Kedy je možné pracovné oblečenie uznať ako daňový výdavok? Môžu si konatelia kúpiť oblek a zahrnúť ho do svojich daňových výdavkov?
Pracovné oblečenie vyplývajúce zo zákonných predpisov na ochranu pri práci
Existuje mnoho profesií, pri ktorých sa pracovné oblečenie vyžaduje zo zákona, pričom ide najmä o ochranné pracovné oblečenie. Povinnosť poskytovania takéhoto ochranného oblečenia vyplýva napríklad z § 147 ods.1 Zákonníka práce, zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o BOZP“), ktorý v § 6 ods. 3 písm. a) zákona o BOZP upravuje povinnosť zamestnávateľa poskytnúť zamestnancovi bezodplatne pracovný odev a obuv, ak pracuje v prostredí, v ktorom odev alebo obuv podlieha mimoriadnemu opotrebovaniu alebo mimoriadnemu znečisteniu.
V prípade daňovej uznateľnosti na strane spoločnosti (zamestnávateľa), ktorá toto ochranné pracovné oblečenie nakupuje, hovoríme o daňových výdavkoch podľa § 19 ods. 2 písm. c) bod 1 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“). Zákon o dani z príjmov v tomto ustanovení hovorí všeobecne o výdavkoch (nákladoch) na pracovné a sociálne podmienky a starostlivosť o zdravie vynaložené na bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a hygienické vybavenie pracovísk, ktoré sa považujú za daňové výdavky. Zároveň, výdavky vynaložené na bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci zamestnancov patria medzi výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, tak ako to vyžaduje § 2 v písmene i) zákona o dani z príjmov.
Je však dôležité spomenúť, že zamestnávateľ by mal viesť podrobnú evidenciu o poskytovaných ochranných pracovných odevoch, ktoré by mali byť i odôvodnené z hľadiska počtu či ich funkčnosti a potreby. Ak má spoločnosť napríklad troch zamestnancov a vo výdavkoch bude mať nákup sto kusov ochranných pracovných uniforiem, ich daňové uznateľnosť môže byť otázna.
Na strane zamestnanca ide o nepeňažný príjem, ktorý nie je predmetom dane vo výške hodnoty poskytovaných osobných ochranných pracovných prostriedkov podľa osobitných predpisov, osobných hygienických prostriedkov vrátane ich udržiavania podľa § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov.
Príklad na poskytnutie ochranného pracovného oblečenia a daňová uznateľnosť
Spoločnosť A pôsobí v odvetví mrazených potravín, pričom zamestnáva desiatky zamestnancov, ktorí pracujú pri veľmi nízkych teplotách. Pre výkon činnosti potrebujú adekvátne ochranné pracovné oblečenie, ktoré zabezpečuje spoločnosť A cez dodávateľa. Sú výdavky na nákup tohto pracovného oblečenia daňovým výdavkom spoločnosti a ako má spoločnosť postupovať v prípade posúdenia zdaniteľného plnenia na strane zamestnanca?
V prípade zamestnancov, ktorým je v práci poskytnuté ochranné pracovné oblečenie, ide o nepeňažný príjem, ktorý nie je predmetom dane, čiže hodnota poskytnutého pracovného oblečenia sa zamestnancom nezdaní v súlade s § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov.
Spoločnosti vyplýva povinnosť zabezpečiť svojich zamestnancov adekvátnym pracovným oblečením zo Zákonníka práce aj zákona o BOZP. Nákup tohto pracovného obdobia je pre spoločnosť A daňovým výdavkom v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) bod 1 zákona o dani z príjmov.
Pracovné oblečenie, ktorého poskytnutie vyplýva zo všeobecne záväzných právnych predpisov alebo smerníc (rezortov, EÚ)
V prípade pracovného oblečenia, ako sú napríklad jednotné rovnošaty, uniformy, propagačný a reklamný dress code, nie je možné povedať, že ide o ochranné pracovné oblečenie, ktoré by museli mať zamestnanci z bezpečnostného hľadiska oblečené, no napriek tomu môže mať zamestnávateľ povinnosť ich zamestnancom poskytnúť, resp. dodržať určité pravidlá pri oblečení svojich zamestnancov (napr. zamestnanec pracujúci v mäsiarstve nemôže pracovať vo svojom vlastnom oblečení, v ktorom sa bežne pohybuje, a to z hygienických dôvodov).
V takomto prípade je možné opäť istú skupinu výdavkov uznať za daňové výdavky podľa § 19 ods. 2 písm. c) bod 1 zákona o dani z príjmov. V prípade niektorých činnosti platia určité všeobecne záväzné predpisy alebo smernice, napr. v potravinárskom priemysle, zdravotníctve a pod.
Ako výdavky
(náklady) vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných
príjmov podľa § 2 písm. i) zákona
o dani z príjmov je možné posúdiť aj jednotné pracovné uniformy, služobné
rovnošaty, ktorých povinnosť nosenia pri výkone zamestnania, alebo služobného
pomeru vyplýva zo všeobecne záväzného právneho predpisu.
Aj v týchto prípadoch musí byť výška výdavku zdokladovaná a odôvodniteľná. Do daňových výdavkov môžu byť zahrnuté iba výdavky v rozsahu ustanovenom všeobecne záväzným právnym predpisom, či smernicou (napr. smernica EÚ).
Pri povolaniach, ako napríklad hotelové upratovačky, predavačky v potravinách, či jednotné pracovné oblečenie kaderníčok a pod., ide o propagačnú a reklamnú potrebu alebo potrebu odlíšenia zamestnanca od zákazníka. V takomto prípade by však zamestnávateľ mal uviesť povinnosť nosenia jednotného pracovného oblečenia vo vnútropodnikovom predpise, či internej smernici a toto pracovné oblečenie by malo byť jednoznačne vymedzené a nemalo by byť zameniteľné s bežným oblečením.
Na strane zamestnanca ide opäť o poskytnutie nepeňažného plnenia na vo výške hodnoty poskytovaného pracovného oblečenia (napr. pracovné odevy, uniformy) vrátane ich udržiavania alebo suma, ktorou zamestnávateľ uhrádza zamestnancovi preukázané výdavky vynaložené na tieto účely, ktoré nie je predmetom dane podľa § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov.
Pracovné oblečenie na reprezentatívne účely (obleky pre konateľov, riaditeľov)
Samostatne je možné uviesť aj tzv. biznis oblečenie, čiže formálne obleky pre konateľov, riaditeľov, predajcov a podobne. Výdavky na nákup tohto typu oblečenia zákon o dani z príjmov individuálne nerieši. Aj keď v niektorých prípadoch je možné zdôvodniť výdavky na nákup oblekov, košieľ, šiat účelom získania klientov či obchodných partnerov, ak nie sú dodržané určité pravidlá (označenie pracovného oblečenia logom spoločnosti a pod.), ide o výdavky majúce charakter osobnej spotreby, pretože takéto oblečenie je možné bežne použiť aj na osobné (súkromné) účely, čo nie je možné odsledovať, ani tomu nijako zabrániť.
Výdavky vynaložené na pracovné oblečenie zamestnancov, ak táto povinnosť nevyplýva pre zamestnávateľa zo všeobecne záväzného právneho predpisu, je možné považovať za daňové výdavky v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) prvého bodu zákona o dani z príjmov len v prípade, ak sú splnené požiadavky ako napr. zamestnávateľ vo svojom internom predpise ustanoví rozsah a ďalšie podmienky na poskytovanie jednotného pracovného ošatenia, vymedzí charakter a podobu jednotného pracovného ošatenia, jednotné pracovné ošatenie trvale a viditeľne označí identifikačnými znakmi zamestnávateľa, čím sa vylúči jeho zameniteľnosť s bežným občianskym alebo spoločenským oblečením. Za trvalé označenie sa považuje napr. našitie alebo nažehlenie obchodného mena alebo ochrannej známky spoločnosti na všetkých súčastiach uniformy z jeho lícnej strany).
Výdavky na pracovné oblečenie zamestnancov, ktoré nespĺňa vyššie uvedené podmienky, sa považujú za nedaňové výdavky vynaložené na osobnú potrebu daňovníka v súlade s § 21 ods. 1 písm. i) zákona o dani z príjmov, resp. nedaňové výdavky na reprezentáciu podľa § 21 ods. 1 písm. h) zákona o dani z príjmov.
Príklad na nákup obleku pre konateľa spoločnosti daňová uznateľnosť
Konateľ spoločnosti na účely obchodných stretnutí s potenciálnymi klientmi potreboval adekvátny oblek. Výdavky na tento nákup uhradila spoločnosť. Je možné vzniknuté výdavky uznať za daňové, keďže slúžili na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov spoločnosti?
Potreba zakúpenia obleku pre konateľa nie je striktnou podmienkou výkonu jeho činnosti ani nevyplýva zo žiadneho všeobecne záväzného predpisu. Ak teda nie sú splnené podmienky, že by bol nákup takéhoto obleku upravený v internej smernici spoločnosti, viditeľné a trvalé označenie obleku znakom spoločnosti a pod., ide o nedaňový výdavok.
Príklad na daňové posúdenie nákupu oblečenia pri príjmoch z podnikania podľa § 6 ods. 1 zákona o dani z príjmov
Právnička, ktorá vykonáva podnikateľskú činnosť podľa § 6 ods. 1 zákona o dani z príjmov si kúpila kostým na účely pracovných stretnutí. Môže si predmetné výdavky uznať ako daňové?
Výdavok na reprezentatívne oblečenie nepredstavuje daňový výdavok, pretože toto oblečenie je možné používať aj na súkromné účely a nevie preukázať zákonnú povinnosť reprezentatívneho ošatenia.
„Ošatné“ ako príspevok pre zamestnancov a daňová uznateľnosť
Mnoho spoločností poskytuje svojim zamestnancom tzv. „ošatné“ na princípe, kedy zamestnanci prinesú zamestnávateľovi bločky za nákup oblečenia, ktoré im je následne preplatené. Poskytovanie takýchto príspevkov je bežné napr. v právnických spoločnostiach, bankách a pod., kde nie je ustanovený jednotný pracovný odev, ale vyžaduje sa adekvátne pracovné oblečenie pri styku s klientmi.
V takomto prípade je možné hovoriť už o finančnom príspevku zamestnávateľa. V súlade s § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov nie je predmetom dane ani suma, ktorou zamestnávateľ uhrádza zamestnancovi preukázané výdavky vynaložené na účely nákupu pracovného oblečenia, napr. pracovné odevy, uniformy. Podmienkou je však zdokladovanie nákupu oblečenia na spomínaných bločkoch, resp. faktúrach. Ak zamestnávateľ poskytne finančný príspevok na kúpu pracovného oblečenia a zamestnanec nedokladuje tento nákup, tento finančný príspevok sa zamestnancovi zdaní v úhrne jeho príjmov v mesiaci poskytnutia tohto príspevku v súlade s § 35 zákona o dani z príjmov.
