Ak sa podnikateľ rozhodne zamestnať prvého zamestnanca, čaká ho množstvo povinností vyplývajúcich z rôznych zákonov. Prečítajte si, čo obnáša zamestnávanie na Slovensku.
Na úvod je vhodné uviesť, aká veľká je skupina zamestnávateľov na Slovensku. Od januára 2019 do konca júna 2019 bolo mesačne v priemere 184 432 zamestnávateľov a 2 413 757 pracovnoprávnych vzťahov. Z tohto počtu pracovalo mesačne v priemere 16,29 % zamestnancov na dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru a 83,71 % zamestnancov bolo v pracovnom pomere. Teraz prejdime na fakty, ktoré súvisia so zamestnaním prvého zamestnanca, resp. zamestnávaním ako takom na Slovensku.
1. Ak sa chystáte zamestnávať ľudí, naštudujte si 20 zákonov a 20 ďalších predpisov
Zákonov a nižších právnych predpisov (t.j. vyhlášok, nariadení či opatrení), ktoré sa týkajú oblasti zamestnávania, je veľké množstvo. Každý z nich upravuje určitú špecifickú oblasť – sociálne poistenie, zdravotné poistenie, daňové povinnosti, BOZP, ochranu osobných údajov, archiváciu a pod. Akousi „Bibliou“ v zamestnávaní je Zákonník práce, avšak dodržiavať je potrebné každý jeden z nich.
Niektoré zákony, príp. vyhlášky sa nového zamestnávateľa nemusia týkať, napríklad ak nebude zamestnancov vysielať na pracovné cesty, zákon o cestovných náhradách nepotrebuje ovládať. Uvádzame však zákony, ktoré sú z hľadiska zamestnávania relevantné a je pravdepodobné, že sa s nimi zamestnávateľ stretne. Prvých 16 uvedených zákonov sa týka zamestnávateľa takmer vždy.
- Zákonník práce
- Antidiskriminačný zákon
- Zákon o inšpekcii práce
- Zákon o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní
- Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci
- Zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia
- Zákon o zdravotnom poistení
- Zákon o sociálnom poistení
- Zákon o dani z príjmov
- Zákon o správe daní (daňový poriadok)
- Zákon o ochrane osobných údajov
- Zákon o sociálnom fonde
- Zákon o minimálnej mzde
- Zákon o archívoch a registratúrach
- Zákon o ochrane pred požiarmi
- Zákon o službách zamestnanosti
- Zákon o cestovných náhradách
- Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca
- Zákon o štátnej štatistike
- Zákon o doplnkovom dôchodkovom sporení
Týchto dvadsať zákonov týkajúcich sa zamestnávania má spolu až 1 541 strán (v PDF v elektronickej zbierke zákonov v systéme Slov-Lex). Uvádzame všetky strany, ktoré tieto zákony majú, nielen tie, ktoré súvisia s povinnosťami zamestnávateľa, takže reálny počet strán, ktorý musí zamestnávateľ poznať, je nižší. Avšak, len Zákonník práce, ktorý sa celý zaoberá zamestnávaním, má 123 strán.
Okrem zákonov je potrebné sa riadiť taktiež vyhláškami (napríklad vyhláškou Ministerstva zdravotníctva SR o podrobnostiach o faktoroch práce a pracovného prostredia vo vzťahu ku kategorizácii prác z hľadiska zdravotných rizík a o náležitostiach návrhu na zaradenie prác do kategórií v z.n.p.), opatreniami (napríklad opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR o sumách stravného v z.n.p.), či nariadeniami (napríklad nariadením vlády SR, ktorým sa ustanovuje suma minimálnej mzdy na rok 2019 v z.n.p.). Nižších právnych prepisov, ktoré sa týkajú oblasti zamestnávania, je tiež približne dvadsať.
2. Zákony týkajúce sa zamestnávania sa menia v priemere každých 10 dní
Časté zmeny v zákonoch sú komplikáciou nielen pri zamestnávaní, ale v podnikaní celkovo. Zákony upravujúce zamestnávanie zamestnancov sa spolu v priemere za roky 2014 – 2018 menili 36-krát za kalendárny rok. To v prepočte na dni znamená, že približne každých 10 dní sa zmení niektorý zo zákonov upravujúcich zamestnávanie zamestnancov. Aj v tomto prípade uvádzame všetky novely zákonov, teda je pravdepodobné, že nie každá zmena sa týkala problematiky zamestnávania, avšak tieto zmeny je potrebné neustále sledovať.
Potvrdzuje to aj Marek Polic, garant ekonomických programov zo spoločnosti KROS a. s.: „Legislatívne zmeny sú u nás naozaj veľmi časté. Pre mzdárov môžu predstavovať skutočný časový problém. Už len zmena niektorého z povinných tlačív znamená pre nich hľadanie a zisťovanie. Našou snahou je zapracovať do softvérov všetky legislatívne zmeny v dostatočnom predstihu, a tým im prácu zjednodušiť.“ Dodáva, že v ich firme sledujú celý legislatívny proces legislatívne analytičky, ktoré napomáhajú hladkému priebehu zapracovania všetkých legislatívnych požiadaviek.
V tabuľke uvádzame prehľad, ako často sa novelizovali zákony upravujúce zamestnávanie, v roku 2018.
| Zákon | Počet noviel v roku 2018 |
|---|---|
| Zákonník práce | 1 |
| Zákon o rovnakom zaobchádzaní v niektorých oblastiach a o ochrane pred diskrimináciou (antidiskriminačný zákon) | 0 |
| Zákon o inšpekcii práce | 0 |
| Zákon o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní | 1 |
| Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci | 0 |
| Zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia | 3 |
| Zákon o zdravotnom poistení | 4 |
| Zákon o sociálnom poistení | 10 |
| Zákon o dani z príjmov | 5 |
| Zákon o správe daní (daňový poriadok) | 2 |
| Zákon o ochrane osobných údajov | 0 |
| Zákon o sociálnom fonde | 1 |
| Zákon o minimálnej mzde | 1 |
| Zákon o archívoch a registratúrach | 1 |
| Zákon o ochrane pred požiarmi | 1 |
| Zákon o službách zamestnanosti | 5 |
| Zákon o cestovných náhradách | 1 |
| Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca | 0 |
| Zákon o štátnej štatistike | 1 |
| Zákon o doplnkovom dôchodkovom sporení | 3 |
| Spolu | 40 |
3. Nový zamestnávateľ má len pri začatí zamestnávania približne 24 povinností
Ak sa rozhodnete zamestnávať ľudí, povinnosti vám vznikajú ešte skôr, než zamestnanca prijmete. Napríklad, novou povinnosťou od roku 2019 je, že ak plánujte zamestnať zamestnanca na pracovný pomer, máte povinnosť oznámiť voľné pracovné miesto a jeho charakteristiku príslušnému úradu práce, sociálnych vecí a rodiny. Vyhotovením pracovno-právnych dokumentov, rôznych čestných vyhlásení na podpis, registračnými povinnosťami v Sociálnej a príslušnej zdravotnej poisťovni, aj na daňovom úrade, sa povinnosti nekončia. Rôzne povinnosti zamestnávateľa sa týkajú aj oblasti ochrany osobných údajov, bezpečnosti a zdravia pri práci (BOZP) a ochrany pred požiarmi. Len pri nástupe zamestnanca sme týchto možných povinností kvantifikovali 24. Podrobné informácie o povinnostiach si prečítajte v článku Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca
Samostatnou kapitolou sú tiež povinnosti zamestnávateľa, ktoré pribúdajú s rastúcim počtom zamestnancov, napr. platenie koncesionárskych poplatkov od 3 a viac zamestnancov, zamestnávanie osôb so zdravotným postihnutím (resp. odvádzanie odvodov za nesplnenie povinnosti) od 20 zamestnancov, či množstvo povinností pre zamestnávateľov s 50 a viac zamestnancami, napríklad poskytovanie príspevkov na rekreáciu zamestnancov. Viac informácií nájdete v článku Povinnosti zamestnávateľa nad 50 zamestnancov
4. Pripravte sa na vyplnenie 16 dokumentov
Aj v tomto prípade platí, že pravdepodobne nie každý dokument budete vypĺňať, avšak môže ísť až o 16 dokumentov. Taktiež môže zamestnávateľ so zamestnancom uzavrieť rôzne ďalšie dohody, napr. dohodu o hmotnej zodpovednosti, či dohodu o zrážkach zo mzdy, ktoré sme nezapočítavali. Už pred vznikom pracovného pomeru, pri hľadaní zamestnanca, je potrebné vyplniť nahlášku voľných pracovných miest. Samozrejmosťou je pracovná zmluva, príp. dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru. Nasledujú žiadosť o registráciu na daňovom úrade, registračný list zamestnávateľa pre Sociálnu poisťovňu či oznámenie o vzniku platiteľa poistného pre zdravotnú poisťovňu. Samostatné tlačivá sú pre prihlásenie zamestnanca do Sociálnej a zdravotnej poisťovne. Potrebujete tiež uzatvoriť dohodu o používaní elektronických služieb so Sociálnou poisťovňou, od troch zamestnancov povinne aj so zdravotnou poisťovňou.
Špecifické sú dokumenty týkajúce sa samotného zamestnanca. Vyhotovenie a podpísanie týchto dokumentov nepatrí medzi povinnosti zamestnávateľa (t. j. nehrozia mu ani sankcie), avšak v praxi tieto dokumenty obvykle zabezpečuje zamestnávateľ a sám ich predkladá svojmu novému zamestnancovi, najmä z dôvodu, aby bol zamestnanec správne prihlásený v Sociálnej poisťovni (napr. s odvodovou výnimkou) a aby mu správne vypočítaval mzdu, preto ich priraďujeme k dokumentom, ktoré vyplňuje zamestnávateľ. Ide napríklad o vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu, či rôzne oznámenia a čestné vyhlásenia. Viac sa dočítate v článku Doklady pri nástupe do zamestnania
Pri plnení mnohých povinností, ako aj eliminovaní chýb, môže zamestnávateľovi pomôcť softvér pre mzdy a personalistiku. Marek Polic, garant ekonomických programov zo spoločnosti KROS a. s. tvrdí: „Kvalitný mzdový softvér si ľahko poradí s vyplnením tlačív pre jednotlivé inštitúcie. Väčšinou stačí len zadať vstupné údaje o zamestnávateľovi a program už doplní požadované údaje pre registráciu firmy do príslušných tlačív. Softvér vie pomôcť aj s prípravou pracovnoprávnych dokumentov pri uzatváraní pracovných vzťahov, ako sú pracovné zmluvy a dohody. Vyplnenie všetkých potrebných údajov v dokumentoch zabezpečuje v našom softvéri OLYMP automatická kontrola, ktorá prebieha pri ukladaní údajov. Veľkou pomôckou pre zamestnávateľov sú aj predpripravené dokumenty. Nemusia tak myslieť na všetky povinnosti, ktoré im vznikajú pri zamestnaní prvého zamestnanca. Sú to napríklad oboznámenie so spracúvaním osobných údajov, vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb, či prihlásenie zamestnanca do Sociálnej a zdravotnej poisťovne.“
V oblasti BOZP je potrebné mať vypracovaný posudok o riziku s kategorizáciou prác, dokument o posúdení rizika a v niektorých prípadoch zabezpečiť aj lekárske posudky o zdravotnej spôsobilosti na prácu.
Ak vám mzdy bude spracúvať externá firma (napr. účtovník), ste povinní uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov.
Konkrétne povinnosti spolu s príslušným tlačivom nájdete v článku Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca
5. Maximálna výška pokút pri začatí zamestnávania je 831 748,92 eur
Za neplnenie povinností sú zamestnávateľovi ukladané pokuty v určitých intervaloch. V niektorých prípadoch ide o pokuty, ktoré je možné uložiť (t. j. kontrolný orgán ne/rozhodne o uložení pokuty), v mnohých prípadoch však ide o zákonnú povinnosť pokutu uložiť. Napríklad, za neplnenie daňových povinností sa ukladajú pokuty vždy. Iný prípad je napríklad registrácia zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne. V tomto prípade môže (t. j. nemusí) Sociálna poisťovňa uložiť pokutu až do 16 596,96 eura.
Sumárne je maximálna výška pokút až do výšky 831 748,92 eur. Ak by boli porušené aj povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov (GDPR), maximálne pokuty by sa zvýšili o 20 000 000 eur.
O výške pokút pri porušení jednotlivých povinností pri začatí zamestnávania si prečítajte v článku Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca.
