Čo nesmie chýbať na účtovnom doklade a ako je potrebné podpisovať účtovné doklady od 1.1.2022? A čo naopak na doklade už byť po novom nemusí?
Účtovný doklad je v zmysle zákona o účtovníctve preukázateľný účtovný záznam obsahujúci zákonom určené náležitosti. Za účelom splnenia zásady dokladovosti je účtovná jednotka povinná doložiť účtovné prípady príslušnými účtovnými dokladmi. Účtovanie účtovného prípadu sa vykoná účtovným zápisom iba na základe účtovného dokladu. Z hľadiska vzniku účtovného dokladu sa rozlišujú:
- interné doklady – vyhotovené v rámci účtovnej jednotky – napr. interné účtovné doklady (k zaúčtovaniu účtovných prípadov ako napr. tvorba rezerv, nevyfakturovaných dodávok, opravných položiek a pod.), skladové príjemky a výdajky tovaru, atď.,
- externé doklady – vyhotovené vo vzťahu k vonkajšiemu prostrediu účtovnej jednotky, napr. dodávateľské a odberateľské faktúry, výpisy z bankového účtu, atď.
Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bezodkladne po zistení skutočností, ktoré dokumentujú.
Novela zákona o účtovníctve od 1.1.2022 okrem zmien v náležitostiach účtovných dokladov novo definovala listinnú a elektronickú podobu účtovného záznamu, rozšírila možnosti preukázateľnosti účtovných záznamov pre ich elektronickú podobu, zrušila potrebu disponovať pôvodnou podobou účtovného záznamu po jeho transformácii a umožnila uchovávať účtovnú dokumentáciu výlučne v elektronickej podobe bez povinnosti zaručenej konverzie alebo uchovania originálov. Uvedené zmeny vo veľkej miere podporili snahu účtovných jednotiek vo využívaní rôznych technologických výdobytkov (napr. vyťažovanie faktúr, využitie umelej inteligencie, atď.), ktoré výrazne znižujú nielen administratívnu náročnosť vedenia účtovníctva.
Čo musí obsahovať účtovný doklad od 1.1.2022
Povinné náležitosti účtovného dokladu sú definované v § 10 zákona o účtovníctve. Účtovný doklad by mal od 1.1.2022 obsahovať minimálne nasledovné náležitosti:
- slovné označenie účtovného dokladu – slovným označením sa rozumie názov účtovného dokladu uvedený priamo na doklade (napr. faktúra, dodací list, výdavkový pokladničný doklad a pod.),
- číselné označenie účtovného dokladu – číselným označením dokladu je pridelenie interného čísla po príchode dokladu do účtovnej jednotky. Účtovný doklad by mal byť označený číslom vzostupne, narastajúcim spôsobom, t. j. od čísla 1 a nasledujúcich, a súčasne chronologicky podľa dátumu doručenia – každému ďalšiemu prijatému účtovnému dokladu sa pridelí číslo o 1 vyššie, ako bolo pridelené predchádzajúcemu dokladu. Tvar číselného radu si účtovná jednotka určí podľa svojich potrieb. Môže obsahovať kombináciu písmen aj špeciálnych znakov, ako pomlčky, lomítka, a pod. Spôsob číslovania dokladov by mal byť upravený internou smernicou. Napríklad prijatá faktúra zo dňa 06.05.2022 dostane číslo 22FP001, faktúra zo dňa 10.05.2022 dostane číslo 22FP002, atď.,
- obsah účtovného prípadu – obsah účtovného prípadu vyjadruje, čo je jeho predmetom. Obsah by mal byť zrozumiteľný a čitateľný. Účtovná jednotka by napr. vo faktúrach mala uvádzať položky s konkrétnym popisom dodaného tovaru (napr. krátke tričko veľkosti L s potlačou) alebo služieb (napr. 3D vizualizácia záhrady) a mala by sa vyhnúť všeobecným pomenovaniam, ako „Fakturujeme Vám tovar.“ alebo „Fakturujeme Vám služby.“. Ak je položka označená len číselným kódom, účtovná jednotka je povinná uviesť aj slovný popis. Podrobný popis obsahu účtovného prípadu je významný najmä z hľadiska posúdenia a správneho zaúčtovania účtovného prípadu,
- označenie účastníkov účtovného prípadu – účtovný doklad by mal obsahovať označenie účastníkov, ktoré nie je zákonom bližšie definované. Účastníci by mali byť označení spôsobom, ktorý neumožňuje zameniteľnosť s iným subjektom, a teda je možné identifikovať, o koho ide. Spravidla sa uvádza názov, sídlo, miesto podnikania alebo bydlisko účastníka, napr. dodávateľa a odberateľa, predávajúceho a kupujúceho, zamestnanca a zamestnávateľa, atď.,
Praktický tip: Ak zamestnávateľ prepláca doklad zaplatený zamestnancom v hotovosti, vyhotovuje výdavkový pokladničný doklad, pričom ako účastníka účtovného prípadu uvedie údaje zamestnávateľa (osoby, ktorá vypláca hotovosť) a údaje zamestnanca (osoby, ktorá hotovosť prijíma). V praxi sa často mylne uvádza ako účastník účtovného prípadu firma, ktorá zamestnancovi vydala doklad zo systému eKasa preukazujúci predmetný nákup. Tento doklad je nevyhnutné priložiť k účtovému prípadu.
- peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva – suma na účtovnom doklade môže byť vyjadrená jednou súhrnnou sumou (napr. 100 €) alebo pri viacerých položkách sa uvedie počet kusov, jednotková cena za kus a cena spolu (napr. 3 kusy krátkeho trička s potlačou, cena za kus 10 €, cena spolu 30 €). Peňažná suma môže byť vyjadrená v domácej mene euro alebo v cudzej mene (napr. v českých korunách, amerických dolároch, a pod.). V zmysle zákona o účtovníctve je účtovná jednotka najmä v prípade pohľadávok a záväzkov vyjadrených v cudzej mene, účtovať v eurách aj v cudzej mene. Dokladom preukazujúcim vyjadrenie množstva v praxi často býva aj dodací list,
- dátum vyhotovenia účtovného dokladu – dátum, kedy bol účtovný doklad vystavený zodpovednou osobou,
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia (vystavenia) dokladu – postupy účtovania v sústave podvojného účtovníctva vydané opatrením MF SR č. 23054/2002-92 v § 2 vymedzujú, čo sa považuje za deň uskutočnenia účtovného prípadu. Môže ísť o deň splnenia dodávky (dodania tovaru alebo služby), platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, poskytnutia a prijatia preddavku, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku, atď. Ak účtovná jednotka dodá napr. službu dňa 06.05.2022 a faktúru vystaví až 10.05.2022, účtovný doklad bude obsahovať dva rôzne dátumy. V praxi je bežné, že dátum vystavenia je zhodný s dátumom uskutočnenia účtovného prípadu, t. j. dátumy na účtovnom doklade sú zhodné. Uvedenie správnych dátumov je dôležité najmä v súvislosti so zaradením dlhodobého majetku do používania a pre správne určenie kurzu pri majetku a záväzkoch vyjadrených v cudzej mene,
- podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad, ak overenie účtovného prípadu nie je možné zabezpečiť inak – osobou zodpovednou za účtovný prípad môže byť napríklad konateľ, spoločník, finančný riaditeľ alebo zodpovedný zamestnanec podieľajúci sa na chode účtovnej jednotky, prípadne len jej určitého oddelenia (napr. vedúci oddelenia odbytu, nákupu, a pod.). Táto osoba zodpovedá za to, či účtovný prípad skutočne nastal a či sa týka účtovnej jednotky. Podpis sa vyžaduje iba za predpokladu, že overenie účtovného dokladu nebude zabezpečené elektronickou výmenou údajov, tzv. EDI (napr. výmena účtovných záznamov medzi firmami, ktoré sú štruktúrované podľa vopred dohodnutých štandardov vykonaná bez ľudského zásahu) alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, pri ktorom sa určia osoby zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov (napr. priraďovaním dodacích listov, objednávok k faktúram, čím sa preukáže vznik účtovného prípadu). EDI je technológia umožňujúca výmenu štruktúrovaných správ, pričom príjemca vie, kto je autorom alebo odosielateľom správy a zaručuje integritu a nepopierateľnosť (odosielateľ nemôže poprieť, že správu dostal).
Ako zabezpečiť podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad
Účtovná jednotka by mala vymedziť rozsah oprávnení jednotlivých osôb, aby v prípade pripojenia ich podpisového záznamu bolo možné určiť ich zodpovednosť za obsah účtovného záznamu.
Pod podpisovým záznamom sa v zmysle novelizovaného zákona o účtovníctve rozumie:
- vlastnoručný podpis – podpis zodpovednej osoby pripojený k účtovnému dokladu ručne alebo vložený vo forme skenu či obrázku,
- kvalifikovaný elektronický podpis – kvalifikovaný elektronický podpis je definovaný nariadením eIDAS a vyhotovený podľa špecifických bezpečnostných štandardov. Elektronický podpis zaručuje integritu dokumentu, t. j. že dokument sa od momentu podpisu nezmenil a umožňuje identifikovať osobu, ktorá dokument podpísala. Elektronický podpis je možné k dokumentu pripojiť pomocou kvalifikovaného certifikátu a súkromného kľúča vydaného Národným bezpečnostným úradom alebo použitím čítačky a elektronického občianskeho preukazu, tzv. eID,
- obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe – zákon o účtovníctve nevymedzuje konkrétnu podobu obdobných preukázateľných podpisových záznamov. Je však nevyhnutné dodržať podmienku jednoznačnej a preukázateľnej identifikácie osoby, ktorá podpis vyhotovila. Tento spôsob je možné využiť napríklad vtedy, ak osoba zodpovedná za účtovný prípad (napr. spoločník) využíva pri vstupe do informačného systému svoje osobné prístupné meno a heslo, prípadne šifrovací kľúč. Potom je možné jednoznačne a preukázateľne identifikovať zodpovednú osobu. K osobným prístupovým kódom by nemala mať prístup iná osoba, aby nedošlo k zneužitiu alebo modifikácii účtovného záznamu.
Pripojením podpisového záznamu zodpovednej osoby je možné zabezpečiť vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu účtovného záznamu.
V praxi odoslaný účtovný záznam (napr. faktúra) musí na strane odosielateľa (napr. dodávateľa) obsahovať podpisový záznam zodpovednej osoby, ak nedošlo k výmene účtovných záznamov uplatnením EDI alebo nebol aplikovaný vnútorný kontrolný systém účtovných záznamov. Na strane prijímateľa (napr. odberateľa) sa z prijatého účtovného záznamu po jeho spracovaní stáva účtovný doklad, ktorý musí byť podpísaný zodpovednou osobou, ak nebol tento záznam prijatý výmenou pomocou technológie EDI alebo sa neaplikoval vnútorný kontrolný systém účtovných záznamov.
Vypustenie podpisu osoby zodpovednej za zaúčtovanie a označenia účtov
Až do novely zákona o účtovníctve účinnej od 1.1.2022 sa za povinnú náležitosť účtovného dokladu považoval aj podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie (interný alebo externý účtovník), ktorá svojím podpisom potvrdila, že účtovný doklad bol zaúčtovaný, a to spôsobom uvedeným na doklade. Na doklade bolo totiž potrebné uviesť aj účty, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtoval, ak to nevyplývalo z programového vybavenia. V praxi to teda znamenalo, že hoci je v dnešnej dobe účtovníctvo vedené počítačovo využitím softvérov, k účtovnému dokladu sa dopisovala alebo prikladala predkontácia, čo zvyšovalo administratívnu náročnosť. Predkontácia obsahuje označenie účtov na strane „Má dať“ a „Dal“, často sa označuje aj ako košieľka.
Od 1.1.2022 došlo k vypusteniu povinnosti uviesť na účtovnom doklade podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie a označenie účtov. Účtovná jednotka je však povinná na výzvu daňového úradu pri kontrole alebo pri overovaní účtovnej závierky audítorom poskytnúť prístup k softvéru na vedenie účtovníctva a účtovné záznamy preukazujúce označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad účtoval (ak účtovná jednotka účtuje v sústave podvojného účtovníctva).
Vypustenie týchto náležitostí pozitívne prispelo k elektronizácii a digitalizácii účtovníctva v praxi.
Náš tip: Začnite s elektronizáciou účtovníctva už dnes. So softvérmi OMEGA či ALFA plus od spoločnosti KROS vám to pôjde ľahšie. Vďaka ELIS môžete vyťažovať faktúry, aplikácia Elektronické doklady zas odstráni manuálne prepisovanie údajov z pokladničných dokladov. Automatizujte, šetrite si čas aj prácu.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
