Čo bolo impulzom na zavedenie nového riešenia pre firmu BENDR, ako si spomínajú na proces implementácie a aké problémy riešili?
Zaviesť podnikový informačný systém vo firme, ktorá je zameraná na satelitnú techniku a jej hlavnou zložkou je predaj cez e-shop, v BENDR, s. r. o. považovali za dôležité od samotného začiatku. Na trhu nie sú nováčikom, v Topoľčanoch pôsobia od roku 2012. Keď im časom pôvodný ERP systém prestal stačiť, rozhodli sa pre zmenu. Pre Podnikajte.sk sa o svoje skúsenosti so zavedením informačného systému ONIX podelil Radovan Cifra, zakladateľ firmy BENDR, s. r. o. V článku sa dočítate:
- aké dôvody viedli k zmene podnikového informačného systému,
- čo pre nich bolo pri výbere kľúčové,
- ako postupovali pri implementácii,
- s akými problémami sa pri zavedení systému stretli a ako ich riešili.
Na správny výber podnikového informačného systému treba myslieť od začiatku
Nezhody na pracovisku niekedy vedú k rozbehnutiu podnikania podľa svojich predstáv. Podobne urobil Radovan Cifra, ktorý sa v takej situácii rozhodol v roku 2012 založiť vlastnú firmu so satelitnou technikou, ktorej výraznou súčasťou je predaj cez internet. Práve preto chcel mať od začiatku zavedený správny podnikový informačný systém, ktorý by im procesy vo firme zjednodušoval a urýchľoval.
S pribúdajúcim dopytom sa menili aj požiadavky, ktoré v spoločnosti na systém mali a ten ich im už nestačil. Spájali sa s ním totiž vysoké náklady na prevádzkovanie a navyše im neposkytoval prepojenie systému priamo s e-shopom. Vo firme chceli tiež prejsť na responzívny web, ktorý zobrazenie stránky prispôsobí zariadeniu (mobil, počítač). Avšak pri ERP systéme, ktorý používali bolo splnenie tejto požiadavky najmä finančne náročné, proces bol pomalý a vyskytovali sa neustále nové problémy.
„Zviazané ruky“ boli jedným z dôvodov pre zmenu
Obmedzovanie, ktoré cítili pri pôvodnom podnikovom systéme ich po štyroch rokoch podnikania viedlo k hľadaniu niečoho, čo im rozviaže „ruky“. V nasledujúcich dvoch rokoch preto vyskúšali viaceré riešenia, z ktorých sa napokon ako najvhodnejšie riešenie pre ich firmu ukázal ERP systém ONIX od firmy Kros. Tento softvér okrem iného ponúkal aj požadované API rozhranie, vďaka čomu mali možnosť prepojenia informačného systému priamo s e-shopom.
Navyše ich oslovil seriózny prístup Kros-u. Dali si dokopy všetky potrebné a kľúčové požiadavky, ktoré od systému očakávali a tie následne prekonzultovali s vývojármi. „Tak trochu sme sa podieľali na samotnom vývoji ONIX-u. Od začiatku sme totiž s firmou Kros konzultovali, čo by ešte systém mohol mať, v čom by sa mohol vylepšiť tak, aby bol zaujímavý aj pre iné podniky. Každú verziu sme skúšali a pripomienkovali. Prakticky nám systém ušili na mieru, hoci je v ňom veľa vecí, ktoré nepotrebujeme. Pre iných ale môžu byť prínosné,“ spomína Radovan Cifra. Oficiálnu verziu systému majú v BENDR, s. r. o. zavedenú od 1. januára 2019.
Na zmenu ERP systému je dobré sa dôkladne a včas pripraviť
Zavedenie nového podnikového ERP systému nie je jednoduchou ani rýchlou záležitosťou. Záleží však aj na tom, s akou firmou sa chystáte spolupracovať a ako ste na celý proces pripravení. Radovan Cifra spomína, že dva mesiace pred implementáciou začali kopírovať potrebné dokumenty, ako údaje zo skladu, dodacie listy či faktúry a presunuli ich do skúšobnej verzie nového ERP systému. Počas tohto obdobia si vyskúšali, ako s ním dokážu fungovať a ešte pred úplným spustením odladili drobné nedostatky.
Napriek tomu ale firmu neobišli mierne obavy, čo zmena systému prinesie. „Nevedeli sme, ako zmenu príjmu zákazníci. Každému sme totiž museli zaslať informačný e-mail, že prechádzame na iný systém a do svojho zákazníckeho účtu sa musia nanovo prihlásiť,“ spomína Radovan Cifra. Zákazníci sa tak nemohli dostať spätne k starým objednávkam a faktúram. Zároveň dodáva, že klienti informáciu prijali dobre a žiadny problém nemali. „Išlo len o jednoduché kliknutie a vygenerovanie nového hesla. Zákaznícke správanie nebolo zásadným spôsobom ovplyvnené, tí ktorí u nás nakupovali a boli spokojní, budú nakupovať aj napriek zmene.“
Aby ale predišli zbytočným problémom, rozhodli sa ponechať si pre interné potreby jeden rok súbežne s novým systémom aj ten starý. Ak si niekto vyžadoval starú faktúru, vedeli mu ju takýmto spôsobom sprostredkovať. „Službu od nás vyžadovalo len pár ľudí, väčšina mala faktúry odložené vo forme pdf dokumentu, takže ju nepotrebovali. Taktiež faktúru vždy posielame v maili alebo balíku. Starý systém sme preto po roku zrušili úplne.“
Zavádzanie systému nemusí byť drahé ani behom na dlhé trate
Postup implementácie hodnotí Radovan Cifra ako veľmi rýchly, zabehnúť ho stihli v priebehu niekoľkých týždňov. Pri zavádzaní využili pomoc priamo od firmy Kros. Spolu s ostatnými pracovníkmi sa zúčastnili pol dňového školenia, kde im vysvetlili používanie nového systému. „Aj po nasadení programu do fungovania firmy je dobré ostať v kontakte s vývojármi vzhľadom na stále nové nároky na systém. Vyčlenili sme preto jedného zástupcu, ktorý s KROS-om komunikuje a rieši všetky problémy. Pri pôvodnom systéme sme mali komunikáciu nastavenú tak, že mohol vývojárov kontaktovať ktokoľvek z firmy. Jedna ruka však nevedela, čo robí druhá,“ vysvetľuje zakladateľ firmy BENDR.
V porovnaní s predchádzajúcim riešením hodnotí Radovan Cifra systém ONIX ako menej nákladový. Pôvodný softvér si vyžadoval platby za mnohé činnosti, ktoré prostredníctvom neho potrebovali vo firme urobiť. Aj taká jednoduchá vec, ako zmena dizajnu hlavičky na faktúre bola spoplatnená. Postupne ich negatívne skúsenosti viedli k zmene, pričom náklady spojené s implementáciou ONIX-u boli podľa konateľa spoločnosti v tisíckach eur, no v cene nového ERP systému mali aj spomínané zaškolenie a šetrenie sa odráža v dlhodobom fungovaní.
Ak v súčasnosti potrebujú niečo zmeniť alebo doplniť, novinka ich stojí v porovnaní s predchádzajúcim riešením menej. „Cena za nové funkcie je výhodnejšia, pretože ich následne môžu využívať aj ostatné firmy. Rovnako, keď niečo doplní iná spoločnosť, pri ďalšej aktualizácii to môžeme využívať aj my a zadarmo,“ vysvetľuje Radovan Cifra. Taktiež je rád, že ONIX je veľmi jednoduchý a prehľadný, vďaka čomu sa s ním maximálne do dvoch týždňov naučí pracovať aj nový kolega.
Pohľad späť: čo by urobili inak?
Keď sa Radovan Cifra obzrie späť na proces zavádzania nového podnikového informačného systému do firmy, hodnotí svoje rozhodnutie pozitívne: „Vďaka automatizácii a urýchleniu procesov, sa zjednodušil napríklad pracovný život obchodníkov. Tí už nemusia žiadať externú firmu o vystavenie štatistík napr. predaja či obratu a čakať na ne aj niekoľko dní. V systéme si vie každý obchodník komplexné štatistiky vytvoriť sám a vidí potrebné údaje hneď. Ľahší život mám aj ja, ako majiteľ, nakoľko si môžem prehľadne skontrolovať stav objednávok, koľko bolo vystavených faktúr, alebo ako stúpajú a klesajú predaje.“ Prehodnotenie možností na trhu a lepší výber ERP systému sa podľa neho odrazil aj na raste firmy, nakoľko šetria čas a majú tak možnosť rýchlejšie vybaviť objednávky.
Hoci proces implementácie nepovažuje za náročný, ak by sa situácia opakovala dnes, dbali by viac na výrobné čísla, ktoré výmenou systému stratili. „Treba rátať s istou stratou, treba niečo obetovať, no napokon sme oveľa viac sme zavedením systému získali,“ zhodnotil Radovan Cifra. No aj tak sa so situáciou dokázali vyrovnať ponechaním si pôvodného systému súbežne s aktuálnym.
Podnikateľom, ktorí nad zmenou alebo zavedením podnikového informačného systému uvažujú odkazuje, že sa nemajú tohto kroku báť. Hoci možno prídu o niektoré dáta, ak nájdu vhodnejšie riešenie, vráti sa im v lepšom fungovaní firmy a spokojnejších zákazníkoch.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
