7 krokov ako postupovať pri rozširovaní pracovného tímu

Potrebujete do tímu nového človeka? Prinášame 7 krokov ako postupovať pri vytvorení a obsadzovaní nového pracovného miesta vo firme.

Každá firma je tak úspešná, ako sú úspešní ľudia pracujúci v nej. Aj preto je výber vhodných zamestnancov do tímu alfou a omegou jej ďalšieho fungovania. Stredné a väčšie firmy spravidla disponujú viac či menej rozsiahlym oddelením ľudských zdrojov, pre ktoré je zvládnutie tzv. „recruitmentu“ jedna z primárnych úloh (no zďaleka nie jediná). Nad menšími zamestnávateľmi majú preto výhodu v skúsenostiach a profesionáloch, ktorí sa problematike výberu vhodných ľudí venujú a mali by ju zvládnuť kvalitne. Na druhú stranu menší zamestnávatelia nestoja pred otázkami typu „ako prijať 200 zamestnancov do 3 mesiacov“. Mnohokrát býva náročnejšie prijať do novej organizácie práve toho druhého, či desiateho člena tímu. Keďže rozhodujúcim článkom vo výbere spravidla býva majiteľ, menší zamestnávatelia vedia byť často oveľa flexibilnejší a paradoxne vďaka menej rozsiahlym procesom aj rýchlejší. Vedia ale urobiť všetko správne?

Pri výbere prvých zamestnancov zväčša rozvíjajúce organizácie nevenujú veľa času rozmýšľaním ako na to. Koľko krát ste si už povedali – máme nejak veľa práce, snáď naďabíme na niekoho, kto by nám s čímsi pomohol. Vágne, nepresné a bezcieľne vyjadrenie, ktorým v budúcnosti ťažko zistíme, kde sme urobili chybu, keď zamestnanec po mesiaci odíde. Najdôležitejšie je uvedomiť si, že výber vhodného kandidáta nezačína prvou otázkou na pohovore, ale už oveľa skôr. Skúsme sa pozrieť na 8 základných krokov, ktoré nás pri výbere zamestnanca sprevádzajú:

1. identifikujte pracovné miesto,
2. vytvorte popis pracovného miesta,
3. vytvorte plán obsadenia pracovného miesta (rozpočet, spôsob, čas),
4. premyslite si, kto bude zamestnanca vyberať,
5. vyberte skupinu najvhodnejších kandidátov na pohovor,
6. uskutočnite pohovory,
7. vyberte úspešného kandidáta.

Identifikácia potreby pracovného miesta

Zamysleli ste sa niekedy nad tým prečo vlastne nového človeka hľadáte? Možno po krátkej úvahe prídete na to, že ho vôbec nepotrebujete.Prvým krokom akéhokoľvek výberu je identifikácia potreby pracovného miesta. Ak nejde o náhradu odchádzajúceho zamestnanca, akákoľvek nová pozícia v organizácii by mala spravidla vychádzať z jasného predpokladu, prečo takéhoto človeka vo firme vôbec potrebujete. V tomto bode je vhodné položiť si v organizácii nasledovné otázky:

• Z čoho vychádza potreba nového pracovného miesta?
• Čo sa na trhu zmenilo?
• Ako sa zmení firma/Čo prinesie nová pozícia zamestnávateľovi?
• Na ako dlho pozíciu vo firme potrebujeme/chceme mať?

Odpovede na tieto otázky jasne určia ďalšie kroky. Nie je hanba priznať si, že hoci kolegovia tvrdia, že prácu nezvládajú bez ďalšej posily, pri inom rozdelení úloh v tíme zrazu potreba nového človeka skrátka zanikne. To sa ľahko stane i pri odchádzajúcich zamestnancoch, preto je vhodné nedobrovoľnú fluktuáciu využiť na revíziu jednotlivých činností na oddelení.

Nezabudnite uvažovať, či pozíciu vôbec potrebujete, nebojte sa zmeniť kompetencie ľudí v rámci tímu, rozhodnite sa kto komu reportuje a akú má zodpovednosť za rozpočet.

Popis pracovného miesta (job description, JD)

Tzv. „job description“ alebo v slovenčine popis pracovného miesta rozhodne nie je zbytočný výmysel veľkých korporácii. Mať existujúce profily viažuce sa k jednotlivých miestam sú potrebné tak k existujúcim ako aj novo-vytvoreným pracovným miestam. Akíkoľvek zamestnanci (aj manažéri) potrebujú jasné kompetencie, inak časom nebudú vedieť, čo majú robiť a jednotlivé pracovné činnosti sa budú prekrývať, alebo nebudú mať svojho majiteľa. Popis pracovného miesta je teda potrebné mať najskôr k existujúcim až následne k novo-vytvoreným miestam v organizácii. Pri absencii profilov nových pracovných miest je problém ešte vypuklejší. Napriek nesmiernej dôležitosti tento krok organizácie často podceňujú v domnení, že v tom skrátka majú jasno. Často sa potom priamo počas výberov stáva, že sa vo finále nevieme rozhodnúť koho a na základe čoho vlastne máme vybrať.

Čo má popis pracovného miesta obsahovať?

• Všeobecné informácie (popis role pozície v organizácie).
• Zodpovednosti (konkrétne úlohy a pracovné činnosti zamestnanca, kompetencie, finančná zodpovednosť).
• Reporting (kto je priamy nadriadený a komu ostatnému sa zamestnanec zodpovedá).
• Minimálne požiadavky (minimálna kvalifikácia potrebná na výkon práce)
• Očakávania (súpis všetkých kritérií na vykonávanie danej pozície, certifikácie a potrebné zručnosti k vykonávaniu danej pracovnej činnosti).

Premyslite si, čo od nového zamestnanca očakávate. Aké kritéria spĺňať musí, aké sú len voliteľné. Porovnajte si novo vytvorený profil s existujúcimi. V tomto bode prídete ľahko, či hľadáte človeka skúsenejšieho, či absolventa, ktorého naučíte všetko potrebné. Od tohto rozhodnutia logicky závisí aj predpokladané platové nastavenie nového zamestnanca. Profil nového miesta musí odzrkadľovať hodnotu, ktorý nový člen do tímu prinesie. Ak nie je viditeľná, vráťte sa k bodu 1.

Nezabudnite si vytvoriť profily pre všetky existujúce miesta, myslite na tok informácií, procesov, zodpovedností v rámci tímu.

Plán obsadenia pracovného miesta

V treťom kroku už viete, že nového zamestnanca potrebujete a akého kandidáta na trhu budete hľadať. Ostáva vytvoriť plán ako vyberať zamestnanca, ktorý bude zahŕňať:

• čas,
• spôsob,
• rozpočet.

Prvou premennou je čas. Na výber vhodného kandidáta na otvorenú pozíciu je treba nechať si dosť času a započítať aj prípadnú časovú rezervu. Kým robotnícke pozície sa obsadzujú rádovo v dňoch, pri administratíve a inžinierskych pozíciách hovoríme o týždňoch a pri manažéroch až o mesiacoch. Obecne platí, že čím vyššia pozícia, tým náročnejší (často aj drahší) výber, no prekvapiť môžu aj trhovo nedostatkové pozície ako napr. zvárači, zámočníci, či špecializovaní obchodníci. Je potrebné sa rozhodnúť koľko času stanoviť na hľadanie externého kandidáta na trhu. Keď ubehne a výber je neúspešný, je dobré vrátiť sa k zadaniu. Nezabúdajme, že hľadanie kandidátov v externom prostredí často nie je najvhodnejšia cesta ako obsadiť otvorenú pozíciu. Možno sa vo vlastnom tíme skrýva talent, ktorý disponuje hľadanými zručnosťami. Interný výberový proces by mal teda prebiehať pred, alebo minimálne paralelne s externým a platí, že interní kandidáti by mali byť v rámci kariérneho rozvoja a zdravia organizácie preferovaní. Dbajte na to, aby pri pohovoroch pre nich platili rovnaké pravidlá, aké si dohodnete pre kandidátov z externého prostredia. Ľahko si tak porovnáte, či je potrebná posila „z vonku“. Interných kandidátov poznáte, viete si na nich ľahko získať referencie a môžete ich priamo pozvať na osobné interview.

Pri plánovaní externého výberu je nutné sa rozhodnúť, akou formou vhodného kandidáta nájdete. Využite pripravený popis pracovného miesta, ktorý mierne upravte pre verejné účely (napr. ak by obsahoval konkrétne mená nadriadených a pod). Keďže tabuľkové platy sa v súkromnej sfére nevyužívajú, väčšina zamestnávateľov si platové vyjednávanie necháva nakoniec, aby si urobila prehľad o situácii na trhu. Preto vo väčšine inzerátov platovú ponuku nenájdete. Nástrojom môžu byť platené, či neplatené pracovné portály, ktorým na trhu drvivo velí profesia.sk. Pri špecializovaných pozíciách (napr. IT) je možné zvážiť alternatívne portály napr. inhiro.com a pod. V určitých prípadoch (napr. robotníci) stále funguje aj inzercia v tlači, kampane v MHD, či dokonca rozhlas! Rozpočet na zverejnenú pozíciu na pracovných portáloch sa pohybuje rádovo do 100 EUR v závislosti od času zverejnenia a prípadných prémiových čŕt. Rozsiahlejšie reklamné kampane, ktoré požadujú väčšie investície sa robia spravidla len pri väčších náboroch. Najefektívnejšou voľbou pri hľadaní ideálneho zamestnanca sú však referencie. Platí, že spokojní zamestnanci sami generujú svojich známych a priateľov, čo je nielen najlacnejšia, ale aj najrýchlejšia cesta ako čím skôr pohorovovať nádejných kandidátov. Čím väčší kredit organizácie, tým ľahšie sa potenciálni zamestnanci hlásia sami. Aj preto sú populárna účasť na veľtrhoch práce v rámci budovania značky. Stúpajú digitálne trendy a je vhodné zamyslieť sa nad prezenciou firmy na sociálnych sieťach, hlavne na LinkedINe. Dobré meno spoločnosti samo priťahuje záujemcov o prácu. Ak nie, je vhodné požiadať o pomoc personálne agentúry, ktoré vedia často poradiť a doplniť portfólio kandidátov, aj za cenu, že sa výber predraží. Druhou možnosťou kedy tieto aktivity negenerujú kandidátov je, že zverejnená pozícia je nezrozumiteľná, alebo sa nestretáva s tým, čo samotný trh ponúka. Vtedy je potrebné vrátiť sa na začiatok a zamyslieť sa nad opodstatnenosťou očakávaní zamestnávateľa.

Nezabudnite na inzerciu využiť pripravený popis pracovného miesta, rozhodnite sa, či a koľko peňazí investovať do pracovných portálov, či reklamných kampaní.

Kto bude nového zamestnanca vyberať

Ak ste dodržali postup vytvorenia nového profilu v bode dva, máte ho už prekonzultovaný s priamym nadriadeným aj všetkými kompetentnými a máte jasnú predstavu, kto by sa mal výberu zúčastniť. Okrem človeka, ktorý výber riadi (napr. zástupca oddelenia ľudských zdrojov / majiteľ) naň nezabudnite prizvať líniového priameho nadriadeného. Zaujímavým doplnkom býva kolega na rovnakej úrovni, ktorý presne posúdi odbornú stránku kandidáta. Spravidla sa na pohovor za stranu zamestnávateľa objavujú min 1 a max 3 zástupcovia. Nechcete predsa pôsobiť ako na maturitnej komisii.

Nezabudnite upozorniť zúčastnených na časový rozsah výberu, aby si vedeli zariadiť čas.

Výber skupiny vhodných kandidátov

Základný proces výberu skupiny vhodných kandidátov pozostáva z troch krokov:

1. Vyraďte nerelevantné životopisy.
2. Vyraďte neúspešných v telefonických pohovoroch.
3. Pripravte si skupinu na osobné stretnutia.

Všetky prijaté životopisy si pozorne prezrite. Skúsenejší personalisti, ktorí dôkladne poznajú obsadzované pozície im síce vedia venovať aj menej ako 10 sekúnd, pri menších skúsenostiach je vhodné rezervovať si viac času. Motivačné listy sú často fádne, venujte pozornosť len tým s jasnou pridanou hodnotou. V motivačnom liste by ste sa mali dozvedieť čosi dôležité navyše, čo kandidát v životopise neuvádza. Mali by byť obsahom originálne, inak ich môžete kľudne ignorovať. To, že sú všetci kandidáti flexibilní a zvládajú pracovať pod časovým stresom predsa dobre vieme. Avšak fakt, že niekto pracoval na špecifických projektoch v segmente blízkom Vášmu možno z CV jasné nie je a kandidát na to upozorní práve v doplňujúcich dokumentoch. Väčšina záujemcov Vám však motivačný list ani nepošle a nie je potrebné ho vyžadovať..

Skupinu kandidátov, ktorú si podľa základných kritérií zo životopisov vyberiete nemusíte hneď pozývať na osobné stretnutie. Využite telefonické pohovory. Zaberú pár desiatok minút, ale ušetria premárnené hodiny strávené pohovorovaním kandidátov, ktorých už nikdy nechcete vidieť. V telefonáte, ktorý spravidla nemusí trvať dlhšie ako 5 minút, si overte základné skutočnosti zo životopisu, potrebné skúsenosti, ktoré nutne vyžadujete, či motiváciu kandidáta pre Vašu spoločnosť. Pripravte si 5 otázok a opýtajte sa ich každého kandidáta. Ak po pár minútach rozhovoru máte jasno v tom, že kandidát je nerelevantný, je zbytočné ho stretávať aj osobne. Výsledkom tzv. „prescreeningu“ bude užšia skupina kandidátov, ktorej môžete venovať čas počas osobného stretnutia.

Nezabudnite urobiť prvé „sito“ telefonickými pohovormi a motivačným listom nevenujte v úvode veľkú pozornosť.

Pracovný pohovor

Pracovný pohovor môže pozostávať z nasledovných troch častí:

1. Prvé kolo – individuálne pohovory
2. Druhé kolo – odborné testovanie
3. Získanie referenčných kontaktov

Rozhodnite sa vopred, akú formu bude pohovor mať a vytvorte všetkým nominovaným kandidátom zrovnateľné podmienky. Nezabudnite si rezervovať miestnosť, pozvať hodnotiacich a hlavne kandidátov samotných. Štandardnou voľbou bývajú pohovory individuálne. Odporúčame max 2 kolové, aby ste kandidáta neodradili zbytočnou byrokraciou a neschopnosťou rozhodnúť sa. Existujú aj skupinové pohovory formou tzv. „Assessment Centier“ (AC). Tie sa využívajú najčastejšie pri absolventských, obchodníckych a manažérskych pozíciách. Je však potrebná účasť experta, alebo hodnotiaceho, ktorý má s organizáciou AC skúsenosti. Aj keď neorganizujeme AC, je možné do výberu zahrnúť akúkoľvek časť budúcej práce testovaného kandidáta. Vezmite ho na pracovisko, aby čelil konkrétnym úlohám v praxi. Nebojte sa využiť testy praktických zručností. Využiteľné sú vždy v prípade, že sú testy adresné a testujú konkrétne znalosti a zručnosti. Všeobecné testy s nejasným výsledkom rovno vynechajte.

Program možno kľudne rozdeliť do dvoch kôl. Kým počas individuálnych pohovorov identifikujete 2-3 hlavných favoritov, počas ďalšieho kola im môžete pripraviť odborné testovanie, ktoré presne vymedzí rozdiel v odbornej pripravenosti.

Nie je nič horšie ako prísť na pohovor nepripravený. To platí nielen pre kandidáta, ale aj hodnotiaceho. Pozorne si prezrite CV kandidáta ešte pred jeho príchodom a s ostatnými hodnotiacimi sa dohodnite, ako bude pohovor prebiehať. Osoba, ktorá pohovor vedie zastreší základné okruhy, využite kolegu z tímu na otázky pri odbornej časti a priameho nadriadeného na posúdenie, či kandidát zapadne do tímu. Pri dobre uskutočnenom telefonickom „prescreeningu“ ostali k dispozícii len relevantní kandidáti, ktorým môžete venovať dostatok času. Platovú otázku riešte až na záver, nechajte kandidáta, nech Vám povie svoju predstavu. Vedzte, že pri miernom tlaku každý kandidát odpovie. Nemusíte sa vyjadriť, či je pre Vás jeho požiadavka akceptovateľná. Nechajte si tieto informácie až na záverečné rozhodovanie.

Zaujímavých kandidátov požiadajte o kontakt na nadriadeného z 3 predošlých zamestnaní, aby ste si mohli overiť referencie. Reálne tak stačí urobiť pri vybranom kandidátovi, či pri 2, z ktorých sa rozhodujete. Referencie sa získavajú vždy len so súhlasom dotknutého kandidáta/zamestnanca.

Nezabudnite si počas pohovoru písať čo najviac poznámok a neorganizujte viac ako dve kolá pohovorov.

Výber vhodného uchádzača, ktorý dostane pracovnú ponuku

Záver výberového procesu nového zamestnanca pozostáva zo 4 častí:

1. Zhodnotenie výsledkov.
2. Porovnanie.
3. Overenie referencií.
4. Ponuka.

Obvolajte referenčné kontakty, ktoré Vám kandidát dal. Pýtajte sa na sporné body, ktoré sú z pohovoru nejasné, alebo Vás zaujímajú. Overte si dôvody odchodov, tímovú spoluprácu, zaujímavá je otázka, či by kandidáta v predošlom zamestnaní prijali znova. Čítajte medzi riadkami.

Vo finále je potrebné vrátiť sa k zadaniu a porovnať si kľúčové očakávanie z popisu pracovného miesta s realitou na pracovnom trhu. Na porovnanie medzi kandidátmi využite akékoľvek metódy, ktoré sú Vám blízke, napr. kriteriálne hodnotenie (škála 1 - 5), či párové porovnanie. Vyhnite sa hodnoteniu objektívnych skutočností podľa pocitov. V závere identifikujete najlepšieho kandidáta, u ktorého je potrebné sa rozhodnúť, aký plat mu ponúknuť. Využite informácie z pohovoru a predostrite mu ponuku vrátane celého balíka benefitov, ktoré mu viete ponúknuť. Primeraný čas na rozmyslenie je obvykle pár dní, inak viete, že Vami vybraný kandidát si Vami nie je istý a čaká na iné ponuky. Majte vždy plán B.

Nezabudnite si po prijatí ponuky dohodnúť časové termíny a ďalší postup pred očakávaným termínom nástupu. Nezabúdajte na zdravotnú prehliadku pred nástupom do nového zamestnania a prípravu a podpis pracovno-právnych dokumentov.

Hoci dynamika menších zamestnávateľov je oproti veľkým korporáciám iná, o opodstatnenosti uvedených krokov nie je potrebné zvlášť polemizovať. Nie je pritom nutné všetky kroky formalizovať a zbytočne tým strácať čas. Robte veci vždy efektívne a účinne, nevytvárajte si prácu navyše bezduchým vyplňovaním dokumentov, ktoré nepotrebujete, no majte výberový nastavený tak, nech sa k akémukoľvek kroku viete kedykoľvek vrátiť. No nech už sa rozhodnete ísť pri výberovom procese akoukoľvek cestou, premyslite si jednotlivé kroky a dopady možných unáhlených, či nepremyslených rozhodnutí na Vašu organizáciu. Výber zlého zamestnanca organizáciu v konečnom účtovaní totiž stojí viac, ako keby nebol vybratý nik.