Medzi upomienkou, pokusom o zmier a predžalobnou výzvou je vo svojej podstatne iba nepatrný, ale za to veľmi dôležitý rozdiel. Okrem vysvetlenia rozdielov si v článku uvedieme aj vzory týchto dokumentov.
Asi najčastejšou situáciou, kedy zasielame upomienky, predžalobné výzvy a pokusy o zmier je neuhradenie faktúry. Z právneho hľadiska, akonáhle je faktúra po splatnosti, žiadny zákon nám neukladá povinnosť zasielať akékoľvek upomienky alebo predžalobné výzvy. A teda ihneď po splatnosti môžeme podať žalobu na súd.
Je ale logické a v praxi využívané, že v čase medzi vznikom dlhu a podaním žaloby, sa dlžníka snažíme skontaktovať a upozorniť ho na neuhradenie dlhu a možné následky. Až keď je takáto snaha neúspešná, obraciame sa na súd.
Tieto medzikroky robíme z dôvodu, že náš dlžník napríklad mohol na faktúru pozabudnúť, mohla sa stratiť v rámci prepravy alebo v rámci internej administratívy dlžníka. Tiež môže byť dočasne bez finančných prostriedkov z dôvodu omeškania úhrady jeho faktúr a podobne.
Upomienka na zaplatenie faktúry
V prípade nezaplatenej faktúry je dlžníkovi štandardne zaslaná upomienka, napríklad v znení:
„Chceli by sme Vás upozorniť, že sme doposiaľ nezaznamenali úhradu faktúry č. 19005 zo dňa 2.1.2019 v celkovej výške 20 000,- €, ktorá bola splatná dňom 16.1.2019.
Žiadame Vás o bezodkladnú úhradu faktúry. V prípade, ak bola fakturovaná suma z Vašej strany uhradená, túto skutočnosť nám, prosím, oznámte spolu s identifikáciou platby.“
Upomienka, predžalobná výzva, ani pokus o zmier nemajú zákonom stanovené podstatné obsahové a formálne náležitosti. Upomienka môže byť zaslaná dlžníkovi v akomkoľvek znení a akoukoľvek formou. Mala by ale splniť základnú funkciu, a to pripomenúť dlžníkovi, že má splatný dlh a že ho vyžadujeme uhradiť.
Pri formulácii textu upomienky odporúčame písať neutrálnym tónom. Vyhnite sa preto formuláciám ako „neuhradili ste faktúru“ alebo „ignorujete úhradu faktúr“. Z pozície veriteľa totiž nevieme s určitosťou konštatovať, čo sa stalo.
Z našej pozície s určitosťou iba vieme, že sme platbu v našom systéme nezaznamenali a že sa snažíme zistiť príčinu. Dlžník faktúru mohol zaplatiť na nami nesprávne uvedený starý bankový účet alebo mohol nastať omyl v zadanom variabilnom symbole.
Pri formulácii textu upomienky sa preto snažíme vyhnúť formuláciám, ktorými by sme rovno vopred označovali vinníka. V závislosti od situácie môžu byť upomienky zasielané v ľubovoľnom počte a intervale.
Text a vážnosť upomienok by sa ale mal zvyšovať. Nielen v obsahovej rovine, ale napríklad aj v spôsobe doručenia. Ak sme faktúru zasielali elektronicky a rovnako aj upomienku, ďalšia upomienka by mala ísť poštou a doporučene. Nezriedka sa stalo, že spamový filter zachytil aj takto dôležité správy.
Aký majú neuhradené faktúry vplyv na základ dane, či na povinnosť tvorby opravnej položky k pohľadávkam, nájdete v článku Nezaplatené faktúry v účtovníctve.
Pokus o zmier
Po tom, čo upomienky nezabrali na nášho dlžníka, odporúčame ako ďalší krok zaslanie pokusu o zmier. Zmier je vo všeobecnosti spôsob vyriešenia problému dohodou medzi obchodnými partnermi. Zmierom možno vyriešiť problém nielen pred podaním žaloby, ale samotné súdne konanie sa môže skončiť aj schválením súdneho zmieru.
Pokus o zmier je aj preto potrebné formulovať v zmysle, že spornú situáciu máme záujem riešiť prednostne dohodou. Ak by sme pokus o zmier formulovali ako bezpodmienečnú a časovo limitovanú podmienku, pod hrozbou podania žaloby, z právneho hľadiska by to bolo v poriadku, ale z obsahového hľadiska by takýto list nemal povahu pokusu o zmier.
Pred tým, ako pošlete predžalobnú výzvu, pokúste sa s dlžníkom o zmier.
Voľne dostupné vzory pokusu o zmier sú obsahovo väčšinou totožné s predžalobnou výzvou. Niektoré z nich sú aj rovno nazvané ako „predžalobná výzva – pokus o zmier“.
Z pohľadu komunikácie medzi týmito dvomi dokumentami by ale mal byť značný rozdiel. Pokus o zmier je svojou povahou prejavením snahy o zmierlivé riešenie dohodou, zatiaľ čo predžalobná výzva je poslednou, bezpodmienečnou a limitovanou možnosťou dlžníka svoj dlh hradiť pred tým, ako bude podaná žaloba na súd.
Príklad pokusu o zmier:
„Vážený obchodný partner,
doposiaľ nám nebola uhradená faktúra č. 19005 zo dňa 2.1.2019 v celkovej výške 20 000,- €, so splatnosťou 16.1.2019. V tejto veci sme Vám zasielali dve upomienky, na ktoré sme dodnes nedostali spätnú väzbu.
Keďže naše obchodné vzťahy boli doposiaľ korektné a faktúry ste uhradili vždy včas, domnievame sa, že na Vašej strane nastali okolnosti, ktoré Vám neumožnili faktúru uhradiť.
Máme záujem, aby sme tento problém vyriešili zmierlivo a našli riešenie vhodné pre obe strany. Veríme, že tento pokus o zmier nezostane nepovšimnutý a obratom sa k nášmu návrhu vyjadríte.“
Podstatou akejkoľvek dohody, najmä tej, ktorá má vyriešiť už existujúci spor, je, že s obsahom majú súhlasiť obe strany a obom stranám má vyhovovať. V opačnom prípade buď k dohode nedôjde alebo dohoda síce bude uzatvorená, ale nebude z niektorej strany dodržaná.
Otázkou je, prečo by mal veriteľ pristúpiť na akúkoľvek dohodu a ustúpiť zo svojich nárokov, pokiaľ je zákon v plnom rozsahu na jeho strane. V prvom rade z dôvodu potreby zachovania obchodného vzťahu. V ďalšom rade to je časová a finančná náročnosť súdneho konania, ťažká vymožiteľnosť súdnych rozhodnutí alebo potreba zachovania dobrého obchodného mena.
Súdne konania negatívne vplývajú na obchodné meno nielen, keď je firma na strane žalovaného, ale aj keď je na strane žalobcu. Preto sa vo svete stalo v niektorých veľkých spoločnostiach štandardom, že úsilie o mimosúdne vyriešenie problému je maximálne a využité sú všetky prostriedky mimosúdneho riešenia.
Nemenej podstatné je, že prípadnou dohodou sa veriteľ nemusí vzdať svojich nárokov. Dohoda môže mať povahu odkladu splatnosti faktúry s vyčíslením úrokov, môže byť dlžníkovi poskytnutý splátkový kalendár alebo môže dlžník poskytnúť záruku. Dohoda má zohľadňovať stav, ktorý problém zapríčinil a možnosti, ktoré dlžník aj veriteľ má.
Prvým krokom v rámci hľadania takéhoto riešenia je ponúknuť možnosť zmieru a sadnúť si za spoločný rokovací stôl.
Pokus o zmier je potrebné formulovať v zmysle, že spornú situáciu máme záujem riešiť prednostne dohodou.
V minulosti bolo možné na súde požiadať o vykonanie zmieru. Išlo o samostatné zmierovacie konanie, ktoré nebolo v praxi často využívané. V prípade, ak sme mali spor a druhá strana bola naklonená zmieru, bol podaný návrh na súd a súd zmier schválil. Zmierovacie konanie bolo v roku 2016 zrušené prijatím nového sporového poriadku. V súčasnosti je súdny zmier prípustný len v prípadoch, kedy už bola podaná riadna žaloba.
Predžalobná výzva
Zastávame názor, že je síce nevyhnutné pokúšať sa vyriešiť problémy prednostne zmierlivo, ale rovnako dôležité je v prípade neúspechu, neobrátiť sa problému chrbtom a neignorovať ho.
Preto posledným krokom pred podaním žaloby na súd by mala byť predžalobná výzva z pera právnika. To buď pod hlavičkou právneho oddelenia alebo externej advokátskej kancelárie. Dlžníci častokrát iba skúšajú naťahovať čas. Keď príde oficiálny list od právneho zástupcu ako posledná výzva, dlžník pochopí, že jeho dlh nezostane zabudnutý.
V prípade, ak boli dlžníkovi zasielané upomienky a pokus o zmier, predžalobná výzva by mala byť formulovaná v duchu, že si je dlžník vedomý svojho dlhu a aj toho, že mu bol ponúknutý priestor na dohodu.
Predžalobná výzva má byť preto vecná, so stručným zhodnotením stavu, lehotou na splnenie si povinnosti a upozornením na následky. Do predžalobnej výzvy nie je vhodné dávať detailný právny rozbor a označenie dôkazov. Tie si nechávame až na prípadnú žalobu.
Príklad predžalobnej výzvy:
„Vážený obchodný partner,
doposiaľ nám nebola uhradená faktúra č. 19005 zo dňa 2.1.2019 v celkovej výške 20 000,- €, so splatnosťou 16.1.2019. V tejto veci sme Vám zasielali dve upomienky a pokus o zmier, na ktoré sme dodnes nedostali spätnú väzbu.
Vzhľadom na tieto skutočnosti Vás vyzývame na úhradu dlžnej čiastky v lehote 15 dní. V opačnom prípade budeme vymáhať dlžnú čiastku súdne, spolu s úrokmi z omeškania a trovami právneho zastúpenia a trovami súdneho konania, čím Vám vzniknú ďalšie náklady.“
Význam odporúčaného postupu
Uvedený postup vymáhania dlhu považujeme za ideálny v rámci prístupu k dlžníkovi, ale nie za záväzný. Spôsob vymáhania dlhov by mal byť v súlade s tou ktorou obchodnou politikou.
Bolo by pravdepodobne neúčelné, keby spoločnosť zaoberajúca sa odkupom a vymáhaním pohľadávok zasielala pokus o zmier s účelom zachovania obchodných vzťahov. A naopak, občianske združenie na pomoc rodinám v kríze pravdepodobne nebude zasielať predžalobné výzvy (vrátane žalôb) rodinám, ktoré nezaplatili symbolicky účtovanú sumu za pomoc.
Ako sme sa už zmienili, zákon neupravuje, aké upozornenia majú byť dlžníkovi pred podaním žaloby zasielané. V niektorých prípadoch môže zavážiť aj postup, ktorý veriteľ pred podaním žaloby zvolil.
Ak je napríklad podnikateľ členom určitého združenia alebo organizácie a tá má v stanovách, že jej členovia sa zaviazali spory riešiť prednostne pokusom o zmier, v takom prípade je potrebné sa o zmier pokúsiť. Zaslanie pokusu o zmier by bolo rozhodujúce, ale len vo vzťahu k tejto organizácii.
V prípade problému s platením alebo akýmkoľvek iným dlhom je podstatné vždy komunikovať s druhou stranou. Veriteľ by pri vymáhaní dlhov mal postupovať systematicky a nezvoliť okamžité podanie žaloby. Tiež by nemal vzniknutú situáciu ignorovať a zostať pri riešení problému nečinný. Za ideálny postup pred podaním žaloby považujeme upomínanie dlžníka, pokus o zmier a následne zaslanie predžalobnej výzvy.
Ako postupovať pri neuhradenej faktúre a následnej exekúcií nájdete v článku Exekúcia neuhradenej faktúry.
