Ako postupovať, aby zavedenie podnikového informačného systému prebehlo bez problémov a na čo pri implementácii myslieť?
Podnikové informačné systémy vo firmách pomáhajú pri získavaní informácií, reportingu či automatizácii procesov. Môžu byť komplexné, aj špecifické. Na trhu ich je dnes množstvo a podnikatelia si môžu vybrať taký systém, ktorý je „šitý“ práve pre nich.
Vývoju softvérových riešení sa viac ako 25 rokov venuje aj firma KROS. Do ich ponuky patria špecifické účtovnícke, mzdové a stavebné softvéry pre segment malých a stredných firiem, no od roku 2016 ponúkajú aj komplexné ERP riešenie s názvom ONIX. Miroslav Dreveňák, garant programu ONIX, sa pre Podnikajte.sk podelil o skúsenosti so zavádzaním ERP systému ich klientom a prezradil:
- čo býva najčastejším impulzom pre zavedenie ERP systému,
- ako sa majú vo firmách na implementáciu pripraviť,
- aký je postup pri implementácii,
- aké sú najčastejšie problémy spojené so zavádzaním nového ERP systému.
K potrebe používať ERP systém vedie neprehľadnosť v činnosti firmy
Firmy sa pre zavedenie komplexného podnikového systému rozhodujú v rôznych momentoch a vedie ich k tomu viacero dôvodov. Najvhodnejší okamih, kedy by mal podnikateľ nad zavedením informačného systému do spoločnosti uvažovať, je podľa Miroslava Dreveňáka vtedy, keď prestáva mať prehľad o fungovaní firmy. Ide napr. o situáciu, kedy nevie, ktoré zákazky sú vybavené dobre a ktoré nie, alebo sa k tejto informácii dostáva príliš neskoro.
Hoci v praxi je práve toto často spúšťačom implementácie nového systému, odborník tvrdí, že častým impulzom je taktiež rozšírenie zamestnaneckej základne, kedy začínajú vznikať problémy súvisiace s koordináciou ľudí a následných procesov. „Veľakrát sa pri implementácii systému stretávame so situáciou, že naši klienti používajú na rôzne činnosti samostatné tabuľkové súbory. V nich čiastkovo evidujú rôzne veci. Vzniká tak potreba integrovať ich do jedného uceleného softvéru, ku ktorému majú prístup všetci. Ucelené riešenie im potom pomáha rýchlejšie a profesionálnejšie spracovať objednávky. Zároveň vedeniu firmy poskytuje lepší prehľad o chode podniku.“ Zamestnanci navyše už nemusia duplicitne evidovať niektoré informácie, všetky dáta sú pod jednou strechou.
Čo je dôležité pri príprave na implementáciu?
Ak sa firma rozhodne zaviesť informačný systém, je dôležité venovať dostatočnú pozornosť samotnej implementácii. „Často sa stretávame s tým, že si náš klient neuvedomuje dôležitosť prípravných prác pred implementáciou a podceňuje túto dôležitú fázu. Potom to vedie k zbytočným prekvapeniam pri reálnom zavedení do prevádzky,“ upozorňuje Miroslav Dreveňák.
Za potrebné tiež považuje vyčlenenie skúseného zamestnanca, ktorý bude za implementáciu systému zodpovedný. Poznať by mal všetky podstatné oblasti a procesy firmy. „Takýchto ľudí býva vo firme spravidla málo a sú veľmi vyťažení, no napriek tomu odporúčame nepodceniť výber správnej osoby, ktorá bude pre nás rovnocenným partnerom počas implementácie,“ dodáva garant programu ONIX.
Ako postupovať pri zavádzaní podnikového informačného systému?
Prvým krokom po rozhodnutí zaviesť informačný systém do podniku zvyčajne býva prehľadávanie možností. Pri výbere ERP systému je podľa odborníka rozhodujúcim faktorom zameranie softvéru a referencie samotnej firmy. „Väčšina ERP riešení sa odvetvovo zameriava na niektorý segment viac a na iný menej. Preto je vhodné zvážiť výber správneho riešenia na základe skúseností druhých.“ Rovnako dôležitý je podľa neho aj výber správneho partnera na implementáciu, pretože jej proces je veľakrát dôležitejší ako samotný informačný systém.
Po výbere dodávateľa systému a jeho konkrétnej podoby už nasleduje implementácia. V prípravnej fáze zavedenia je dôležité vyjasniť si všetky očakávania s vývojárom softvéru, ideálne formou akceptačných kritérií, ktoré presne špecifikujú požiadavky na softvér a je možné ich použiť ako podklad pre odsúhlasenie dodania softvéru. „Následne prebieha samotné spustenie systému do prevádzky. Spravidla to znamená inštaláciu softvérového vybavenia, školenia všetkých používateľov, migráciu dát z pôvodných systémov, konfiguráciu systému podľa požiadaviek zákazníka, vytváranie tlačových výstupov a mnoho iného, s čím sa počas prevádzky stretneme. Treba však počítať s možnosťou, že nie všetko pôjde hneď od začiatku hladko. Niektoré veci bude potrebné ladiť takpovediac za jazdy. Minimalizovať nečakané udalosti môže klient testovacou prevádzkou pred oficiálnym spustením systému,“ približuje Miroslav Dreveňák.
Doba procesu implementácie sa líši od veľkosti firmy, zložitosti procesov, rozsahu implementovaných modulov a počtu používateľov, ktorí budú so systémom pracovať. „Rádovo však ide o mesiace, preto ak zvažujete výmenu informačného systému, treba ju riešiť v dostatočnom predstihu.“
Na zmeny sa ťažko zvyká – najčastejšie problémy zavádzania nového systému
Nie všetky firmy si zavádzajú systém „od nuly“. Mnohé už nejaký softvér používajú. Nejde len o spomínané tabuľky v Exceli, ale najmä o bežné CRM a ERP systémy. Niekedy však firmám ich riešenie prestane stačiť a potrebujú zmenu. Výhodou pri prechádzaní na iný softvér v takomto prípade je, že zamestnanci sú naučení pracovať podľa pevne daných postupov v systéme. Nevýhodou zasa naopak je, že najmä v prvých týždňoch prevádzky hľadajú spôsoby, ako robiť v novom informačnom systéme veci, na ktoré boli zvyknutí z toho starého. To však nie je vždy možné.
Ak prechádzajú z tabuľkového programu na komplexný ERP systém, musia si uvedomiť, že je potrebné držať sa procesov, ktoré sú nastavené informačným systémom. Tu často nastáva problém, nakoľko používatelia neboli naučení pracovať v programe štruktúrovane. Ak je však dobre nachystaná prípravná fáza, toto obdobie prekonajú v priebehu niekoľkých týždňov a rýchlo začnú nachádzať výhody, ktoré im ERP systém priniesol. Ide napríklad o šetrenie času, nákladov, zrýchlenie vybavovania objednávok a podobne.
Zavedenie podnikového informačného systému síce firme prináša mnoho výhod, no často sa stretáva s nepochopením u zamestnancov. Prináša im totiž novú alebo inú pracovnú náplň. „Vtedy je dôležité vysvetľovať prínosy a dôvody tejto zmeny, aby ste sa vzájomne pochopili a aby ju používatelia v konečnom dôsledku ocenili,“ radí odborník.
Záhradníctvo či veľkoobchod s vínom – ONIX uľahčuje prácu v akomkoľvek odvetví
Do portfólia zákazníkov firmy KROS patria najmä obchodné spoločnosti, ktoré potrebujú riadiť svoje obchodné procesy od cenovej ponuky až po objednávku a realizáciu zákazky. ERP systém im pomáha získať prehľad o objednávke a čerpaní rozpočtu. Zároveň svoje služby poskytujú veľkoskladom, ktoré potrebujú riešiť skladové hospodárstvo. Práve systém ONIX im pomáha optimalizovať zásoby a rýchlejšie vybavovať objednávky. Ich systém taktiež používajú rôzne e-shopy, napr. s elektronikou či satelitnou technikou, ktorým ONIX umožňuje jednoduchšie spracovať objednávky a aktualizovať produkty v internetovom obchode.
Medzi spokojných zákazníkov firmy KROS a používateľov systému ONIX patria tiež prevádzky, akými sú záhradníctvo, stavebné firmy alebo veľkoobchod s liekmi, stavebným materiálom, soľou či vínom.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
