Kedy je podľa GDPR na zabezpečenie ochrany spracúvaných osobných údajov potrebná zmluva? Kto zmluvu o spracovaní osobných údajov uzatvára? Akú formu a aké náležitosti musí zmluva o spracúvaní osobných údajov od 25. 5. 2018 spĺňať?
GDPR (General Data Protection Regulation) - nariadenie Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 pre ochranu osobných údajov účinné od 25. 5. 2018 zavádza nové práva pre fyzické osoby (dotknuté osoby) a nové povinnosti pre subjekty spracúvajúce osobné údaje fyzických osôb (prevádzkovateľa/sprostredkovateľa). Čo sú osobné údaje a čo sa rozumie ich spracúvaním sa dočítate v článku Súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa GDPR od 25. 5. 2018.
Obchodné spoločnosti často pri svojich podnikateľských aktivitách zmluvne spolupracujú s ďalšími subjektmi, ktorých cieľom je poskytovanie kvalitných služieb. Tieto subjekty počas výkonu svojej zmluvnej činnosti pre iné obchodné spoločnosti spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb. Ide napríklad o služby účtovné a mzdové, služby v oblasti BOZP či reklamné služby.
K čomu slúži sprostredkovateľská zmluva, ako aj náležitosti, ktoré musí obsahovať nájdete v článku Sprostredkovateľská zmluva.
Kto je prevádzkovateľ a sprostredkovateľ pri spracúvaní osobných údajov podľa GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov od 25.5.2018?
V zmysle GDPR môže podnikateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb vystupovať v pozícii prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa.
Prevádzkovateľom je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov. Jednoducho povedané prevádzkovateľom je tá osoba, ktorá spracúva osobné údaje vo vlastnom mene, resp. sám pre seba (napr. keď zamestnávateľ spracúva osobné údaje svojich zamestnancov alebo keď podnikateľ spracúva osobné údaje svojich zákazníkov).
Sprostredkovateľom je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. To znamená, že sprostredkovateľ osobné údaje dotknutých osôb spracúva nie pre seba, ale pre niekoho iného, t. j. pre prevádzkovateľa - spravidla ako pre svojho klienta (napr. keď účtovník vedie účtovníctvo a mzdovú agendu pre inú obchodnú spoločnosť alebo keď poskytovateľ BOZP školí zamestnancov inej firmy).
Zmluva o spracúvaní osobných údajov (sprostredkovateľská zmluva) podľa GDPR - vzťah medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom
Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje sám alebo môže ich spracúvaním poveriť ďalšiu osobu, t. j. sprostredkovateľa. Pri výbere sprostredkovateľa musí prevádzkovateľ dbať predovšetkým na jeho odborné znalosti, technickú, organizačnú i personálnu spôsobilosť ako aj na jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov.
Poverenie sprostredkovateľa sa podľa GDPR vykonáva samostatnou špeciálnou zmluvou uzatvorenou medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v písomnej alebo elektronickej forme. Táto zmluva sa v praxi označuje ako zmluva o spracúvaní osobných údajov alebo aj tzv. sprostredkovateľská zmluva. Stretnúť sa však môžete aj s označením zmluva o zabezpečení ochrany osobných údajov spracúvaných sprostredkovateľom. Na jej uzatvorenie sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby. Spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom sa tiež môže riadiť iným právnym úkonom než sprostredkovateľskou zmluvou (viď nižšie).
Na uzavretie sprostredkovateľskej zmluvy nie je potrebný súhlas dotknutej osoby.
Písomná zmluva o spracúvaní osobných údajov musí byť uzavretá ešte pred začatím spracúvania osobných údajov, najneskôr v deň začatia ich spracúvania sprostredkovateľom. Sprostredkovateľ následne môže spracúvať osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu, spôsobom a za podmienok dohodnutých v písomnej sprostredkovateľskej zmluve.
Čo musí zmluva o spracúvaní osobných údajov (sprostredkovateľská zmluva) podľa GDPR obsahovať od 25.5.2018?
Pôvodné obsahové náležitosti zmluvy o spracúvaní osobných údajov GRRP od 25. 5. 2018 rozširuje a ustanovuje ich v čl. 28 bod 3 (§ 34 nového zákona o ochrane osobných údajov), podľa ktorého sprostredkovateľská zmluva musí obsahovať:
- predmet a dobu spracúvania osobných údajov,
- povahu a účel spracúvania osobných údajov,
- typ osobných údajov (zoznam alebo rozsah osobných údajov),
- kategórie dotknutých osôb (okruh dotknutých osôb – napr. zákazníci),
- povinnosti a práva prevádzkovateľa,
- povinnosti sprostredkovateľa:
- spracúvať osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov prevádzkovateľa,
- poučiť osoby oprávnené spracúvať osobné údaje o povinnosti zachovávať mlčanlivosť a dôvernosť informácií,
- vykonať všetky opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania osobných údajov,
- dodržať podmienky zapojenia ďalšieho sprostredkovateľa (subdodávateľa),
- poskytnúť prevádzkovateľovi potrebnú súčinnosť v súvislostiach so zabezpečením práv dotknutej osoby, s prijatím opatrení na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania a v súvislosti s kontrolou plnenia povinností,
- zlikvidovať alebo vrátiť osobné údaje po ukončení služby prevádzkovateľovi.
GDPR rozšírilo náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy.
Okrem vyššie uvedených náležitosti netreba zabúdať, že zmluva o spracúvaní osobných údajov by mala tiež zahŕňať:
- údaje o zmluvných stranách (označenie prevádzkovateľa a sprostredkovateľa),
- podmienky spracúvania osobných údajov vrátane zoznamu povolených operácií s osobnými údajmi,
- deň, od ktorého sprostredkovateľ môže začať osobné údaje v mene prevádzkovateľa spracúvať (najneskôr deň začatia spracúvania osobných údajov),
- vyhlásenie prevádzkovateľa, že pri výbere sprostredkovateľa dbal na jeho odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a na jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov,
- dátum uzatvorenia zmluvy a podpisy zmluvných strán.
Sprostredkovateľské zmluvy uzavreté do 25. 5. 2018 je nutné zosúladiť s novými požiadavkami podľa GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov. Prípadne odporúčame uzatvoriť nové zmluvy, pretože náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy podľa GDPR sa značne líšia od požiadaviek pôvodného zákona o ochrane osobných údajov.
Kedy je podľa GDPR potrebná zmluva o spracúvaní osobných údajov (sprostredkovateľská zmluva)?
V praxi je sprostredkovateľská zmluva potrebná pri rôznych formách spolupráce podnikateľov, teda prevádzkovateľa a sprostredkovateľa. Najčastejšie sa využíva pri externom poskytovaní rôznych služieb sprostredkovateľom, napríklad:
- účtovných služieb,
- reklamných služieb,
- marketingových služieb,
- právnych služieb,
- služieb personálnych alebo cestovných agentúr,
- služieb BOZP,
- IT služieb a webhostingových služieb,
- SBS služieb,
pri ktorých má sprostredkovateľ prístup k osobným údajom dotknutých osôb.
Príklad: Spoločnosť X s.r.o. externe spolupracuje s účtovníckou kanceláriou Y s.r.o. za účelom vykonávania účtovníctva a miezd svojich zamestnancov. Na to, aby účtovnícka kancelária mohla spracúvať osobné údaje zamestnancov spoločnosti X s.r.o., je potrebné uzavretie písomnej sprostredkovateľskej zmluvy medzi spoločnosťou X s.r.o. ako prevádzkovateľom a účtovníckou kanceláriou Y s.r.o. ako sprostredkovateľom. Účtovnícka kancelária na základe zákona o účtovníctve a uzatvorenej sprostredkovateľskej zmluvy môže spracúvať osobné údaje zamestnancov spoločnosti X s.r.o., bez ich súhlasu.
Spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom bez osobitnej sprostredkovateľskej zmluvy
Spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom sa v zmysle GDPR riadi buď zmluvou (tzv. sprostredkovateľskou zmluvou) alebo iným právnym úkonom. To znamená, že vyššie uvedené náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy môžu byť obsiahnuté aj v inom právnom úkone, teda v inej než sprostredkovateľskej zmluve (napr. v zmluve o poskytovaní marketingových a reklamných služieb).
Príklad: Firma AB s.r.o má záujem využiť reklamné a marketingové služby spoločnosti KL s.r.o. Za tým účelom tieto firmy uzavrú zmluvu o poskytovaní marketingových a reklamných služieb, do obsahu ktorej môžu tiež zahrnúť náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy ustanovené v čl. 28 bod 3 GDPR. Spoločnosť KL s.r.o. ako sprostredkovateľ tak bude spracúvať osobné údaje dotknutých osôb na základe zmluvy o poskytovaní marketingových a reklamných služieb. V takom prípade už spoločnosti nemusia osobitne uzatvárať sprostredkovateľskú zmluvu.
Príklad: Firma AB s.r.o má záujem využiť reklamné a marketingové služby spoločnosti KL s.r.o. Za tým účelom tieto firmy uzavrú zmluvu o poskytovaní marketingových a reklamných služieb, do obsahu ktorej môžu tiež zahrnúť náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy ustanovené v čl. 28 bod 3 GDPR. Spoločnosť KL s.r.o. ako sprostredkovateľ tak bude spracúvať osobné údaje dotknutých osôb na základe zmluvy o poskytovaní marketingových a reklamných služieb. V takom prípade už spoločnosti nemusia osobitne uzatvárať sprostredkovateľskú zmluvu.
Ako sú slovenské firmy pripravené na GDPR? Pozrite si reláciu Poďme k veci na tému GDPR - nový míľnik v ochrane súkromia alebo zbytočná byrokracia?
