Používate bezpečnostné kamery na monitorovanie svojich priestorov alebo zamestnancov? Prinášame stručný prehľad povinností, ktoré si podľa GDPR musíte splniť.
Európske nariadenie o ochrane osobných údajov, známe pod skratkou GDPR, účinné od 25. 5. 2018, prinieslo zmenu podmienok používania bezpečnostných kamerových systémov. Od konca mája 2018 tak musí byť monitorovanie kamerovým systémom zosúladené s týmto nariadením.
Aké osobné údaje sa spracúvajú pri monitorovaní zamestnancov kamerovým systémom?
Ak zamestnávateľ (prevádzkovateľ) využíva na monitorovanie svojich zamestnancov kamerový systém, musí si byť vedomý, že tým dochádza k spracúvaniu osobných údajov zamestnancov. Spracúvaným osobným údajom je hlavne snímka schopná identifikovať zamestnanca (najmä jeho tvár) zachytená na kamerovom zázname.
Dotknutou osobou (osobou, ktorej osobné údaje sa spracúvajú) je teda zamestnanec, ale môžu ňou byť aj iné osoby – tie, ktoré sa nachádzajú v monitorovaných priestoroch zamestnávateľa (napr. zákazníci, dodávatelia atď.).
Aký je účel spracúvania osobných údajov pri monitorovaní zamestnancov kamerovým systémom?
Používanie kamerových systémov na monitorovanie zamestnancov sa vo všeobecnosti považuje za narušenie ich súkromia. Preto zamestnávateľ pri kontrole Úradom na ochranu osobných údajov SR musí preukázať, že kamery používa dôvodne, teda na konkrétny účel. Napríklad musí dokázať, že v minulosti sa v jeho priestoroch vyskytli bezpečnostné incidenty (napr. vlámanie, zničenie alebo únik dát), a preto používa kamery na účel ochrany svojho majetku alebo ochrany bezpečnosti.
Účel spracúvania osobných údajov získaných kamerovým systémom môže byť napríklad:
- kontrola plnenia (dodržiavania) pracovných povinností zamestnancov zo strany zamestnávateľa,
- ochrana majetku zamestnávateľa,
- ochrana zdravia a bezpečnosti zamestnancov,
- ochrana verejného poriadku.
Aký je právny základ spracúvania osobných údajov pri monitorovaní zamestnancov kamerovým systémom?
Zamestnávateľ môže osobné údaje získané monitorovaním zamestnancov prostredníctvom kamerového systému spracúvať:
- Ak je to nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti zamestnávateľa, resp. je to nevyhnutné podľa osobitného zákona alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je SR viazaná (čl. 6 ods. 1 písm. c/ GDPR a § 13 ods. 1 písm. c/ nového zákona o ochrane osobných údajov) – napr. podľa Zákonníka práce (§ 13 ods. 4), kedy môžu byť osobné údaje takto získané spracúvané na účel kontroly plnenia pracovných povinností zamestnancov.
- Ak je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov zamestnávateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f/ GDPR a § 13 ods.1 písm. f/ nového zákona o ochrane osobných údajov) – napr. na účely ochrany majetku zamestnávateľa alebo ochrany zdravia zamestnancov. Oprávnený záujem zamestnávateľa (napr. ochrana jeho majetku) však nesmie prevažovať nad ochranou základných práv a slobôd zamestnanca (napr. nad ochranou jeho súkromia) – tzv. zásada proporcionality.
Ak zamestnávateľ spracúva osobné údaje zamestnancov získané kamerovým systémom na základe niektorého z vyššie uvedených právnych titulov (právnych základov) nepotrebuje na ich spracúvanie súhlas zamestnancov.
Ak má kamerový systém monitorovať výlučne zamestnancov, je dôležité, aby takýto monitoring bol v súlade so Zákonníkom práce (§ 13 ods. 4), ktorý ustanovuje pre zamestnávateľa presné podmienky:
- preukázať existenciu vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činnosti zamestnávateľa na narúšanie súkromia zamestnanca,
- informovať zamestnanca o monitorovaní kamerovým systémom vždy vopred ešte pred začatím monitorovania, (napr. v internom predpise, s ktorým sa zamestnanec preukázateľne oboznámil), vrátane rozsahu monitorovania, spôsobe jeho uskutočnenia a dobe trvania,
- prerokovať monitorovanie so zástupcami zamestnancov (ak pôsobia na pracovisku) najmä rozsah takejto kontroly, spôsob jej uskutočnenia, ako aj dobu jej trvania.
Právnym základom spracúvania osobných údajov zamestnancov tak bude osobitný zákon – Zákonník práce.
Pokiaľ kamerový systém zamestnávateľa monitoruje aj iné osoby než zamestnancov (napr. zákazníkov v obchode), je vždy potrebné starostlivo určiť účel tohto monitorovania (napr. ochrana majetku zamestnávateľa). Na monitorovanie iných osôb nie je potrebný ich súhlas, pretože zamestnávateľ môže ich snímky tváre zachytené na kamerovom zázname spracúvať na základe svojho oprávneného záujmu, teda ochrany jeho majetku.
Aká je doba spracúvania osobných údajov získaných monitorovaním zamestnancov kamerovým systémom?
Doba spracúvania osobných údajov, ktoré zamestnávateľ získal prostredníctvom monitorovania zamestnancov kamerovým systémom (kamerové záznamy), by mala byť nevyhnutná a mala by sa riadiť registratúrnym plánom a registratúrnym poriadkom zamestnávateľa. Vždy musí byť čo najkratšia, za účelom splnenia zásady minimalizácie uchovávania osobných údajov.
Ak je účelom spracúvania takýchto údajov kontrola dodržiavania pracovných povinností zamestnanca, maximálna doba ich uchovávania by nemala presiahnuť dobu možnosti uloženia sankcie v pracovnom vzťahu za porušenie povinností (napríklad môže byť určená v internom predpise zamestnávateľa). Ak je účelom ochrana majetku alebo iných oprávnených hodnôt zamestnávateľa je potrebné pri dobe uchovávania osobných údajov zohľadniť aj osobitné právne predpisy, ktoré stanovujú lehotu uchovania dát. V SR vo všeobecnosti platí 15 dňová zákonná lehota na uchovávanie kamerových záznamov. Po jej uplynutí by mali byť kamerové záznamy automaticky vymazávané.
Informačná povinnosť zamestnávateľa podľa GDPR
Pred začatím používania kamerových systémov na pracovisku si musí zamestnávateľ splniť informačnú povinnosť. Je nutné, aby zamestnanci boli vopred zrozumiteľne informovaní o spracúvaní ich osobných údajov prostredníctvom kamier.
GDPR požaduje, aby zamestnávateľ informoval zamestnanca najmä o:
- svojej totožnosti a kontaktných údajoch,
- druhu osobných údajov, ktoré budú spracovávané (snímky tváre),
- účele spracúvania (kontrola povinností, ochrana zdravia)a právnom základe spracúvania (oprávnený záujem zamestnávateľa),
- dobe spracúvania osobných údajov,
- právach zamestnanca (právo na prístup k osobným údajom, na obmedzenie alebo vymazanie osobných údajov) a i.
Tiež je dôležité, aby informácie o monitorovanom objekte/priestore zamestnávateľa boli na viditeľných miestach, napr. aby pri všetkých vstupoch do monitorovaných objektov bola značka zvýrazňujúca používanie kamerového systému spolu s údajmi zamestnávateľa. Monitorovaný priestor tiež môže byť označený vhodným piktogramom spolu s odkazom na podrobnejšie informácie o monitorovaní (napr. na webovej stránke zamestnávateľa).
Príklad na splnenie informačnej povinnosti podľa GDPR
UPOZORNENIE!
Priestor je monitorovaný kamerovým systémom so záznamom
Prevádzkovateľ: AB s.r.o., Hlavná 20, 811 01 Bratislava, IČO: 01 255 123
Informácie o spracúvaní osobných údajov kamerovým systémom sú dostupné na www.ab.sk
Za porušenie informačnej povinnosti (nesplnenie alebo porušenie práv zamestnanca) hrozí zamestnávateľovi pokuta do výšky 20 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 4 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia.
Ako správne zabezpečiť monitorovanie zamestnancov kamerovým systémom
Zamestnávateľ musí:
- určiť účel, na ktorý chce použiť kamerový systém (napr. na ochranu majetku),
- určiť právny základ spracúvania osobných údajov kamerovým systémom (napr. oprávnený záujem),
- zvoliť spôsob monitorovania kamerovým systémom, ktorý bude čo najmenej zasahovať do súkromia zamestnanca (napr. použitie kamery, ktorá vyhotovuje sekvenčné fotografie namiesto kamery, ktorá neustále monitoruje priestor), ak je to dostačujúce na dosiahnutie daného účelu,
- splniť vopred informačnú povinnosť vo vzťahu k zamestnancom, ktorí budú monitorovaní (t. j. oboznámiť zamestnancov s podmienkami monitoringu),
- splniť vopred prerokovacie a informačné povinnosti, ak ide o monitoring zamestnancov na základe Zákonníka práce (§ 13 ods. 4),
- vykonať test proporcionality, ak ide o monitoring zamestnancov na účely ochrany jeho oprávnených záujmov (t. j. porovnať či oprávnený záujem zamestnávateľa neprevažuje nad ochranou základných práv a slobôd zamestnanca),
- správne označiť monitorované priestory (t. j. uviesť údaje zamestnávateľa spolu s odkazom na podrobnejšie informácie na webe),
- vypracovať záznam o spracovateľských činnostiach pre každý účel monitorovania zvlášť, ak sa vyžaduje (to je povinnosťou len zamestnávateľa, ktorý zamestnáva viac ako 250 zamestnancov),
- uchovávať osobné údaje získané kamerovým systémom (kamerové záznamy) čo najkrajší čas.
