Prehľad najdôležitejších povinností, ktoré si musí plniť každý podnikateľ, ktorý sa rozhodol zamestnať čo i len jedného zamestnanca.
V Slovenskej republike bolo v roku 2017 mesačne v priemere 177 707 zamestnávateľov a 2 406 072 pracovnoprávnych vzťahov. Zamestnávanie zamestnancov je oblasťou, ktorá je upravená mnohými predpismi. Tie ukladajú zamestnávateľovi množstvo povinností, ktorých nedodržanie je sankcionované vysokými pokutami. V tomto článku nájdete prehľad základných povinností, ktoré sa budú podnikateľa týkať od momentu, keď zamestná na pracovnú zmluvu alebo dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru prvého zamestnanca.
Povinnosti zamestnávateľa pri uzatvorení pracovnoprávneho vzťahu
Čo nesmie chýbať v pracovnej zmluve
Pracovný pomer vzniká odo dňa, ktorý bol dohodnutý v pracovnej zmluve ako deň nástupu do práce. Pred nástupom do práce je ale potrebné s fyzickou osobou uzatvoriť pracovnú zmluvu. Povinnosťou zamestnávateľa je v pracovnej zmluve dohodnúť so zamestnancom podstatné náležitosti, ktorými sú:
- druh práce,
- miesto výkonu práce,
- deň nástupu do práce,
- mzdové podmienky,
- výplatné termíny,
- pracovný čas,
- výmera dovolenky a
- dĺžka výpovednej doby.
Pracovná zmluva musí mať písomnú podobu a jedno jej písomné vyhotovenie je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi.
Zaujímavé fakty o začatí zamestnávania spoločne s prehľadnou infografikou nájdete v článku 5 faktov o zamestnávaní prvého zamestnanca + infografika
Na čo nezabudnúť pri uzatváraní dohôd
Podobne aj v prípade dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný dohodnúť so zamestnancami niektoré podstatné náležitosti týchto pracovnoprávnych vzťahov. Jedno vyhotovenie dohody je potrebné vydať zamestnancovi. Dohoda o vykonaní práce musí byť uzatvorená v písomnej podobe a musí v nej byť:
- vymedzená pracovná úloha,
- dohodnutá odmena za jej vykonanie,
- dohodnutá doba, v ktorej sa má pracovná úloha vykonať, a
- rozsah práce, ak jej rozsah nevyplýva priamo z vymedzenia pracovnej úlohy.
Dohodu o brigádnickej práci študentov je zamestnávateľ tiež povinný uzatvoriť so zamestnancom písomne a musí v nej byť uvedená dohodnutá práca, dohodnutá odmena za vykonanú prácu, dohodnutý rozsah pracovného času a doba, na ktorú sa dohoda uzatvára.
Dohoda o pracovnej činnosti musí mať tiež písomnú podobu a musí v nej byť:
- uvedená dohodnutá práca,
- dohodnutá odmena za vykonanú prácu,
- dohodnutý rozsah pracovného času a doba, na ktorú sa dohoda uzatvára.
Povinnosť registrácie zamestnávateľa na daňovom úrade ako platiteľa dane
Zamestnávateľ má povinnosť zamestnancovi zo mzdy zraziť a daňovému úradu odviesť daň z príjmov zo závislej činnosti. Na tento účel je zamestnávateľ povinný v lehote do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po uplynutí mesiaca, v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň, požiadať daňový úrad o registráciu za platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti.
V praxi je už zamestnávateľ častokrát na daňovom úrade registrovaný pre daň z príjmov (napríklad z dôvodu podnikania). Vtedy je povinný do 30 dní odo dňa, v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň, oznámiť daňovému úradu skutočnosť, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti.
Prihlásenie zamestnávateľa a zamestnancov do Sociálnej poisťovne
V súvislosti so sociálnym poistením je zamestnávateľ povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. Ďalšou povinnosťou zamestnávateľa je prihlásiť zamestnancov do Sociálnej poisťovne (do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia) pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.
Prihlásenie zamestnávateľa a zamestnancov do zdravotnej poisťovne
Zamestnávateľ sa zamestnaním zamestnanca stáva aj platiteľom zdravotného poistenia a túto skutočnosť (vznik platiteľa poistného) je povinný oznámiť do ôsmich pracovných dní odo dňa vzniku platiteľa poistného (odo dňa, kedy sa stal zamestnávateľom zamestnaním prvého zamestnanca) zdravotnej poisťovni. Za zamestnancov je zmenu platiteľa poistného povinný oznámiť ich zamestnávateľ príslušnej zdravotnej poisťovni najneskôr do ôsmich pracovných dní od začatia výkonu závislej práce. V súvislosti týmito povinnosťami existuje aj niekoľko výnimiek, kedy sa postupuje odlišne, no v tomto článku sa im venovať bližšie nebudeme.
Zamestnávateľ musí seba a aj svojich zamestnancov registrovať v poisťovniach.
Podrobné informácie o povinnostiach zamestnávateľa pri zamestnaní zamestnanca na pracovnú zmluvu nájdete v článku Prvé povinnosti zamestnávateľa pri zamestnaní zamestnanca na pracovnú zmluvu a pri zamestnaní zamestnanca na dohodu nájdete v článku Prvé povinnosti zamestnávateľa pri zamestnaní zamestnanca na dohodu.
Povinné úvodné školenie o bezpečnosti a ochrane zdravia a o ochrane pred požiarmi
Pri uzatvorení pracovnoprávneho vzťahu so zamestnancom je potrebné zabezpečiť pre zamestnancov školenie o ochrane pred požiarmi a oboznámiť ich s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci. Vedomosti zamestnancov nadobudnuté počas školenia o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci je zamestnávateľ povinný overiť. Rovnako netreba zabudnúť ani na to, aby zamestnávateľ o splnení si tejto povinnosti mal preukázateľný záznam – zamestnanec musí podpísať, že sa ho zúčastnil a že ho absolvoval.
Pravidelné (sústavné) povinnosti zamestnávateľa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu
Každý zamestnávateľ má povinnosť dodržiavať zákon o minimálnej mzde
V priebehu trvania zamestnania je zamestnávateľ povinný svojim zamestnancom vyplácať mzdu, ktorá však nesmie byť nižšia ako minimálna mzda ustanovená zákonom č. 663/2007 Z. z. o minimálnej mzde v znení neskorších predpisov v spojení s nariadením vlády Slovenskej republiky č. 278/2017 Z. z., ktorým sa ustanovuje suma minimálnej mzdy na rok 2018.
Vydávanie výplatnej pásky zamestnancovi, stravovanie a sociálny fond
Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať doklad (tzv. „výplatná páska“) obsahujúci presne stanovené údaje. Rovnako by zamestnávateľ nemal zabúdať ani na povinnosť viesť evidenciu pracovného času. Zamestnancom pracujúcim na základe pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný zabezpečovať aj stravovanie. Ak zamestnávateľ zamestnáva aspoň jedného zamestnanca v pracovnom pomere, má povinnosť tvoriť a dopĺňať sociálny fond.
Zamestnávateľ musí odvádzať daň a predkladať výkazy daňovému úradu
Medzi pravidelné povinnosti súvisiace so zrazenou daňou z príjmov zo závislej činnosti zo mzdy zamestnanca patrí povinnosť túto daň najneskôr v lehote do piatich dní po dni výplaty odviesť daňovému úradu. Bezprostredne s tým súvisí povinnosť zamestnávateľa predkladať daňovému úradu v lehote do konca kalendárneho mesiaca za predchádzajúci kalendárny mesiac prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti.
V súvislosti s daňou príjmov zamestnávateľ vypĺňa a predkladá viacero formulárov.
V lehote do konca apríla je zamestnávateľ povinný predložiť daňovému úradu hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti poskytnutých jednotlivým zamestnancom za uplynulé zdaňovacie obdobie. V praxi zamestnávateľ častokrát musí vykonať aj ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti, a to najneskôr do 31. marca.
Doklad o jeho vykonaní sa do konca apríla musí doručiť zamestnancovi. Ďalšou z povinností zamestnávateľa je vystaviť zamestnancovi potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti.
Povinnosť odvádzať sociálne odvody a predkladať výkazy Sociálnej poisťovni
Pokiaľ ide o sociálne poistenie, tak zamestnávateľ je povinný ho odviesť Sociálnej poisťovni najneskôr v lehote splatnosti poistného. Táto lehota závisí od viacerých okolností (napríklad, či má zamestnanec pravidelný alebo nepravidelný príjem). V lehote splatnosti odvádzaného sociálneho poistenia je zamestnávateľ povinný predkladať Sociálnej poisťovni aj výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za príslušný kalendárny mesiac. V praxi je potrebné Sociálnej poisťovni oznamovať aj viaceré iné skutočnosti, ako je napríklad neospravedlnená absencia v práci, materská alebo rodičovská dovolenka.
Povinnosť odvádzať zdravotné odvody a predkladať výkazy zdravotným poisťovniam
Zdravotnej poisťovni je zamestnávateľ povinný odviesť preddavok na zdravotné poistenie. Musí si to splniť najneskôr v lehote splatnosti preddavku na zdravotné poistenie, ktorou je deň, ktorý je určený na výplatu príjmov zamestnancov za príslušný kalendárny mesiac. Následne je zamestnávateľ povinný predložiť príslušnej zdravotnej poisťovni výkaz preddavkov na zdravotné poistenie do troch dní odo dňa splatnosti preddavku na zdravotné poistenie. V priebehu trvania pracovnoprávneho vzťahu môže zamestnávateľovi vzniknúť aj povinnosť za zamestnanca oznamovať zmenu platiteľa poistného z rôznych dôvodov (napríklad neospravedlnená absencia v práci, materská alebo rodičovská dovolenka).
Povinnosť zamestnávateľa zabezpečiť bezpečnosť a ochranu zdravia zamestnancov
Osobitnú kategóriu povinností zamestnávateľa tvoria tie, ktoré vzťahujú na zaisťovanie bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnancov. Sú veľmi rozsiahle a do veľkej miery závisia od náplne práce zamestnanca (riziková práce alebo neriziková práca).
Najmenej každé dva roky je potrebné zabezpečiť pre zamestnancov školenie o bezpečnosti a ochrane zdravia zamestnancov pri práci. Podobná povinnosť sa vzťahuje aj na ochranu pred požiarmi. Sústavne je zamestnávateľ povinný zaisťovať pre zamestnancov ochranu pred požiarmi a bezpečnosť a ochranu ich zdravia. Okrem toho je každý zamestnávateľ povinný nepretržite zabezpečovať pre svojich zamestnancov primeraný zdravotný dohľad prostredníctvom výkonu pracovnej zdravotnej služby.
V ktorých prípadoch tiež musí zamestnávateľ zabezpečovať svojim zamestnancom osobné ochranné pracovné prostriedky sa dočítate v článku Osobné ochranné pracovné prostriedky (OOPP).
Povinnosť zamestnávateľa chrániť osobné údaje zamestnancov
Zamestnávanie sa nikdy nezaobíde bez toho, aby zamestnávateľ pri plnení si všetkých povinností neprišiel do styku s osobnými údajmi zamestnanca. Na ich ochranu sa kladú vysoké požiadavky a zamestnávateľ je povinný dodržiavať pri ich spracúvaní osobitné zásady. V praxi častokrát účtovníctvo zamestnávateľa vedie externý dodávateľ. V takomto prípade je zamestnávateľ povinný s ním uzatvoriť písomnú zmluvu s niekoľkými povinnými náležitosťami. A po skončení pracovnoprávneho vzťahu so zamestnancom je zamestnávateľ povinný osobné údaje zamestnancov, ktoré už viac potrebovať nebude, zlikvidovať.
Obsiahlejšie informácie o pravidelných povinnostiach zamestnávateľa pri zamestnancoch pracujúcich na pracovnú zmluvu nájdete v článku Pravidelné povinnosti zamestnávateľa pri zamestnancoch pracujúcich na pracovnú zmluvu a pri zamestnancoch pracujúcich na dohodu nájdete v článku Pravidelné povinnosti zamestnávateľa pri zamestnancoch pracujúcich na dohodu.
Záverečné povinnosti zamestnávateľa po skončení pracovnoprávneho vzťahu
Po skončení pracovného pomeru treba vydať zápočtový list a vyplatiť odstupné alebo odchodné
Po skončení pracovného pomeru je zamestnávateľ zamestnancovi povinný vydať potvrdenie o zamestnaní (tzv. „zápočtový list“). Niekedy je zamestnancovi v pracovnom pomere zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť aj odstupné, odchodné alebo vyplatiť mu nevyčerpanú dovolenku.
Prehľad povinností zamestnávateľa pri skončení pracovného pomeru alebo dohody nájdete v článku Povinnosti zamestnávateľa pri skončení pracovného pomeru a dohody
Odhlásenie zamestnancov, príp. aj zamestnávateľa zo zdravotnej poisťovne
Skončenie pracovnoprávneho vzťahu oznámi zamestnávateľ aj zdravotnej poisťovni za zamestnancov ako zmenu platiteľa poistného najneskôr do ôsmich pracovných dní od skončenia výkonu závislej práce (v špecifických prípadoch je táto lehota iná).
Ak už žiadneho zamestnanca mať nebude, oznámi zdravotnej poisťovni aj zánik platiteľa poistného do ôsmich pracovných dní odo dňa, v ktorom nezamestnáva už žiadneho zamestnanca.
Odhlásenie zamestnávateľa z daňového úradu
Ak podnikateľ už nebude mať žiadneho zamestnanca (ukončí všetky pracovnoprávne vzťahy), pričom naďalej bude vykonávať podnikateľskú činnosť, je povinný oznámiť daňovému úradu skutočnosť, že prestal byť platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti.
Odhlásenie zamestnávateľa a zamestnancov zo Sociálnej poisťovne
V Sociálnej poisťovni zamestnávateľ odhlási zamestnanca z registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia do ôsmich dní od skončenia pracovnoprávneho vzťahu. Ak už nebude zamestnávať žiadneho zamestnanca, aj on ako zamestnávateľ sa odhlási z registra zamestnávateľov do ôsmich dní odo dňa, v ktorom nezamestnáva už žiadneho zamestnanca. Pri skončení pracovnoprávneho vzťahu so zamestnancom ešte netreba zabudnúť na povinnosť Sociálnej poisťovni predložiť Evidenčný list dôchodkového poistenia.
Detailné informácie o všetkých povinnostiach zamestnávateľa pri skončení pracovnoprávneho vzťahu so zamestnancom nájdete v článku Záverečné povinnosti zamestnávateľa pri skončení pracovnoprávneho vzťahu.
Aké povinnosti vznikajú zamestnávateľovi pri prijatí prvého zamestnanca do pracovného pomeru nájdete v článku Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca
