Aký je limit pre úhradu faktúry v hotovosti? Musí byť inkaso faktúry zaevidované v eKase alebo postačí príjmový pokladničný doklad a ako je to s odpočtom DPH?
V praxi dodávateľ často na faktúre uvádza aj spôsob jej úhrady, a to i napriek tomu, že táto náležitosť nepatrí medzi povinné náležitosti faktúry. Faktúru môže odberateľ (zákazník) uhradiť dvoma možnými spôsobmi, a to bezhotovostne (napr. prevodom na účet) alebo hotovostne. Nie vždy je však možná platba faktúry v hotovosti. Na čo si dať pozor pri úhrade faktúry v hotovosti a kedy vôbec nie je možná jej úhrada v hotovostnej forme?
Kedy je potrebná eKasa pri platbe faktúry v hotovosti?
Podnikateľ, ktorý prijíma platbu faktúry v hotovosti je povinný vystaviť doklad o prijatí hotovosti, a to buď:
- príjmový pokladničný doklad, alebo
- doklad z eKasy.
Zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní ERP“) ustanovuje, že povinnosť evidovať tržbu prostredníctvom eKasy má podnikateľ, ktorý súčasne spĺňa všetky tri podmienky:
- ide o fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá má oprávnenie na podnikanie, t. j. vykonáva podnikateľskú činnosť podľa Obchodného zákonníka (napr. živnostník, obchodná spoločnosť, ako je s. r. o.),
- uskutočňuje predaj tovaru alebo poskytuje zákonom vymedzenú službu uvedenú v prílohe č. 1 zákona o používaní ERP,
- prijíma tržbu, pričom tržbou je platba prijatá z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom mieste v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť (patrí sem aj úhrada faktúry).
To znamená, že v prípade ak podnikateľ, t. j. fyzická alebo právnická osoba vyhotoví faktúru za predaj tovaru a odberateľ (zákazník) uhradí túto faktúru v hotovosti alebo napr. platobnou kartou, je potrebné úhradu tejto faktúry zaevidovať v eKase. O úhrade tejto faktúry podnikateľ vydá odberateľovi (zákazníkovi) pokladničný doklad z eKasy. Rovnako táto povinnosť platí aj pre podnikateľa, ktorý vyhotoví faktúru za poskytnutie služby, ktorá je uvedená v prílohe č. 1 zákona o používaní ERP (napr. za opravu auta) a odberateľ (zákazník) túto faktúru uhradí v hotovosti alebo platobnou kartou.
Vo vyššie uvedených prípadoch teda nie je možné vystaviť príjmový pokladničný doklad, nakoľko podnikateľ musí túto tržbu (úhradu faktúry) zaevidovať v eKase. Ak uvedené podmienky nespĺňa, teda ide o službu neuvedenú v prílohe č. 1 zákona (napríklad za administratívne činnosti) alebo sa naňho vzťahujú výnimky zo zákona (napríklad ide o podnikateľa s ťažkým zdravotným postihnutím), pri inkase faktúry ako doklad postačí vyplnenie príjmového pokladničného dokladu.
Viac informácií o tom, kto je povinný používať eKasu nájdete v článku Kto (ne)musí mať eKasu od roku 2019?
V prípade, ak podnikateľ účtuje v sústave podvojného účtovníctva, pri faktúre zaplatenej v hotovosti bude používať účet z účtovej osnovy: 211 – Pokladnica. Ak podnikateľ účtuje v sústave jednoduchého účtovníctva, resp. ak vedie daňovú evidenciu, faktúru zaplatenú v hotovosti uvedie do príjmu zahrňovaného do základu dane (v prípade dodávateľa) alebo do výdavku zahrňovaného do základu dane (v prípade odberateľa).
Faktúru v hotovosti je možné zaplatiť len do určitého limitu
V súvislosti s úhradou faktúry v hotovosti je potrebné upozorniť na zákon č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o obmedzení platieb v hotovosti“), ktorý ustanovuje nasledovné limity pre platby v hotovosti:
- limit pre platbu v hotovosti, ktorej hodnota neprevyšuje 5 000 € - ak je odovzdávajúcim alebo preberajúcim právnická alebo fyzická osoba, ktorá vykonáva podnikateľskú alebo inú samostatnú zárobkovú činnosť,
- limit pre platbu v hotovosti, ktorej hodnota neprevyšuje 15 000 € - ak ide o platbu medzi fyzickými osobami – nepodnikateľmi.
V prípade, ak je platba v hotovosti rozdelená na
niekoľko samostatných platieb, ktoré vyplývajú z jedného právneho vzťahu,
tak hodnotou platby v hotovosti je súčet hodnôt týchto platieb.
Platby, ktoré sú v hodnote vyššej ako je zákonom stanovený limit, je možné vykonať výlučne bezhotovostne. Viac informácií o platbách v hotovosti nájdete v článku Platby v hotovosti u podnikateľov v roku 2018
Príklad na úhradu faktúry v hotovosti do limitu v zmysle zákona o obmedzení platieb v hotovosti:
František – živnostník chce uhradiť faktúru svojmu dodávateľovi za tovar, ktorá je vystavená na celkovú sumu 4 800 €. Je možné ju v zmysle zákona o obmedzení platieb v hotovosti uhradiť hotovostne?
Faktúra vo výške 4 800 € môže byť uhradená v hotovosti, nakoľko jej suma neprevyšuje hodnotu 5 000 €.
Príklad na úhradu faktúry v hotovosti nad limit v zmysle zákona o obmedzení platieb v hotovosti:
Spoločnosť ABCX, s. r. o. chce uhradiť faktúru svojmu dodávateľovi za objednané služby. Faktúra bola vystavená na celkovú sumu 8 000 €, avšak spoločnosť ju chce uhradiť v dvoch splátkach, t. j. 2 x 4 000 €. Je možné ju v zmysle zákona o obmedzení platieb v hotovosti uhradiť hotovostne?
Napriek tomu, že výška splátok nepresahuje 5 000 €, nie je možné úhradu tejto faktúry vykonať v hotovosti, nakoľko celková suma faktúry je 8 000 €, čo presahuje zákonom stanovený limit.
Upozorňujeme, že počas vyhláseného núdzového stavu a mimoriadnej situácie v súvislosti so šírením nákazy koronavírusom (COVID-19) sa na platby v hotovosti nevzťahujú zákonom stanovené limity podľa zákona o obmedzení platieb v hotovosti. Viac informácií si môžete prečítať v článku Neobmedzené platby v hotovosti počas núdzového stavu či mimoriadnej situácie?
Obmedzenie nároku na odpočet DPH pri platbe faktúry v hotovosti
V prípade, ak je vyhotovená faktúra podľa § 74 ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“), t. j. faktúra aj s identifikačnými údajmi odberateľa, je možné ju uhradiť v hotovosti v zmysle zákona o obmedzení platieb v hotovosti (t. j. do hodnoty neprevyšujúcej 5 000 €), a to bez obmedzenia nároku na odpočet DPH u odberateľa (t. j. zákazníka).
Vyššie spomínané obmedzenie nároku na odpočet DPH u odberateľa (t. j. zákazníka) platí v prípade vyhotovenej zjednodušenej faktúry nad sumu uvedenú v § 74 ods. 3 písm. b) zákona o DPH, podľa ktorého zjednodušenou faktúrou je doklad vyhotovený eKasou, ak cena tovaru alebo služby vrátane dane:
- uhradená v hotovosti nie je viac ako 1 000 €, alebo
- uhradená inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť nie je viac ako 1 600 €.
To znamená, že v prípade, ak dodávateľ vyhotoví zjednodušený doklad pokladnicou eKasa nad vyššie stanovenú sumu, odberateľ nebude mať nárok na odpočet DPH.
Pozor na vplyv neuhradenej faktúry na základ dane
V prípade, ak odberateľ (zákazník) neuhradí faktúru (pohľadávku), resp. ju uhradí len čiastočne, má to vplyv aj na základ dane u dodávateľa. Pričom, ak dodávateľ:
- účtuje v sústave jednoduchého účtovníctva: faktúra ovplyvňuje základ dane až po jej úhrade odberateľom (zákazníkom),
- účtuje v sústave podvojného účtovníctva: faktúra ovplyvňuje základ dane ihneď po jej vystavení a zaúčtovaní, bez ohľadu na úhradu.
Upozorňujeme však, že ak dodávateľ účtuje v sústave podvojného účtovníctva je potrebné, aby tvoril na základe zásady opatrnosti opravnú položku k pohľadávkam. Viac informácií si môžete prečítať v článku Nezaplatené faktúry v účtovníctve
