERP (elektronickej registračnej pokladnice). Ak by však remeselník začal predávať tovar bez toho, že by boli tieto súčasťou jeho opravy, vtedy ide o predaj tovaru a je potrebné tržby v hotovosti evidovať prostredníctvom ERP. Rovnako to platí aj pre doplnkový predaj lekárov, zubárov a pod.
Podnikateľ je povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu na všetkých predajných miestach. Podnikateľ je povinný umiestniť elektronickú registračnú pokladnicu na predajnom mieste tak, aby údaje na zobrazovacom zariadení pre zákazníka boli zákazníkovi čitateľné. Podnikatelia, ktorí vykonávajú činnosť na základe zmluvy o združení a predávajú tovar alebo poskytujú službu na tom istom predajnom mieste, môžu používať jednu spoločnú elektronickú registračnú pokladnicu.
Požiadavky na elektronickú registračnú pokladnicu
Elektronickou registračnou pokladnicou sa rozumie:
- elektronické registračné zariadenie vybavené prevádzkovou pamäťou, vstavaným registračným programom, fiskálnou pamäťou, zobrazovacím zariadením pre zákazníka, hodinami, klávesnicou a tlačiarňou, ktoré tvoria jeden funkčný celok,
- počítač s vlastným registračným programom a so samostatnou fiskálnou tlačiarňou.
ERP (elektronická registračná pokladnica) teda nemusí byť iba samostatné zariadenie, je možné ako registračnú pokladnicu používať aj počítač, ktorý je vybavený fiskálnou tlačiarňou a tento počítač môže byť používaný aj na iné účely, napr. ako textový editor, na vedenie účtovníctva a pod., nie je obmedzenie, že počítač musí byť používaný iba ako pokladnica.
Fiskálna pamäť je technické zariadenie umožňujúce jednorazový a trvalý zápis údajov z dennej uzávierky (zabezpečuje teda ochranu zapísaných údajov).
Fiskálna tlačiareň je elektronické registračné zariadenie vybavené prevádzkovou pamäťou, vstavaným registračným programom, fiskálnou pamäťou, zobrazovacím zariadením pre zákazníka, hodinami, tlačiarňou a komunikačným modulom, ktoré tvoria jeden funkčný celok.
Na účely plnenia povinnosti podľa zákona o ERP možno používať len ERP:
- na ktorej typ akreditovaná osoba vydala certifikát (v súčasnosti sú týmito osobami Elektrotechnický výskumný a projektový ústav (EVPÚ, a. s.) Nová Dubnica a TÜV SÜD Slovakia, s. r. o., Bratislava),
- pri pokladnici typu PC môže byť certifikovaná v rámci elektronickej registračnej pokladnice ako celok, ale aj ako samostatné elektronické registračné zariadenie,
- pre ktorú daňový úrad pridelil daňový kód elektronickej registračnej pokladnice,
- ktorá je označená plombou,
- ktorá spĺňa technické požiadavky ustanovené osobitným predpisom.
Všetky konkrétne požiadavky na ERP sú stanovené v § 4 zákona o ERP, pričom ide najmä o špecifikáciu pre výrobcov registračných pokladníc, aby tieto spĺňali zákonom stanovené normy.
Servisné organizácie
Servisná organizácia je fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá:
- na základe oprávnenia na podnikanie môže vykonávať opravu a údržbu elektronických registračných pokladníc,
- má s výrobcom, dovozcom alebo distribútorom elektronických registračných pokladníc uzavretú zmluvu o vykonávaní opráv a údržby elektronických registračných pokladníc,
- je zapísaná v registri servisných organizácií vedenom miestne príslušným daňovým úradom servisnej organizácie.
Zoznam servisných organizácií nájdete v elektronickom registri na stránke Daňového riaditeľstva SR.
Uvedenie elektronickej registračnej pokladnice do prevádzky
Postup pri uvedení ERP (elektronickej registračnej pokladnice) do prevádzky je ustanovený v § 7 zákona o ERP. Každá ERP musí mať pridelený daňový kód od daňového úradu, bez ktorého nie je možné ERP používať. Podnikateľ na účel pridelenia daňového kódu pokladnice predloží daňovému úradu:
- knihu ERP s potrebnými údajmi o podnikateľovi, o ERP a servisnej organizácii,
- kópiu certifikátu elektronickej registračnej pokladnice; tento doklad je predajca elektronickej registračnej pokladnice povinný odovzdať podnikateľovi pri kúpe elektronickej registračnej pokladnice.
V prípade, že podnikatelia pracujú na základe zmluvy o združení a používajú jednu ERP, doklady predloží jeden z nich podľa dohody.
Daňový úrad po overení údajov bez zbytočného odkladu pridelí daňový kód elektronickej registračnej pokladnice, ktorý zamestnanec daňového úradu s uvedením dátumu zaznamená do knihy elektronickej registračnej pokladnice a záznam potvrdí odtlačkom pečiatky a podpisom s uvedením jeho mena a priezviska. Pri zmene miestnej príslušnosti daňového úradu sa daňový kód elektronickej registračnej pokladnice nemení.
Elektronickú registračnú pokladnicu môže uvádzať do prevádzky len servisná organizácia, a to vložením ustanovených údajov do fiskálnej pamäte, zaplombovaním pokladnice a zápisom do knihy pokladnice.
Pokladničný doklad
Pokladničným dokladom je doklad o prijatí tržby, doklad o vrátení platby za vrátený tovar alebo doklad o vrátení platby za poskytnutú službu pri jej reklamácii vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou. Tieto doklady od 1. 1. 2012 musia obsahovať ochranný znak, znak obsahujúci písmená „M“ a „F“, ktorého vzor je uvedený v prílohe č. 2 zákona o ERP. Tento znak musí byť uvedený aj na pokladničnom doklade vyhotovenom pre zákazníka, ako aj na dennej uzávierke. Ak uvedený znak na pokladničnom doklade nebude, znamená to, že uvedený predaj nebol zahrnutý do tržieb predajcu. Zároveň je potrebné upozorniť, že ak si takýto doklad budete chcieť uplatniť do daňových výdavkov vo svojej firme, je pravdepodobné, že takýto doklad nebude akceptovaný daňovým úradom a bude ho považovať za neplatný. Ak ste zároveň platiteľom DPH, treba pri uplatnení odpočtu DPH skontrolovať nielen náležitosti, ktoré má obsahovať pokladničný doklad podľa zákona o ERP, ale v tomto prípade je mu nadradený zákon o DPH, ktorý stanovuje náležitosti faktúry (za určitých podmienok je možné za faktúru považovať doklad z ERP).
Paragón je náhradný doklad vyhotovený namiesto pokladničného dokladu. Používa sa v prípade prerušenia prevádzky elektronickej registračnej pokladnice (ak je ERP pokazená) a podnikateľ chce počas opravy ďalej vykonávať svoju činnosť. Paragón je zväčša vypisovaný ručne, avšak počítače môžu byť nastavené tak, že sa paragón bude tlačiť priamo z PC, čím bude viesť podnikateľ evidenciu o predaji. To mu následne uľahčí nahodenie paragónov do pokladnice. Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici, ktorej prevádzka bola prerušená, najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka elektronickej registračnej pokladnice obnovená.
Ďalšími dokladmi, ktoré bude vyhotovovať ERP, sú:
- neplatný doklad – používa sa pri zaznamenávaní údajov v rámci skúšobnej prevádzky pri uvedení elektronickej registračnej pokladnice do prevádzky, po jej oprave alebo v rámci zaškolenia fyzickej osoby, ktorá bude evidovať tržby v elektronickej registračnej pokladnici. Takýto doklad sa nezahŕňa do tržieb , pokladnica vytlačí doklad označený slovami "NEPLATNÝ DOKLAD" v každom treťom riadku tohto dokladu. Takýto doklad nemá ochranný znak M a F;
- vklad – tento doklad sa vyhotovuje, ak podnikateľ napr. na začiatku dňa vloží do pokladnice hotovosť (na vydávanie), pričom tento vklad nie je tržbou. Taktiež neobsahuje ochranný znak;
- posledným typom dokladu je skúška pokladnice – tento doklad sa vyhotovuje, ak podnikateľ skúša pokladnicu pred jej uvedením do prevádzky. V každom treťom riadku tlačového výstupu, ktorý nesmie obsahovať ochranný znak, je napísané „skúška pokladnice“.
Podnikateľ je povinný po zaevidovaní tržby v elektronickej registračnej pokladnici bez zbytočného odkladu vydať kupujúcemu pokladničný doklad. Pri vrátení tovaru alebo reklamovaní služby podnikateľ taktiež vydá pokladničný doklad. Pokladničný doklad obsahuje najmenej tieto údaje:
a) daňový kód elektronickej registračnej pokladnice,
b) daňové identifikačné číslo, ak podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
c) identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
d) ochranný znak,
e) poradové číslo pokladničného dokladu od poslednej dennej uzávierky,
f) dátum a čas vyhotovenia pokladničného dokladu,
g) označenie tovaru alebo označenie služby, množstvo tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby dane z pridanej hodnoty,
h) cenu tovaru alebo cenu služby,
i) obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania podnikateľa a predajné miesto, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania,
j) základ dane z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
k) sadzbu dane z pridanej hodnoty alebo údaj o oslobodení od dane z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
l) výšku dane z pridanej hodnoty spolu, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
m) zaokrúhlenie ceny,
n) celkovú sumu platenej ceny,
o) ďalšie údaje, ktorých uvedenie vyplýva z osobitného predpisu.
Zákon ďalej stanovuje, že pokladničný doklad, ak ide o úhradu faktúry alebo jej časti, nesmie obsahovať údaje podľa odseku 1 písm. g), h) a j) až l). Doklad označený slovami "NEPLATNÝ DOKLAD" obsahuje najmenej údaje podľa odseku 1 písm. a) až c) a e) až o) a doklad označený slovom "VKLAD" obsahuje najmenej údaje podľa odseku 1 písm. a) až c), e), f) a i) a sumu vkladu.
Označenie tovaru alebo označenie služby musí byť vyjadrené tak, aby bolo možné predávaný tovar alebo poskytovanú službu jednoznačne určiť alebo pomenovať a odlíšiť od iného tovaru alebo inej služby, pričom sa môže uvádzať aj skrátený názov tovaru alebo služby. Napr. pri oprave osobných motorových vozidiel nestačí napísať „oprava auta“, ale je potrebné špecifikovať, o aký typ opravy šlo (výmena oleja, oprava motora, výmena a oprava čelného skla a pod.).
Denná uzávierka, intervalová uzávierka a prehľadová uzávierka
Podnikateľ z údajov v prevádzkovej pamäti vyhotovuje dennú uzávierku. Dennú uzávierku podnikateľ vyhotovuje len za dni, v ktorých mal tržbu. Podnikateľ je povinný vyhotoviť dennú uzávierku kedykoľvek raz za deň. Dennou uzávierkou sa rozumie tlačový výstup obsahujúci údaje o denných súhrnných finančných operáciách týkajúcich sa predaja tovaru alebo poskytovania služby. Podnikateľ nie je povinný robiť žiadne výkazy obratov, ani mesačné uzávierky. Ďalšími typmi uzávierok sú:
- intervalová uzávierka – tlačový výstup obsahujúci podrobné alebo súhrnné údaje z fiskálnej pamäte za zvolený časový interval (robí sa na požiadanie v prípade kontroly daňovým alebo colným úradom);
- prehľadová uzávierka – tlačový výstup obsahujúci údaje o denných súhrnných finančných operáciách týkajúcich sa predaja tovaru alebo poskytovania služby od začiatku predaja tovaru alebo poskytovania služby v danom dni (slúži pre interné potreby podnikateľa).
Kniha elektronickej registračnej pokladnice
Podnikateľ je povinný viesť knihu elektronickej registračnej pokladnice. Knihou elektronickej registračnej pokladnice sa rozumie kniha so vzostupne číslovanými stranami, ktorá je nerozoberateľná a musí byť umiestnená na predajnom mieste spolu s elektronickou registračnou pokladnicou. Vzor knihy elektronickej registračnej pokladnice je uvedený v prílohe č. 3. Kniha elektronickej registračnej pokladnice nemôže obsahovať iné údaje alebo záznamy, ako sú uvedené vo vzore. Každá jedna pokladnica musí mať svoju knihu. Kniha elektronickej registračnej pokladnice sa archivuje desať rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom bol vykonaný posledný záznam.
Zákon o ERP sa zaoberá aj ochranou údajov a pokladnice, lehotami na uchovávanie údajov, ďalej prípadom prerušenia prevádzky pokladnice, výmenou fiskálnej pamäte, zmenou vlastníka pokladnice, ukončením prevádzky pokladnice a plombou. Zákon stanovuje aj pokuty za porušenie povinností, ktoré boli zo zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov (ktorý bude od 1. 1. 2012 nahradený zákonom 563/2009 Z. z. – daňový poriadok ) prenesené priamo do tohto zákona. Do 31. 12. 2011 sa budú pokuty ukladať ešte podľa zákona o správe daní a poplatkov účinného do 31. 12. 2011.
