Do 31. mája prebiehalo automatické doplnenie identifikačných údajov do obchodného registra. Ako si podnikateľ overí či má všetko v poriadku a čo robiť, ak údaje automaticky zapísané neboli?
V čom spočíva povinnosť doplnenia údajov do obchodného registra
Novelou Obchodného zákonníka účinnou od 1. 10. 2020 došlo aj k zmene zákona o obchodnom registri tak, že firmám, ktoré boli do obchodného registra zapísané pred týmto dátumom (t. j. pred 1. 10. 2020) pribudla nová povinnosť - musia príslušnému registrovému súdu podať návrh na zápis identifikačných údajov fyzickej osoby, a to konkrétne:
- rodného čísla alebo
- iného identifikačného údaju, ak rodné číslo nebolo pridelené (napr. čísla občianskeho preukazu, pasu alebo pobytového preukazu pri cudzincoch).
Upozornenie: Povinnosť zapísať číslo občianskeho preukazu alebo pasu majú len tie osoby, ktoré nemajú pridelené rodné číslo (napr. cudzinci, ktorí nemajú na Slovensku trvalý pobyt). Občania SR nemajú povinnosť zapísať tieto údaje.
Koho sa týka zápis identifikačných údajov do obchodného registra?
Ide o identifikačné údaje týkajúce sa týchto fyzických osôb:
- spoločníkov (vrátane akcionárov),
- štatutárnych orgánov (konateľov) alebo členov štatutárnych orgánov,
- vedúcich organizačných zložiek podnikov,
- prokuristov,
- členov dozorného orgánu,
- likvidátorov,
- správcov na výkon nútenej správy a ich zástupcov,
- vedúcich podnikov alebo organizačných zložiek podnikov zahraničných právnických osôb.
Zákon o obchodnom registri ustanovil, že fyzické osoby oprávnené konať v mene zapísanej spoločnosti (čiže konatelia), ktorá nemá v obchodnom registri zapísané všetky vyššie uvedené identifikačné údaje (napr. rodné čísla spoločníkov), majú povinnosť zosúladiť zapísané údaje (t. j. doplniť zákonom stanovené identifikačné údaje) najneskôr do konca septembra 2022. Konateľom spoločností (ako osobám oprávneným konať v mene zapísanej právnickej osoby), ktorí si nesplnia túto povinnosť do konca septembra 2022 hrozí pokuta do výšky 3 310 eur.
Upozornenie: Vyššie uvedenú povinnosť zápisu identifikačných údajov nemajú obchodné spoločnosti zapísané do obchodného registra po 1. 10. 2020. Tie si ju splnili pri svojom prvozápise do obchodného registra.
Aké údaje treba doplniť do obchodného registra?
Od októbra 2020 je konateľ povinný v návrhu na zápis doplniť rodné číslo alebo iný identifikačný údaj, ak rodné číslo nie je pridelené, a to pri fyzických osobách uvedených vyššie (napr. pri štatutárnom orgáne alebo pri členovi štatutárneho orgánu) a obchodné mená alebo názvy, sídla a identifikačné čísla spoločníkov – právnických osôb.
Firmy, ktoré boli do obchodného registra zapísané do 30. septembra 2021 a nemajú zákonom stanovené údaje v obchodnom registri doplnené, je potrebné tak urobiť do 30. septembra 2022. V prípade fyzických osôb je potrebné doplniť dátumy narodenia a rodné čísla alebo v prípade cudzincov iné identifikačné údaje, ak rodné čísla nie sú pridelené a v prípade právnických osôb - identifikačné čísla, ak sú pridelené.
Ak bolo k obchodnému podielu spoločníka zriadené záložné právo, treba doplniť údaj o jeho zriadení, meno, priezvisko, dátum narodenia fyzickej osoby alebo obchodné meno, sídlo a identifikačné číslo, ak je pridelené, právnickej osoby, ktorá sa zapisuje do obchodného registra ako záložný veriteľ k obchodnému podielu, a označenie záložnej zmluvy.
Automatizované doplnenie identifikačných údajov do obchodného registra prebiehalo do 31. 5. 2022
Po kritike tejto povinnosti zo strany podnikateľov došlo počas roka 2021 k novele, ktorá zrušila poplatok za zápis týchto údajov a zároveň určila Ministerstvu spravodlivosti SR zabezpečiť v spolupráci s registrovými súdmi od 1. 12. 2021 do 31. 5. 2022 automatizované doplnenie vyššie uvedených identifikačných údajov, za predpokladu, že o totožnosti osoby nebola žiadna pochybnosť.
Na základe toho ministerstvo automatizovane doplnilo do konca mája 2022 identifikačné údaje tých fyzických osôb, ktorých údaje boli dostatočné a jednoznačné na ich identifikáciu. Výsledkom môžu byť tri situácie:
- všetky potrebné údaje už sú v obchodnom registri zapísané správne,
- automatický zápis nebol možný,
- časť údajov bola zapísaná automaticky a časť musí doplniť konateľ.
Ako si overiť, či má firma údaje zapísané?
O automatickom doplnení identifikačných údajov sa podnikateľ mohol dozvedieť tak, že po jeho vykonaní bolo do elektronickej schránky zapísanej spoločnosti doručené oznámenie o doplnení identifikačných údajov spolu s výpisom z obchodného registra.
Upozornenie: Mnoho firiem síce dostalo oznámenie, že údaje boli zapísané automaticky, no napriek tomu, nemusia mať uvedenú povinnosť splnenú, pretože automatický zápis bol vykonaný u spoločníka, ale nie u konateľa, aj keď ide o rovnakú osobu.
Splnenie tejto zákonnej povinnosti sa dá overiť na webovej stránke obchodného registra. Ak má konkrétna spoločnosť pri mene fyzickej osoby (napr. spoločníka) panáčik so zelenou fajkou, znamená to, že osoba má zapísané všetky identifikačné údaje. V opačnom prípade je pri mene fyzickej osoby červené X - vtedy je potrebné údaje doplniť.
Čo robiť, ak neboli identifikačné údaje zapísané do 31. 5. 2022 automaticky – pri osobe sa nachádza červené X?
Ak do 31. 5. 2022 neboli automaticky doplnené identifikačné údaje do obchodného registra, do úvahy prichádzajú dve možnosti:
- podanie samostatného návrhu na zápis identifikačných údajov do 30. 9. 2022 alebo
- podanie návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov do 30. 9. 2022.
V prvom prípade ide o situáciu, kedy do konca mája 2022 nedošlo k automatizovanému doplneniu identifikačných údajov do obchodného registra, a preto si túto povinnosť musí splniť konateľ konkrétnej firmy, a to podaním samostatného návrhu na zápis identifikačných údajov, ktorým doplní výlučne identifikačné údaje fyzických osôb (napr. rodné čísla spoločníkov). Takýto návrh sa podáva výlučne elektronickou formou cez elektronickú službu na portáli www.slovensko.sk. Netreba ho realizovať prostredníctvom nového formulára, použije sa zmenový formulár na zápis údajov do obchodného registra (t. j. návrh na zápis zmeny zapísaných údajov do obchodného registra). Doplnenie identifikačných údajov do 30. 9. 2022 je teda možné zrealizovať štandardným zmenovým konaním cez elektronickú službu (existujúci formulár) - „Podávanie návrhu na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri“ s tým, že pôjde iba o výlučné doplnenie identifikačných údajov. Podanie tohto návrhu je bezplatné (t. j. bez potreby úhrady súdneho poplatku).
Upozornenie: Ak sa takýmto návrhom na zápis do obchodného registra (zmenovým konaním) nedopĺňajú výlučne len identifikačné údaje o fyzických osobách, registrový súd návrh odmietne. Námietky proti odmietnutiu vykonania zápisu do obchodného registra nie sú prípustné.
V druhom prípade o situáciu, kedy spoločnosť bude do 30. 9. 2022 meniť údaje zapísané v obchodnom registri (teda podávať registrovému súdu návrh na zápis zmeny zapísaných údajov, napr. zmenu adresy spoločníka, zmenu sídla a pod.). Vtedy musí cez elektronickú službu (formulár) - „Podávanie návrhu na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri“ podať návrh na zápis zmeny zapísaných údajov do obchodného registra, v ktorom musí súčasne doplniť aj identifikačné údaje (rodné číslo konateľa/spoločník a pod.) Ak ich v návrhu nedoplní (napr. požiada len o zmenu sídla), registrový súd ju vyzve na ich doplnenie do 15 dní. Ak údaje doplní, súd ich zapíše do obchodného registra, ak ich naopak v určenej lehote nedoplní, súd na takýto návrh neprihliadne (napr. nezapíše ani zmenu sídla). Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov spolu s návrhom na doplnenie identifikačných údajov je spoplatnený (t. j. je potreba úhrada súdneho poplatku v sume 33 eur).
