Vystavujete faktúry elektronicky alebo posielate papierové? A v ktorej fakturačnej aplikácii? Pýtali sme sa HR agentúry aj staviteľa drevodomov.
S fakturovaním sa stretáva každý podnikateľ. Faktúra musí obsahovať povinné náležitosti vyplývajúce s viacerých zákonov a mala by byť vystavená do určitej lehoty. Viac podrobností nájdete v článku Faktúra – vzor a povinné náležitosti 2020.
Ako k fakturácii pristupujú slovenské firmy? Spýtali sme sa doručovacej služby Zásielkovňa, dátového portálu Finstat, personálnej agentúry Balanced HR, staviteľa drevodomov Zelená stavba, študentského portálu Zones.sk a tvorcu mobilných a webových aplikácií GoodRequest.
Papierové alebo elektronické faktúry? Čo preferujete?
Alexander Jančo, CEO doručovacej služby Zásielkovňa
Preferujeme elektronickú formu faktúry. Je to z dôvodu eliminácie straty dokladov, možnosť spätne dohľadať doklady. Všetky došlé faktúry nahrávame do evidencie v informačnom systéme. Taktiež nemusíme skenovať faktúry a čo nás najviac teší, šetríme životné prostredie a sme „ekologicky priateľská firma“.
Filip Glasa, CEO dátového portálu Finstat
Používame elektronickú aj papierovú formu. Stáva sa nám, že naša kontaktná osoba, ktorej pošleme faktúru mailom nemá na starosti platby, a preto sa platba zdrži, alebo faktúra niekde zamotá. Preto posielame poštou aj papierovú faktúru, ktorá príde na všeobecnú adresu a dostane sa tak pravdepodobne na ekonomické oddelenie.
Martin Marek, managing partner personálnej agentúry Balanced HR
Elektronickú formu každopádne. My sme od začiatku podnikania takmer výhradne zasielali naše faktúry klientom elektronicky, vždy ak to štandardy na strane klienta umožňovali. Rovnako i s našimi dodávateľmi sme si nastavili elektronické faktúry; 99 % partnerov to uvítalo. Uľahčuje nám toky dokladov od nás k účtovníkom a naopak, namiesto osobného dodania už niekoľko rokov využívame zabezpečené zdieľané úložisko.
Ľuboš Kolesár, výkonný riaditeľ drevodomov Zelená stavba
Rozhodne preferujeme elektronickú formu faktúry. Urýchľuje nám to úhrady a znižuje administratívnu pracnosť, keďže faktúry posielame e-mailom priamo zo softvéru hneď po ich vystavení.
Ľuboš Demovič, CEO študentského portálu Zones.sk
Určite vždy preferujeme elektronickú formu faktúry, nakoľko ju môžeme prijať či odoslať hocikedy a hocikde – bez obmedzení a zároveň šetríme životné prostredie.
Nikola Knapcová, CFO tvorcu aplikácií GoodRequest
Ako firme v IT biznise je nám prirodzenejšia elektronická forma fakturácie. Okrem toho že je "nášmu srdcu bližšia", zároveň so sebou prináša ďalšie benefity. Napr. je jednoduchšie a rýchlejšie doručiteľná, hneď ju môžeme preposlať účtovníčke či partnerovi a zároveň je tento spôsob lepší z hľadiska prehľadnosti evidencie. Zelené plus? Viac stromov v lesoch, ktoré sa nevyrúbu kvôli spotrebovaným papierom.
Fakturujete si sami interne alebo máte externého účtovníka?
Alexander Jančo, CEO doručovacej služby Zásielkovňa
Nad účtovníctvom má dohľad naše finančné oddelenie – interní zamestnanci. Prečo práve interní zamestnanci? Je pre nás dôležité poskytovať našim partnerom/klientom správny výstup a čo najflexibilnejšie reagovať – časovo a vecne. Keďže naši interní zamestnanci poznajú naše služby najlepšie a vedia ako fungujú, môžeme takýto výstup podať našim partnerom.
Filip Glasa, CEO dátového portálu Finstat
Máme externé účtovníctvo, pri našej veľkosti firmy je to jednoduchšie. Ale faktúry vystavujeme, samozrejme, sami. Neviem si predstaviť, že by sme každú faktúru dávali vystavovať účtovnícke, ktorá nevie prečo, začo a komu.
Martin Marek, managing partner personálnej agentúry Balanced HR
Od počiatku si faktúry vystavujeme sami, s výnimkou úvodných nastavení užívateľov, formuláru faktúry a prístupových práv. Výnimkou boli donedávna faktúry vystavené aj v cudzom jazyku alebo zúčtovanie zálohových faktúr. Fakturačná aplikácia je logická a užívateľsky jednoduchá, takže tento samoobslužný proces nám šetrí čas a máme ho plne pod kontrolou. Príkazy na úhradu si manažujeme sami, okrem miezd a odvodov, kde nám účtovníci generujú sepa xml dávkové príkazy, na evidenciu prijatých platieb využívame xml generovaný bankou na týždennej báze.
Ľuboš Kolesár, výkonný riaditeľ drevodomov Zelená stavba
V ZELENÁ STAVBA, s.r.o. fakturujeme sami, pretože ich tak máme pod väčšou kontrolou. Pracovník, ktorý by pripravoval podklady pre fakturáciu účtovníkovi, ju vie priamo vystaviť a následne odsledovať úhrady, prípadne riešiť upomienky. Príprava podkladov a komunikácia s účtovníkom by stála viac času.
Ľuboš Demovič, CEO študentského portálu Zones.sk
Faktúry na naše poskytnuté služby vystavujeme vo vlastnej réžii – je to týmto spôsobom efektívnejšie, nakoľko klientovi vieme okamžite poslať požadovanú faktúru.
Nikola Knapcová, CFO tvorcu aplikácií GoodRequest
V GoodRequest
využívame služby externej účtovníčky. S týmto modelom máme dlhoročné pozitívne
skúsenosti. Je spoľahlivá, precízna a v problematike sa skvelo orientuje.
Aktuálne nie sme v stave, kedy by sme potrebovali vlastného inhouse účtovníka.
Zároveň však dodávame - čo nie je, môže raz v budúcnosti nastať.
Akú fakturačnú aplikáciu používate?
Alexander Jančo, CEO doručovacej služby Zásielkovňa
U nás využívame interný systém, vďaka ktorému máme všetko „pod jednou strechou“. Náš systém je plne automatizovaný, preto jeho efektívnosť, flexibilita a prínos je takmer neopísateľný. Nesmieme zabudnúť ani na kompatibilitu, ktorú nám náš interný systém ponúka.
Filip Glasa, CEO dátového portálu Finstat
Používame Suprefaktúru, ktorá v tej dobe bola jedna z mála webových aplikácií. Je jednoduchá, priateľská k užívateľom, už vtedy mala API na prepojenie s našimi softvérmi a hybridnú poštu, takže sme s obálkami nemuseli chodiť na poštu. Dnes už tieto veci má kopec cloudových fakturačných softvérov, ale stále zostávame so Superfaktúrou, nemáme nič zlé, prečo by sme to museli meniť.
Martin Marek, managing partner personálnej agentúry Balanced HR
Pôvodne sme si vybrali iDoklad. Rozhranie plne postačovalo našim potrebám, okrem fakturácie sme mali k dispozícii i základný reporting, objemy fakturácie, mesačné, medziročné, kvartálne, ako i prehľad o splatnosti faktúr v čase. Nakoľko naši účtovníci používajú účtovný softvér POHODA, prešli sme časom na mPOHODU. Týmto sme zrýchlili proces importu vystavených faktúr priamo do účtovníctva. Naviac ako pridanú hodnotu nám naši účtovníci vyvíjajú nad vrstvou účtovníctva, na základe dát z POHODY, Business Intelligence nadstavbu pre lepšie plánovanie, controlling a analýzy.
Ľuboš Kolesár, výkonný riaditeľ drevodomov Zelená stavba
Používame online softvér Elektronický účtovník. Výhod oproti iným aplikáciám je niekoľko - vystavovanie faktúr vieme rozdeliť na viacerých pracovníkov, po ich vystavení sa faktúry hneď automaticky zaúčtovávajú, takže máme v softvéri prehľad o zisku z jednotlivých zákaziek a vždy aktuálny stav DPH. Účtovník, ktorý je tiež pripojený k softvéru, sa však priebežne stará o vystavovanie faktúr k prijatej platbe, aby bolo všetko poriadku z pohľadu DPH. Vďaka cloudovému riešeniu sme nemuseli riešiť firemný server a prepájať ho s jednotlivými počítačmi.
Ľuboš Demovič, CEO študentského portálu Zones.sk
Zo začiatku sme faktúry vystavovali v našej pripravenej šablóne v Exceli, ale vzhľadom na rastúci počet faktúr mal tento spôsob svoje limity. V súčasnosti faktúry vystavujeme prostredníctvom aplikácie iKros – jeho najväčšia výhoda je, že faktúry sú priamo prepojené so softvérom účtovnej firmy, ktorá nám spravuje účtovníctvo.
Medzi ďalšiu výhodu tohto komerčného riešenia je aj mobilná aplikácia, prostredníctvom ktorej môžeme spravovať faktúry priamo v telefóne.
