Odborníci a prevádzkovatelia e-shopov prezradili, kedy začať uvažovať o prepojení e-shopu s ERP systémom, na čo dať pozor a čo tým môže firma získať.
Popularita nákupov cez internet neustále rastie, navyše počas pandémie a zavretých obchodov boli e-shopy „záchranou“ pre mnohých podnikateľov. Proces objednania tovaru, zaplatenia a evidovania platby, až po jeho doručenie k zákazníkovi však pozostáva z mnohých krokov. Akým spôsobom ho môže firme uľahčiť automatizácia pomocou ERP informačného systému pre Podnikajte.sk prezradili odborníci z praxe aj prevádzkovatelia e-shopov, ktorí používajú riešenia od rôznych dodávateľov. V článku sa dočítate:
- kedy je vhodný čas myslieť na prepojenie e-shopu s ERP systémom,
- na čo si pri tomto procese dať pozor a na čo nezabudnúť,
- čo prinieslo prepojenie internetového obchodu s informačným systémom slovenským podnikateľom.
Kedy uvažovať nad automatizáciou e-shopu prepojením s ERP systémom?
ERP systém firme pomáha riešiť nákup tovarov, financie aj riadiť vzťahy so zákazníkmi. Môže mať podobu cloudových služieb alebo serverovej aplikácie, a tak je prístupný z akéhokoľvek miesta (v prípade pripojenia k internetu). Komplexný informačný systém tak môže urýchliť viaceré procesy aj v prípade internetového obchodu. Uvažovať o automatizácii a prepojení e-shopu s ERP systémom je podľa Michala Krála, riaditeľa cenového porovnávača Pricemania a e-commerce konzultanta, ideálne ešte pred spustením e-shopu a výberu platformy, na ktorej internetový obchod bude fungovať. „Dôležité je, či je e-shop hlavným, prípadne jediným predajným kanálom, alebo len doplnkom ku kamennej prevádzke či sieti predajní. Aj od toho sa bude odvíjať rozhodnutie, či dáva zmysel väčšinu procesov riešiť v e-shope alebo v ERP-čku. Samozrejme, závisí to aj od toho, čo umožňuje e-shopové riešenie firmy a kde je komfortnejšie konkrétne údaje (napr. popisy produktov, parametre produktov, obrázky) zadávať alebo aktualizovať.“
Taktiež je vhodné uvažovať nad možnosťou prepojiť e-shop s ERP systémom ešte skôr, ako podnikateľ vyberie samotné ERP riešenie pre svoju firmu. Tvrdí to Marek Barta, konateľ spoločnosti Bart.sk, ktorá sa zaoberá tvorbou e-shopov. Za dôležité považuje definovať ciele, očakávania od prepojenia a mať jasné zadanie, ako má prepojenie fungovať. A toto všetko je podstatné dôkladne analyzovať ešte pred realizáciou prepojenia. „Jedným z prvých krokov je preverenie, či vôbec ERP alebo e-shop umožní prepojenie, v akej forme a za akých podmienok. Sú ERP, ktoré neumožnia prepojenie s e-shopom a nútia podnikateľov používať vstavaný e-shop od dodávateľa ERP. Je to nešťastné riešenie, keďže vstavané e-shopy ERP systémov sú generické, neumožňujú prispôsobenia na mieru a realizácia online marketingu nad nimi je veľmi komplikovaná. Taktiež sa ešte nájdu aj e-shopy, ktoré sa nevedia pripojiť na ERP alebo len veľmi komplikovane,“ dodáva Barta. Zároveň odporúča uprednostniť také informačné systémy, ktoré ponúkajú prepojenie k e-shopu vo forme tzv. Rest API služieb.
Platí to však aj naopak – podstatná je kompatibilita e-shopového riešenia s vybraným ERP-čkom. Podľa Miroslava Dreveňáka, garanta programu ONIX od firmy KROS, by mal podnikateľ v prvom rade navštíviť stránky dodávateľa e-shopového riešenia. Väčšina tých, ktorí ponúkajú „krabicové“, majú na stránkach uvedené podporované ERP systémy.
Každý internetový obchod však nepotrebuje automaticky aj prepojenie s ERP systémom. Často to závisí od množstva objednávok a počtu návštevníkov. Ak ide len o jeden predajný kanál (e-shop), podnikateľ vybavuje jednotky objednávok denne a jeho e-shopová platforma automaticky rieši fakturáciu, napojenie na ERP podľa Michala Krála nie je nevyhnutné. Potreba prepojenia tak vzniká väčšinou pri rozširovaní predajných kanálov či skladov alebo aj vtedy, ak chce podnikateľ lepšie nastaviť cenotvorbu. „Na základe mojej skúsenosti odporúčam ísť krok za krokom a v prvej fáze investovať najmä do budovania značky a získania zákazníkov. Keď už firma generuje väčšie obraty, potom sa oveľa ľahšie reinvestuje do vývoja, inovácií a automatizácie.“
Na čo dať pozor pri prepájaní e-shopu s ERP systémom?
Michal Král upozorňuje, že prepojenie e-shopu s ERP systémom si vyžaduje vysokú odbornosť a skúsenosť na oboch stranách, a tiež kvalitný projektový manažment celého procesu. Dôležité podľa neho je, aby bolo jasne a detailne vyšpecifikované, ktoré procesy sa idú automatizovať, akým spôsobom, čo všetko obsiahne technické riešenie a aký má byť výsledný stav. V opačnom prípade hrozí, že sa celý proces výrazne cenovo navýši. „Treba si preto vyberať kvalitných a overených partnerov, ktorí už podobné prepojenia realizovali a majú overiteľné referencie,“ upozorňuje M. Král.
Marek Barta podnikateľom radí, aby vo fáze analýzy riešenia definovali funkcionality, ktoré bude zabezpečovať e-shop a ktoré samotné ERP. Od toho podľa neho následne závisí forma prepojenia e-shopu s ERP, čo sa môže prejaviť napríklad na aktuálnosti stavu skladových položiek, ale aj ich cien. Taktiež v mnohých prípadoch spôsob prepojenia ovplyvňuje rýchlosť načítavania produktov v e-shope a celkový používateľský zážitok. Zároveň Barta odporúča, aby firmy „nevymýšľali koleso“. „Netreba nútiť tvorcov e-shopu programovať skladový systém alebo účtovníctvo. Sklad a účtovníctvo na e-shope totiž nebude fungovať podľa aktuálnej legislatívy. Čo ale funguje, je dobré prepojenie internetového obchodu s ERP. Podnikatelia by preto mali radšej venovať svoju energiu do definovania prepojenia (čo a kedy, za akých okolností prepojiť) a samotné účtovníctvo alebo sklad je lepšie implementovať ako hotové riešenie.“
Pri samotnom procese prepájania online obchodu s podnikovým systémom je vhodné kontaktovať oboch dodávateľov riešení. „Následne je už na dohode zúčastnených strán, či prepojenie bude realizovať dodávateľ e-shopu, dodávateľ ERP systému alebo dokonca externá spoločnosť, ktorej sa dodá špecifikácia požadovaného riešenia,“ uvádza M. Dreveňák z KROSU a odporúča oboznámiť dodávateľov služieb s prípadným budúcim rozšírením prepojenia o novú funkčnosť. Po naprogramovaní prepojenia totiž môžu byť dodatočné úpravy veľmi náročné, pokiaľ sa na začiatku nemyslelo na možné rozšírenie.
Automatizácia e-shopu prepojením s ERP systémom v praxi
S prepojením e-shopu a ERP systému má skúsenosť už niekoľko slovenských podnikateľov. Napríklad Ondrej Koprda, CEO e-shopu s vojenským oblečením a príslušenstvom WARAGOD. Automatizovať obchod pomocou ERP systému sa rozhodli v úvodnom štádiu e-shopu, keď začali cítiť potrebu vybavovať a baliť objednávky efektívnejšie. „Druhým, veľmi podstatným dôvodom, bolo založenie našej WARAGOD predajne v Nitre,“ uvádza Koprda. Zákazníci totiž majú možnosť objednať si produkty priamo z kamennej prevádzky a vďaka prepojeniu s ich ERP systémom vedia ponúknuť rovnako rýchle dodanie tovaru, ako keď si ho nakupujúci objedná z centrálneho skladu. Navyše, v e-shope vďaka tomuto prepojeniu dokážu zobrazovať reálnu dostupnosť výrobkov na predajni. „Zákazníci tak majú väčší komfort pri výbere produktu.“
Pre niekoho, kto má procesy rád automatizované, je prepojenie internetového obchodu s ERP systémom samozrejmosťou. Platí to aj pre Stanislava Snopka z obchodu Profikuchar.sk, ktorý je zameraný na predaj gastronáradia a oblečenia pre profesionálnych kuchárov. „Sme nadšencami pre automatizáciu procesov, preto myšlienku o prepojení e-shopu s ERP systémom sme mali hneď od začiatku spustenia internetového obchodu. Tento krok považujem za základ pre ďalšie možné automatizácie akýchkoľvek procesov vo firmách, ktoré majú e-shop. Úprimne, neviem si predstaviť, že by sme nemali prepojenia,“ hovorí Snopko a dodáva, že automatizácie procesov pomáhajú firme zbaviť sa mnohých úloh. Čas tak môžu vo firme využívať efektívnejšie, nemíňajú energiu na prácu, ktorú zvládne moderná technológia.
Prínos automatizácie e-shopu pomocou ERP systému pre slovenských podnikateľov
Medzi výhody prepojenia e-shopu s ERP systémom radí Marek Barta z Bart.sk zníženie nákladov na ľudskú prácu, minimalizáciu chybovosti či počtu reklamácií a zvýšenie dôvery zákazníkov k e-shopu. Jeho slová potvrdzujú skúsenosti prevádzkovateľov internetových obchodov.
Napríklad podľa Andreja Bobáka, konateľa firmy Oblečsadoroboty.sk, ktorá má od začiatku prepojený e-shop s ich komplexným informačným systémom, to zjednodušilo mnohé procesy, ktoré teraz prebiehajú automaticky. „Eliminujeme tak ľudské chyby a zefektívňujeme prácu našich ľudí. Zároveň máme všetky údaje potrebné pre účtovníctvo v ekonomickom systéme.“ ERP systém, ktorý používajú, majú okrem e-shopu prepojený taktiež na systémy ich dodávateľov, kuriérskych služieb, bánk atď. Informačný systém je zdrojom všetkých dát o tovare. „Vďaka týmto prepojeniam a prispôsobeniam mnoho procesov prebieha bez potreby ľudského zásahu. Fungovanie firmy je potom rýchlejšie, presnejšie a efektívnejšie,“ dodáva Bobák.
Ondrej Koprda z e-shopu WARAGOD oceňuje dobrú spoluprácu s programátormi ich ERP systému. Opisuje, že sa ešte nestretli s problémom alebo požiadavkou, ktorú by nevedeli vyriešiť. To im pomáha pri automatizácii a zefektívňovaní procesov aj znižovaní nákladov na odoslanie balíka. „Celkovo prepojenie hodnotím ako jeden z najdôležitejších krokov v podnikaní s e-shopom. ERP systémy sa vyvíjajú a dokážu nás do istej miery naviesť na správnu cestu v interných procesoch firmy.“ Firma WARAGOD následne zaviedla pre skladníkov PDA (personal digital assistant, teda vreckový počítač, ktorý pomáha pri práci so skladovými zásobami) – aj túto zmenu zjednodušil ERP systém, ktorý už mal veľa údajov o produktoch.
Vo firme BENDR, s. r. o., zameranej na satelitnú techniku, sa rozhodli prejsť na ERP systém ONIX od firmy KROS. Zakladateľ Radovan Cifra hodnotí tento krok pozitívne, pretože nové riešenie bolo možné prepojiť priamo s e-shopom, čo im urýchlilo procesy a zjednodušilo napr. pracovný život obchodníkov. Nemusia už žiadať externú firmu o vystavenie štatistík predaja či obratu a čakať na ne aj niekoľko dní. Každý z nich si vie v systéme otvoriť štatistiky sám a vidieť potrebné údaje ihneď. Aj samotný majiteľ má vďaka automatizácii a prepojeniu e-shopu s ERP systémom jednoduchší život. Prehľadne si môže skontrolovať stav objednávok, koľko bolo vystavených faktúr alebo ako stúpajú a klesajú predaje. Rovnaký systém uľahčil prácu v projekčno-realizačnej spoločnosti a záhradníckom centre Landart. Vďaka implementácii tohto ERP získali možnosť používať rôzne notifikácie o stave objednávok či úhradách faktúr. Zavedenie systému sa odrazilo aj na ich tržbách – zákazníkom totiž stanovujú individuálne cenníky pri realizáciách záhrad a vďaka ONIXU v nich majú prehľad a pôsobia serióznejšie.
Andrej Bobák z Oblečsadoroboty.sk podnikateľom odporúča rozmýšľať vždy dopredu a predstaviť si svoju firmu v budúcnosti, keď bude väčšia, a tomu prispôsobovať systémy a procesy. Pri výbere správneho ERP systému radí zvážiť rôzne možnosti, ktoré sú dostupné na trhu. „Nám sa osvedčilo vybrať si riešenie, ktoré je prispôsobiteľné. No museli sme nájsť správnych ľudí, ktorí s tým vedia pomôcť.“
Zhrnutie – na čo myslieť pri prepojení ERP systému s e-shopom a výhody
Medzi výhody prepojenia e-shopu s vhodne zvoleným ERP systémom patrí zníženie nákladov na ľudskú prácu, minimalizácia chybovosti či počtu reklamácií. V prípade e-shopu Waragod takéto prepojenie umožnilo zákazníkom objednať si produkty priamo z kamennej prevádzky a tovar dostanú rovnako rýchlo ako pri objednávke z centrálneho skladu. Navyše v e-shope zobrazujú reálnu dostupnosť výrobkov na predajni. V obchode Profikuchar.sk vďaka automatizácii môžu čas venovať iným procesom vo firme namiesto takých, ktoré si vďaka prepojeniu s ERP systémom nevyžadujú ľudský zásah. V e-shope Oblečsadoroboty.sk je informačný systém zdrojom všetkých dát o tovare, vďaka čomu majú podstatné informácie na jednom mieste.
Vo firme BENDR, s .r .o. zjednodušilo prepojenie e-shopu s ERP systémom ONIX od KROSU prácu nielen obchodníkom, ale aj samotnému majiteľovi, ktorý má lepší prehľad o stave objednávok. V záhradníckom centre Landart využívajú rovnaký systém a jeho notifikácie o stave objednávok či úhrade faktúr. Pozitívne hodnotia lepší prehľad a serióznejší imidž pred zákazníkmi.
Ako uvádzajú odborníci na e-commerce a prevádzkovatelia e-shopov na základe svojich skúseností, nad prepojením ERP systému s internetovým obchodom je vhodné premýšľať už na začiatku – ešte pred spustením e-shopu, pri výbere platformy aj pri výbere samotného ERP riešenia. Dôležité je venovať dostatok času analýze prepojenia, definovať ciele, očakávania a mať jasné zadanie, ako má prepojenie fungovať. Tiež je potrebné preveriť, či vôbec ERP alebo e-shop umožní prepojenie, v akej forme a za akých podmienok. Veľa závisí od množstva objednávok a počtu návštevníkov. Ak ide napríklad len o jeden predajný kanál (e-shop) a podnikateľ vybavuje pár objednávok denne, napojenie na ERP nie je nevyhnutné. Potreba prepojenia vzniká väčšinou pri rozširovaní predajných kanálov či skladov.
Ak sa podnikateľ rozhodne prepojiť svoj e-shop s ERP systémom, odborníci odporúčajú definovať funkcie, ktoré bude zabezpečovať obchod a ktoré samotný informačný systém. Od toho následne závisí forma prepojenia, čo sa môže prejaviť na aktuálnosti stavu skladových položiek, ale aj ich cien. V mnohých prípadoch spôsob prepojenia taktiež ovplyvňuje rýchlosť načítavania produktov v e-shope a používateľský zážitok. Vyhnúť sa nepríjemnostiam, chybám či zvýšeniu nákladov pri procese prepájania pomôže výber kvalitného a overeného partnera, ktorý už podobné prepojenia realizoval a má overiteľné referencie.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
