Ktoré informačné systémy využívajú slovenské firmy a podľa čoho si vybrali vhodný informačný systém pre svoju firmu?
Informačné systémy na plánovanie zdrojov (ERP) a riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) môžu firmám pomôcť získať nových zákazníkov, budovať ich lojalitu a udržiavať poriadok v podniku. V súčasnosti existuje skutočne pestré spektrum rôznych typov týchto systémov, no niektoré firmy si budujú aj svoje vlastné, „ušité“ na mieru. Zisťovali sme, aké ERP a CRM systémy využívajú slovenskí podnikatelia, prečo si ich vybrali a kedy sa pre ne rozhodli.
Ktoré systémy sú najčastejšie používané a čo hrá dôležitú rolu pri ich výbere?
Nami oslovené firmy využívajú najmä menšie nástroje, ktoré sa navzájom dopĺňajú, no niektoré stavili aj na komplexné systémy, ktoré im pokrývajú väčšinu ich činností. Medzi komplexnými figuruje Asana či riešenia od spoločnosti KROS alebo Atlassian. Na čiastkové úlohy zasa v slovenských firmách využívajú napr. Slack pre rýchlejšiu komunikáciu, iKROS na fakturáciu, Toggl na časovú kontrolu práce či Pipedrive na obchod. Často sú tieto nástroje dopĺňané aj balíkom G Suite (najčastejšie sú to Google Docs a Google Kalendár). Bežne však majú aj vlastné systémy, urobené podľa svojich potrieb a požiadaviek.
Pri výbere konkrétneho systému alebo mixu nástrojov často podnikateľom záleží na tom, či ide o zahraničnú alebo slovenskú značku. Každý totiž nemusí chcieť spolupracovať s partnerom zo zahraničia, napríklad z dôvodu jazykovej náročnosti alebo ak potrebuje systém prispôsobiť svojim potrebám. Pre našich respondentov bola pri výbere taktiež dôležitá cena, no firmy sa pri zavádzaní systémov zamerali aj na funkcie, komplexnosť či flexibilitu. Respondenti sa pritom zhodujú, že potrebu používať ERP a CRM systémy začali mať najmä pri rozširovaní a expanzii ich firiem. Sú však aj takí, ktorí programy využívajú od začiatku svojej činnosti. Systémy im pomáhajú udržiavať poriadok vo firme už niekoľko rokov.
CRM systém potrebovali najmä naši obchodníci
Spoločnosť VISIBILITY, s. r. o. začínala ako SEO agentúra, no dnes sa jej tím stará o dlhodobé stratégie, PPC a mediálne kampane či komunikáciu na sociálnych sieťach svojich klientov. Visibility je tiež spoluzakladateľom Asociácie digitálnych marketingových agentúr (ADMA). Aké CRM alebo ERP systémy využívajú, prezradil zakladateľ Visibility, Juraj Sasko.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Vo Visibility sme si prešli viacerými nástrojmi. Základ agentúry funguje na Google Suite moduloch a tie následne rozširujeme o konkrétne funkcionality, ako je CRM, projektové riadenie, riadenie ľudských zdrojov a podobne. Kedysi sme sa pustili do vývoja vlastných firemných aplikácií a aktuálne prebieha migrácia celej firmy na ERP systém ODOO, ktorý nám zavádza firma Implemento. Naším cieľom je mať čo najviac vecí, no napriek tomu si uvedomujeme, že systém ODOO nikdy nebude vedieť naplniť všetky naše požiadavky a budeme musieť kombinovať viacero riešení.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
ODOO sme si vybrali pre jeho použiteľnosť, možnosti škálovania modulov podľa potreby na mieru firmy a dôležitým faktorom bola aj celková cena za licencie z dlhodobého hľadiska.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Komplexný CRM systém sme nemali od začiatku. Pri IT podpore nášho obchodného tímu sme začínali s Pipedrive, ktorý ale nie je úplne vhodný pre komplexnú starostlivosť o zákazníka. Preto sme si vyvinuli vlastné nástroje, ktoré z časti používame doteraz. Neustála potreba vývoja a inovácie nás ale presvedčili o tom, že cesta vlastného softwaru nie je to správne riešenie do budúcnosti.
K novému riešeniu nás priviedli obmedzenia starého systému
Maloobchod a veľkoobchod so satelitnou technikou BENDR je na trhu už osem rokov. Podnikový informačný systém potrebovali vo firme od začiatku. Zakladateľ firmy Radovan Cifra nám povedal, aký si vybrali a v čom firme pomohol pri raste.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Vo firme sme už od prvých rokov fungovania používali informačný systém. Od pôvodného riešenia sme sa však neskôr rozhodli prejsť na systém ONIX od firmy KROS s prepojením na Smart Web. Máme tak možnosť upravovať e-shop priamo prostredníctvom systému, nie je potrebné zmeny vykonávať duplicitne. Zjednodušilo a urýchlilo nám to procesy vo firme. ONIX nám poskytuje všetko potrebné, dopĺňa ho už len OMEGA – účtový softvér taktiež od firmy KROS.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Našou požiadavkou na systém bolo zahrnutie API rozhrania pre programovanie aplikácií. Skúšali sme viacero systémov, no ONIX nás oslovil jednoduchosťou, veľmi rýchlo sa ho naučia ovládať aj noví zamestnanci. Navyše sa nám s firmou KROS dobre spolupracovalo. Tak trochu sme sa podieľali na samotnom rozvoji systému ONIX od jeho počiatkov. Každú vylepšenú verziu sme vo firme skúšali a následne sme povedali, čo ešte by sme od systému potrebovali a čo následne v KROSE do ONIXU zakomponovali.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Pri našom predošlom systéme sme sa časom začali cítiť
obmedzovaní a mali sme takpovediac „zviazané ruky“. Prestal nám stačiť pre
naše potreby a aj drobné úpravy boli spoplatňované. Chceli sme niečo, kde
budeme mať voľnosť a čo nám pomôže v spomínanom prepojení e-shopu so
systémom.
Informačným systémom sme nahradili Excel
Spoločnosť Webmax ponúka komplexné riešenia, ktoré zahŕňajú programovanie aj väčších webových aplikácií, grafický dizajn a web dizajn, marketing, copywriting a poradenstvo. Na trhu pod touto značkou vystupujú od roku 2008. O informačných systémoch vo firme Webmax viac povedal konateľ spoločnosti, Pavol Ondráš.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Vo firme používame systém Asana na správu projektov a iKROS na fakturáciu. S danými systémami sme spokojní a nič by sme nemenili.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Systémy sme volili na základe funkcií, modulárnosti a prispôsobenia.
V akej fáze podnikania, ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Pred ôsmimi rokmi, keď sa náš tím rozširoval a pribúdalo viac zamestnancov, prestal nám Excel stačiť. To bol dôvod, prečo sme zaviedli daný systém.
Zameranie nášho e-shopu si vyžadovalo kustomizované riešenie
Vydavateľstvo Taktik patrí medzi najúspešnejšie slovenské vydavateľstvá v oblasti školských a vzdelávacích pomôcok. Miroslav Tokarčík je jeho riaditeľom a toto prezradil o ich informačných systémoch v podniku.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Od začiatku nášho podnikania využívame vlastné CRM riešenie, ktoré sme si „šili“ pre naše potreby. Pre analytiku a logistiku používame viacero čiastkových riešení a na analýzu dát využívame systém Qlik. S naším aktuálnym CRM riešením sme spokojní, aj keď vždy je čo vylepšovať. Inovácie a nápady na zjednodušenie práce priebežne zavádzame.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Hlavným dôvodom, prečo sme potrebovali kustomizované riešenie, je zameranie nášho e-shopu na oba zákaznícke segmenty - B2B (školy, distribučné centrá) aj B2C klientelu (retailový zákazník). Kvalitná používateľská skúsenosť každej skupiny zákazníkov spočíva v jednoduchosti, efektivite a atraktivite e-shopového prostredia i ponuky, čo sa premieta do individuálnych akciových ponúk a špeciálnych balíčkov produktov či iných benefitov pre každú klientelu zvlášť. Na manažment takéhoto zložitého kombinatorického systému sme potrebovali vlastný systém, ktorému sme mohli „vštepiť“ potrebné nastavenia. Išlo o pomerne veľkú počiatočnú investíciu, ktorá sa nám v súčasnosti vypláca. V konečnom dôsledku nám toto riešenie zabezpečilo plynulý prechod na iné trhy a predstavuje stabilný pilier v čase náporu objednávok počas hlavnej sezóny.
Analytický systém Qlik sme si zasa vybrali vzhľadom na jeho prehľadnosť, rýchly a zrozumiteľný manažment dát a kompatibilitu s rôznymi dátovými tokmi.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Spočiatku sme fungovali len na veľmi obmedzenom systéme evidencie základných údajov. S postupným rastom spoločnosti a expanziou do ďalších krajín (Česká republika, Poľsko), ako aj s rozširovaním produktového portfólia a akvizície ďalších partnerov, bolo nutné zaviesť spôsob efektívnejšieho nastavovania procesov a manažmentu dát. Aktuálne v systéme evidujeme 90 % činnosti našej spoločnosti.
Stačia nám špecializované ERP systémy
Art4web je digitálne a brandingové štúdio, ktoré sa špecializuje na tvorbu unikátnych web stránok, dizajn mobilných aplikácií a premyslený dizajn značiek. Aké systémy sa využívajú v malej firme akou je Art4web, odpovedala account manažérka Zuzana Marošiová.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Komplexné systémové riešenie vo firme nevyužívame, pretože sme pomerne malá firma zameraná na poskytovanie digitálnych a kreatívnych služieb. V podniku používame len nástroje na čiastkové úlohy, ako napr. Invision na zdieľanie designov, Slack na komunikáciu v rámci tímu, Toggl na sledovanie času stráveného na konkrétnom projekte, Bitbucket od Atlassianu alebo Gitlab pri pracovaní na projektoch.
Prečo ste si vybrali práve tieto nástroje na čiastkové úlohy?
Invision nás oslovil, pretože ponúka možnosť komentovania pre klienta, ktorú využívame ako feedback, v rámci projektu môžeme zapojiť viacero relevantných osôb, prípadne ponúka možnosť zdieľať design cez verejný link s ľuďmi mimo tímu. Slack nám umožnil rýchlejšie a prehľadnejšie komunikovať. Toggl sa zasa jednoducho ovláda, má prehľadné reporty či možnosť priradiť čas konkrétnemu projektu. Gitlab nás zaujal cenou, ktorá je lepšia ako u konkurencie a je tiež používaný našimi developermi.
ERP so všetkým pod jednou strechou
V GoodRequest sa zameriavajú na vytváranie mobilných aplikácií a webových riešení. Aké systémy uľahčujú prácu im, prezradil Business manažér, Martin Macík.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
V GoodRequest sa snažíme držať všetky pomocné softvérové nástroje pod jednou strechou. Tou pomyselnou strechou je firma Atlassian, ktorá poskytuje množstvo komplexných nástrojov vhodných pre IT firmy. Od Atlassianu používame nástroj JIRA, ktorý je primárne určený na riadenie projektov, avšak pre naše účely je postačujúci aj ako CRM, keďže si pod Attlasianom držíme všetky dokumenty, evidenciu času, stav projektu a plány. Na riadenie zdrojov, ktorými sú v našom prípade ľudia, využívame Tempo Planner. Je to pridružený nástroj k produktu Tempo Timesheets, kde developeri, dizajnéri i testeri evidujú svoj čas strávený na projektoch, a to klientských aj interných. Výhodou Tempo Planner-a je, že si vieme porovnať plánovaný čas s reálne strávenou prácou na projekte.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Pri výbere prístupu k riešeniu CRM sme sa pozerali hlavne na množstvo našich aktívnych zákazníkov a ich potreby. V GoodRequest sa zameriavame na vývoj a dizajn na mieru požiadavkám klientov, z čoho vyplýva, že množstvo našich aktívnych klientov nie je vysoké, avšak vyžadujú náležitú starostlivosť. Preskúmali sme veľké množstvo robustných riešení, avšak ich komplexnosť by sme u nás nedokázali naplno využiť a oceniť. Ku klientom pristupujeme individuálne a riešenia dostupné na trhu boli navrhnuté skôr pre online predaj. Preto sme sa rozhodli pre nástroj od Atlassianu, ktorým je JIRA.
Hlavným kritériom bolo teda pokrytie aktuálnych a potenciálnych potrieb. V niektorých prípadoch išlo o nutnosť komplexného riešenia, avšak inde sme sa zamerali skôr na jednoduchosť a efektivitu.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Už v ranných fázach fungovania na trhu sme sa ako IT firma snažili na zjednodušenie našej práce využiť čo najviac softvérových riešení, avšak musím sa priznať, že šlo prevažne o Excel. Impulzom k zmene bol nárast firmy a zvyšujúce sa potreby evidencie.
Rozhodnutie pre jeden komplexný produkt, kde dokážeme medzi sebou údaje podľa potreby prepájať a agregovať, hodnotím veľmi pozitívne. Je škoda, že sme sa nerozhodli prejsť na produkty od Atlassianu a ich kompletné využívanie skôr. Ako IT firma sme sa v počiatkoch snažili všetko naprogramovať sami, presne podľa potrieb, čo malo pozitívny dopad na naše skúsenosti, avšak nie na náš rozpočet.
Bez informačného systému by nastal chaos
Kreatívna reklamná agentúra, ktorá tvorí webové stránky, grafický dizajn a digitálny obsah. To je spoločnosť Trendis. Webový špecialista Jozef Chlebek opísal, aké systémy fungujú v tejto firme.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Vo firme využívame systém na plánovanie projektov a procesov vo vzťahu ku zákazníkovi, nie priamo na riadenie vzťahov so zákazníkmi. Vybrali sme si systém Asana, a to hlavne kvôli možnosti pridávania „podúloh“ k jednotlivým úlohám. Na rýchly chat zasa používame Slack.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Priznám sa, že ako kreatívci sme si vyberali hlavne podľa vizuálnej stránky a svoju rolu zohrala aj možnosť spomínaných podúloh. Zo skúseností ale viem, že je to hlavne o zvyku či cene. Ak by sme si však mali vyberať ešte raz, zrejme by to bol Basecamp, a to kvôli komplexnosti a cene. Všetky tieto podobné systémy sú totiž spoplatnené podľa počtu členov tímu. Pri 20 - 30 člennej firme to nie je lacná záležitosť. Pridávajú sa k tomu ďalšie komunikačné aplikácie a mesačný poplatok sa môže vyšplhať aj na 300 - 400 eur. Basecamp má naproti tomu pevnú cenu za ľubovoľný počet používateľov.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Jednoznačným impulzom pre zavedenie bol nárast klientov, a teda aj projektov. S tým súvisel aj nárast zamestnancov. Bez informačného systému by sme mali v jednotlivých procesoch chaos. Takto však máme všetko na jednom mieste.
Podnikový informačný systém aj mimo kancelárie
Firma Dynastic svojim klientom pomáha zistiť informácie a príbehy o ich príbuzných. Zaoberá sa pátraním po predošlých generáciách, na základe čoho následne vytvára rodokmeň zákazníkovej rodiny. Na jej čele stojí Róbert Mészáros. Aj v tomto podniku využívajú podnikový informačný systém.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Využívame CRM systém Asana, nakoľko v ňom spoľahlivo naplánujeme jednotlivé výskumy, čiastkovo rozdelíme celému tímu jednotlivé menšie úlohy a zaznamenávame v ňom komunikáciu so zákazníkmi. Následne používame aplikáciu Costlocker, ktorou meriame výkonnosť či finančnú efektivitu jednotlivých projektov a tiež balík G Suite (platenú službu Gmail a Cloud) na dennú komunikáciu, videohovory, zdieľanie súborov, reporting stretnutí a pod.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Nakoľko naša firma pracuje veľkú časť z mesiaca na diaľku, bolo pre nás dôležité „cloudové“ riešenie, prístupnosť z PC aj mobilného zariadenia. Hlavným kritériom teda bola práve jednoduchosť, dostupnosť a prehľadnosť systému. Hoci sme s programom Asana spokojní, ak by sme systém zavádzali teraz, na základe našich skúseností by sme si vopred dôkladnejšie navrhli štruktúru a obsah zaznamenávania dát, presné vymedzenie práv a definovali kto, čo a kedy zapisuje. Uľahčilo by nám to zbytočnú operatívu, ktorá vzniká pri vylepšovaní procesov a prípadného zavádzania nových produktov.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
CRM systém sme sa rozhodli zaviesť okamžite pri prvom náraste klientov a možnom vzniku projektového „chaosu“. Uvedomili sme si, že keď budeme mať všetky čiastkové podklady na rôznych miestach (e-mailoch, papieroch, telefónoch), veľmi rýchlo si skomplikujeme celý priebeh a efektivitu výskumu rodokmeňa.
Oceníme prepojenie s účtovníctvom
CRM systémy sa využívajú aj v podniku, ktorý sa zameriava na výrobu drevodomov. Aké to sú prezradil Ľuboš Kolesár, riaditeľ firmy Zelená stavba.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
V našej spoločnosti využívame CRM systém na riadenie vzťahov Pipedrive. Ten máme prepojený s Google nástrojmi, napr. s kalendármi alebo exportujeme dáta do Google Docs.
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Pipedrive sme si vybrali na základe odporúčania a tiež nám vyhovoval pre naše potreby. Najskôr sme otestovali skúšobnú verziu. Keď sme zistili, že dokáže pokryť všetky potreby firmy, rozhodli sme sa pre plnú verziu. Pravdepodobne sa však v budúcnosti zamyslíme aj nad riešením, ktoré by spolupracovalo aj s účtovným softvérom, prípadne nad jedným komplexným systémom, kde je CRM aj fakturácia a účtovníctvo. Zatiaľ nám však toto riešenie vyhovuje a sme spokojní.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Rozhodli sme sa tak urobiť vo fáze, keď som prestal obchod robiť iba ja ako zakladateľ firmy. Keď sme prijali prvých obchodníkov, potreboval som veci sprofesionalizovať a mať pod kontrolou. Taktiež sme potrebovali riešiť zastupiteľnosť obchodníkov, čo by bez CRM systému bolo obtiažne.
Pravidelne hľadáme lepšie ERP
Spoločnosť Seges ponúka služby v oblasti vývoja softvéru, nasadzovania sieťových riešení alebo konzultácií v oblasti IT. Aké nástroje pomáhajú efektívne riadiť procesy v tejto firme, uviedol jej spoluzakladateľ, Peter Šimún.
Využívate v podniku informačný systém na plánovanie zdrojov a riadenie vzťahov so zákazníkmi? Ktorý ste si vybrali?
Ako CRM systém na riadenie vzťahov so zákazníkom používame Pipedrive. Okrem toho máme vo firme riešenie na dochádzku (Kimai), plánovanie (Google kalendár), evidenciu (Google drive/sheets), projektové riadenie (Atlassian Jira a Trello), komunikácia (Slack).
Aké kritériá pri výbere zohrávali najväčšiu rolu?
Pipedrive sme si vybrali na základe pomeru cena vs. výkon. Ostatné riešenia boli drahšie a ponúkaná funkcionalita nám vzhľadom na veľkosť tímu postačuje taká, akú má spomínaný systém. Naše rozhodnutie pokladáme za správne. Avšak to, čo platí dnes, nemusí platiť o 10 rokov. Ak systém prestane vyhovovať, premigrujeme na iné riešenie. Vždy však robíme dôkladný prieskum trhu a výstupy aj alternatívy robíme spoločne v rámci tímu. Preto verím, že výber systému bol vždy, vzhľadom na situáciu a možnosti správny. Doteraz sme nemali zásadné problémy so zlým výberom dodávateľa či systému.
V akej fáze podnikania ste sa rozhodli systém do firmy zaviesť a čo bolo impulzom pre jeho zavedenie?
Zavádzali sme ho relatívne skoro, už pri prvých zákazníkoch. Pravidelne však vyhodnocujeme aj ďalšie riešenia na trhu (cca jedenkrát v priebehu 1 - 2 rokov), či neexistuje lepšia alternatíva.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
