Porovnanie podvojného a jednoduchého účtovníctva

Účtovníctvo je uzatvorená, vnútorne usporiadaná sústava informácií, pomocou ktorej sa zisťuje, meria a hodnotí podnikateľská činnosť. Poskytuje informácie v peňažnom vyjadrení o finančnej situácii a výnosnosti účtovnej jednotky. Je najucelenejším ekonomickým informačným systémom, ktorý presne a spoľahlivo podáva ekonomické informácie o stave jednotlivých položiek majetku (napr. zásob), zdrojoch majetku (napr. o výške záväzkov voči dodávateľom), ako aj o výnosoch a nákladoch (resp. príjmoch a výdavkoch), z ktorých vzniká výsledok hospodárenia (zisk alebo strata). Ďalšou dôležitou úlohou účtovníctva je poskytovanie podkladov pre výpočet základu dane z príjmov a daňovej povinnosti účtovnej jednotky.

Základnou právnou normou, ktorá upravuje účtovníctvo podnikateľov, je Obchodný zákonník (Hlava IV, §35 - 40). Podľa Obchodného zákonníka sú podnikatelia povinní viesť účtovníctvo v rozsahu a spôsobom ustanoveným osobitným zákonom, ktorým je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Obchodný zákonník ďalej ustanovuje, že podnikatelia zapísaní v obchodnom registri účtujú v sústave podvojného účtovníctva o stave a pohybe obchodného majetku a záväzkov, čistého obchodného imania, o nákladoch, výnosoch a zisku alebo strate podniku. Ide napr. o spoločnosti s ručením obmedzeným, akciové spoločnosti, družstvá, zapísaný môže byť aj podnikateľ – fyzická osoba.

Dobrá rada: Elektronické formuláre pre jednotlivé právne formy osôb zapisovaných do obchodného registra nájdete tu.
Návod na založenie s.r.o. nájdete tu.

Pokiaľ osobitný zákon neustanovuje inak, účtujú podnikatelia, ktorí nie sú zapísaní v obchodnom registri (napr. slobodné povolania – audítori, architekti a pod. alebo živnostníci, ak sa nerozhodnú zapísať dobrovoľne), v sústave jednoduchého účtovníctva o príjmoch a výdavkoch, obchodnom majetku, ako aj o záväzkoch tak, aby bolo možné zistiť čisté obchodné imanie a výsledok hospodárenia. Podnikatelia, ktorí nie sú zapísaní v obchodnom registri, môžu účtovať namiesto v sústave jednoduchého účtovníctva v sústave podvojného účtovníctva, pokiaľ v nej budú účtovať po celé účtovné obdobie.

Obchodný zákonník sa odvoláva na zákon o účtovníctve. Najskôr uvedieme subjekty, ktoré sa podľa zákona o účtovníctve považujú za účtovné jednotky, sú to:

• právnické osoby, ktoré majú sídlo na území Slovenskej republiky (napr. obchodné spoločnosti – spoločnosti s ručením obmedzeným, akciové spoločnosti, ako aj neziskové účtovné jednotky – napr. nadácie, občianske združenia),
• zahraničné osoby, ak na území Slovenskej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť,
• fyzické osoby, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov (napr. živnostníci, SZČO) s výnimkou fyzických osôb, ktoré vedú daňovú evidenciu podľa Zákona o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. v znení neskorších predpisov.

Zákon o účtovníctve ustanovuje pre uvedené účtovné jednotky povinnosť viesť podvojné účtovníctvo, zároveň však vymenúva tie účtovné jednotky, ktoré môžu viesť jednoduché účtovníctvo. Znamená to, že zákon dáva týmto výnimkám možnosť (nie povinnosť) účtovať v sústave jednoduchého účtovníctva. Tie účtovné jednotky, ktoré túto možnosť nemajú, účtujú povinne v sústave podvojného účtovníctva.

V sústave jednoduchého účtovníctva môžu účtovať:

• v súlade s Obchodným zákonníkom – podnikatelia, ktorí nie sú zapísaní v obchodnom registri,
• fyzická osoba, ktorá podniká (napr. živnostník) alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť s výnimkou fyzických osôb, ktoré vedú daňovú evidenciu,
• občianske združenie, ich organizačné zložky, ktoré majú právnu subjektivitu, organizačné zložky Matice slovenskej, ktoré majú právnu subjektivitu, združenia právnických osôb, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, neinvestičné fondy, poľovnícke organizácie a neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby; ak nepodnikajú a ak ich príjmy nedosiahli v predchádzajúcom účtovnom období 200 000 eur,
• cirkev a náboženská spoločnosť, ich orgány a cirkevné inštitúcie, ktoré majú právnu subjektivitu; ak nepodnikajú,
• pozemkové spoločenstvá, ak ich príjmy nedosiahli v predchádzajúcom účtovnom období 200 000 eur.

Ak podnikáte formou obchodnej spoločnosti (napr. s.r.o., a.s.), tak možnosť voľby účtovnej sústavy nemáte. Ak ale patríte medzi podnikateľov, ktorí môžu viesť jednoduché účtovníctvo (zvyčajne ide o živnostníkov) a neviete sa rozhodnúť, v akej účtovnej sústave by bolo pre vás výhodnejšie viesť účtovníctvo, pripravili sme pre vás porovnanie oboch sústav.

Rozdiely medzi podvojným a jednoduchým účtovníctvom

Výpočet výsledku hospodárenia a základu dane

Pre pochopenie rozdielu vo výpočte výsledku hospodárenia (a základu dane z príjmov) je potrebné poznať rozdiel medzi výnosmi a príjmami a medzi nákladmi a výdavkami.

Výnos predstavuje zvýšenie ekonomických úžitkov účtovnej jednotky. Najčastejšie vzniká v momente predaja tovaru alebo služby (zjednodušene možno povedať pri vystavení faktúry), bez ohľadu na to, kedy bude zaplatená a či vôbec bude zaplatená.
Príjem je prírastok peňažných prostriedkov (v pokladnici alebo na bankovom účte).
Náklad predstavuje zníženie ekonomických úžitkov účtovnej jednotky. Vzniká najmä pri nákupe tovaru alebo služieb (zjednodušene možno povedať pri prijatí faktúry od dodávateľa) bez ohľadu na to, kedy bude zaplatená a či bude zaplatená.
Výdavok je úbytok peňažných prostriedkov (z pokladnice alebo bankového účtu).

Príklad:
Výrobca nábytku najskôr nakúpi drevo, ktoré ihneď spotrebuje vo výrobe. Pri nákupe dreva dostane od predajcu faktúru, na ktorej je uvedený aj dátum splatnosti. Keď výrobca dostane prijatú faktúru za drevo, vznikne mu náklad (a zároveň záväzok voči dodávateľovi dreva). Výdavok mu vzniká až následným zaplatením faktúry. Naopak, pri predaji hotového nábytku výrobca dodá nábytok do predajne spolu so svojou vystavenou faktúrou. Výrobcovi v momente vystavenia faktúry vzniká výnos (súčasne so vznikom pohľadávky voči odberateľovi). Pri zaplatení za dodaný nábytok vzniká výrobcovi príjem.

Výsledok hospodárenia v podvojnom účtovníctve možno vypočítať ako rozdiel výnosov a nákladov účtovnej jednotky v účtovnom období. Príklad na zisťovanie výsledku hospodárenia obchodnej spoločnosti nájdete tu.

Podvojné účtovníctvo v prvom rade poskytuje verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva, je teda relatívne nezávislé od požiadaviek daňových zákonov. Výsledok hospodárenia sa ďalej mimo sústavy účtovníctva upravuje na základ dane z príjmov, z ktorého sa potom vypočíta splatná daň z príjmov. Ide o úpravy prostredníctvom pripočítateľných položiek (napr. náklady na reprezentáciu, ktoré sa nepovažujú za daňovo uznané náklady budú pripočítateľnou položkou) a odpočítateľných položiek (napr. výnosy z dividend, ktoré nie sú predmetom dane z príjmov sa odpočítajú od výsledku hospodárenia pri jeho transformácii na základ dane). Praktický príklad na transformáciu výsledku hospodárenia na základ dane nájdete tu.

V sústave jednoduchého účtovníctva sa výsledok hospodárenia vypočíta ako rozdiel príjmov a výdavkov (t. j. prírastkov a úbytkov peňažných prostriedkov), nie ako rozdiel medzi výnosmi a nákladmi. V jednoduchom účtovníctve sa kategórie náklady a výnosy vôbec nevyskytujú, účtuje sa iba o príjmoch a výdavkoch. Špecifikom jednoduchého účtovníctva je priebežné triedenie príjmov a výdavkov podľa ich vplyvu na základ dane, čo znamená, že výsledok hospodárenia na konci účtovného obdobia je zhodný so základom dane z príjmov. Napr. ak podnikateľ vynaloží výdavok súvisiaci jeho podnikateľskou činnosťou (nákup materiálu, nájomné a pod.), tento výdavok hneď pri účtovaní zaradí medzi výdavky ovplyvňujúce základ dane (daňové výdavky). Ak by si kúpil napr. predmet na osobnú spotrebu, takýto výdavok nie je možné daňovo uznať a zaúčtuje ho ako výdavok neovplyvňujúci základ dane (nedaňový). Toto triedenie sa uskutočňuje hneď pri účtovaní príjmov a výdavkov do peňažného denníka. Jednoduché účtovníctvo je typické daňové účtovníctvo, ktoré sa zameriava na správne vyčíslenie základu dane. Vedenie jednoduchého účtovníctva vyžaduje dôkladné ovládanie daňových zákonov, pretože už pri účtovaní je potrebné každú položku daňovo posúdiť. Vzhľadom na skutočnosť, že v podmienkach slovenskej legislatívy dochádza pomerne často k zmenám, musí podnikateľ neustále sledovať právne normy, ale aj naučiť sa ich správne aplikovať do praxe.

Príklad:
Živnostník začal podnikať v decembri 2011 a v tomto mesiaci uskutočnil predaj nábytku na faktúru v hodnote 10 000,- eur. Faktúra bude uhradená až v januári 2012. Predpokladajme, že v roku 2011 nenastal žiadny iný účtovný prípad. Aký by bol vplyv na výsledok hospodárenia (t. j. základ dane) v sústave jednoduchého a v sústave podvojného účtovníctva?

Podvojné účtovníctvo
V podvojnom účtovníctve je zachytený aj výnos, aj príjem. Výnos je účtovaný v momente vzniku – pri vystavení faktúry. V decembri 2011 by teda podnikateľ účtoval výnos vo výške 10 000,- eur. Inkaso faktúry by podnikateľ účtoval až v roku 2012. Podnikateľský subjekt platí daň z príjmov, nie je to však daň z peňažných prostriedkov, ktoré boli zinkasované, ale výsledok hospodárenia sa vypočíta ako rozdiel medzi výnosmi a nákladmi podnikateľského subjektu (výsledok hospodárenia sa ďalej upravuje o pripočítateľné a odpočítateľné položky na základ dane z príjmov). Z toho vyplýva, že podnikateľský subjekt nemusí mať za predaný tovar/služby zaplatené, ale povinnosť zdaniť výnosy z tohto obchodu mu vznikne. Podnikateľský subjekt sa teda môže dostať do situácie, keď musí odviesť daň z peňazí, ktoré ešte nemá. Tak by to bolo aj v našom príklade, rozdiel medzi výnosmi a nákladmi je (10 000 – 0) v sume 10 000,- eur, čo predstavuje aj základ dane. Podnikateľ by zaplatil daň z príjmov za rok 2011 vo výške 10 000,- x 19 % = 1 900,- eur.

Jednoduché účtovníctvo
V jednoduchom účtovníctve je zachytený len príjem, nie výnos. Výsledok hospodárenia je rozdiel medzi príjmami a výdavkami. O vystavení faktúry sa teda neúčtuje (zaznamená sa iba vznik pohľadávky voči odberateľovi v knihe pohľadávok), príjem je účtovaný až v momente inkasa (zaplatenia) faktúry. V roku 2011 bude teda výsledok hospodárenia, t. j. základ dane nulový a podnikateľ nie je povinný odviesť žiadnu daň z príjmov. V roku 2012, kedy dôjde k inkasu faktúry, podnikateľ tento príjem zdaní (resp. zdaní iba rozdiel medzi zdaniteľnými príjmami a daňovými výdavkami, ktoré vzniknú za účtovné obdobie). Do základu dane v jednoduchom účtovníctve sa započítavajú iba príjmy (ktoré ovplyvňujú základ dane, resp. zdaniteľné príjmy, ktoré vznikajú najmä v súvislosti s predajom výrobkov alebo služieb), teda už zaplatené faktúry. Podnikateľ sa tak nemôže dostať do situácie, kedy musí uhradiť daň z peňazí, ktoré ešte nemá, ako je to v prípade podvojného účtovníctva.

Informačná hodnota

Ďalší významný rozdiel spočíva v informačnej hodnote, ktorú účtovníctvo poskytuje svojim používateľom (v našom prípade podnikateľovi). Výstupy z podvojného účtovníctva majú obvykle väčšiu vypovedaciu schopnosť ako výstupy z jednoduchého účtovníctva, čo dokumentuje aj nasledujúca tabuľka, napr. pri účtovaní nákladov.

V prípade podvojného účtovníctva sa účtuje podvojne na konkrétnych účtoch (v tabuľke uvádzame pre zjednodušenie iba jednu časť podvojného zápisu), a tak je možné sledovať napr. jednotlivé položky nákladov podľa druhov a následne využiť tieto informácie pri riadení firmy. Navyše, ak účtovná jednotka v podvojnom účtovníctve zvolí vhodnú analytickú evidenciu k syntetickým účtom (napr. účet 518 – Ostatné služby si ďalej rozčlení na 518.100 – Poštovné, 518.200 – Nájomné, 518.300 – Telefónne poplatky, 518.400 – Poradenské služby atď.), bude mať presné informácie o vzniku nákladov a výnosov, resp. o stave a pohybe majetku a záväzkov. Pri účtovaní v jednoduchom účtovníctve sa položky výdavkov triedia do niekoľkých skupín, pričom množstvo z nich spadá do prevádzkovej réžie. Podnikateľ potom nemá presné informácie, na čo konkrétne svoje výdavky vynakladá. Podrobnejšie informácie o vzniknutých skutočnostiach v jednoduchom účtovníctve je možné zistiť z pomocných kníh, ktoré si podnikateľ podľa potreby vedie.

V jednoduchom účtovníctve neexistujú účty tak, ako v podvojnom účtovníctve, čím môžu byť informácie o podnikateľskej činnosti nepostačujúce. Účtovný zápis sa v jednoduchom účtovníctve zaznamená do účtovnej knihy účtovným zápisom, napr. ak ide o výdavok z pokladnice alebo z bankového účtu, tento pohyb sa zaznamená v peňažnom denníku (s príslušným členením výdavku na daňový, resp. nedaňový).

Účtovné knihy

Podnikatelia, ktorí vedú účtovníctvo, majú povinnosť viesť účtovné knihy. Účtovné knihy používané v jednoduchom a podvojnom účtovníctve sú však rozdielne. V podvojnom účtovníctve účtovná jednotka (podnikateľ) vedie tieto účtovné knihy:

• denník,
• hlavná kniha.

Denník je účtovná kniha, ktorá zohľadňuje časové hľadisko účtovných zápisov. Zápisy sú zaznamenané chronologicky podľa dátumu, kedy vznikli. Účtovná jednotka môže okrem hlavného denníka vykonávať účtovné zápisy aj do čiastkových denníkov. Najčastejšie sú to pokladničný denník (pokladničná kniha), denník prijatých faktúr (kniha dodávateľských faktúr), denník vystavených faktúr (kniha odberateľských faktúr).

Hlavnou úlohou denníka je preukazovanie, že účtovníctvo je vedené úplne, teda že všetky účtovné prípady v denníku boli zachytené aj na účtoch hlavnej knihy. Pre kontrolu správnosti je možné porovnať denníkový obrat (súčet peňažného stĺpca v denníku) a obraty strany Má dať a Dal na účtoch hlavnej knihy.

Hlavná kniha obsahuje tie syntetické a analytické účty, ktoré účtovná jednotka používa a sú uvedené v účtovom rozvrhu. Patria sem účty aktív, pasív, výnosov, nákladov a uzávierkové účty. Pri uskutočňovaní zápisov do hlavnej knihy sa zohľadňuje vecný princíp - zápisy sú usporiadané systematicky.

Účtovné jednotky, ktoré účtujú v sústave jednoduchého účtovníctva, vedú tieto účtovné knihy:

• peňažný denník,
• kniha pohľadávok a záväzkov,
• pomocné knihy.

Peňažný denník je najdôležitejšou účtovnou knihou jednoduchého účtovníctva. Obsahuje najmä údaje o stave peňažných prostriedkov účtovnej jednotky, príjmoch a výdavkoch v účtovnom období v členení potrebnom na zistenie základu dane z príjmov a priebežných položkách. Zaznamenávajú sa v ňom iba údaje o peňažných operáciách, účtovné zápisy sa vykonávajú chronologicky na základe účtovných dokladov.

Účtovné jednotky môžu viesť jednu aj viacero kníh pohľadávok a záväzkov podľa činností, ktoré účtovná jednotka vykonáva a v rámci týchto kníh je potrebné rozdeliť ich podľa jednotlivých dlžníkov a veriteľov.

Pomocné knihy účtovná jednotka vedie, ak sú potrebné na preukázanie a vykazovanie predmetu účtovníctva v účtovnej závierke. Možno ich rozdeliť na pomocné knihy zložiek majetku a záväzkov. Patria sem knihy dlhodobého majetku, zásob, cenín, pokladničná kniha, kniha účet v banke, kniha rezerv, kniha o záväzkoch z pracovnoprávnych vzťahov a kniha sociálneho fondu.

Štruktúra účtovnej závierky

Účtovné jednotky sú podľa zákona o účtovníctve povinné zostavovať účtovnú závierku. Štruktúra účtovnej závierky je však v účtovných sústavách rozdielna. Účtovnú závierku v sústave podvojného účtovníctva okrem všeobecných náležitostí tvoria tieto súčasti:

• súvaha,
• výkaz ziskov a strát,
• poznámky.

V poznámkach sa môžu uvádzať aj ďalšie účtovné výkazy, ktorými sú:

• prehľad zmien vlastného imania,
• prehľad peňažných tokov.

Účtovná závierka v sústave jednoduchého účtovníctva je zostavovaná z údajov peňažného denníka, knihy pohľadávok a záväzkov, pomocných kníh a z výsledkov inventarizácie majetku a záväzkov. Okrem všeobecných náležitostí pozostáva z nasledujúcich súčastí:

• výkaz o príjmoch a výdavkoch,
• výkaz o majetku a záväzkoch.

Všetky podstatné rozdiely medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom sme zhrnuli do nasledujúcej prehľadnej tabuľky.

Videoprezentáciu, v ktorej nájdete zhrnuté najdôležitejšie rozdiely medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom, si môžete pozrieť tu.

Paušálne výdavky a daňová evidencia

Podnikateľ – fyzická osoba má možnosť namiesto účtovníctva na účely výpočtu základu dane z príjmov viesť daňovú evidenciu. O možnosti vedenia daňovej evidencie a jej porovnanie oproti jednoduchému účtovníctvu, príp. uplatňovaniu paušálnych výdavkov nájdete v nasledovnom článku.

Poznámka: Od roku 2012 by mali byť paušálne výdavky zrušené, pravdepodobne bude možné si namiesto výdavkov, ktoré sa uplatňovali vo výške 40 % z príjmov, odpočítať maximálny limit na úrovni životného minima (fixnú sumu vo výške cca 190 - 200 eur za mesiac).