Praktické príklady a tipy pre personalistov a zamestnancov oddelení ľudských zdrojov.
Na oddelenia ľudských zdrojov (HR oddelenia alebo personálne oddelenia) sú vo všeobecne zamestnávateľmi kladné veľké nároky. Zvlášť väčšie spoločnosti využívajú na implementáciu nových projektov a zavádzanie nových systémov, častokrát nielen z oblasti ľudských zdrojov, práve HR oddelenia. A práve vďaka (alebo skôr kvôli) GDPR pribudla personálnym oddeleniam aj rozsiahla agenda súvisiaca s ochranou osobných údajov v pracovnoprávnych vzťahoch.
V článku rozoberieme niektoré praktické situácie, pri ktorých zamestnávatelia prostredníctvom oddelení ľudských zdrojov spracúvajú osobné údaje svojich zamestnancov v súvislosti s plnením ich pracovných úloh.
Čo je osobný údaj?
Pojem „osobný údaj“ je veľmi široký. Je vymedzený predovšetkým vo Všeobecnom nariadení o ochrane údajov (ďalej aj „GDPR“), ale nájdeme ho aj v Občianskom zákonníku v podobe ochrany osobnosti (§ 11-16, napr. obrazové snímky, zvukové alebo zvukovo-obrazové záznamy atď.). Zjednodušene možno povedať, že osobným údajom je akákoľvek informácia, prostredníctvom ktorej možno osobu identifikovať priamo (napríklad meno a priezvisko, fotografia) alebo nepriamo t. j. s použitím primeraného úsilia (napr. telefónne číslo, lokalizačné údaje, údaje o zdraví, hlasová nahrávka a pod.).
Aké osobné údaje sú v agende ľudských zdrojov
V agende ľudských zdrojov môžeme identifikovať spravidla tieto osobné údaje:
- Identifikačné údaje: titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum a miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu alebo pasu, rodné číslo, národnosť, fotografia;
- Kontaktné údaje: adresa pobytu alebo bydliska, telefónne číslo, e-mailová adresa;
- Zamestnanecké údaje: evidencia pracovného času v rozsahu podľa § 99 Zákonníka práce, osobné (zamestnanecké) číslo, pracovný posudok, potvrdenie o zamestnaní;
- Lokalizačné údaje: možno získať z knihy jázd alebo prostredníctvom GPS;
- Osobitná kategória a citlivé údaje: údaje o zdravotnom stave (potvrdenie o tehotenstve, o invalidite, údaje o psychickej pracovnej spôsobilosti), odtlačky prstov, členstvo v odborovej organizácii, údaje o spáchaní trestného činu alebo priestupku (výpis z registra trestov);
- Ďalšie údaje patriace konkrétnemu zamestnancovi a vytvárajúce napríklad jeho ekonomickú, sociálnu či mentálnu identitu (údaj o mzde a zrážkach zo mzdy, o rodinnom stave, údaje z pracovného posudku a pod.).
Výberové konanie a evidencia životopisov z pohľadu spracovania a ochrany osobných údajov
Zamestnanci HR oddelení začínajú spracúvať osobné údaje už v momente, keď sú im doručené prvé životopisy a ďalšie priložené dokumenty ako reakcia na zverejnené výberové konanie na voľnú pracovnú pozíciu. Táto dokumentácia je spracovaná na právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, podľa ktorého je spracúvanie osobných údajov je „nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.“ V takomto prípade teda nie je potrebný súhlas so spracovaním osobných údajov uchádzača o zamestnanie, pretože právnym základom nie je jeho súhlas, ale obojstranná vôľa spracúvať údaje v tzv. predzmluvných vzťahoch resp. „pred uzatvorením zmluvy“ (zmluvou v tomto prípade predstavuje pracovná zmluva).
Po ukončení výberového procesu a vybratí vhodného kandidáta je potrebné všetky životopisy a ďalšie priložené dokumenty neúspešných uchádzačov skartovať, alebo inak zlikvidovať.
V situácii, keď bude HR oddeleniu doručený životopis záujemcu o zaradenie o firemnej databázy uchádzačov o zamestnanie, za účelom evidencie a kontaktovania v prípade, ak firma niekedy v budúcnosti bude mať voľné miesto, na ktoré by predmetného záujemcu rada pozvala (teda nie ako reakcia na aktuálne voľné pracovné miesto), v takom prípade už bude potrebný súhlas so spracúvaním osobných údajov dotknutej osoby (záujemcu o prácu) udelený na určitú, primerane dlhú dobu.
V takomto prípade je možné životopisy uchádzačov o prácu evidovať po primeranú dobu vymedzenú súhlasom.
Aké osobné údaje (ne)možno počas výberového konania zisťovať a spracovávať?
To, ktoré osobné údaje možno počas výberového konania spracúvať a ktoré je vôbec možné zisťovať, sú uvedené v § 41 ods. 5 Zákonníka práce. Podľa tohto ustanovenia môže zamestnávateľ od fyzickej osoby, ktorá sa uchádza o prvé zamestnanie, vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať. Od osoby, ktorá už bola predtým zamestnaná v inej spoločnosti, môže zamestnávateľ požadovať aj predloženie pracovného posudku a potvrdenia o zamestnaní.
Zákonník práce definuje aj informácie, ktorých poskytnutie zamestnávateľ nikdy nesmie od uchádzača o zamestnanie vyžadovať. Tieto sa týkajú tehotenstva, rodinných pomerov, politickej príslušnosti, odborovej príslušnosti a náboženskej príslušnosti a bezúhonnosti.
Pri bezúhonnosti platia dve výnimky. Ak existuje aspoň jedna z nich, zamestnávateľ môže poskytnutie tejto informácie vyžadovať. Ide o prípady, keď:
- ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť (napríklad zamestnanci bezpečnostných služieb),
- požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať (napríklad zamestnanci finančných inštitúcií pracujúci s veľkou finančnou hotovosťou).
Proces výberu zamestnancov však neupravuje len Zákonník práce, ale aj zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti. Aj tento predpis v § 62 definuje, ktoré údaje nesmie zamestnávateľ pri výbere zamestnancov vyžadovať. Tieto sa týkajú národnosti, rasového pôvodu alebo etnického pôvodu, politických postojov, členstva v odborových organizáciách, náboženstva, sexuálnej orientácie, informácie, ktoré odporujú dobrým mravom, a osobné údaje, ktoré nie sú potrebné na plnenie povinností zamestnávateľa ustanovených osobitným predpisom (predpisom na ochranu osobných údajov).
Ako je z vyššie uvedeného zrejmé, zamestnávateľ má pri výberovom procese legislatívou jasne a pomerne striktne definované mantinely, v medziach ktorých môže nevyhnutné informácie (teda osobné údaje) od uchádzačov o prácu vyžadovať. Z pohľadu zamestnávateľa je preto pozitívne, že určité povinnosti kladie Zákonník práce aj na fyzické osoby uchádzajúce sa o prácu. Podľa § 41 ods. 7 sú tieto povinné informovať zamestnávateľa o všetkých skutočnostiach, ktoré im bránia výkonu práce alebo ktoré by mohli zamestnávateľovi spôsobiť ujmu. Ak ide o mladistvú osobu, je povinná informovať svojho budúceho zamestnávateľa aj o dĺžke pracovného času u iného zamestnávateľa.
Dôvody, ktoré by mohli brániť osobám vykonávať prácu, sú napríklad zdravotné dôvody. Medzi skutočnosti, ktoré by mohli zamestnávateľovi privodiť ujmu, môžeme zaradiť napríklad výkon obdobnej, konkurenčnej činnosti u iného zamestnávateľa.
Pracovná zmluva a osobné údaje zamestnancov
Pracovná zmluva by mala v záhlaví (hneď v úvode na titulnej strane) obsahovať len tie identifikačné údaje zamestnanca, ktoré sú naozaj nevyhnutné na jeho jasnú a nezameniteľnú identifikáciu. V zásade pôjde o tieto údaje: titul, meno a priezvisko, dátum narodenia a adresa trvalého bydliska.
Osobné údaje ako rodné číslo alebo číslo občianskeho preukazu, ktoré sa v praxi v zmluvách často nachádzajú, sú nadbytočné a preto by mohli byť vyhodnotené v rozpore so zásadou minimalizácie spracúvania osobných údajov.
Z tejto zásady vyplýva, že prevádzkovateľ osobných údajov (zamestnávateľ) môže spracúvať len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie zamýšľaného účelu. V našom prípade je účelom vznik pracovnoprávneho vzťahu, teda uzatvorenie zmluvy. A pracovnú zmluvu, alebo dohodu o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, možno platne uzatvoriť aj bez uvedenia rodného čísla či čísla občianskeho preukazu. Inými slovami, tieto údaje nie sú pre uzatvorenie zmluvy nevyhnutné a nevyžaduje ich ani zákon.
Iná situácia by nastala napríklad v prípade uzatvorenia zmluvy o prevode vlastníctva bytu (teda kúpa alebo predaj bytu), pretože katastrálny zákon uvedenie rodného čísla predávajúceho a kupujúceho na zmluve explicitne vyžaduje. Bez uvedenia toho údaju nedôjde k zápisu vlastníckeho práva do katastra nehnuteľností. Inými slovami, rodné číslo je povinnou náležitosťou kúpnej zmluvy na byt, avšak nie povinnou náležitosťou pracovnej zmluvy.
Uvedené neznamená, že zamestnávateľ nemôže spracúvať rodné čísla svojich zamestnancov. Rodné číslo je nevyhnutné napríklad pre prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne a Sociálnej poisťovne, preto spracúvanie rodných čísel zamestnávateľom je bezpochyby prirodzenou súčasťou výkonu jeho povinností. Vyššie uvedeným odsekom sme mali na mysli to, že tento údaj by nemal byť uvedený v pracovnej zmluve ani na žiadnom inom dokumente, pokiaľ to osobitný právny predpis nevyžaduje.
V tejto súvislosti chceme ešte poukázať na § 78 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov. Toto ustanovenie definuje explicitný zákaz zverejňovania rodného čísla. A to s jedinou výnimkou, keď rodné číslo zverejní sama dotknutá osoba (teda sám zamestnanec).
Čo môže obsahovať osobný spis zamestnanca?
Ktoré dokumenty môžu byť súčasťou osobného spisu zamestnanca Zákonník práce explicitne neuvádza. Dokonca ani nedefinuje povinnosť zamestnávateľa viesť osobné spisy zamestnancov. Podľa § 75 Zákonníka práce, má zamestnanec právo nahliadnuť do svojho osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie.
V tejto súvislosti preto musíme poukázať na iné ustanovenie Zákonníka práce, z ktorého možno obsah osobného spisu odvodiť. Podľa článku 11 ZP môže zamestnávateľ „o zamestnancovi zhromažďovať len osobné údaje súvisiace s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú zamestnanec má vykonávať, vykonáva alebo vykonával.“ Tieto údaje teda môžu byť súčasťou osobného spisu.
Pre porovnanie, český Zákonník práce priamo uvádza, že „osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu“ Základným pracovnoprávnym vzťahom podľa ZP ČR je pracovný pomer a právny vzťah založený niektorou z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Obsah osobného spisu môžu tvoriť spravidla pracovná zmluva, jej dodatky, dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, údaje potrebné pre výpočet mzdy za príslušný mesiac (napr. mesačný výkaz dochádzky, prípadne potvrdenie lekára o dočasnej PN, kedy sa poskytuje náhrada mzdy počítaná z priemeru), upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny alebo neuspokojivé plnenie pracovných úloh, dohoda o hmotnej zodpovednosti a podobne. Súčasťou osobného spisu môže byť tiež posudok lekára o zdravotnej spôsobilosti na prácu či informácie o povinných školeniach (preukazovanie odbornej spôsobilosti).
Pre správne zodpovedanie otázky, ktoré osobné údaje môžu byť súčasťou osobného spisu, si musíme ako prvú zodpovedať otázku, ktoré údaje a na akú dlhú dobu aj skutočne potrebujeme.
Napríklad v čase, keď je úspešne zavŕšený proces výberového konania a jeho účastník sa stane zamestnancom, jeho zamestnávateľ už viac nebude nepotrebovať dokumenty, ktoré mali svoj význam v procese uzatvárania pracovnej zmluvy či počas pracovného pohovoru. Zamestnávateľ už napríklad nebude potrebovať životopis zamestnanca, motivačný list či pracovný posudok. Táto dokumentácia má svoj význam len do momentu podpísania pracovnej zmluvy, potom stráca svoj význam (zanikne účel, na ktorý boli dokumenty poskytnuté) a preto by nemali byť súčasťou osobnej zložky zamestnanca.
Fotokópie dokladov
Uchovávanie fotokópií dokladov v osobných spisoch zamestnancov je bežnou praxou personalistov. Zväčša ide o kópiu občianskeho preukazu, preukazu poistenca či dokladov o dosiahnutom vzdelaní. Takýto postup, pokiaľ je paušalizovaný, sa nejaví ako správny. A to ani v prípade, ak k tomu zamestnanec udelí súhlas. Dôvodom je, že neexistuje jeden univerzálny účel spracúvania údajov, ktorý by uchovávanie fotokópií dokumentov opodstatňoval. Inými slovami, vo väčšine prípadov zamestnávateľovi stačí do dokumentov nahliadnuť a údaje z občianskeho preukazu do informačného systému odpísať. Pravidlá ochrany osobných údajov neumožňujú spracúvanie údajov za neurčitým (nekonkrétnym) účelom typu „Možno to niekedy budem potrebovať, tak si to prefotím.“ Vždy už v momente začiatku spracúvania osobných údajov musí existovať jasný, konkrétny a určitý účel ich spracúvania.
Takýto konkrétny účel môže byť daný napríklad v prípade uzatvárania doplnkového dôchodkového sporenia a vyplýva z ustanovenie § 28a zákona o doplnkovom dôchodkovom sporení. Avšak aj toto ustanovenie len umožňuje zamestnávateľom vyhotovovať fotokópie dokladov totožnosti za účelom ich následného poskytnutia doplnkovej dôchodkovej spoločnosti, nie za účelom ich založenia do osobného spisu zamestnanca na časovo neobmedzenú dobu.
Fotokópie dokladov môžu tiež obstáť v tých prípadoch, v ktorých je daná kontrolná kompetencia orgánov verejnej správy. Napríklad inšpektoráty práce môžu pri výkone inšpekcie práce od zamestnávateľov vyžadovať osobné údaje „zamestnanca nevyhnutné na preukázanie dodržiavania ustanovených pracovných podmienok a podmienok zamestnávania, najmä zdravotnej spôsobilosti, tehotenstva, starostlivosti o jeho dieťa mladšie ako 15 rokov, osamelosti, mzdy (platu) a kvalifikácie“, pričom uvedené zamestnávateľ preukazuje dokladmi a ich fotokópiami. Zákon o inšpekcii práce tak definoval povinnosť, ako aj účel spracúvania údajov prostredníctvom fotokópií dokladov. Účelom takto spracúvaných údajov je preukázanie súladu pracovných podmienok zamestnancov s pracovnoprávnymi predpismi počas inšpekcie práce.
