Od začiatku roka 2017 nastane prelomová zmena vo forme komunikácie štátu s firmami. Papierovú komunikáciu nahradí elektronická. O čom táto zmena bude a ako sa na ňu treba pripraviť?
Elektronickú komunikáciu zavádza zákon o e-Governmente
Úrady budú s firmami po novom komunikovať len elektronicky.
Prelomovú zmenu v komunikácii medzi štátom a podnikateľmi prináša zákon č. 305/2013 o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Podľa zákona o e-Governmente sú orgány verejnej moci povinné uplatňovať výkon verejnej moci elektronicky. Výnimkou môžu byť prípady, keď niektorý zákon vyslovene prikazuje listinnú podobu výkonu verejnej moci alebo sa jedná o ústne pojednávanie, miestne zisťovanie, výkon kontroly na mieste a podobne. V praxi to znamená, že orgány verejnej moci ako sú všetky ministerstvá, úrady, súdy, mestá, obce a iné budú s firmami komunikovať takmer výlučne elektronicky.
Elektronické úradné schránky – prostredníctvom nich prebieha komunikácia
Elektronická úradná schránka sa podobá e-mailovej schránke.
Orgány verejnej moci budú s firmami elektronicky komunikovať prostredníctvom elektronických úradných schránok. Pod elektronickou úradnou schránkou je potrebné si predstaviť niečo ako oficiálnu štátom zriadenú e-mailovú schránku s vysokým zabezpečením, prostredníctvom ktorej bude prebiehať úradná komunikácia medzi dvoma subjektmi. Štát bezplatne zriadil elektronické úradné schránky všetkým orgánom verejnej moci, všetkým dospelým občanom Slovenskej republiky, všetkým podnikateľom – právnickým osobám, všetkým podnikateľom – fyzickým osobám (napríklad živnostníkom). Niekto tak môže mať zriadených aj viacero elektronických úradných schránok. Napríklad fyzická osoba môže mať jednu elektronickú úradnú schránku ako občan, druhú ako živnostník a tretiu ako konateľ firmy.
S ktorými podnikateľmi bude štát komunikovať len elektronicky
Úrady budú s firmami komunikovať od roku 2017 len elektronicky.
Podľa zákona o e-Governmente sú orgány verejnej moci povinné komunikovať elektronicky. Podmienkou však je, že druhá komunikujúca strana musí mať svoju elektronickú úradnú schránku aj aktivovanú na doručovanie úradných správ. Ak elektronická úradná schránka nie je aktivovaná na doručovanie úradných správ, žiadny orgán verejnej moci do nej nebude môcť doručovať svoje rozhodnutia, žiadosti a podobne. Elektronické úradné schránky majú povinne aktivované všetky orgány verejnej moci. Právnické osoby (napríklad firmy) už síce elektronické úradné schránky aktivované majú, ale uplatnením výnimky im budú elektronické úradné dokumenty doručované až od 1. januára 2017. Od vtedy budú orgány verejnej moci komunikovať so všetkými s.r.o., a.s., v.o.s. a k.s. len elektronicky. Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky už začalo firmám rozosielať listy, v ktorých ich upozorňuje na novú formu elektronickej komunikácie od 1. januára 2017. Rovnako sa spustila aj mediálna kampaň napríklad v podobe reklám v novinách, ktorá na tieto zmeny upozorňuje.
Pokiaľ ide o fyzické osoby (podnikateľov aj nepodnikateľov), tie majú možnosť si svoju elektronickú úradnú schránku tiež aktivovať na doručovanie úradných dokumentov. Za bežných okolností tak s nimi úrady budú aj naďalej komunikovať v listinnej podobe prostredníctvom poštových zásielok. Ak by si ale aj fyzická osoba aktivovala svoju elektronickú úradnú schránku na doručovanie, v tom prípade budú orgány verejnej moci vychádzať z predpokladu, že uprednostňuje elektronickú komunikáciu pred listinnou, a budú jej svoje rozhodnutia doručovať už elektronicky. Fyzické osoby však majú možnosť si svoju elektronickú úradnú schránku deaktivovať, aby im úrady viac elektronické úradné správy do nej nezasielali. Firmy takúto možnosť nemajú, ich elektronická úradná schránka bude aktivovaná počas celej ich existencie. Fyzické osoby si aktiváciu a deaktiváciu svojej elektronickej úradnej schránky na doručovanie vykonajú priamo v nej.
Firma bude vstupovať do svojej elektronickej úradnej schránky cez svojich štatutárov
Do firemnej elektronickej úradnej schránky majú prístup jej štatutári.
Do elektronickej úradnej schránky sa vstupuje prostredníctvom stránky www.slovensko.sk. Prístup do firemnej elektronickej úradnej schránky majú členovia jej štatutárneho orgánu. Znamená to, že napríklad v prípade s.r.o. môžu do jej elektronickej úradnej schránky vstupovať jej konatelia, v prípade a.s. členovia jej predstavenstva, v prípade v.o.s. spoločníci a v prípade k.s. komplementári. Keďže do elektronickej úradnej schránky firmy môžu prichádzať veľmi dôležité úradné dokumenty a naopak, prostredníctvom nej je možné posielať za firmu dôležité podania, je prístup do elektronickej úradnej schránky vysoko zabezpečený.
Do akejkoľvek elektronickej úradnej schránky (či už firemnej alebo fyzickej osoby) sa vstupuje prostredníctvom elektronického občianskeho preukazu s bezpečnostným osobným kódom. Bez elektronického občianskeho preukazu, tzv. eID karty, sa do elektronickej úradnej schránky vstúpiť nedá, ale samotný ešte celkom nepostačuje. Na jeho používanie je nevyhnutná čítačka čipových kariet a určité softvérové vybavenie. Napríklad aplikácia na prácu s elektronickým občianskym preukazom, ovládač k čítačke čipových kariet a softvér na podpisovanie elektronických dokumentov zaručeným elektronickým podpisom. Všetok tento softvér je bezplatne dostupný na stránke www.slovensko.sk. Čítačky čipových kariet donedávna bezplatne poskytovala k novému elektronickému občianskemu preukazu Polícia. V súčasnosti ich už nemá dostatočný počet, takže mnohí štatutári si ich budú musieť kúpiť z vlastných prostriedkov.
Osobitným spôsobom vstupujú do elektronickej úradnej schránky zahraničné firmy pôsobiace na Slovensku, ktoré majú aj zahraničných štatutárov. Takýto zahraniční štatutári, ktorí sú občanmi inej krajiny, vstupujú do elektronickej úradnej schránky so svojím dokladom o pobyte s bezpečnostným osobným kódom. Dozviete sa o tom viac v článku Prístup do elektronickej schránky pre zahraničných štatutárov.
Ak štatutári ešte nemajú elektronický občiansky preukaz, mali by si ho čím skôr vybaviť
Nevyhnutným prostriedkom na to, aby sa firma prostredníctvom svojho štatutára mohla prihlásiť do svojej elektronickej úradnej schránky, je elektronický občiansky preukaz. Keďže mnoho štatutárov ho ešte nemá, mali by si ho čím najskôr vybaviť. Povinná elektronická komunikácia orgánov verejnej správy s firmami sa začne už od 1. januára 2017, čo je o pár týždňov a aj vybavenie elektronického občianskeho preukazu istý čas trvá. O elektronický občiansky preukaz je možné požiadať na ktoromkoľvek okresnom riaditeľstve Policajného zboru, na oddelení dokladov. Nie je teda potrebné ísť na tú Políciu, kde máte trvalé bydlisko, ale môžete si vybrať ktorúkoľvek.
Na občiansky preukaz je potrebné si dať nahrať bezpečnostný osobný kód.
Pre štatutárov je však veľmi dôležité, aby elektronický občiansky preukaz bol aj aktivovaný na elektronickú komunikáciu, inak je na vstup do elektronickej úradnej schránky firmy nepoužiteľný. Na tento účel je potrebné bezplatne požiadať, či už pri žiadosti o vydanie, pri samotnom vydaní alebo inokedy v čase platnosti elektronického občianskeho preukazu, o zvolenie tzv. bezpečnostného osobného kódu. Pozostáva zo šiestich číslic, je možné ho zmeniť a po piatich neúspešných pokusoch sa zablokuje. Rovnako je pre členov štatutárnych orgánov vhodné bezplatne požiadať aj o zápis kvalifikovaných certifikátov na tvorbu zaručeného elektronického podpisu. S takýmto elektronickým občianskym preukazom, ktorý bude obsahovať bezpečnostný osobný kód a kvalifikované certifikáty na podpisovanie, budete plne pripravený na elektronickú komunikáciu s orgánmi verejnej moci.
Koľko elektronických občianskych preukazov a zaručených elektronických podpisov bolo vydaných k zlomovým dátumom
Pôvodne sa mala povinná elektronická komunikácia štátu s firmami začať už od 1. augusta 2015. Nakoniec sa odložila o jeden rok, tzn. elektronické úradné schránky boli firmám aktivované na doručovanie elektronických úradných dokumentov až od 1. augusta 2016. Keďže väčšina štatutárov vtedy nemala elektronický občiansky preukaz a nebola pripravená a dostatočne informovaná o tejto zmene, bola firmám udelená výnimka, podľa ktorej s nimi orgány verejnej moci začnú povinne komunikovať elektronicky až od 1. januára 2017. Okrem toho, ak už firma do svojej elektronickej úradnej schránky od 1. augusta 2016 aspoň raz vstúpila, orgány verejnej moci s ňou od 1. novembra 2016 komunikujú len elektronicky.
Na vyššie uvedenom grafe je možné vidieť vývoj počtu všetkých (nielen tých pre štatutárov) vydaných elektronických občianskych preukazov s nahratým certifikátom pre zaručený elektronický podpis. Až do októbra 2016 si štatutárni zástupcovia firiem vo väčšej miere nové elektronické občianske preukazy nevybavovali. Podčiarkuje to skutočnosť, že až v októbri 2016 došlo k rapídnemu nárastu vydaných certifikátov pre zaručený elektronický podpis, ktoré potrebujú práve štatutári firiem.
Elektronický občiansky preukaz treba začať vybavovať už teraz
Za vydanie nového elektronického občianskeho preukazu zaplatíte správny poplatok vo výške 4,50 eura. Vydaný vám bude do 30 dní odo dňa, kedy ste oň požiadali a práve z tohto dôvodu je potrebné s jeho vybavovaním začať už v novembri. Inak sa môže stať, že úrady vám budú do elektronickej úradnej schránky doručovať dokumenty, ktoré si nestihnete včas prečítať. Navyše, v decembri sa očakáva zvýšený počet štatutárov, ktorí si budú elektronický občiansky preukaz vybavovať. V dôsledku toho budú na Polícii dlhšie rady a všetko sa spomalí. Ak sa predsa len dostanete do situácie, že si budete elektronický občiansky preukaz vybavovať v decembri, môžete pre istotu požiadať o jeho expresné vydanie do dvoch pracovných dní za poplatok 20 eur + štandardných 4,50 eura. Občiansky preukaz si nemusíte ísť prevziať osobne na Polícii, ale je možné využiť službu jeho doručenia na akúkoľvek adresu na území Slovenskej republiky za poplatok 3 eurá.
Právne účinky elektronických úradných dokumentov a fikcia doručenia
Elektronický úradný dokument má rovnaké účinky ako listinný.
Podľa zákona o e-Governmente má elektronický úradný dokument vrátane všetkých jeho príloh rovnaké právne účinky ako rozhodnutie, žiadosť, vyjadrenie, stanovisko alebo iný dokument, ktoré sa doručuje v listinnej podobe. Ak teda firme ktorýkoľvek orgán verejnej moci pošle nejaký úradný dokument do jej elektronickej úradnej schránky, je tento dokument rovnocenný s tým, ako by ho tejto firme zaslal poštou do jej poštovej schránky alebo do vlastných rúk. S tým súvisia aj lehoty, kedy sa tieto elektronické úradné dokumenty považujú za doručené. Závisí to od toho, či ide o bežnú elektronickú úradnú správu alebo o elektronickú úradnú správu do vlastných rúk.
Bežná elektronická úradná správa sa považuje za doručenú už v nasledujúci deň po tom, ako bola prijatá do firemnej elektronickej úradnej schránky. Aj keď si ju neprečítate. Pokiaľ ide o elektronickú úradnú správu do vlastných rúk, na sprístupnenie jej obsahu je potrebné potvrdiť tzv. elektronickú doručenku. Po jej potvrdení sa firme zobrazí obsah tejto úradnej správy a zároveň odosielajúcemu orgánu verejnej správy príde potvrdenie o tom, že firma si správu prečítala. Ak si elektronickú úradnú správu do vlastných rúk firma neprečíta do 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia, bude sa aj napriek tomu považovať za doručenú.
Ako nezmeškať dôležitú elektronickú úradnú správu – nastavte si e-mailové a SMS notifikácie na ich prijatie
Na doručené správy je možné nastaviť si e-mailové a SMS notifikácie.
Elektronické úradné správy môžu obsahovať dôležité informácie a ich neprečítaním môže firma zmeškať napríklad lehotu na odvolanie sa proti rozhodnutiu niektorého úradu alebo súdu. Preto je veľmi dôležité zabezpečiť, aby firma o každej elektronickej úradnej správe vedela včas. Nie je potrebné, aby štatutári firmy niekoľkokrát denne navštevovali elektronickú úradnú schránku. Je možné si priamo v nej nastaviť e-mailové alebo SMS notifikácie na prichádzajúce správy. Rovnako sa dá poveriť prístupom do firemnej elektronickej úradnej schránky aj iná osoba. V článku Čo by mal spraviť konateľ, keď si zriadi elektronický občiansky preukaz nájdete na tieto nastavenia obrázkové návody.
