Overenie (osvedčenie) podpisu

Kto overuje (osvedčuje) podpisy na listinách a v ktorých prípadoch je takéto overenie potrebné? Ako sa overujú kvalifikované elektronické podpisy?

Tak ako v súkromnom živote, aj pri podnikateľskej činnosti sa pomerne často vyskytuje nutnosť úradného overenia (osvedčenia) dokumentov či podpisov na listinách. Listín, na ktorých zákon vyžaduje tzv. overený podpis alebo na ktorých o to dobrovoľne požiada osoba, je naozaj veľmi veľa. Napríklad už na samotné založenie spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.)  treba mať zakladateľskú listinu alebo spoločenskú zmluvu s úradne overenými podpismi všetkých zakladateľov.

Čo je overenie (osvedčenie) podpisu?

Podpis možno charakterizovať ako vlastnoručne písaný znak, ktorým fyzická osoba potvrdzuje svoju identitu a úmysel. Je to teda jedinečné vyjadrovanie vôle osoby s obsahom konkrétneho dokumentu.

Overenie alebo tiež osvedčenie podpisu predstavuje úkon príslušného orgánu, ktorý na žiadosť osoby a za úhradu poplatku vykoná osvedčenie pravosti podpisu fyzickej osoby na rôznych listinách (napr. na zmluvách) - tzv. legalizácia.

Kto overuje podpisy?

Osvedčovanie podpisov na listinách môže vykonávať:

1. okresný úrad a obec – podľa zákona č. 599/2001 Z. z. o osvedčovaní listín a podpisov na listinách okresnými úradmi a obcami
2. notár – podľa zákona č. 323/1992 Zb. o notároch a notárskej činnosti (Notársky poriadok)

Upozornenie: Overenie (osvedčenie) podpisu nie je možné zrealizovať na pošte. Pošta síce poskytuje určité štátne služby ako napríklad výpis z registra trestov, výpis z obchodného registra či osvedčenie listinných dokumentov (úradne overí kópiu dokumentu použiteľnú na právne účely), ale osvedčenie podpisu zatiaľ medzi tieto služby nepatrí. 

Osvedčenie podpisu okresným úradom alebo obcou (matrikou)

Overovanie (osvedčovanie) podpisu sa vykonáva na žiadosť danej osoby, a to spravidla v úradnej miestnosti okresného úradu alebo obce (napr. v prípade mesta na mestskom úrade, matrike) na počkanie. Ak by o osvedčenie podpisu požiadala fyzická osoba, ktorá sa zo zdravotných dôvodov nemôže dostaviť do úradnej miestnosti, môže byť osvedčenie vykonané na inom vhodnom mieste (napr. v mieste bydliska osoby).

Dôležité je, že osoba, ktorej podpis sa osvedčuje, musí byť pri overovaní vždy prítomná, t. j. nemôže ju podpísať iná osoba (napr. splnomocnenec). Čiže, táto osoba sa vlastnoručne podpisuje pred pracovníkom okresného úradu alebo obce, ktorý jej podpis osvedčuje alebo pred pracovníkom uznáva osvedčovaný podpis za vlastný. To znamená, že overenie podpisu možno vykonať dvoma spôsobmi:

1. osoba vlastnoručne podpíše listinu priamo pred pracovníkom obce alebo
2. vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný (t. j. v prípade, že listina je už vopred podpísaná).

Osoba, ktorej podpis sa osvedčuje musí pracovníkovi preukázať svoju totožnosť občianskym preukazom, pasom alebo povolením na pobyt pre cudzinca a zároveň predložiť listinu, na ktorej má byť podpis overený. Skôr ako dôjde k osvedčeniu podpisu na listine, musí sa osoba podpísať do osvedčovacej knihy obce. Podpis osoby na listine sa musí zhodovať s jej podpisom v osvedčovacej knihe. Následne obec (matrika) osvedčí pravosť podpisu osoby na listine osvedčovacou doložkou, odtlačkom okrúhlej úradnej pečiatky so štátnym znakom a podpisom pracovníka, ktorý osvedčenie vykonal. Osvedčovacia doložka musí obsahovať zákonné náležitosti (napr. meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo a trvalé bydlisko osoby, miesto a dátum osvedčenia a poradové číslo, pod ktorým je osvedčenie zapísané.).

Okresný úrad alebo obec (matrika) vyberá za osvedčenie každého podpisu na listine alebo na jej rovnopise správny poplatok 2 eurá.

Osvedčenie podpisu notárom

Notár v rámci svojej notárskej činnosti vykonáva aj osvedčenie pravosti podpisu na listinách - tzv. legalizácia, ktorá prebieha podobne ako vyššie uvedené overenie podpisu obcou.

Legalizáciou notársky poriadok rozumie situáciu, kedy notár alebo ním poverený zamestnanec osvedčuje, že osoba, ktorej podpis má byť osvedčený v jeho prítomnosti, listinu vlastnoručne podpísala alebo podpis na listine uznala pred ním za vlastný. Teda, opäť aj pri tomto druhu osvedčenia podpisu platia dva spôsoby:

1. osoba vlastnoručne podpíše listinu priamo pred notárom alebo ním povereným zamestnancom alebo
2. vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný.

Osvedčenie pravosti podpisu sa vyznačuje na listine vo forme osvedčovacej doložky, ktorá musí obsahovať zákonné náležitosti (napr. meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo a trvalé bydlisko osoby, miesto a dátum osvedčenia a pod.).

Notár si za osvedčenie pravosti každého podpisu účtuje poplatok o vo výške 1,99 eura (2,39 eur s DPH).

Aká je cena za overenie podpisu?

Okresný úrad alebo obec (matrika) vyberá za osvedčenie každého podpisu na listine alebo na jej rovnopise správny poplatok podľa sadzobníka, ktorý je prílohou zákona o správnych poplatkoch (položka 3), a to vo výške 2 eurá. Poplatok je rovnaký na všetkých obecných (mestských) úradoch a je príjmom rozpočtu obce (mesta).

Notár si za osvedčenie pravosti každého podpisu jednej osoby na listine alebo na jej rovnopise účtuje poplatok podľa sadzobníka, ktorý je prílohou vyhlášky o odmenách a náhradách notárov (položka C), a to vo výške 1,99 eura (2,39 eur s DPH).

Cena za osvedčenie podpisu u notára a na matrike

Odporúčanie: Z hľadiska ceny sa pri overovaní podpisu na viacerých listinách (teda vo väčšom rozsahu) oplatí osvedčovanie na matrike, kde je cena výhodnejšia najmä preto, že matrika na rozdiel od notára neodvádza DPH (každý notár je platiteľom DPH).

Aký je rozdiel medzi overením podpisu u notára a na obecnom úrade (matrike)?

Ak sa má listina, na ktorej sa podpis osvedčuje, použiť na Slovensku (napr. plná moc), overenie podpisu u oboch orgánov je rovnocenné. Ak sa má naopak listina (tiež napr. plná moc) použiť v cudzine alebo ak je napísaná v inom ako v štátnom jazyku (okrem češtiny), je možné len overenie u notára – obec v týchto prípadoch osvedčovanie nevykonáva. 

Kedy je potrebné overenie (osvedčenie) podpisu?

V praxi existujú viaceré situácie, kedy vznikne nutnosť overenia podpisu osoby na listine. Môže sa jednať o:

1. prípady, v ktorých overenie podpisu vyžaduje osobitný zákon alebo
2. prípady, kedy overenie nie je zákonom požadované, no osoba oň požiada napríklad z dôvodu osobnej potreby/istoty(napr. ako prevenciu pred spochybnením zo strany tretej osoby).

Jedna z najčastejšie vyskytujúcich sa požiadaviek overenia podpisu je ustanovená v katastrálnom zákone, ktorý na zápis vlastníckeho práva do katastra nehnuteľností vyžaduje úradné osvedčenie podpisu prevodcu na zmluve(napr. podpis predávajúceho na kúpnej zmluve alebo podpis darcu na darovacej zmluve). Tiež musia byť overené podpisy spoluvlastníkov na zmluve o zrušení a vyporiadaní podielového spoluvlastníctva alebo pri vyporiadaní bezpodielového spoluvlastníctva manželov (BSM).

S podmienkou úradného osvedčenia podpisov sa možno stretnúť aj v Obchodnom zákonníku v súvislosti so zakladaním obchodných spoločností (napr. pri založení s.r.o.).  Od 1. 10. 2020 je k zriadeniu sídla právnickej osoby (t. j. na jej zápis do obchodného registra) potrebný písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti (napr. prenajímateľa nebytového priestoru) s úradne osvedčeným podpisom. Okrem toho musí byť úradne overená aj pravosť podpisov všetkých zakladateľov obchodnej spoločnosti založenej spoločenskou zmluvou podpísanou všetkými zakladateľmi. Ak proces zápisu obchodnej spoločnosti do obchodného registra vybavuje v mene podnikateľa (zakladateľa) na základe plnej moci iná osoba (splnomocnenec), musia byť ich podpisy na plnomocenstve úradne overené.

Konkrétne pri s.r.o. Obchodný zákonník ukladá napríklad povinnosť úradne osvedčiť pravosť podpisu predsedu valného zhromaždenia, ak jeho programom bolo rozhodnutie:

• o zvýšení alebo znížení základného imania,
• o nepeňažnom vklade,
• o vymenovaní, odvolaní a odmeňovaní konateľov s.r.o.
• o zrušení spoločnosti alebo o zmene právnej formy, ak to spoločenská zmluva pripúšťa
• o schválení zmluvy o predaji podniku alebo zmluvy o predaji časti podniku
• o vymenovaní a odvolaní prokuristu.
  

Prípadom, kedy nie je úradné osvedčenie podpisu zákonnou podmienkou je napríklad závet (holografný alebo alografný). Ním môže závetca počas svojho života vyjadriť svoju poslednú vôľu a rozhodnúť, komu po svojej smrti odkáže majetok, bez nutnosti overovania svojho podpisu pred matrikou alebo notárom. Avšak z dôvodu istoty (prevencie) si závetca môže dať svoj podpis osvedčiť. 

Ďalším takým príkladom môže byť aj udelenie plnej moci (plnomocenstva) na rôzne úkony, pri ktorých zákon nevyžaduje overenie podpisu splnomocniteľa (napr. na udelenie plnomocenstva na preberanie zásielok na pošte alebo na uzatvorenie nejakej obchodnej transakcie).Napriek tomu, že vo viacerých prípadoch nie je úradné osvedčenie plnomocenstva povinné, v praxi je lepšie ho zrealizovať najmä kvôli potvrdeniu jednoznačnosti a nespochybniteľnosti podpisu osoby na dokumente.

Ako funguje overovanie elektronických podpisov pri elektronických dokumentoch?

S ohľadom na elektronizáciu administratívy nadobúda elektronické podpisovanie dôležitý význam – má uľahčiť a zrýchliť vybavenie mnohých úkonov.  

Kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis je možné využiť na vytváranie elektronického podpisu a jeho overovanie.

Pri elektronických dokumentoch sa, na rozdiel od písomných listín, na ich podpisovanie  používa tzv. kvalifikovaný elektronický podpis (KEP). Ide o informáciu pripojenú alebo inak logicky spojenú s elektronickým dokumentom, ktorá umožňuje spoľahlivo a jednoznačne určiť fyzickú osobu, ktorá ho vyhotovila. Čiže, jeho pomocou sa dajú elektronicky realizovať právne úkony, ktoré inak vyžadujú písomnú (listinnú) formu (napr. zmluvy o prevode nehnuteľností).To znamená, že kvalifikovaný elektronický podpis nahrádza písomnú podobu vlastnoručného podpisu (je rovnocenný s vlastnoručným podpisom).

V podnikateľskom prostredí sa najčastejšie využíva na komunikáciu s orgánmi verejnej moci (napr. s daňovým úradom, súdmi a pod.) prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk.

Na používanie KEP je nutné disponovať občianskym preukazom s čipom (tzv. eID karta), ktorý musí byť aktivovaný na používanie elektronických služieb. Na ňom musia byť nahraté aj certifikáty pre vytváranie kvalifikovaného elektronického podpisu (bezplatne ich nahrávajú na oddelení dokladov Policajného zboru).

Na vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu a súčasne aj na jeho overenie (osvedčenie) slúži kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis. Ide o elektronické osvedčenie, ktoré obsahuje údaje držiteľa a ktoré na platnosť elektronického podpisu spája s osobou držiteľa a tým potvrdzuje jeho totožnosť.

Praktické rady na záver

V prípade potreby overenia podpisu môžete ísť na ktorýkoľvek obecný (mestský) úrad (napr. podľa miesta bydliska) alebo ku ktorémukoľvek notárovi (notárske úrady sa dajú vyhľadať na stránke Notárskej komory SR). Podpis overíte len počas úradných hodín, ktoré si stanovuje každý úrad individuálne. Preukázať sa vždy musíte občianskym preukazom.