Prečo sa pri výbere zamestnancov zameriavajú na charakter, ako im pri riadení ľudí pomáha ERP systém či ako prebieha a koľko stojí registrácia sociálneho podniku, prezradil zakladateľ Pavol Ondráš.
Najskôr si dvaja spolupracovníci založili firmu zameranú na tvorbu webových stránok Webmax, potom sa z nej stalo kreatívne štúdio na tvorbu firemnej identity - IDENTIQ. Do ich tímu patria aj ľudia, ktorí nemôžu, zo zdravotných alebo osobných dôvodov, pracovať na plný úväzok. Rozhodli sa preto požiadať o štatút registrovaného sociálneho podniku. O svoje skúsenosti a poučenia sa v rozhovore pre Podnikajte.sk podelil konateľ firmy, Pavol Ondráš a prezradil:
- na čom si dávajú záležať pri nábore nových zamestnancov, kto v ich tíme nemá miesto a prečo sa biznis nedá postaviť len na študentoch,
- ako im pri riadení ľudí a procesov vo firme pomáha ERP systém,
- aké výhody môžu byť v samoorganizovaní zamestnancov,
- prečo sa firma zameraná na tvorbu firemnej identity rozhodla žiadať o štatút RSP,
- ako tento proces prebieha a koľko stojí.
Dopyt zákazníkov viedol k zmene značky aj zamerania
Ako sa zo spolupráce grafika a programátora stala firma?
Tomáš Kyška robil v roku 2007 grafiku pre nový web rajeckého gymnázia a ako programátora oslovil mňa, nakoľko vedel, že sa tejto oblasti venujem. Po tomto projekte nasledovali ďalšie, až sme si v roku 2008 vytvorili značku Webmax. Najskôr to bola len značka, fakturovali sme na striedačku podľa toho, kto zákazku získal. Firmu Webmax s.r.o. sme založili až v roku 2011, keď už nás pod týmto menom aj poznali.
Čím ste chceli zákazníkov zaujať a vyniknúť na trhu?
Tvorili sme weby s grafikou a programovaním na mieru. Využívali sme aj SEO - optimalizáciu pre vyhľadávače, ktorá bola v tom čase ešte „v plienkach“, no naše weby boli vďaka tomu na prvých priečkach vo vyhľadávaní. V tom čase nám referencie spokojných zákazníkov pomohli získať ďalšie a ďalšie zákazky.
Dnes ale fungujete ako kreatívne štúdio IDENTIQ. Čo vás viedlo k tejto zmene?
S rastúcou konkurenciou sme museli niečo zmeniť a začali sme robiť weby komplexnejšie. Pridanou hodnotou boli texty na mieru, wireframe (základná kostra webu), poradenstvo a starostlivosť o značku zákazníka. Časom sme sa rozhodli zmeniť zameranie firmy úplne a vytvoriť novú značku zameranú na tvorbu firemných identít - IDENTIQ.
Prispel k zmene zamerania istým spôsobom aj dopyt zákazníkov?
Áno, firmy začali dbať na svoju vizuálnu stránku a to, ako pôsobia pred svojimi zákazníkmi. V súčasnosti skoro každá nová spoločnosť vníma marketing ako dôležitú súčasť podnikania a dáva si na ňom záležať. Oveľa viac sa v dnešnej „imidžovej“ dobe dbá na vizuálnu stránku. Kreatívne služby sú žiadané, zároveň je však veľká konkurencia.
Prejsť z programovania webov k vytváraniu kompletnej firemnej identity je pomerne zásadná zmena. Ako sa to odrazilo na vašej klientele?
Naším cieľovým zákazníkom je v súčasnosti zabehnutá firma s niekoľkoročným fungovaním, ktorá svoju identitu neriešila alebo ju riešila niekedy pred dvadsiatimi rokmi. V porovnaní s konkurenciou, možno aj menej skúsenou, vyzerá horšie. Pôsobí zastaralo, hoci majú lepších odborníkov.
Pri nábore nových zamestnancov sa poučili z minulosti
Rozšírenie činností si vyžaduje aj prijatie nových ľudí. Čo pre vás hrá dôležitú rolu pri výbere nových zamestnancov? Na čom si dávate záležať?
Vo firme sa inšpirujeme Tomášom Baťom, pre ktorého bol základom charakter. Zakladáme si na ňom aj my - ak ho potenciálny zamestnanec má, tolerujeme aj to, že nie je skúsený. Musí sa však správať tímovo. Nepotrebujeme niekoho, kto odpracuje milión hodín, ale niekoho, kto berie ohľad na kolegov.
Ako u vás prebieha výberové konanie?
Čas a energiu venujeme vždy každému kvalifikovanému uchádzačovi o zamestnanie. Pripravíme zadanie, dáme inštrukcie, požiadavky, termín odovzdania, v prípade potreby aj dodatočné vysvetlenie k úlohe. Vypracovaním úlohy zistíme odborné znalosti a schopnosti uchádzača, no aj oveľa viac. Odovzdané zadanie nám ukáže, ako sa stavia k práci, ako dodržiava dohody, či má problém opýtať sa, keď niečomu nerozumie. Dôležitá je však aj spolupráca s HR odborníkom, či už externe, alebo to môže byť aj interný zamestnanec, ktorý sa vyzná v ľuďoch. Určite je potrebné aj dôsledne špecifikovať požiadavky na zamestnanca. Sami pre seba vo firme, ale aj do pracovnej ponuky.
Zmenil sa váš prístup pri nábore zamestnancov oproti minulosti?
Okrem iného dnes vieme, že biznis sa v žiadnom prípade nedá postaviť na študentoch.
Prečo?
V istom období sme nazbierali veľa programátorských zákaziek a najali viac programátorov. Raz sme ich v tíme mali dokonca šesť, pričom časť boli zamestnanci na plný úväzok a časť študenti - brigádnici. Dnes to hodnotím ako chybu.
V čom bol problém?
Študenti sú dobrá výpomoc, ale nie šiesti s jedným mentorom. Počet juniorov by nemal prekročiť počet seniorov. Naučili sme sa, že študentov treba brať ako pomocnú silu, ktorej treba venovať čas a znalosti, a tým si z nich postupne môžeme vychovať kolegov, ktorí u nás zostanú aj po skončení školy. V tom období sme nemali zabezpečené obchodovanie, ani systém preberania a kontroly úloh, všetko som riešil alebo opravoval ja. V prvom kroku je potrebné mať dobre vyriešený obchod, stabilný prísun zákaziek, ďalej systém školenia zamestnancov a výstupnej kontroly a až potom rozširovať firmu.
Ako školíte nových zamestnancov?
Od začiatku sme si uvedomovali, že nových ľudí treba nejako školiť a vymysleli sme si na to vlastný systém, kde senior odovzdáva vedomosti juniorovi a je za to odmenený. Za každú odpracovanú a fakturovanú hodinu juniora dostal „školiteľ“ stanovené percento. Keď je za kontrolu a školenie novej pracovnej sily senior platený, vníma túto úlohu inak. Navyše, junior potom môže požadovať riadne kontrolovanie úloh a vzdelávanie. Tlak je tak aj z opačnej strany.
Mikromanažment firme pomáha zvládať ERP systém
Ako si možno v praxi predstaviť fungovanie vašej firmy?
Dlhodobo máme veľmi veľa drobných úloh. Napríklad pri výrobe bilbordu je potrebné ho premyslieť, vytvoriť texty a grafiku, zadať ho do tlače. Všetko sú to mikroúlohy, ktoré je potrebné skontrolovať. Preto od začiatku fungujeme na mikromanažmente tak, že jednotlivé úlohy zapisujeme a kontrolujeme, či sa dokončili. Každú úlohu fakturujeme zákazníkovi a vyplácame zamestnancovi.
To znie pomerne zložito. Ako sa takéto delenie práce odráža na vašej cenotvorbe?
Klientom dávame dopredu fixné cenové ponuky. Najskôr si ich však rozoberieme interne. Sadneme si spolu všetci, koho sa daný projekt dotýka a spoločne odhadneme, koľko čo bude trvať a na základe toho vytvoríme cenovú ponuku. Zamestnanci majú potom aj zodpovednosť za určenie času, ktorý potrebujú na úlohu. Taktiež musia obchodnícky premýšľať.
Naše cenové ponuky majú často aj šesť strán, pretože je v nich všetko podrobne rozpísané. Na jednej strane sa tým chránime, ale na strane druhej nám to pomáha s mikromanažmentom. Všetky body z ponuky vložíme do softvéru na riadenie práce a projektov, a keď to máme všetko takto napísané, tak presne môžeme naplánovať aj úlohy pre ľudí. Takto vieme, či to daný človek v určenom čase stihne, či bude mať prácu aj o mesiac, alebo treba zháňať nové objednávky. Cieľom je mať lepší prehľad, a to nielen pre mňa ako manažéra, ale aj pre ostatných členov tímu. Každý si môže pozrieť, čo ho čaká v nasledujúcich dňoch i týždňoch a zhodnotiť, čo kedy stíha pri týždňovom plánovaní.
Pomáha vám teda ERP systém. Kedy ste sa rozhodli ho zviesť do firmy?
Najskôr sme používali Excel a približne od roku 2013 fungujeme v novom ERP systéme. Kým sme sa ale dostali k finálnemu riešeniu, dal som si veľa námahy a času na testovanie rôznych programov. Ani aktuálne vybraný systém však nie je dokonalý – chýba nám napríklad reporting odpracovaných hodín, takže ich musíme rátať ručne. A hoci je skvelý pre internú komunikáciu, neposkytuje prehľadný systém pre komunikáciu smerom k zákazníkom.
Ako to riešite?
Najskôr sme uvažovali nad opätovným výberom úplne iného ERP systému, no nakoniec sme sa rozhodli zaviesť len doplnkový softvér, ktorý nám vyplní „medzery“ aktuálneho riešenia.
Keď ste sa rozhodli pre zavedenie ERP systému, ako na tento krok reagovali zamestnanci?
Prechod na nový systém z pôvodného Excelu bol hlavne kvôli mne. Potreboval som mať vo veciach lepší prehľad. Čiže spočiatku som nové riešenie využíval najmä ja. Až časom som kolegov zakomponoval do používania softvéru, aby v ňom aj oni pracovali a napĺňali ho údajmi. Aby sme predišli chybovosti a nedorozumeniam (napríklad, že si niekto omylom vyfakturuje splnenú úlohu dvakrát), sme zaviedli kontrolný mechanizmus – máme prehľad v úlohách aj na niekoľko týždňov dopredu, zamestnanci si jednotlivo dané úlohy preberú a priradia, následne aj zaradia do faktúry. Potom jeden pracovník kontroluje, či je všetko tak, ako má byť, či sa niečo nestratilo, alebo neduplikovalo.
Aké výzvy vnímate pri riadení ľudí vo firme? Plánujete niečo v procesoch zmeniť?
V súčasnosti pracujeme na vhodnom riešení nášho manažmentu. Nie sme nastavení na klasické direktívne riadenie a hierarchickú štruktúru. Chcem, aby firma bola samoorganizovaná, aby každý vedel, čo robiť a akú má zodpovednosť. Aby sme sa vedeli v určitých veciach zastúpiť. V odborných záležitostiach nie, ale v komunikácii so zákazníkom, administratíve. Jednoducho, aby to nebolo tak, že jeden nebude vedieť, kde mu hlava stojí, pričom druhý sa bude nudiť.
Aké výhody vidíte v takomto fungovaní?
Je super, keď sa ľudia dokážu organizovať sami. Pomáha to im a aj nášmu systému. Pri plánovaní si len povieme, čo a ako, a potom mi nezáleží na tom, či zamestnanec robí z domu alebo sedí vo firme. Ja ani ľudí nekontrolujem, či sedia pri počítači celý deň. Dôležité je, aby bola spravená práca, ktorá má byť hotová. Je to síce náročnejšia cesta, ale stabilnejšia. Nechcem, aby ľudia robili po nociach. Keď sa stále venujú len práci, tak nemajú čas na svoj život, priateľov, koníčky, hrozí vyhorenie a ďalšie problémy. Pre mňa by taký prístup síce mohol znamenať „nové Bentley”, ale takou cestou nechcem ísť. Chcem, aby ľudia mali priestor na sebarealizáciu a rozvoj.
Skúsenosti s registráciou sociálneho podniku
Rozhodli ste sa požiadať o štatút registrovaného sociálneho podniku (RSP), čo je pre túto oblasť podnikania netradičné. Čo bolo hlavným dôvodom?
Od začiatku zamestnávame aj ľudí, ktorí nemôžu, zo zdravotných alebo osobných dôvodov, pracovať na plný úväzok a plný výkon. Prispôsobujeme tomu aj projekty, máme skúsenosti s mikromanažmentom. V podstate sme sociálny podnik, tak prečo to nemať aj oficiálne, a získať tak podporu?
Čo môže štatút RSP priniesť firme? V čom sú výhody?
Vďaka možným nižším nákladom na zamestnancov je možné
poskytnúť zamestnanie viacerým ľuďom. Napríklad takým, ktorí dlhoročne
pracovali vo vysokom nasadení, čo im zhoršilo zdravie, prípadne iným, ktorí
nemôžu z rôznych dôvodov pracovať na 100 %.
Ako prebieha proces získania štatútu RSP?
Keď sa niekto rozhodne, že chce pre svoju firmu získať štatút RSP, treba vypracovať žiadosť a podnikateľský plán / zámer, s ktorým môže pomôcť niektoré z regionálnych centier alebo špecialisti na túto oblasť, ale je to možné zvládnuť aj svojpomocne. My sme sa spojili s centrom v Žiline. Vypracovali sme podnikateľský plán a poslali sme im ho. Oni nám po konzultácii s právnikom poradili, čo ešte by sme v ňom mali zmeniť (išlo skôr o formulačné nedostatky). Okrem toho bolo potrebné vybaviť aj viacero potvrdení a papierov. K žiadosti treba napríklad pridať výpis z registra trestov či zakladateľskú listinu. Všetky potrebné dokumenty sme pripravili približne za mesiac.
Zaskočilo vás niečo alebo šlo všetko „hladko“?
Najviac sme sa zasekli s papierom od lekárky. Tým sme dokladovali, že už máme zdravotne znevýhodneného zamestnanca. Potvrdenie sme vybavovali na trikrát, pretože nebolo jasné, čo všetko má obsahovať.
S akými nákladmi treba počítať?
To závisí od toho, či podnikateľ využije pomoc expertov, alebo regionálneho centra. Nakoľko regionálne centrum patrí pod ministerstvo práce, je ich pomoc (najmä s formálnymi náležitosťami) bezplatná. Ak sa ale majiteľ firmy nechce zaoberať vypĺňaním niekoľko stranového podnikateľského plánu sám, môže sa obrátiť na expertov, ktorí sa touto problematikou zaoberajú. Ich služby môžu stáť v stovkách až tisíckach eur.
Ako vyzerá proces získania štatútu RSP po vybavení „papierovačiek“?
S ministerstvom práce, sociálnych vecí a rodiny sme niekoľko mesiacov po zaslaní všetkých dokumentov mali rozhovor – overovanie dôveryhodnosti žiadateľa. Okrem ekonomických aspektov (koľko ľudí chceme prijať a prečo ich potrebujeme a pod.) ich zaujímali aj tie sociálne. Chceli vidieť vyšší zámer našej žiadosti, prečo by sme sa mali stať RSP. Je tam teda to kritérium, že firma a jej majiteľ by mali byť skutočne zameraní na sociálny aspekt a pomoc znevýhodneným skupinám.
Ako dlho teda trvá proces získania štatútu registrovaného sociálneho podniku?
Treba počítať s niekoľkými mesiacmi. My sme sa registráciou začali zaoberať už v druhej polovici roka 2021, žiadosť a ostatné dokumenty sme na ministerstvo podali v januári. V máji som absolvoval spomínaný rozhovor. Stanovisko potom prichádza v priebehu nasledujúcich týždňov.
Kríza ovplyvnila rozvoj firmy, dôležitejšia je stabilizácia
Mnohé firmy dnes bojujú s infláciou a aktuálnou situáciou vo svete a ich fungovanie je často ohrozené. Ako je to vo vašom prípade?
Hoci sme plánovali zvýšiť počet zamestnancov a stať sa známou lokálnou značkou pre tvorbu firemnej identity, v nasledujúcom období sa aj v dôsledku aktuálnych udalostí a vzhľadom na krízu skôr chceme stabilizovať.
Ako si môžeme túto stabilizáciu predstaviť?
Primárnym cieľom teraz pre nás nie je rozvíjať, ale udržať sa. Musíme sa pripraviť na to, aby sme v prípade horších časov „prežili“. Ideme upraviť portfólio firmy, niektoré činnosti dať do úzadia a viac sa sústrediť na grafické štúdio či programovanie. Copywriting, fotografovanie, videá, animácie či podklady pre Google Ads síce budeme robiť naďalej, no v menšej miere.
