Elektronické aukcie – nákup tovarov a služieb aukčným postupom

Najjednoduchší spôsob obstarávania bežných tovarov a služieb nakupovaných z verejných zdrojov umožňuje elektronické trhovisko. Čo to je a ako sa do elektronických aukcií zapojiť?

Elektronické trhovisko je z pohľadu realizácie verejných obstarávaní efektívnym nástrojom. Jeho veľkým pozitívom je najmä jednoduchosť, rýchlosť a transparentnosť všetkých jeho procesov. Stručne povedané, prostredníctvom elektronického trhoviska možno zabezpečiť obstaranie bežných tovarov a služieb podstatne rýchlejšie, než bežnou papierovou formou, čo šetrí nie len čas, ale i peniaze. Možno hovoriť o skrátení procesu verejného obstarávania v priemere zo 7 týždňov až na 1 týždeň.

Čo je elektronické trhovisko

Elektronické trhovisko je informačný systém verejnej správy, ktorý slúži na zabezpečenie ponuky a nákupu tovarov alebo služieb bežne dostupných na trhu, a to aukčným postupom, ako aj na zabezpečenie činností, ktoré s týmito tovarmi a službami súvisia. Možno povedať, že elektronické trhovisko sa najviac využíva pri zákazkách podlimitných, prípadne s nízkou hodnotou. Zákon o verejnom obstarávaní však nevylučuje jeho použitie aj pri tých najvyšších, t. j. nadlimitných zákazkách.

Elektronické trhovisko vytvára priestor, v ktorom objednávateľ predstaví svoj dopyt s uvedením presných a konkrétnych podmienok, či už ide o vymedzenie kvalitatívnych vlastností tovaru alebo služby, časovej predstavy realizácie prác a pod. Objednávateľ tak stanoví to, čo obstaráva spôsobom, aby dodávateľ nemal žiadne pochybnosti a mohol sa správne rozhodnúť, či sa do obstarávania zapojí alebo nezapojí.

Úvodom je potrebné zdôrazniť, že v rámci elektronického trhoviska (www.eks.sk) vystupujú subjekty, ktoré sa do neho registrovali či už ako objednávatelia alebo ako dodávatelia. Je dostupné verejne. Registrovaní dodávatelia sú oprávnení kedykoľvek zverejniť svoju ponuku tovarov alebo služieb, pričom sú povinní ponúkané tovary resp. služby zaradiť do príslušnej časti podľa klasifikácie tovaru alebo služieb a uviesť najmä cenu plnenia alebo jednotkovú cenu plnenia, lehotu začatia poskytovania plnenia alebo lehotu dodania plnenia a miesto, kde sú schopní plnenie dodať.

T. j. aby dodávateľ mohol súťažiť vo verejnom obstarávaní prostredníctvom elektronického trhoviska, musí byť v elektronickom trhovisku v prvom rade zaregistrovaný.

Tovar bežne dostupný na trhu

V prvom rade je potrebné si uvedomiť, že prostredníctvom elektronického trhoviska bude možné zaobstarať len tie tovary a služby, ktoré spĺňajú charakter bežnej dostupnosti.

Pojem „bežná dostupnosť na trhu“ na účely zákona o verejnom obstarávaní znamená, že ide o také tovary, stavebné práce alebo služby, ktoré musia súčasne spĺňať nasledovné podmienky, a to:

1. nie sú vyrábané, poskytované alebo uskutočňované na základe špecifických a pre daný prípad jedinečných požiadaviek,
2. sú ponúkané v podobe, v ktorej sú bez väčších úprav ich vlastností alebo prvkov aj dodané, poskytnuté alebo uskutočnené a zároveň
3. sú spravidla v podobe, v akej sú dodávané pre objednávateľa, dodávané aj pre spotrebiteľov a iné osoby na trhu.

Z uvedeného vyplýva, že pod bežnými tovarmi alebo službami je možné rozumieť naplnenie bežných prevádzkových potrieb zadávateľov zákaziek, ktoré majú spotrebný charakter.

Príklad: Mesto Poprad potrebuje dokúpiť rôzne tonery do tlačiarní. Tonery spravidla zodpovedajú definícii tovaru bežne dostupného na trhu, z toho dôvodu bude Mesto Poprad zákazku na ich zakúpenie zadávať prostredníctvom elektronického trhoviska.

Cez elektronické trhovisko možno obstarávať len bežné tovary, služby.

V súvislosti s povinnosťou verejných obstarávateľov zadávať podlimitné zákazky na dodanie tovaru, poskytnutie služby a uskutočnenie stavebných prác bežne dostupných na trhu s využitím elektronického trhoviska uverejnil Úrad pre verejné obstarávanie ako pomôcku vzorový dokument „Test bežnej dostupnosti". Predmetný dokument môže pomôcť pri určovaní splnenia charakteru bežnej dostupnosti tovarov, služieb či stavebných prác a taktiež môže slúžiť ako podkladový materiál pre odôvodnenie využitia, prípadne nevyužitia elektronického trhoviska zadávateľom zákazky.

Ako funguje elektronické trhovisko a obstarávanie prostredníctvom elektronických aukcií?

Zadávanie zákazky na elektronickom trhovisku je možné dvoma spôsobmi, a to:

1. výberom katalógovej ponuky (elektronický katalóg) alebo
2. definovaním zadania elektronicky.

Výber z katalógovej ponuky v elektronickom trhovisku

V prvom prípade registrovaný objednávateľ, t. j. zadávateľ zákazky, vyberie zo zoznamu zaregistrovaných dodávateľov, ktorí zverejnili svoju ponuku. Znamená to, že objednávateľ predbežne akceptuje ponuku tovaru alebo služby, ktorú už zverejnil na trhovisku, t. j. na portáli trhoviska, dodávateľ a ktorej zabezpečenie je potrebné prostredníctvom elektronického trhoviska realizovať.

Predbežnou akceptáciou sa však nerozumie konečné uzatvorenie zmluvy. Následne portál všetkým registrovaným dodávateľom, ktorí v osobnom profile uviedli údaj o rovnakej klasifikácii zabezpečovaných tovarov alebo služieb, t. j. ktorí ponúkajú rovnakú vec, zaslaná na nimi pri registrácii zadaný e-mail informácia o predbežnom akceptovaní ponuky. Uvedená informácia je systémom doručovaná automaticky aj všetkým registrovaným dodávateľom, ktorí si o tejto udalosti zvolili možnosť zasielania informácií. Z toho vyplýva, že o tom, že je realizované verejné obstarávanie na nejaký tovar sa dozvedia dodávatelia tohto tovaru registrovaní na portáli elektronického trhoviska na základe notifikácie.

Príklad: V elektronickom trhovisku sú registrovaní dodávatelia tonerov. Mesto Poprad predbežne akceptuje ponuku na dodanie tonerov spoločnosti TONERY s.r.o. Ostatní registrovaní dodávatelia tonerov sa o tom dozvedia. Informáciu dostanú aj iní dodávatelia, ktorí o notifikácie priamo požiadali.

Ani v tomto momente nenastupuje už uzatvorenie zmluvy, práve naopak. V relatívnej krátkej lehote minimálne a spravidla 72 hodín totiž môžu aj ostatní spomínaní dodávatelia predložiť svoje ponuky, pričom zákon o verejnom obstarávaní ukladá, aby v čase po predbežnej akceptácii ponuky až do uzatvorenia zmluvy bola zverejňovaná vždy len jedna ponuka, a to v danom čase ponuka s najnižšou cenou. Dodávatelia tak budú vždy vedieť, ktorá ponuka je tou najnižšou a teda i najlepšou. Ide teda o anonymné aukčné predkladanie kontraktačných ponúk, ktorých účelom je znižovanie ceny predmetu plnenia.

Dodávatelia môžu ponuku predložiť opakovane.

Dôležitou je tá skutočnosť, že ak dodávateľ, ktorý sa už do súťaže zapojil uvidí, že iná ponuka je nižšia a je pre neho výhodné vlastnú ponúkanú cenu ešte znížiť, môže tak urobiť. Predložením novej ponuky sa jeho predchádzajúca stáva neplatnou.

Príklad: Po tom, ako mesto Poprad predbežne akceptovalo ponuku spoločnosti TONERY s.r.o. môžu ostatní dodávatelia tonerov ešte doručiť aj ich ponuky. Spoločnosť XY doručí v lehote ponuku, ktorá je najnižšia. Všetci ostatní tak uvidia jej najnižšiu ponuku, avšak nie jej meno, teda nebudú vedieť, kto ponuku predložiť a môžu ešte doručiť ponuku, ktorá bude nižšia.

Po uplynutí lehoty na predkladanie ponúk dôjde de facto k vyhodnoteniu realizovaného obstarávania akceptovaním ponuky s najnižšou cenou, a to zo všetkých predložených ponúk. Uzatvorenie zmluvy sa potom riadi aj obchodnými podmienkami elektronického trhoviska. Každý dodávateľ je povinný ich dodržiavať, nakoľko sa stávajú súčasťou uzatvorenej zmluvy.

Definovanie zadania zákazky

Druhým spôsobom postupu zadávateľa prostredníctvom elektronického trhoviska je tzv. definovanie zadania zákazky. Ide v podstate o bežné predkladanie ponúk na základe zverejnenej zákazky s tým, že všetko sa deje na elektronickom trhovisku. Zadávateľ zverejní svoj dopyt a registrovaní dodávatelia môžu predložiť svoju ponuku.

Spoločným menovateľom pre oba postupy zadávania zákaziek cez elektronické trhovisko je skutočnosť, že v oboch prípadoch nasleduje 72 hodinová (v prípade zložitého obchodu primerane predĺžená) súťaž, t. j. už spomínané aukčné, anonymné predkladanie kontraktačných ponúk.

Vyhodnotenie súťaže a následné generovanie obchodného vzťahu prostredníctvom zmluvy s víťazom súťaže je realizované informačným systémom, bez možnosti ľudského zásahu,  t. j. priamo elektronické trhovisko z predložených ponúk vytvorí poradie uchádzačov.

Účastníci obchodu sú deanonymizovaní po uplynutí súťažnej lehoty na predkladanie ponúk pri vyhodnotení súťaže, a to v momente stanovenia poradia a generovania zmluvy, ktorá je automaticky zostavená zo zadania, víťaznej ponuky a všeobecných zmluvných podmienok obsiahnutých v obchodných podmienkach elektronického trhoviska.

Uzatvorená zmluva je zverejňovaná v centrálnom registri a celkový priebeh obchodovania na tomto trhovisku je zaznamenaný, archivovaný a sprístupnený v plnom rozsahu počas piatich rokov. T. j. kedykoľvek a ktokoľvek počas piatich rokov môže voľne dohľadať informácie o priebehu verejného obstarávania na elektronickom trhovisku (kto sa zapojil, akú ponuku predložil, aké bolo výsledné poradenie a pod.).

Na čo by si dodávatelia mali dávať pozor pri aukciách na elektronickom trhovisku?

Hoci je verejné obstarávanie realizované systémom a elektronicky, to neznamená, že pravidlá a princípy uložené zákonom o verejnom obstarávaní nebude potrebné dodržiavať. Objednávateľ tak musí postupovať voči každému záujemcovi, uchádzačovi nediskriminačne.

Dodávatelia sa zaväzujú akceptovať obchodné podmienky trhoviska, OPET.

Zákon o verejnom obstarávaní kogentne (t. j. dané ustanovenia zákona sú záväzné a nemožno sa od nich odkloniť) upravuje povinnosť verejného obstarávateľa), obstarávateľa dodržiavať princíp rovnakého zaobchádzania, nediskriminácie hospodárskych subjektov, princíp transparentnosti, proporcionality a hospodárnosti a efektívnosti. Nebude preto možné od nich spravodlivo očakávať, aby napríklad v čase po uzatvorení zmluvy pristúpili k zmene zmluvných podmienok. Sami by sa vystavili následkom porušenia ustanovení zákona o verejnom obstarávaní. Prečo uvedené spomíname? Dodávatelia si musia ešte pred uzatvorením zmluvného vzťahu uvedomiť dôsledky, ktoré môžu vzniknúť, ak zmluvné povinnosti nesplnia. Zmluvné podmienky nebude možné meniť po uzatvorení zmluvy. Pričom formulár zmluvy je dostupný ešte pred jej uzatvorením pri vyhlásení verejného obstarávania.

Ak sa podnikateľ registrovaný v elektronickom trhovisku rozhodne zapojiť do verejného obstarávania, mal by si byť od začiatku vedomý niektorých skutočností. Totiž nie len zákonné povinnosti, ale i povinnosti vyplývajúce z obchodných podmienok elektronického trhoviska, tzv. OPET, pre neho budú záväzné.

1. Dodávateľ sa samotnou registráciou do elektronického trhoviska zaväzuje akceptovať Obchodné podmienky elektronického trhoviska, ktoré sú voľne dostupné priamo na portáli elektronického trhoviska. Tieto obchodné podmienky, v skratke OPET, upravujú základné povinnosti dodávateľov, medzi ktoré patrí najmä:
2. dodať či poskytnúť plnenie v súlade so všetkými špecifikáciami a inými podmienkami uvedenými v zmluve, v dohodnutej akosti a množstve riadne a včas;
3. dodať či poskytnúť plnenie, ktoré spĺňa okrem špecifikácií tiež všetky požiadavky príslušných právnych predpisov a platných technických noriem záväzných pre takéto plnenie a týkajúcich sa jeho uvádzania na trh.

To, čo si dodávatelia často pred zapojením sa do zákazky cez elektronické trhovisko neuvedomujú je, že pokiaľ súťaž vyhrajú a následne ale nebudú schopní zmluvu splniť, objednávateľ od nej spravidla odstúpi. Dôvody na odstúpenie od zmluvy sú v nej vždy priamo uvedené. Tieto dôvody však upravujú všeobecne aj OPET.

Jedným zo základných dôvodov na odstúpenie od zmluvy je omeškanie s včasným dodaním alebo poskytnutím plnenia, ak také omeškanie predstavuje podstatné porušenie zmluvy dodávateľom.

Následky porušenia OPET – obchodných podmienok elektronického trhoviska

Každý zadávateľ zákazky je povinný uverejniť na webovom sídle Úradu pre verejné obstarávanie referenciu o plnení zo strany dodávateľa. Referenciou na účely zákona o verejnom obstarávaní rozumieme elektronický dokument, ktorý obsahuje potvrdenie o dodaní tovaru, uskutočnení stavebných prác alebo poskytnutí služby. Referencia vždy obsahuje aj informáciu o tom, či došlo k odstúpeniu od zmluvy zo strany verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa z dôvodu podstatného porušenia povinností dodávateľa, hodnotenie plnenia, najmä hodnotenie, či plnenie bolo dodané v rozsahu, kvalite a spôsobom podľa zmluvy alebo koncesnej zmluvy a či celkovo bolo uspokojivé alebo neuspokojivé.

Vyhotovenie negatívnej referencie dodávateľovi môže viesť k zabráneniu v jeho účasti v elektronickom trhovisku či dokonca k vedeniu správneho konania o uložení pokuty podľa ust. § 182 ods. 3 písm. d) zákona o verejnom obstarávaní a prípadne aj následnému uloženiu pokuty až do 5000,00 eur.

Zhrnutie

Výhodou elektronického trhoviska je jednoduchý aukčný proces, ktorý umožňuje registrovaným dodávateľom predkladať ponuku aj opakovane tak, aby tá ich bola nakoniec najnižšou a teda i víťaznou. Hoci v priebehu aukcie neuvidia názov dodávateľa, ktorý nižšiu ponuku predložil, vidia však hodnotu tejto ponuky a tak sa vedia rozhodnúť, či budú alebo nebudú pokračovať v aukcii.

Vzhľadom na automatizovaný spôsob uzatvárania zmlúv prostredníctvom elektronického trhoviska je dôvodné očakávať, že dodávateľ, ktorý sa rozhodne zapojiť do takéhoto verejného obstarávania, má požadovaný predmet plnenia k dispozícii a bude pripravený ho aj v určenej lehote za dohodnutú cenu dodať.

Daný dodávateľ sa už samotnou registráciou do elektronického trhoviska zaväzuje akceptovať a dodržiavať OPET, ktoré upravujú základné pravidlá fungovania elektronického trhoviska. Skutočnosť, že dodávateľ nebude mať v stanovenom čase plnenie a preto nebude schopný ho dodať v zazmluvnenom čase verejnému obstarávateľovi ho nezbavuje zodpovednosti za plnenie zmluvy a dodanie zazmluvneného plnenia. Je totiž povinnosťou každého dodávateľa preveriť si ešte predtým, ako sa rozhodne zapojiť do elektronickej aukcie, či v prípade jeho úspešnosti bude schopný dodať požadovaný tovar v stanovenom termíne.