Monitorovanie služobných vozidiel a GDPR

Monitoring služobných vozidiel zamestnancov si podnikatelia čoraz viac obľubujú. Aké požiadavky v oblasti ochrany osobných údajov musia byť zo strany zamestnávateľa pri monitorovaní služobného auta prostredníctvom GPS lokalizátora dodržané podľa pravidiel GDPR od 25.5.2018?

V dnešnej dobe často zamestnávatelia inštalujú do svojich služobných áut GPS lokalizátory (napr. do vozidiel taxislužby, kuriérskych vozidiel a pod.). Ide o zariadenia, ktoré dokážu sledovať pohyb auta a zistiť jeho aktuálnu pozíciu. Ich hlavným účelom je predovšetkým ochrana majetku zamestnávateľa pred zneužitím alebo odcudzením služobného vozidla, ale tiež kontrola využívania pracovného času zamestnanca. GPS lokalizátory môžu byť používané buď online na zistenie aktuálnej polohy služobného auta bez uchovávania záznamov, alebo s uchovávaním záznamov, ktoré potom zamestnávateľ ďalej spracúva. Použitie týchto sledovacích zariadení je teda úzko spojené so spracúvaním osobných údajov zamestnancov.

Aké osobné údaje sa pri monitorovaní služobného auta (vozidla) spracúvajú a na aký účel?

Zamestnávateľ, ktorý v služobných autách používa GPS lokalizátory, si musí uvedomiť, že tým zhromažďuje údaje nielen o vozidle, ale aj o samotnom zamestnancovi, ktorý toto služobné vozidlo používa (zamestnanec sa do systému v služobnom aute musí prihlásiť prostredníctvom svojich osobných údajov alebo nejakých iných špecifických údajov, na základe ktorých je identifikovateľný). Údaje o polohe služobného auta automaticky určujú aj polohu zamestnanca a dokonca poskytujú tiež údaje o jeho správaní na ceste (napr. rýchlosť jazdy).

Zamestnávateľ pri monitorovaní služobného vozidla spracúva osobné údaje zamestnanca, ktorý služobné vozidlo používa, a to konkrétne:

• údaje z knihy jázd (evidenčný doklad zamestnávateľa) – napr. meno vodiča, označenie vozidla, dátum, trasa a účel cesty a i.,
• jeho lokalizačné údaje získané GPS lokalizátorom (všeobecný osobný údaj).

Účelom spracúvania týchto údajov je hlavne kontrola dodržiavania pracovnoprávnych povinností zamestnanca pri použití služobného vozidla a tiež ochrana majetku zamestnávateľa.

Je podľa GDPR na monitorovanie služobného auta (vozidla) potrebný súhlas zamestnanca?

Zamestnávateľ môže spracúvať osobné údaje zamestnanca získané GPS lokalizátorom zo služobného vozidla bez jeho súhlasu, ak tieto údaje spracúva na základe:

1. svojho oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f/ GDPR) - napr. na účel ochrany svojho majetku (služobného auta),
2. osobitného zákona (čl. 6 ods. 1 písm. c/ GDPR), t. j. na základe § 13 ods. 4 Zákonníka práce, kedy sa však na monitorovanie zamestnancov vyžaduje splnenie týchto podmienok:

• preukázanie existencie vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činnosti zamestnávateľa na narúšanie súkromia zamestnanca,
• informovanie zamestnanca o monitorovaní, a to vždy vopred pred začatím monitorovania, vrátane rozsahu kontroly, spôsobe jej uskutočnenia a dobe jej trvania (napr. v internom predpise, s ktorým sa zamestnanec preukázateľne oboznámil),
• prerokovanie monitorovania so zástupcami zamestnancov, ak u zamestnávateľa pôsobia.

Najčastejšie je však právnym základom spracúvania lokalizačných údajov zamestnanca oprávnený záujem zamestnávateľa.

Na monitorovanie služobného auta použitého zamestnancom na služobnú cestu sa jeho súhlas nevyžaduje.

Monitorovanie služobného vozidla prostredníctvom GPS lokalizátora však musí zamestnávateľ obmedziť len na nevyhnutný rozsah zaznamenávaných osobných údajov zamestnanca, a to v rámci účelu, pre ktorý boli zhromaždené. Uchovávať ich môže len po nevyhnutnú dobu (spravidla podľa registratúrneho poriadku a plánu).

Zamestnávateľ by mal tiež zabezpečiť, aby bolo monitorovanie vozidiel z hľadiska jeho trvania primerané, t. j., aby trvalo len niekoľko dní alebo týždňov (napr. monitorovanie vozidla pri služobnej ceste zamestnanca do iného mesta). Rozsiahlejšie monitorovanie alebo sústavné monitorovanie služobného vozidla môže zamestnávateľ realizovať len v prípade existencie závažných dôvodov spočívajúcich najmä v povahe či predmete jeho činnosti (napr. monitorovanie vozidla pri každodennom výkone práce taxikára).

Príklad: Autodopravca, ktorý pre potreby svojej podnikateľskej činnosti musí mať zdokladované, kde a kedy bol tovar doručený, môže svoje služobné vozidlá monitorovať sústavne.

Nezabúdať na splnenie informačnej povinnosti zamestnávateľa podľa GDPR

Zamestnávateľ si pri získavaní osobných údajov zamestnancov prostredníctvom GPS lokalizátora musí splniť informačnú povinnosť, t. j. musí zamestnanca informovať o tom, že služobné vozidlo, ktoré používa, je monitorované (napr. nápisom umiestneným priamo v aute v zornom poli vodiča), aké údaje budú spracúvané a v akom rozsahu.

GDPR požaduje, aby zamestnávateľ informoval zamestnanca najmä o:

• svojej totožnosti a kontaktných údajoch,
• druhu osobných údajov, ktoré budú spracovávané,
• účele spracúvania a právnom základe spracúvania,
• dobe spracúvania osobných údajov,
• právach zamestnanca a i.

Použitie služobného auta na súkromné účely zamestnanca

Monitorovať pohyb služobného auta počas pracovnej doby je možné bez súhlasu zamestnanca, ktorý ho používa. Čo však v prípade, ak má zamestnanec povolenie používať služobné auto pre osobnú potrebu?

Zamestnávateľ by mal v prvom rade v interných predpisoch určiť, či je služobné vozidlo možné používať len na služobné cesty alebo aj na súkromné účely a následne tomu prispôsobiť aj rozsah monitorovania zamestnanca GPS lokalizátorom vo vozidle. Väčšina GPS aplikácii umožňuje nastavenie na služobnú a súkromnú jazdu.

1. Zamestnávateľ povolil použitie služobného auta na súkromné účely

V praxi dochádza k prípadom, kedy zamestnávateľ dovolí svojim zamestnancom využívať služobné autá aj na súkromné účely (tzv. zamestnanecký nepeňažný benefit). Zamestnanec tak môže ísť na služobnom aute mimo pracovného času napríklad k lekárovi, na nákupy alebo odviesť svoje deti do školy. V takýchto prípadoch by ale zamestnávateľ nemal služobné auto zamestnanca monitorovať, pretože by mohlo ísť o neprimeraný zásah do súkromia zamestnanca bez legálneho záujmu zamestnávateľa. Niektorí odborníci jednoznačne uvádzajú, že takéto monitorovanie je absolútne zakázané. Nie je možné využiť ani formu súhlasu zamestnanca, t. j., že s používaním GPS lokalizátora v služobnom aute pri súkromných jazdách súhlasí.

Jednoducho povedané, zamestnávateľ nesmie od zamestnanca pri súkromných jazdách požadovať používanie GPS lokalizátora. Zamestnanec by tak mal mať možnosť vypnúť sledovanie polohy vždy, keď ho k tomu oprávňujú zvláštne okolnosti (napr. návšteva lekára). Preto odporúčame monitorovanie prostredníctvom GPS lokalizátora v služobnom aute pred každou súkromnou jazdou vypnúť alebo obmedziť (v niektorých GPS lokalizátoroch je dostupná funkcia skrývanie súkromných jázd). Súkromné jazdy tak nebudú zobrazované v grafickej forme na mape, ani v textovej forme v elektronickej knihe jázd. Služobné vozidlo počas súkromnej jazdy nebude možné lokalizovať v reálnom čase, ani identifikovať cieľ či trasu vykonanej súkromnej jazdy.

2. Zamestnávateľ zakázal použitie služobného auta na súkromné účely

V prípade, ak zamestnávateľ v interných predpisoch stanovil zamestnancom zákaz používania služobných vozidiel na súkromné účely, môže tieto vozidlá cez GPS lokalizátor monitorovať v súlade s právnym poriadkom aj vtedy, keď zamestnanec služobné vozidlo použije na svoje súkromné účely (použije ho neoprávnene).

Stručný prehľad situácií monitorovania vozidla v súvislosti s GDPR

Na záver ešte raz upozorňujeme, že je veľmi dôležité zaistiť, aby GPS lokalizátor v služobnom vozidle neslúžil k sledovaniu zamestnanca počas jeho súkromných jázd, ak ich má zamestnanec od zamestnávateľa dovolené.

Viac o GDPR nájdete v diskusnej relácii Poďme k veci na tému GDPR - nový nový míľnik v ochrane súkromia alebo zbytočná byrokracia