Používanie elektronických faktúr je dnes bežnou záležitosťou podnikateľov. Aké pravidlá sa vzťahujú na elektronické (online) faktúry a aké zmeny prináša novela zákona o účtovníctve od roku 2022?
Do popredia sa čoraz viac dostáva digitalizácia účtovníctva. Pre podnikateľov znamená najmä väčšiu automatizáciu účtovníctva a efektívnejšie spracovanie dokladov. Posledné roky prinášajú v tejto oblasti mnoho zmien. Významnejšie zmeny nastali hlavne od 1.1.2022, kedy sa napríklad zavádza možnosť nahradenia podpisu osoby zodpovednej za účtovný prípad elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom, vypúšťa sa povinnosť uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov, definujú sa požiadavky na účtovný záznam a iné. O ďalších zmenách v účtovníctve od 1.1.2022 sa dočítate v článku Digitalizácia účtovníctva a ďalšie zmeny v účtovníctve od roku 2022.
Zmeny však ešte nekončia, pretože v blízkej dobe je naplánovaná aj tzv. e-fakturácia, resp. real time invoicing (RTI), ktorý už v niektorých krajinách je zavedený. Ide o systém digitálneho reportingu, ktorý by mal umožniť sledovanie aktuálnych informácií v reálnom čase, pretože faktúry budú „nahrávané online“ do systému.
Digitalizácia a automatizácia je vyžadovaná už v mnohých odboroch. V prípade účtovníctva sa však stále pomerne často stretávame s tlačenými faktúrami v šanónoch a ich skladovaním. Ešte stále sa nájde pomerne veľká skupina malých a stredných firiem, ktorá zadáva dáta do systémov ručne. Väčšie spoločnosti naopak investujú do automatizácie a sú lepšie pripravené.
Legislatívna úprava – faktúru pozná len zákon o DPH
Náležitosti faktúry vo všeobecnosti nájdeme upravené v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej aj „zákon o účtovníctve“), v zákone č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej aj „zákon o DPH“), ako aj v zákone č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“). Pojem faktúra pozná len zákon o DPH. Zákon o účtovníctve hovorí o účtovnom doklade. Náležitosti faktúry, resp. účtovného dokladu z pohľadu zákona o účtovníctve sa týkajú všetkých účtovných jednotiek, ktoré sú povinné vyhotoviť faktúru, zatiaľ čo zákon o DPH určuje náležitosti faktúry, ktoré sa týkajú platiteľov DPH (a neplatiteľov DPH v špecifických prípadoch). Platiteľ DPH má v zmysle zákona o DPH povinnosť vystaviť faktúru preukazujú skutočnosť, že došlo k dodaniu tovaru alebo poskytnutiu služby, neplatiteľ DPH je povinný vystaviť účtovný doklad, ktorý sa v praxi označuje aj ako „faktúra“. Elektronickou, resp. online faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje údaje stanovené v legislatíve a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte. Do účinnosti novely zákona o účtovníctve boli požiadavky na faktúru, resp. účtovný doklad preukazujúci dodanie tovaru alebo služby odlišné. V zákone o účtovníctve do 1.1.2022 absentovala požiadavka na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušiteľnosti obsahu a čitateľnosti účtovného záznamu (napr. faktúry). Aktuálne sú podmienky v tejto oblasti v oboch zákonoch identické.
Elektronická faktúra a zákon o účtovníctve
Zákon o účtovníctve stanovuje, čo musí faktúra (účtovný doklad) obsahovať. Účtovná jednotka je pritom povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu. Účtovný doklad z hľadiska zákona o účtovníctve je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať tieto náležitosti:
- slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
- obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
- peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
- dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
- podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené.
Súvisiaca novela zákona o účtovníctve nadobudla účinnosť od 1.1.2022. Z dôvodu stále väčšieho podielu elektronických účtovných záznamov v praxi sa zavádzajú podmienky, ktoré je účtovná jednotka povinná dodržať pri spracovávaní účtovných záznamov. Spresňujú sa ustanovenia o listinnej a elektronickej podobe účtovného záznamu. Elektronickou faktúrou sa v zmysle zákona o účtovníctve rozumie elektronická forma účtovného záznamu. Zákon o účtovníctve teda použitie elektronickej faktúry povoľuje. Použitie elektronického formátu závisí na podnikateľovi. Môže ísť o faktúry ako štruktúrované správy, napríklad XML alebo štandardný formát PDF. Zákon o účtovníctve vyžaduje podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je inak zabezpečené.
Elektronické faktúry je možno podpísať aj klasickým elektronickým podpisom, ktorý preukazuje, aká osoba je zodpovedná za ich obsah a zaručuje, že sa od podpísania elektronickým podpisom nezmenil (možnosť zabezpečenia podmienky vierohodnosti pôvodu a neporušiteľnosti obsahu účtovného záznamu). Podpisovým záznamom sa tak rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe. Zákonnú požiadavku pripojenia podpisového záznamu zodpovednej osoby k príslušnému účtovnému záznamu (faktúre) splní dodávateľ určením oprávnení, povinností a zodpovedností jednotlivých osôb v účtovnej jednotke (napr. formou podpisového poriadku).
Podpisový záznam môže mať podobu napr. skenu vlastnoručného podpisu zodpovednej osoby priamo na účtovnom zázname (faktúre) alebo elektronického podpisu vyhotoveného cez špeciálnu softvérovú aplikáciu. V prípade, ak sa zodpovedná osoba prihlasuje do účtovného softvéru pomocou svojho osobného prístupového mena a hesla alebo šifrovacím kľúčom, preukazuje sa jednoznačne identita zodpovednej osoby, a tým je povinné uvedenie podpisového záznamu dodržané. Zodpovednou osobou sa rozumie osoba, ktorá dodala tovar, poskytla službu alebo je zodpovedná za zrealizovanie zákazky, resp. obchodu (nie osoba, ktorá vykonala zaúčtovanie faktúry). Rovnako ako dodávateľ, i odberateľ je po prijatí účtovného záznamu (napr. faktúry) povinný pripojiť podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené inak. Ide o podpisový záznam osoby, ktorá kúpila tovar, prijala službu alebo jeho kúpu, resp. prijatie od príslušného dodávateľa schválila (nie osoby, ktorá faktúru zaúčtovala).
Väčšou zmenou je tak od 1.1.2022 možnosť nahradenia vlastnoručného podpisu akýmkoľvek elektronickým podpisom, podstatné je však, aby elektronický podpis umožnil preukázateľnú identifikáciu osoby.
Z náležitostí účtovného dokladu bola vypustená povinná náležitosť podpisu osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie a aj povinnosť označenia účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Ak však správca dane vyzve podnikateľa na preukázanie označenia účtov, daňový subjekt musí poskytnúť správcovi túto informáciu, ako aj poskytnúť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva.
Ďalšie požiadavky na elektronickú faktúru podľa zákona o účtovníctve
Je potrebné upozorniť, že naďalej ostáva v platnosti rovnocennosť listinnej a elektronickej faktúry, akurát sa v zákone o účtovníctve pojem písomná forma nahrádza pojmom listinný účtovný záznam a pojem elektronická forma pojmom elektronický účtovný záznam.
Požiadavky stanovené zákonom o účtovníctve je účtovná jednotka povinná zabezpečiť od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu, v priebehu jeho možnej transformácie, prijatia, odoslania, sprístupnenia až do konca lehoty ustanovenej na jeho uchovávanie.
Požiadavkami na faktúru, resp. účtovný záznam sú:
- vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu;
- neporušenosť obsahu;
- čitateľnosť účtovného záznamu.
Zákon o DPH už v minulosti vyžadoval, aby zdaniteľná osoba zabezpečila vyššie spomínané požiadavky v súvislosti s faktúrou, a to od jej vydania až po uchovanie.
Požiadavky je možné zabezpečiť pripojením podpisového záznamu zodpovednej osoby (napr. skenom podpisu, pripojením elektronického podpisu), elektronickou výmenou údajov (napr. výmenou dát medzi dodávateľom a odberateľom vo formáte .xml bez možnosti zásahu inej osoby), či vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov (napr. priraďovanie prijatých faktúr k súvisiacej dokumentácii – dodacím listom, objednávkam, vykonané osobou zodpovednou za tento kontrolný mechanizmus).
Možnosti podpisovania elektronických faktúr
Podpísať elektronickú faktúru podľa nových pravidiel je možné aj spôsobom overenia osoby prostredníctvom informačného systému, ak zodpovedná osoba za podpisový záznam využíva určitý osobný prístupový kód, prístupové meno, heslo alebo určitú šifru. Osoba tam musí byť jednoznačne identifikovateľná. Spoločnosť či podnikateľ by mal zabezpečiť, aby iná osoba nemohla nijako do elektronickej faktúry zasiahnuť.
Zneužitiu a modifikácii faktúry je možné predchádzať napr. elektronickým podpisom, zdokonaleným elektronickým podpisom, kvalifikovaným elektronickým podpisom, elektronickou pečaťou, zdokonalenou elektronickou pečaťou alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ktoré sú pripojené k faktúre. Podstatné je, že podnikatelia si môžu určiť sami, akým spôsobom faktúru zabezpečia. Vystavenú faktúru je tak možné poslať napríklad e-mailom ako PDF. Tiež je možné na faktúru vložiť naskenovaný podpis. Faktúry je možné vystavovať aj napríklad v mobilnej aplikácii, avšak je potrebné dodržať všetky zabezpečenia.
Často dochádza k mylnému vnímaniu, že v prípade elektronizácie účtovníctva a využívaniu elektronických faktúr zákon vyžaduje použiť kvalifikovaný elektronický podpis. Ako podpisový záznam na elektronickej faktúre však môže byť využívaná aj šifra, kód, znak alebo iný druh podpisového záznamu, pokiaľ je podpisový záznam vedený ako podpisový vzor. Podnikateľ však musí vedieť túto skutočnosť preukázať. Podpisové vzory tak môže napríklad stanoviť v internej smernici.
Elektronická faktúra a zákon o DPH
Z pohľadu zákona o DPH je faktúrou každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa ustanovení tohto zákona platného v Slovenskej republike alebo zákona platného v inom členskom štáte EÚ upravujúceho vyhotovenie faktúry. Rovnako aj z pohľadu zákona o DPH platí stále rovnocennosť papierovej a elektronickej faktúry.
Elektronickou faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje predpísané údaje a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte. Poznáme napríklad formáty XML, ale často sú faktúry zasielané aj ako PDF. Za faktúru sa považuje aj každý doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje.
Na vydanie elektronickej faktúry však zákon o DPH a súčasne aj zákon o účtovníctve (v súvislosti s elektronickým účtovným záznamom) vyžadujú súhlas príjemcu. Za súhlas sa považuje napríklad aj to, ak zákazník faktúru uhradí, ale štandardným spôsobom sa elektronické doručovanie odsúhlasuje emailom alebo zmluvne.
V prípade, ak faktúru vystavuje podnikateľ a riadi sa zákonom o DPH, teda, ak je platiteľom DPH alebo neplatiteľ DPH v zákonom stanovených prípadoch, musí vyhotoviť faktúru s náležitosťami podľa § 74 zákona o DPH.
Náležitosti elektronickej faktúry podľa zákona o DPH
Faktúra tak podľa zákona o DPH v prípade dodania tovaru alebo služby musí obsahovať:
- meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
- meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
- poradové číslo faktúry,
- dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
- dátum vyhotovenia faktúry,
- množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
- základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
- uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
- výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy,
- slovnú informáciu „vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru,
- slovnú informáciu „prenesenie daňovej povinnosti“, ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
- údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku,
- slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky - cestovné kancelárie“, ak sa uplatní osobitná úprava,
- slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky - použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky - umelecké diela“ alebo „úprava zdaňovania prirážky - zberateľské predmety a starožitnosti“, a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava,
- meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom.
Vystavovanie elektronických (online) faktúr – fakturačné aplikácie
Digitalizácia účtovníctva má najmä zrýchliť procesy, odstrániť administratívu a znížiť chybovosť. Súčasťou digitalizácie sú aj elektronické (online) faktúry. Elektronická faktúra je vyhotovená v elektronickom formáte. Znamená to, že sa faktúra vyhotovuje elektronicky (online) a nie papierovo, pričom v tejto elektronickej forme sa aj odosiela odberateľovi, napr. e-mailom. Niektorí podnikatelia zvyknú faktúry vystavovať v exceli, či worde, no stále viac podnikateľov sa prikláňa k použitiu fakturačných aplikácií, ktoré vyhotovenie faktúry zjednodušujú. Podľa náročnosti a požiadaviek na faktúru existujú aj rôzne „funkcie“, ktoré je možné v aplikáciách používať, pričom niektoré z nich sú bezplatné a iné spoplatnené. Fakturačné online aplikácie obsahujú predpripravené vzory faktúr s profesionálnym vzhľadom a v prípade potreby aj v cudzom jazyku alebo v cudzej mene. Používateľ si môže byť istý, že faktúra je formálne vystavená správne a obsahuje všetky zákonom vyžadované náležitosti. Mnohé údaje sa u registrovaných používateľov vyplnia automaticky. Používateľ fakturačnej aplikácie môže vystaviť faktúru z akéhokoľvek miesta a kedykoľvek cez svoj smartfón alebo notebook.
Mnohé z online riešení umožňujú export faktúr do účtovného softvéru bez potreby ich ručného zadávania a atraktívne grafické vyhodnotenia tržieb, napr. podľa zákazníkov. Okrem faktúr je možné vystaviť aj súvisiace dokumenty ako objednávky a dodacie listy. „Prechod na online fakturáciu je v menších účtovných jednotkách prvým zavádzaným nástrojom digitalizácie,“ poznamenáva Lucia Pohanková z účtovnej spoločnosti DUOFin a zo skúseností tiež uvádza, že digitalizácia fakturácie, ale aj iných účtovných procesov, môže priniesť viaceré rozporuplné názory i skúsenosti. Zároveň dodáva, že digitalizácie je nezastaviteľná, a preto je vhodné sa skôr, či neskôr poobzerať po nástrojoch, aplikáciách a účtovných softvéroch, ktoré ju postupne umožnia zavádzať. Bezchybné vystavovanie faktúr online je dostupné aj v aplikácii KROS Fakturácia s množstvom užitočných funkcií. V KROSe však nájdete aj ďalšie nástroje, ktoré uľahčia cestu k digitalizácii účtovníctva.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
