Niektoré dokumenty medzi zamestnancom a zamestnávateľom je možné zasielať elektronicky. O ktoré ide, čo je pre to potrebné urobiť a pri ktorých dokumentoch to možné nie je?
Výplatná páska elektronicky
Zákonník práce upravuje, že pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať doklad obsahujúci najmä údaje:
- o jednotlivých zložkách mzdy,
- o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním,
- o stave účtu konta pracovného času, ak je zavedené konto pracovného času,
- o vykonaných zrážkach zo mzdy a
- o celkovej cene práce.
V praxi ide o tzv. výplatnú pásku, ktorú poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi a ktorá informuje zamestnanca predovšetkým o tom, ako zamestnávateľ vypočítal jeho mzdu. Platí však, že na žiadosť zamestnanca mu zamestnávateľ predloží na nahliadnutie doklady, na ktorých základe bola mzda vypočítaná. Výplatná páska sa podľa Zákonníka práce poskytne v písomnej (papierovej) forme, ak sa zamestnávateľ so zamestnancom nedohodnú na jej poskytovaní elektronickými prostriedkami. Znamená to teda, že výplatná páska môže byť poskytovaná elektronicky, ale len v prípade, ak sa na tom zamestnávateľ so zamestnancom dohodnú. Ak zamestnanec nebude súhlasiť s doručením výplatnej pásky v elektronickej forme, zachovaná bude papierová forma. V praxi však ide o najčastejšie zasielaný mzdový dokument elektronicky.
Daňové mzdové dokumenty od zamestnávateľa zamestnancovi elektronicky
Od roku 2020 je umožnené zamestnávateľom vystavenie a doručenie niektorých dokumentov súvisiacich s daňou z príjmov zo závislej činnosti elektronicky. Ide o tieto dokumenty:
- potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti,
- doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní preddavkov na daň z príjmov fyzickej osoby zo závislej činnosti, resp. doplnený doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní,
- potvrdenie o zaplatení dane na účely poukázania 2 %, resp. 3 % zaplatenej dane.
Uvedené doklady vystaví a doručí zamestnávateľ zamestnancovi v listinnej podobe, ak sa nedohodnú na ich doručení elektronickými prostriedkami. Zamestnávateľ teda môže tieto doklady doručiť zamestnancovi elektronickou formou, pokiaľ s tým zamestnanec súhlasí a dohodnú sa na tom.
Doklad doručený elektronickými prostriedkami podľa zákona o dani z príjmov obsahuje predtlačený odtlačok pečiatky zamestnávateľa a faksimile podpisu zamestnávateľa a nie je možné ho dodatočne meniť ani upravovať. Pri elektronickej komunikácii zamestnávateľa so zamestnancom sa vyžaduje potvrdenie doručenia elektronickej správy, ktoré obsahuje informáciu o dátume a čase elektronického doručenia, vrátane označenia elektronickej poštovej schránky príjemcu dohodnutej medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
Ochrana osobných údajov pri elektronickom doručovaní dokumentov
Upozorniť je potrebné na to, že pri elektronickom zasielaní dokumentov je nutné zabezpečiť ochranu osobných údajov, napr. šifrovaním. V praxi sa obvykle doručujú výplatné pásky či daňové mzdové dokumenty ako zaheslovaná príloha e-mailu. Možné je využiť aj zabezpečené aplikácie, akou je napríklad MyJob od KROSu.
Náš tip: MyJob je intuitívna a jednoduchá appka, s ktorom je komunikácia medzi mzdármi, zamestnancami a majiteľmi firiem zabezpečená aj bez hesiel. Dokumenty zostanú chránené a báť sa nemusíte ani GDPR. Tlačivá odošlete rýchlo priamo zo mzdového softvéru OLYMP. Na zdĺhavé exportovanie a prikladanie súborov do e-mailu môžete zabudnúť, pričom zamestnanci aj majitelia firiem si ich môžu pozrieť aj na mobile či tablete.
Daňové mzdové dokumenty od zamestnanca zamestnávateľovi elektronicky
Z pohľadu zamestnanca je možné elektronickou formou podať:
- žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti,
- vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu (podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov) a prípadné zmeny vo vyhlásení.
Ako pri výplatnej páske, aj v týchto prípadoch platí, že elektronické doručenie je možné len po vzájomnej dohode zamestnávateľa so zamestnancom. Stále teda platí, že primárne sú tieto doklady doručované v listinnej podobe, na elektronickú formu doručenia je potrebná dohoda.
Vzor dohody o elektronickom doručovaní
Legislatíva nestanovuje náležitosti, ktoré má obsahovať dohoda o doručovaní dokumentov elektronickými prostriedkami, iba povinnosť ju uzatvoriť. V praxi zvyčajne obsahuje:
- identifikáciu zamestnávateľa a zamestnanca,
- rozsah dokumentov, ktoré môžu byť zasielané elektronicky,
- súhlas (dohodu) s elektronickým zasielaním,
- e-mailové adresy (ak sa budú dokumenty zasielať e-mailom),
- podpisy zmluvných strán.
Na ilustráciu si pozrite ukážku dohody o elektronickom doručovaní z programu OLYMP.
Doručovanie písomnosti medzi zamestnávateľom a zamestnancom podľa Zákonníka práce
Doručovanie písomností rieši Zákonník práce v § 38, pričom platí, že:
- písomnosti zamestnávateľa týkajúce sa vzniku, zmeny a skončenia pracovného pomeru (príp. dohody) alebo vzniku, zmeny a zániku povinností zamestnanca vyplývajúcich z pracovnej zmluvy (príp. dohody) musia byť doručené zamestnancovi do vlastných rúk. Písomnosti doručuje zamestnávateľ zamestnancovi na pracovisku, v jeho byte alebo kdekoľvek bude zastihnutý. Ak to nie je možné, možno písomnosť doručiť poštovým podnikom ako doporučenú zásielku;
- písomnosti doručované poštovým podnikom zamestnávateľ zasiela na poslednú adresu zamestnanca, ktorá je mu známa, ako doporučenú zásielku s doručenkou a poznámkou „do vlastných rúk";
- písomnosti zamestnanca týkajúce sa vzniku zmeny a zániku pracovného pomeru alebo vzniku, zmeny a zániku povinností zamestnanca vyplývajúcich z pracovnej zmluvy alebo z dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru doručuje zamestnanec na pracovisku alebo ako doporučenú zásielku;
- povinnosť zamestnávateľa alebo zamestnanca doručiť písomnosť sa splní, len čo zamestnanec alebo zamestnávateľ písomnosť prevezme alebo len čo ju poštový podnik vrátil zamestnávateľovi alebo zamestnancovi ako nedoručiteľnú, alebo ak doručenie písomnosti bolo zmarené konaním alebo opomenutím zamestnanca alebo zamestnávateľa. Dokument sa bude považovať za doručený aj vtedy, ak zamestnanec alebo zamestnávateľ prijatie písomnosti odmietne.
Z toho vypláva, že v Zákonníku práce možnosť elektronického doručovania písomností v rámci pracovnoprávnych vzťahov (s výnimkou výplatnej pásky) zatiaľ absentuje.
Národný inšpektorát práce však dodáva, že doručovanie písomností, ktoré sa netýkajú vzniku, zmeny a skončenia pracovného pomeru alebo vzniku, zmeny a zániku povinností zamestnanca, môže prebiehať aj iným spôsobom, napr. elektronickým doručovaním. Spôsob doručenia a všeobecné uvedenie konkrétnych písomností môžu byť dohodnuté medzi zamestnávateľom a zamestnancom priamo v pracovnej zmluve alebo v osobitnej dohode. Vylúčené by nebolo ani dojednanie spôsobu doručovania istých písomnosti v kolektívnej zmluve alebo v pracovnom poriadku vydanom zamestnávateľom.
V tomto smere je podľa Národného inšpektorátu práce potrebné upriamiť pozornosť aj na § 17 Zákonníka práce najmä vo vzťahu k dôležitým písomnostiam týkajúcim sa vzniku (pracovná zmluva), zmeny (dohoda o zmene pracovnej zmluvy) a skončenia pracovného pomeru (napr. výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru). Ustanovenie o doručovaní vo svojej podstate chráni zamestnanca pred nevyhotovením týchto dôležitých písomností a ich nedoručením, a to ani, ak by sa so zamestnávateľom na inom spôsobe doručovania dohodol. Podľa § 17 ods. 1 Zákonníka práce právny úkon, ktorým sa zamestnanec vopred vzdáva svojich práv, je neplatný (teda aj vzdanie sa práva na listinné doručovanie písomností alebo jeho alternatívy podľa Občianskeho zákonníka). A podľa § 17 ods. 2 Zákonníka práce právny úkon, na ktorý neudelil predpísaný súhlas príslušný orgán alebo zákonný zástupca alebo na ktorý neudelili predpísaný súhlas zástupcovia zamestnancov, právny úkon, ktorý nebol vopred prerokovaný so zástupcami zamestnancov, alebo právny úkon, ktorý sa neurobil formou predpísanou týmto zákonom, je neplatný, len ak to výslovne ustanovuje tento zákon alebo osobitný predpis.
Znamená to, že napríklad písomnosti, akými sú výpoveď, dohoda o hmotnej zodpovednosti alebo okamžité skočenie pracovného pomeru, sú podľa Zákonníka práce neplatné, ak sa neuzatvoria písomne a ak sa nedoručia vyššie uvedeným spôsobom podľa Zákonníka práce. Hoci, podľa Občianskeho zákonníka platí, že písomná forma je zachovaná, ak je právny úkon urobený telegraficky, ďalekopisom alebo elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným (kvalifikovaným) elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou. Problém však podľa súčasnej legislatívy nastáva s doručením takto podpísaného elektronického dokumentu. Aktuálne teda nie je možné, aby zamestnávateľ doručoval písomnosti zamestnávateľa týkajúce sa vzniku, zmeny a skončenia pracovného pomeru (príp. dohody) alebo vzniku, zmeny a zániku povinností zamestnanca elektronickými prostriedkami. Túto situáciu by mohla vyriešiť len zmena príslušných ustanovení Zákonníka práce.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
