Ako prejsť u účtovných klientov na digitalizáciu?

Ste účtovník a zatiaľ neuplatňujete digitalizáciu účtovníctva v praxi? Klientov – zväčša podnikateľov, ktorí sa zmene bránia, je dôležité správne motivovať. Ako na to, sa dočítate v článku.

Novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“) od 1.1.2022 priniesla zmeny v oblasti preukázateľnosti elektronických a listinných účtovných záznamov, ich archivácie a transformácie z jednej podoby na druhú. Vďaka zmenám v zákone, účtovník na Slovensku už viac nemusí byť vnímaný ako konzervatívne povolanie s množstvom šanónov a „papierov“. Zároveň moderné technológie nemusia byť výsadou len mladšej generácie. Nové používateľsky atraktívne a jednoduché nástroje môžu osloviť i staršiu generáciu podnikateľov.

V prvom rade je však nevyhnutné zdôrazniť, že digitalizácia účtovníctva nie je povinnosťou. V článku objasníme, prečo je digitalizácia procesov vo firmách a ich účtovníctve vhodná, akými praktickými krokmi ju dosiahnuť a ako zostaviť internú smernicu digitálneho účtovníctva. Ponúkame návod pre účtovníkov, ako svojich klientov motivovať k zmene.

Ako zabezpečiť preukázateľnosť účtovného záznamu v digitalizovanom účtovníctve

Predtým, ako sa účtovníctvo podnikateľa transformuje z papierovej podoby do elektronickej, je nevyhnutné poznať zákonné požiadavky na preukázateľnosť elektronického účtovného záznamu.

Preukázateľný účtovný záznam v zmysle § 32 zákona o účtovníctve musí spĺňať od jeho vyhotovenia až po ukončenie jeho archivácie vrátane prenosu inej osobe nasledovné požiadavky:

• vierohodnosť pôvodu je zabezpečená, ak vyhotoviteľ účtovného záznamu je schopný preukázať, že účtovný záznam skutočne vyhotovil (napr. vystavil faktúru za služby v účtovnom softvéri, do ktorého sa prihlasuje svojím menom a heslom) a prijímateľ ho skutočne od vyhotoviteľa prijal (napr. faktúra za služby od dodávateľa mu bola skutočne doručená ako príloha e-mailu vo formáte PDF);
• neporušiteľnosť obsahu sa dosiahne, ak účtovná jednotka príjme kroky vedúce k zabráneniu zmeny obsahu skutočností v účtovnom zázname, napr. pri jeho transformácii z papierovej podoby do elektronickej alebo pri zaslaní či sprístupnení inej osobe. Odporúča sa napríklad doručiť elektronický účtovný záznam inej osobe vo formáte PDF, namiesto textového formátu (napr. DOC), kde nie je možné zaručiť, že nedošlo k zmene skutočností zaznamenaných v účtovnom zázname;
• čitateľnosť účtovného záznamu sa dodrží, ak je možné účtovný záznam prečítať ľudským okom bez ohľadu na jeho podobu a zároveň je nevyhnutné zabezpečiť aj neporušenosť jeho obsahu.

Vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť:

• podpisovým záznamom zodpovednej osoby, ktorým je vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisovaný záznam alebo podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila. V praxi je teda možné použiť technické riešenie podpisového záznamu, ktoré je súčasťou informačného systému účtovnej jednotky (napr. účtovného softvéru). Osoba zodpovedná za účtovný záznam už nemusí pripojiť k záznamu svoj vlastnoručný podpis, ale vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu účtovného záznamu dosiahne napríklad prihlasovaním do účtovného softvéru pomocou jedinečného PIN kódu, prihlasovacieho mena a hesla alebo odtlačkom prsta príslušného zamestnanca účtovnej jednotky alebo externého účtovníka. Účtovná jednotka upraví oprávnenia, povinnosti a zodpovednosti jednotlivých osôb v účtovnej jednotke takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené;
• elektronickou výmenou údajov, ktorú v praxi označujeme ako EDI – Electronic Data Interchange. Jej podstatou je výmena účtovných záznamov (napr. objednávok, elektronických faktúr, a pod.) v rámci účtovnej jednotky alebo aj mimo nej, pričom nie je možné meniť obsah účtovného záznamu, a teda spoľahlivo dochádza k zabezpečeniu vierohodnosti pôvodu a neporušiteľnosti obsahu účtovného záznamu;
• vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, ktorým sa určia zodpovednosti jednotlivých osôb pri procese spracovania účtovných záznamov (napr. zamestnanec na oddelení odbytu je zodpovedný za prijatie objednávok, ktoré sú mu doručené formou e-mailu, skontroluje v rámci informačného systému podniku, či je objednaný tovar v dostatočnom množstve na sklade, ak áno, objednávku schváli a následne zasiela dokument na ďalšie spracovanie inej zodpovednej osobe). Kontrolný systém musí byť nastavený tak, aby prebiehajúce procesy dostatočne preukázali skutočnosti vyplývajúce z účtovného záznamu. Spôsob kontroly účtovná jednotka zahrnie do internej smernice na vedenie účtovníctva, ktorej sa venujeme v ďalšej časti článku.

Prekážkou implementácie digitálneho účtovníctva môže byť strach zo zmeny

Účtovná jednotka sa musí rozhodnúť, či bude viesť účtovné záznamy v elektronickej alebo listinnej podobe. Je možná aj ich kombinácia, napr. odberateľské faktúry sa môžu viesť elektronicky a dodávateľské faktúry v listinnej podobe. Z praktického hľadiska je však výhodnejšie digitalizovať všetky oblasti, v čo najvyššej miere.

Uplatneniu digitalizácie v praxi sa bránia spravidla najmä typy klientov, ktorí vykonávajú „nekancelárske“ činnosti (napr. stavbári, profesie vykonávajúce prácu prevažne v teréne, a pod.). Klienti poskytujúci napr. administratívne služby, odborné poradenstvo či IT služby sa zmene obvykle prispôsobia ľahšie.

Po tom, čo účtovník zistí, akej forme vedenia účtovníctva dávajú klienti prednosť (napríklad prostredníctvom dotazníka či v osobnom rozhovore), môže pristúpiť k ďalšej fáze prechodu na digitalizáciu. Účtovník môže vykonať nasledovné kroky:

1. Vyhodnotiť aktuálny stav digitalizácie u klientov – aby bolo možné posúdiť, ktoré oblasti vedenia účtovníctva je možné zdigitalizovať, najskôr účtovník zistí, v akej miere sa digitalizácia už aplikovala do procesov u konkrétneho klienta. Jednou z najčastejších oblastí, s ktorou sa väčšina účtovníkov už pravdepodobne stretla, je možnosť importu bankového výpisu do svojho účtovného softvéru. Výhodou je najmä automatické párovanie platieb podľa určitých kritérií. Prostredníctvom funkcie openbanking sú bankové výpisy dokonca nahrávané automaticky bez potreby ručného importu xml súborov, ktoré sú účtovníkovi zaslané spravidla konateľom. Vystavovanie faktúr v programoch balíka Microsoft Office je u väčšiny podnikateľov minulosťou. Už niekoľko rokov sú obľúbeným riešením online fakturačné systémy, ktoré istým spôsobom prispievajú k digitalizácii procesov v účtovníctve. Dáta z fakturačného systému je možné importovať do účtovného programu a faktúry poslať ako prílohu e-mailu odberateľom.

2. Zistiť priestor pre digitalizáciu u konkrétnych klientov – dôležité je ku každému klientovi pristupovať osobitne. Do úvahy je potrebné brať nielen vek klienta, ale posúdiť aj možnosti digitalizácie v nadväznosti na predmet činnosti podnikania. S úplnou digitalizáciou je vhodné začať u klientov poskytujúcich typické „kancelárske“ činnosti. Najjednoduchšími oblasťami digitalizácie a automatizácie v praxi je najmä účtovanie bankových výpisov, vystavených faktúr či skenovanie a automatické účtovanie bločkov. Dôležitým krokom pre kompletnú digitalizáciu účtovníctva je transformácia externých dokumentov do elektronickej podoby od objednávok cez prijaté faktúry až po ich archiváciu. Vyťažovanie údajov z faktúr prostredníctvom umelej inteligencie pomáha účtovníkovi odbúrať manuálnu prácu a znížiť chybovosť. Zhromažďovanie dokumentov je možné realizovať pomocou zberného e-mailu alebo mobilnej aplikácie.

3. Prejsť na digitalizáciu postupne, je to dlhodobý proces – digitalizácia účtovníctva môže prebehnúť postupne v jednotlivých úrovniach. Najskôr je možné napr. prejsť k digitalizácii vystavených faktúr, postupne prejsť na transformáciu papierových faktúr do elektronickej podoby atď. Hlavným cieľom by mala byť snaha postupne zdigitalizovať všetky oblasti účtovníctva.

Náš tip: V Digitálnej kancelárii od KROSu budete mať všetko na jednom mieste. Jedna aplikácia a 4 vychytané funkcie – digitálny archív, elektronické doklady, spracovanie faktúr aj výmena dokladov. Už viac nemusíte hľadať doklady v šanónoch. Naskenujte údaje z faktúr či bločkov. Archiváciu a prenos do účtovníctva nechajte na Digitálnu kanceláriu. Ušetríte nielen priestor, ale najmä čas strávený pri spracovávaní dokladov. Toto všetko s platnými legislatívnymi náležitosťami.

Klientom zdôraznite výhody digitalizácie účtovníctva

Začnite tým, čo pozitívne môže podnikateľom digitalizácia účtovníctva priniesť. Klientom je za účelom zmeny formy vedenia účtovníctva potrebné uviesť také argumenty, po ktorých sami uznajú, že zhromažďovanie dokladov počas roka na rôznych miestach je menej praktické, ako ich systematicky umiestňovať na konkrétne úložisko priebežne.

Dôležité je poznamenať, že digitalizácia je prospešná nielen pre podnikateľov, ale i pre účtovníkov.

Medzi najväčšie výhody digitalizácie účtovníctva patrí najmä:

• úspora času – za najväčšiu výhodu považujeme najmä úsporu času podnikateľa, ktorý nemusí merať cestu k účtovníkovi s fyzickými dokladmi. Príprava dokladov pre účtovníka môže byť vykonávaná priebežne počas mesiaca. Doklady budú v elektronickej forme prístupné účtovníkom, resp. kolegom v reálnom čase. Podnikatelia sa môžu viac zamerať na rozvoj svojho podnikania;
• rýchlejší prístup k dokladom – dáta z účtovníctva sú s digitalizáciou podnikateľom prístupnejšie, ako kedykoľvek predtým. Účtovník má možnosť doklady spracovať hneď po ich odovzdaní a zaslať podnikateľovi, napr. zoznam nezinkasovaných faktúr.Podnikateľ je informovaný o stave svojej firmy v aktuálnom čase, čo mu môže zvýšiť konkurencieschopnosť na trhu;
• zníženie rizika znehodnotenia dokladov alebo ich straty – pomocou mobilných aplikácií na skenovanie bločkov je možné bloček hneď po zaplatení zdieľať s účtovníkom, pričom originál bločku sa už do účtovnej kancelárie nemusí dostať;
• úspora fyzických priestorov – papierové dokumenty usporiadané do šanónov vyžadujú počas povinnej doby archivácie miesto, či už v kancelárii alebo v osobitnom archíve. S digitalizáciou účtovníctva už šanóny nebudú prekážkou a podnikatelia môžu kancelárske priestory použiť na iné podnikateľské účely;
• dostupnosť z akéhokoľvek miesta na svete – podnikateľ i účtovník sa k účtovným dokladom dostane kedykoľvek a odkiaľkoľvek, napr. v prípade reklamácie má podnikateľ okamžite prístup k dokladu o kúpe. Nevyhnutné je spoľahlivé internetové pripojenie;
• eko-aspekt – prechodom na elektronickú alternatívu sa očakáva výrazné zníženie spotreby papiera a podnikateľ tak môže prispieť k ochrane životného prostredia redukovaním tvorby papierového odpadu;
• vyššia transparentnosť – zaznamenávanie zmien, nastavenie individuálnych schvaľovacích procesov a schvaľovanie dokumentov, jednoduché vyhľadávanie či triedenie dokumentov sú ďalšie výhody, ktoré prináša digitalizácia účtovníctva. Systém automaticky zaznamená, kedy dokument podnikateľ nahral na cloud a predíde sa tak nedorozumeniam pri oneskorene odovzdaných alebo vinou účtovníka stratených dokumentov.

Vymedzenie digitalizácie účtovníctva v internej smernici

Interné smernice (predpisy) sú písomné záznamy, ktoré stanovujú systém pre jednotný postup v určitej oblasti. Vyplývajú buď zo zákonných požiadaviek, prípadne z potrieb účtovnej jednotky a obsahujú kroky, ktoré účtovná jednotka vykoná v konkrétnych situáciách. Jednou z najdôležitejších smerníc v oblasti účtovníctva je smernica upravujúca systém vedenia účtovníctva. Jej predmetom je stanovenie postupov pri spracovaní a obehu účtovných dokladov v spoločnosti s cieľom zabezpečiť plynulosť prác a dodržať ustanovenia jednotlivých právnych noriem. Digitalizáciu procesov v oblasti účtovníctva a jej rozsah by mala účtovná jednotka zakomponovať do internej smernice. Aktualizáciu pôvodného znenia internej smernice orientovanej na papierové účtovné záznamy vykoná zodpovedná osoba (napr. konateľ v spolupráci s účtovníkom).

Interná smernica „systém vedenia účtovníctva“ obsahuje spravidla v úvode cieľ smernice (t. j. na čo je smernica zameraná), všeobecné informácie o účtovnej jednotke (napr. názov účtovnej jednotky, predmety podnikania, účtovné obdobie, a pod.) a zásady vedenia účtovníctva.

Interná smernica zameraná na elektronizáciu a digitalizáciu procesov v účtovníctve podnikateľa by okrem vyššie uvedeného mala obsahovať:

Určenie zodpovednosti klienta a účtovníka v zmluve o vedení účtovníctva

Z pohľadu účtovnej kancelárie je nevyhnutné určiť, kto je zodpovedný za transformáciu dokumentov, napr. z papierovej podoby do elektronickej. Zmluvné vymedzenie zodpovedností klienta (podnikateľa) a poskytovateľa externých účtovných služieb predchádza prípadným sporom s druhou zmluvnou stranou o vzniknutých škodách napr. v súvislosti so splnením podmienky preukázateľnosti elektronického účtovného záznamu. Okrem štandardných náležitostí ako identifikácia zmluvných strán či určenie odmeny za účtovnícke služby by s ohľadom na riziká pri digitalizácii externe vedeného účtovníctva mala zmluva obsahovať nasledovné:

• kto je zodpovedný za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných klientom na spracovanie účtovníkovi,
• kto je zodpovedný za transformáciu papierových dokumentov do elektronickej podoby,
• v akom formáte budú doklady odovzdávané,
• kto je zodpovedný za zaistenie totožnosti transformovaného dokumentu s originálom,
• čo v prípade, ak klient odovzdá doklady v papierovej podobe,
• a pod.

Ďalšie praktické tipy, ako digitalizovať kanceláriu nájdete v článkoch:

• Digitalizácia účtovníctva a kancelária bez papierov: ako na to?
• Ako prejsť na digitálnu kanceláriu

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.