Chcete digitalizovať kanceláriu? V článku prinášame užitočné a najmä praktické rady, ako sa zbaviť papierov a využiť moderné nástroje v oblasti digitalizácie.
Novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve od 01.01.2022 umožnila podnikateľom a účtovníkom zmeniť spôsob ich doterajšieho fungovania, modernizovať zaužívané postupy a posunúť vpred ich podnikanie. Prvotné obavy a riziká, ktoré so sebou elektronizácia priniesla, sa postupne vytrácajú a dnes máme k dispozícii stovky online riešení, ktoré prinášajú väčší komfort, jednoduchosť i spoľahlivosť.
Import bankových výpisov, vystavovanie faktúr v online fakturačných systémoch, vyťažovanie dát, elektronická výmena údajov či digitálny archív – to všetko sa vo firmách vyskytuje čoraz častejšie. Digitálna kancelária má pre firmu množstvo výhod, napríklad:
- umožňuje znížiť náklady spojené s ručným spracovaním faktúr, kontrolou účtov a pod.,
- zbaví podnikateľov zbytočnej administratívy a papierových dokumentov,
- umožňuje rýchlejšiu a efektívnejšiu prácu s dokladmi,
- vďaka digitálnemu archívu umožňuje jednoduchší prístup k dokladom kedykoľvek (šetrenie času aj miesta).
V článku sa ďalej dozviete o niektorých možnostiach, ako prakticky digitalizovať vašu kanceláriu a o výhodách jednotlivých riešení.
Transformácia papierových dokumentov do elektronickej podoby – ako na to
Zákon o účtovníctve do konca roku 2021 akceptoval elektronickú podobu papierového dokumentu len za použitia zaručenej konverzie, ktorou sa pri transformácii jednej podoby dokumentu na druhú zachovali právne účinky pôvodného dokumentu. Zákon o účtovníctve od 1. januára 2022 umožňuje previesť papierovú podobu dokumentu na elektronickú nielen zaručenou konverziou, ale aj skenovaním dokumentu, čo výrazne uľahčuje proces digitalizácie. Zákon síce neukladá povinnosť digitalizovať dokumenty, no podnikateľ sa pre túto formu môže dobrovoľne rozhodnúť.
Transformáciou listinného dokumentu do elektronickej podoby musí podnikateľ zabezpečiť:
- úplnosť – dokumenty v elektronickej podobe by mali byť v rovnakom rozsahu, t. j. s rovnakým množstvom strán textu a kompletne vrátane hlavičky či päty dokumentu transformované z pôvodnej podoby,
- obsahovú a vizuálnu zhodu s pôvodným dokumentom – cieľom transformácie by malo byť dosiahnutie maximálnej možnej zhodytransformovaného dokumentu s originálom,
- čitateľnosť elektronickej podoby – účtovná jednotka musí zabezpečiť čitateľnosť skenu v dostatočnom kontraste. Text na skenovanom dokumente by nemal byť skrivený či prekrytý (napr. škvrnami),
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu – pri procese transformácie musí byť zabezpečené, aby účtovný záznam nezmenil svoj obsah(napr. vizuálna zameniteľnosť podobných číslic 5 a 6).
Ak transformáciou dôjde k porušeniu vyššie uvedených podmienok, účtovný záznam sa považuje za nepreukázateľný.
Z praktického i finančného hľadiska podnikatelia najčastejšie v praxi využívajú na transformáciu dokumentov ich skenovanie. Skenovanie môže byť vykonané skenerom, ktorý je často zabudovaný v tlačiarni alebo si môže podnikateľ obstarať aj špecializované prenosné skenery dokumentov (napr. bločkov) prepojené s cloudom alebo sieťovým úložiskom kancelárie.
Dôležité je správne nastavenie skenera a jeho parametrov, aby transformáciou do elektronickej podoby boli splnené požiadavky zákona na dobrú čitateľnosť. Čím je písmo na dokladoch menšie, tým by rozlíšenie skenera malo byť vyššie. Zákon nevyžaduje, aby dokumenty boli skenované v rovnakom farebnom rozlíšení ako pôvodný dokument, t. j. výsledok transformácie môže mať i čiernobiely vzhľad. Ak je farba nositeľom informácie, napr. zelené čísla sú kladné a červené sú záporné, potom je nevyhnutné použiť farebný sken. Jednou z požiadaviek novely zákona o účtovníctve je skenovanie listinných dokumentov do súboru v rastrovej grafike, ktorej formáty sú napríklad jpeg, tiff, png, pdf, jpg. V rovnakom formáte by sa transformované dokumenty mali aj archivovať. Prevedenie listinných dokumentov do textových formátov, napr. doc (Microsoft Word), xlsx (Microsoft Excel) nie sú akceptované, nakoľko sa stráca rastrová podoba dokumentu a nie je zabezpečená vizuálna zhoda.
Poznámka: Skenovaniu papierových dokumentov je možné sa vyhnúť, a to písomnou dohodou medzi dodávateľom a odberateľom, že účtovné záznamy (napr. faktúry) budú zasielané alebo sprístupnené elektronicky, prípadne potvrdeným súhlasom prijímateľa elektronického účtovného záznamu (za takýto súhlas je možné považovať aj zaplatenie požadovanej sumy). V praxi je teda možné sa dohodnúť, že účtovná dokumentácia bude zasielaná napr. vo formáte pdf ako príloha e-mailu a podnikateľ nemusí vykonať transformáciu z papierovej podoby.
Zmena zákona o účtovníctve od roku 2022 bola impulzom aj pre vývojárov, ktorí svojimi riešeniami umožňujú uľahčiť podnikateľom prechod na online formu ich kancelárie. Podnikateľ teda okrem kúpy hardvéru (skenera), ktorá môže byť finančne náročnejšia, môže využiť i cenovo dostupnejšie online riešenia v podobe mobilných aplikácií zameraných na skenovanie dokumentov. Aplikácie sú často novým používateľom poskytované v určitom obmedzení (napr. v určitom časovom období alebo len na určitý obmedzený počet záznamov) bez poplatku a podnikateľ má možnosť vyskúšať ich funkcionalitu a výkonnosť.
Výhodou je, že originál dokumentu, ktorý prejde transformáciou na elektronickú podobu, nemusí podnikateľ ďalej uchovávať. Úplne sa tak eliminuje povinnosť uchovávať akékoľvek papierové dokumenty súvisiace s transformovanými účtovnými záznamami.
Upozornenie: Transformácia by sa mala vykonať len raz. Výnimkou je situácia, kedy je výsledný účtovný záznam poškodený, nečitateľný alebo nie je možné zabezpečiť obsahovú či vizuálnu zhodu s originálom. Zmena podoby účtovného záznamu sa teda môže vykonať opakovane.
Transformáciu papierových dokumentov do elektronickej podoby je možné realizovať v dvoch jednoduchých krokoch:
- naskenovať papierový dokument, napr. faktúru alebo QR kód z bločku z eKasy skenerom alebo do aplikácie cez mobil,
- stiahnuť naskenovaný (transformovaný) dokument na cloud zdieľaný s účtovníkom, do aplikácie prepojenej s účtovným softvérom či poslať e-mailom.
Časom, kedy podnikateľ odložil bloček za tankovanie na palubovku auta v digitalizovanej kancelárii už odzvonilo. Dnes po naskenovaní bločku do mobilu alebo do konkrétnej aplikácie má podnikateľ záruku, že doklad sa nestratí ani neznehodnotí (napr. vyblednutie bločku vplyvom slnečného žiarenia) a účtovník má v reálnom čase možnosť doklad spracovať a zabezpečiť včas podanie daňových priznaní a splnenie ďalších povinností.
Ďalšie podrobnosti i zákonné požiadavky na transformáciu účtovného záznamu nájdete v článku Transformácia účtovného záznamu od 1.1.2022.
Výmena dokumentov medzi podnikateľom a účtovníkom
Pred rokom
2022 podnikateľ spravidla odovzdával fyzické dokumenty do rúk účtovníka
na mesačnej, kvartálnej alebo ročnej báze v závislosti od toho, či bol
podnikateľom platiteľom DPH. Podnikateľ mal prístup k aktuálnym dátam, ako
priebežný výsledok hospodárenia či stav pohľadávok a záväzkov až s niekoľko
mesačným oneskorením. Na druhej strane bol účtovník tesne pred hraničnými
termínmi zavalený papierovými dokladmi, ktoré bolo najskôr potrebné roztriediť,
potom ručne zaúčtovať, prideliť im interné číslo, priložiť predkontačný lístok
(tzv. košieľku), založiť do šanónu a exportovať potrebné daňové výkazy
(napr. daňové priznanie k DPH či daňové priznanie k dani
z príjmov právnických osôb).
Už viac ako rok je možné výmenu dokumentov medzi podnikateľom a účtovníkom zabezpečiť elektronicky bez fyzickej návštevy účtovníka. Podnikateľ po transformácii papierového dokumentu do elektronickej podoby môže dokumenty nahrať na cloud alebo do aplikácie, poslať ich e-mailom a účtovník má prístup k dokumentom v reálnom čase. Nevyhnutnosťou je stabilné internetové pripojenie. Priebežné spracovávanie účtovných dokladov prináša podnikateľom aktuálne výstupy, ktoré sú nevyhnutné pre prijímanie správnych podnikateľských rozhodnutí. K dokladom i k fáze ich spracovania má prístup rovnako účtovník i podnikateľ.
Automatické spracovanie dokladov – vyťažovanie dát
Dokumenty v elektronickej podobe je možné spracovať rýchlejšie, s finančnou i časovou úsporou. Spomínané výhody so sebou prináša vyťažovanie dát. Je to proces, v ktorom umelá inteligencia „vytiahne“ z dokumentov podstatné údaje, napr. číslo faktúry, splatnosť, číslo účtu, názov dodávateľa, a pod. Napríklad, Digitálna kancelária od KROSU dokáže tieto dáta vyťažiť a navyše ich poslať priamo do účtovného softvéru, čím sa celý proces zautomatizuje a dosiahne sa aj nižšie percento chybovosti v porovnaní s ručným nahadzovaním údajov do softvéru.
Zaslaním elektronického dokumentu na špecializovanú e-mailovú adresu podnikateľ zabezpečí, že dokument bude spracovaný umelou inteligenciou, ktorá zapíše potrebné dáta do evidencie účtovných dokladov. Úlohou účtovníka je už len skontrolovať vyčítané údaje a prideliť správnu predkontáciu. Účtovník ani podnikateľ už nemusia manipulovať s papierovými dokumentami a celá komunikácia prebieha v elektronickom prostredí.
Viac o modernom spôsobe spracovania faktúr sa dočítate v článku Vyťažovanie faktúr.
Ako uchovávať a chrániť účtovnú dokumentáciu v digitálnej kancelárii
Po tom, ako podnikateľ transformuje papierový dokument do elektronickej podoby, doručí ho účtovníkovi, ktorý ho spracuje, je nevyhnutné zabezpečiť archiváciu písomností od ich vzniku až po dobu určenú zákonom o účtovníctve. Podnikatelia, ktorí sú účtovnými jednotkami (napr. s. r. o., a. s.), sú v zmysle § 35 a § 36 zákona o účtovníctve povinní uchovávať a chrániť účtovnú dokumentáciu. Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
Účtovnou dokumentáciou je súhrn všetkých účtovných záznamov. Účtovným záznamom je údaj, ktorý je nositeľom informácie o predmete účtovníctva alebo spôsobe jeho vedenia. Ide najmä o:
- účtovné doklady (napr. faktúry, bločky, interné doklady),
- účtovné knihy a ich zoznam (napr. hlavná kniha, peňažný denník, účtovný denník),
- inventúrne súpisy a inventarizačné zápisy (napr. inventúrny súpis peňažných prostriedkov v hotovosti, inventúrny súpis dlhodobého majetku),
- účtový rozvrh,
- účtovná závierka a výročná správa,
- odpisový plán,
- zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek,
- ostatné účtovné záznamy,
- atď.
Doba archivácie účtovných, resp. s účtovníctvom súvisiacich dokumentov je rôzna. Dĺžku určuje nielen zákon o účtovníctve, ale i ďalšie zákony. Účtovná jednotka má povinnosť uchovávať a chrániť účtovnú dokumentáciu spravidla 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú alebo v ktorom sa naposledy použili. Lehota na uchovávanie, napr. účtovných dokladov za účtovné obdobie od 01.01.2023 do 31.12.2023 bude končiť k 31.12.2033. Uchovávanie účtovnej dokumentácie sa končí jej vyradením a likvidáciou po uplynutí doby archivácie (upravené zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach). K 31.12.2023 je teda možné spravidla vyradiť účtovnú dokumentáciu za účtovné obdobie 2013.
Zákon o účtovníctve ukladá účtovnej jednotke v § 35 povinnosť:
- zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu,
- zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich (napr. nastavením silného hesla), neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Podnikateľ zabezpečí vyššie uvedené podmienky napríklad častými zálohami dát, výberom vhodného záložného média, kontrolou životnosti dátových nosičov, zohľadnením odolnosti úložiska, napr. voči kybernetickým útokom, a pod.
Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Je na rozhodnutí účtovnej jednotky, či bude účtovnú dokumentáciu uchovávať, napr. na USB kľúči, na pamäťovej karte, optickom disku alebo v cloude. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, t. j. zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu.
Upozornenie: V prípade, že správca dane (daňový úrad) alebo iný kontrolný orgán (napr. pre účely daňovej kontroly) bude požadovať účtovný záznam v papierovej podobe, účtovná jednotka je povinná účtovný záznam transformovať z elektronickej podoby do papierovej podoby podľa § 31 a § 32 zákona o účtovníctve (napr. vytlačením). Zároveň je v zmysle § 45 ods. 2 daňového poriadku daňový subjekt povinný umožniť prístup k softvéru a informačno-komunikačným prostriedkom, ktoré daňový subjekt používa na prevádzkovanie podnikateľskej činnosti a k výstupným dátam z týchto softvérov, ktorými sú účtovné záznamy.
Uchovávaním účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe podnikateľ šetrí miesto aj čas. Zákonom určená doba archivácie v dĺžke 10 rokov znamená hromadenie šanónov a papierových dokumentov, ktoré zaberajú miesto v kancelárii. K elektronickým dokumentom v archíve, napr. z dôvodu reklamácie, je navyše možné sa dostať kedykoľvek a z akéhokoľvek miesta na svete so spoľahlivým internetovým pripojením. Podnikateľ nemusí prácne dohľadávať fyzické doklady v šanónoch.
Náš tip: V Digitálnej kancelárii od KROSu budete mať všetko na jednom mieste. Jedna aplikácia a 4 vychytané funkcie – digitálny archív, elektronické doklady, spracovanie faktúr aj výmena dokladov. Ušetríte nielen priestor, ale najmä čas strávený pri spracovávaní dokladov. Toto všetko s platnými legislatívnymi náležitosťami.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
