Aké parametre zvažovať pri výbere nového informačného systému pre e-shop, na čo nezabudnúť a ako môže zmena ERP ovplyvniť sledovanie KPI?
Podnikový informačný systém (ERP) pomáha vo firme riešiť takmer všetko. Nákup surovín, kontrolu skladových zásob, riadenie vzťahov so zákazníkmi, účtovníctvo – všetko je na jednom mieste prístupné každému zamestnancovi v spoločnosti. Výrazným spôsobom pomáha pri automatizácii podnikových procesov či optimalizácii nákladov a práce. ERP systém je súčasťou tak veľkých firiem, ako aj tých menších, využívajú ho aj prevádzkovatelia e-shopov. Ako ale postupovať, ak už aktuálny podnikový systém firme nestačí a chce ho zmeniť? Na čo treba dať pozor a čo zvažovať pri výbere nového ERP-čka do e-shopu?
Zmena ERP systému – čo býva impulzom a čo potrebujú e-shopy najčastejšie vyriešiť?
Rozhodnutie zmeniť podnikový ERP systém často pramení z pocitu, že firme jej aktuálny systém nevyhovuje. Prvým krokom by preto mala byť analýza, prečo je to tak, aké sú jeho nedostatky, aké komplikácie spôsobuje. Ak si totiž na tieto otázky nevie podnikateľ odpovedať, je podľa Miroslava Dreveňáka, garanta programu ONIX od firmy KROS pravdepodobné, že ani nový systém nevyrieši problémy podniku.
Nespokojnosť so súčasným systémom je podľa odborníka často dôsledkom firemného rastu, nakoľko už nedokáže pokryť všetky procesy. „Pri vzniku podniku stačí poznámkový blok, pero a systém na základnú fakturáciu. Dnes možno len aplikácia do mobilu na vystavenie faktúry. Ako však práce pribúda, je potrebné vystavovať napr. cenové ponuky (zo začiatku stačí Word a Excel). Neskôr treba zastrešiť e-shop, rozšíriť sa o nových zamestnancov, možno pokryť základnú výrobu. Čo stačilo majiteľovi na začiatku podnikania, už neskôr nemusí vyhovovať firme s desiatimi zamestnancami a desaťnásobným obratom,“ vysvetľuje.
Podobnému problému čelil aj e-shop Inspio zameraný na výrobu a predaj dizajnových dekorácií na stenu. Jeho zakladateľka Slávka Kollárová uvádza, že zmenou ERP systému prechádzali začiatkom roka 2021. Dovtedy používali iný softvér pre účtovníctvo na Slovensku. Rastúce požiadavky, množstvo údajov, možnosti automatizácie a plánované projekty ich však donútili hľadať iný informačný systém. „Vybrali sme si taký, ktorý spĺňa naše požiadavky v danom čase, otvára nám priestor pre centralizáciu informácií v spoločnosti a možnosti ďalšej automatizácie. Pomocou API je možné ho prepojiť prakticky s akoukoľvek externou aplikáciou,“ opisuje podnikateľka. V Inspio taktiež používajú niekoľko doplnkov od spoločnosti, ktorá sa špecializuje na automatizáciu procesov a úloh v ich novom ERP systéme.
Nárazový nárast objednávok a komplikácie s
ich administratívnym spracovaním bol zasa impulzom pre zmenu ERP
a automatizáciu procesov v rodinnej firme so
zváračskou technikou Solík. Čerstvú skúsenosť s hľadaním toho
správneho systému opisuje Milan Solík, e-commerce manager spoločnosti:
„Premýšľame predovšetkým nad tým, ako budú procesy vyzerať v budúcnosti,
nechceme za každú cenu nájsť systém, ktorý nám ich zachová v pôvodnej
podobe. Zmenu síce kolegovia nie vždy okamžite ocenia, no môže napokon viesť ku
zvýšeniu efektivity.“ V e-shope so zváračskou technikou si tiež všimli, že
nie všetky systémy sú dostatočne otvorené externým softvérom. Vo firme
oceňujú vnútornú funkčnosť a integritu systémov, no kladú dôraz na možnosť
prepojenia s inými nástrojmi. „Externe sa totiž dá riešiť nielen expedícia
alebo čítanie čiarových kódov, ale aj účtovníctvo, riadenie skladových zásob,
informácie o finančnej kondícii zákazníkov a pod.“
Na čo dať pozor a čo si všímať pri výbere nového ERP systému?
Pri zmene podnikového systému by firma mala zvážiť nielen to, či nový systém vyrieši aktuálnu nespokojnosť, ale tiež niekoľko ďalších aspektov. M. Dreveňák upozorňuje, že je dôležité zodpovedať si nasledovné otázky:
- Aké procesy chce firma zastrešiť v novom systéme?
- Aké procesy je možné v novom ERP-čku zjednodušiť?
- Plánuje firma v budúcnosti rozšíriť oblasť podnikania o nové pobočky či činnosti? Je nový systém možné dodatočne rozšíriť?
- Ponúka ERP systém možnosť prepojenia na e-shop, prácu s mobilným skladníkom či prepojenie na servisné alebo iné aplikácie tretích strán?
- Aké sú finančné možnosti firmy?
Odborník zároveň dodáva, že ERP systém je možné do istej miery nastaviť zákazníkovi (firme) podľa požiadaviek, preto si vie podnikateľ aj na základe zodpovedania týchto otázok vybrať to najvhodnejšie riešenie, do ktorého sa rozhodne investovať.
Keď už si firma zvolí dodávateľa nového systému, nastáva moment výmeny a implementácie daného riešenia. Aby sa predišlo zbytočným problémom, garant programu ONIX odporúča nepodceňovať analýzu procesov a požiadaviek firmy. Ak totiž firma nevie špecifikovať, čo všetko potrebuje vyriešiť, nebude to vedieť ani business konzultant nového systému. „V rámci implementačnej analýzy sa štandardne spracováva zastrešenie firemných procesov v novom systéme, import historických dát, testovanie nového riešenia, koordinácia s prepojením aplikácií tretích strán a riadne zaškolenie zamestnancov. Všetky tieto kroky pomáhajú predísť komplikáciám pri výmene softvéru.“
Nový informačný systém a KPI
Zmena ERP systému vo firme pomáha nielen zvýšiť produktivitu zamestnancov a zvládať väčší nápor objednávok. Môže tiež ovplyvniť spôsob sledovania kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI) v e-shope. Napríklad v Inspio dokázali pred zmenou ERP-čka sledovať doručiteľnosť zásielok, avšak len spätne a ručným spočítaním. „Tiež sme nevedeli spustiť skladové hospodárstvo, sledovať vratkovosť a výkon konkrétnych krajín alebo podiel nákladov na reklamu. Všetko bolo zdĺhavé a dalo sa vytiahnuť z dát iba ručne,“ spomína Slávka Kollárová. Zavedením nového ERP systému a automatizovaním procesov vo firme majú aktuálne dáta o odoslaných zásielkach, vratkách, nákladoch a výnosoch vždy jeden deň spätne, vďaka čomu dokážu efektívnejšie riadiť výkon e-shopu.
V rodinnej firme Solík sa z hľadiska KPI v minulosti zameriavali najmä na obrat, v súčasnosti smeruje ich pozornosť skôr na procesné metriky pri vybavovaní objednávok, aby vedeli, čo by v danom období mali riešiť, čo je pre nich „úzke hrdlo“. V najvyťaženejších časoch sledujú počet vystavených, nachystaných aj expedovaných objednávok, ale aj takých, ktoré čakajú na naskladnenie tovaru. „Potrebujeme vedieť, či sa nám niekde objednávky nekopia a nenastane tak čoskoro problém v nahromadení práce, čo by pre nás v danom čase bolo veľkou komplikáciou,“ vysvetľuje M. Solík. Tieto údaje sledujú prostredníctvom nástroja Google Data Studio, niektoré metriky aj pomocou mailingu či nástroja Google Analytics. Od nového ERP systému si ale sľubujú jednoduchší reporting a zmenšenie počtu miest, kam sa na metriky budú pozerať.
A ako zistiť, či nový ERP systém prináša „sľúbené ovocie“ – aké KPI sledovať po zmene riešenia? Odborník z KROSU hovorí, že nie vždy je podstatné meranie kľúčových ukazovateľov ako takých. „Výmena softvéru môže odbúrať množstvo administratívnej práce, znížiť chybovosť, zjednotiť pracovné procesy zamestnancov, zlepšiť dohľadateľnosť a zastupiteľnosť zamestnancov, urýchliť spracovanie objednávky (skladník už nebude pol hodiny hľadať tovar na sklade, pretože systém mu povie, kde je uložený). Treba mať na pamäti, že s novým systémom sa treba naučiť pracovať – implementácia systému od úvodnej analýzy až po úplné nasadenie môže trvať týždne až mesiace,“ vysvetľuje M. Dreveňák.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s
