Účtovanie a evidencia skladových zásob (materiálu, tovaru)

Účtovať príjem a výdaj materiálu a tovaru je možné dvomi spôsobmi, avšak iba niektoré účtovné jednotky majú na výber. Evidenciu zásob je však potrebné viesť vždy. Ako na to?

Podnikatelia, ktorí účtujú v sústave podvojného účtovníctva, majú možnosť vybrať si medzi dvomi spôsobmi účtovania skladových zásob (okrem výnimky), medzi ktoré patrí aj materiál a tovar.

V tomto článku sa zameriame predovšetkým na skladové zásoby v podvojnom účtovníctve, ktoré účtovná jednotka obstaráva nákupom, t. j. materiál a tovar, zadefinujeme si aké spôsoby účtovania skladových zásob poznáme, aj to, ako zaúčtovať materiál a tovar podľa vybraného spôsobu účtovania. V krátkosti sa budeme venovať aj účtovaniu materiálu a tovaru v sústave jednoduchého účtovníctva.

Zásoby v podvojnom účtovníctve – ako sú definované?

Podľa § 17 Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania v podvojnom účtovníctve“) patria zásoby medzi krátkodobý hmotný majetok, pričom zásobami sú:

• materiál,
• nedokončená výroba, polotovary vlastnej výroby, výrobky a zvieratá,
• tovar.

Keďže sa v tomto článku venujeme účtovaniu skladových zásob materiálu a tovaru, zadefinujeme si, čo patrí medzi materiál a čo patrí medzi tovar.

Medzi materiál patrí najmä:

• suroviny, pomocné látky, prevádzkové látky, náhradné dielce, obaly,
• hmotný majetok, ktorého vstupná cena je rovná alebo nižšia ako 1 700 € a doba použiteľnosti dlhšia ako jeden rok, ktorý nebol zaradený do dlhodobého hmotného majetku.

Prečítajte si tiež

Účtovanie zásob vlastnej výroby

Účtovná jednotka bude účtovať o tovare, ak sa nakupuje za účelom predaja, pričom nakúpený tovar sa zachováva v nezmenenej podobe, nepoužíva sa, neprenajíma a nevykonáva sa na ňom technické zhodnotenie. Medzi tovar zaraďujeme aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastných predajní účtovnej jednotky.

Je potrebné vedieť, že o hnuteľných veciach s dobou použiteľnosti najviac jeden rok sa účtuje bez ohľadu na obstarávaciu cenu ako o zásobách.

Ako účtovať zásoby v podvojnom účtovníctve (spôsob A, spôsob B)

Účtovanie obstarania a úbytku zásob, t. j. aj materiálu a tovaru sa vykonáva podľa spôsobu A alebo B, pričom:

• účtovať skladové zásoby spôsobom A môžu všetky účtovné jednotky (podnikatelia), ktoré účtujú v sústave podvojného účtovníctva, pričom povinné účtovanie skladových zásob spôsobom A je pre tie účtovné jednotky, ktoré majú povinnosť overovať účtovnú závierku audítorom,
• účtovať skladové zásoby spôsobom B môžu všetky účtovné jednotky (podnikatelia), ktoré účtujú v sústave podvojného účtovníctva, okrem účtovných jednotiek, ktoré majú povinnosť overovať účtovnú závierku audítorom.

Z vyššie uvedeného vyplýva, že účtovné jednotky, ktoré majú povinnosť overovať účtovnú závierku audítorom, musia účtovať skladové zásoby spôsobom A. Ostatné účtovné jednotky majú na výber medzi spôsobom A a spôsobom B účtovania skladových zásob.

Hlavný rozdiel medzi týmito spôsobmi je v tom, aký prehľad o skladových zásobách sa nachádza v účtovníctve. V prípade účtovania spôsobom A má firma okamžitý prehľad o stave zásob, nakoľko účtuje prírastky zásob do majetku a účtuje taktiež o ich vyskladnení (napr. pri spotrebe materiálu, predaji tovaru a pod.). V účtovníctve sa jednotlivé pohyby účtujú priebežne, preto je z účtovníctva možné zistiť priebežne aj aktuálny stav zásob.

Oproti tomu, pri spôsobe B sa už pri nákupe zásob účtuje do nákladov, nie do majetku (teda materiál priamo do spotreby a tovar ako predaný tovar, hoci v momente nákupu obvykle nie sú spotrebované, resp. predané). Následne, na konci účtovného obdobia sa vykoná fyzická inventúra a až zistený skutočný stav zásob sa zaúčtuje ako konečný stav. Počas roka tak nie je možné z účtovníctva zistiť priebežné údaje o stave zásob.

Evidencia skladových zásob (materiálu, tovaru)

Bez ohľadu na spôsob účtovania majú účtovné jednotky vlastniace zásoby, povinnosť viesť skladovú evidenciu. Skladová evidencia materiálových a tovarových zásob by mala obsahovať informácie o tovaroch a materiáloch, ktoré má podnik na sklade. Skladová evidencia by mohla obsahovať stĺpce ako druh zásob, dátum prijatia na sklad, meno dodávateľa, mernú jednotku, nákupnú cenu, miesto uloženia zásob, množstvo na sklade, hodnotu zásob, dátum vyradenia alebo predajnú cenu za kus. Aké detailné informácie bude podnik v skladovej evidencii zaznamenávať, je v podstate na jeho rozhodnutí – malo by ísť o taký systém, ktorý bude poskytovať informácie aj pre účtovníctvo, aj pre interné potreby firmy.

Prečítajte si tiež

Sklady a vedenie skladovej evidencie

Ak má podnik skladových kariet málo, evidenciu si môže viesť napríklad v Exceli. Ak je skladových kariet viac, efektívnejším riešením je skladový softvér, ktorý je prepojený s  účtovným softvérom. Zo skladového programu sa jednoducho importujú údaje do toho účtovného, a tak dôjde k automatickému zaúčtovaniu dokladov (účtovných prípadov). Navyše, správny softvér môže ušetriť množstvo práce, aj poskytnúť ďalšie užitočné funkcie. Napríklad, podnikový informačný systém ONIX od spoločnosti KROS obsahuje viacero zaujímavých modulov. ONIX poskytuje na rozdiel od klasického skladového programu aj tieto benefity:

• vývoj predaja vybraného druhu tovaru, napr. prehľad ziskovosti a obrátkovosti jednotlivých tovarov – vďaka tomu je možné optimalizovať skladové zásoby tak, aby ste nemali ležiaky a znížili dobu obratu na minimum,
• prepojenie programu s e-shopom – automatická aktualizácia stavu zásob alebo prehľad prijatých objednávok,
• tvorbu rôznych druhov cenníkov,
• hromadné vystavovanie faktúr pre vybraných obchodných partnerov,
• jednoduchú tlač pokladničného dokladu priamo z programu,
• sledovanie efektivity zákazky už priamo na doklade a mnohé ďalšie.

Účtovanie zásob materiálu a tovaru v podvojnom účtovníctve spôsobom A

Prírastky a úbytky nakupovaných skladových zásob, t. j. materiál a tovar sa v priebehu účtovného obdobia účtujú na príslušných účtoch v účtovej triede 1 – Zásoby, t. j. účet 112 – Materiál na sklade a 132 – Tovar na sklade a v predajniach, pričom na stranu Má dať (MD) sa účtujú prírastky a na stranu Dal (D) sa účtujú úbytky zásob.

Pri účtovaní materiálu a tovaru spôsobom A môže účtovná jednotka účtovať o:

1. obstaraní materiálu a tovaru, pričom sa pri účtovaní používajú účty 111 – Obstaranie materiálu alebo 131 – Obstaranie tovaru,
2. vnútroorganizačných službách, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob (t. j. vlastné náklady na spracovanie materiálu sa aktivujú), pričom sa pri účtovaní použije účtová skupina 62 – Aktivácia,
3. prevzatí materiálu a tovaru na sklad, pričom sa pri účtovaní používajú účty 112 – Materiál na sklade alebo 132 – Tovar na sklade a v predajniach,
4. spotrebe materiálu a predaji tovaru, pričom sa pri účtovaní používajú účty účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy alebo 542 – Predaný materiál,
5. inventarizačných rozdieloch materiálu a tovaru, pričom sa pri účtovaní používajú účty:

• 549 – Manká a škody, ak ide o manká,
• 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti, ak ide o prebytky,
• účty účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy, pričom sa účtuje v prospech týchto účtov alebo na ich ťarchu, a to podľa toho, či ide o prebytky z dôvodu nesprávneho účtovania spotreby materiálu alebo predávaného tovaru, alebo o úbytky do výšky noriem prirodzených úbytkov.

Účtovanie materiálu a tovaru spôsobom A v predkontáciách si môžete pozrieť v tabuľke na stiahnutie.

Účtovanie zásob materiálu a tovaru v podvojnom účtovníctve spôsobom B

Ak sa účtovná jednotka rozhodne, že bude prírastky a úbytky účtovať spôsobom B, pri účtovaní skladových zásob, medzi ktoré patrí aj materiál a tovar, spôsobom B nebude:

• využívať účty, ktoré sa týkajú obstarania zásob (napr. 111 – Obstaranie materiálu), nakoľko obstaranie zásob sa účtuje už priamo na príslušné nákladové účty,
• účtovať úbytky zásob.

Postup účtovania spôsobu B je preto v priebehu zdaňovacieho obdobia jednoduchší, nakoľko nakupované zásoby (materiál, tovar) vo výške obstarávacej ceny sa účtujú priamo do spotreby, a to na ťarchu (MD) príslušných nákladových účtov, v prípade nakupovaných zásob ide o účty:

• 501 – Spotreba materiálu,
• 504 – Predaný tovar.

V prípade aktivácie materiálu a tovaru, bude účtovná jednotka účtovať na ťarchu účtu (MD) 501 alebo účtu 504 a súvzťažne s účtom aktivácie zásob, t. j. 621 alebo účet 622.

Účtovná jednotka však musí pri uzavieraní účtovných kníh:

• zaúčtovať začiatočné stavy účtov 112 – Materiál na sklade a 132 – Tovar na sklade do spotreby, nakoľko sa predpokladá, že tieto zásoby boli v priebehu roka spotrebované,
• zaúčtovať stav zásob podľa inventarizácie, aby bolo jasné, aký je stav zásob pri uzavieraní účtovných kníh.

Stavy podľa skladovej evidencie sa totiž považujú za účtovné stavy, ktoré sa porovnajú so skutočne zistenými stavmi, na základe čoho vie účtovná jednotka zistiť inventarizačné rozdiely.

Postup účtovania spôsobom B v prípade zásob materiálu a tovaru nájdete v predkontáciách v tabuľke na stiahnutie.

Ako účtovať zásoby materiálu a tovaru v jednoduchom účtovníctve

Definícia materiálu a tovaru v jednoduchom účtovníctve je rovnaká, ako podľa postupov účtovania v podvojnom účtovníctve, ktorú sme si uviedli vyššie.

V jednoduchom účtovníctve sa prírastky a úbytky materiálu a tovaru účtujú v knihe zásob, a to podľa jednotlivých produktov alebo ich skupín, či podľa potrieb účtovnej jednotky v jednotkách množstva a v peňažných jednotkách. V knihe zásob účtovná jednotka účtuje o prírastkoch a úbytkoch zásob na základe účtovných dokladov, ktorými sú napríklad dodacie listy, výdajky zásob do spotreby a pod.

Okrem evidencie zásob v knihe zásob sa o materiáli a tovare v jednoduchom účtovníctve účtuje aj v peňažnom denníku, a to:

• vo výdavkoch vynaložených na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, v prípade nákupu materiálu a tovaru,
• v príjmoch zahrňovaných do základu dane (predaj tovaru alebo predaj výrobkov a služieb), v prípade predaja materiálu a tovaru.

Upozorňujeme, že z časového hľadiska pohyby materiálu a tovaru v knihe zásob sa nemusia rovnať pohybom peňažných prostriedkov v peňažnom denníku, ktoré súvisia s nákupom alebo predajom materiálu a tovaru. Vyplýva to najmä z toho, že v jednoduchom účtovníctve sa v peňažnom denníku účtuje o príjmoch a výdavkoch v časovom slede, a to na základe úhrady, resp. inkasa napr. faktúry, kým v knihe zásob sa účtuje podľa príjmu, resp. výdaja zásob. Napr. takýto rozdiel vznikne, ak účtovná jednotka na základe dodacieho listu prijala materiál na sklad v októbri 2021, avšak faktúru uhradila až v novembri 2021.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.