Počas zamestnávania zamestnanca v pracovnom pomere má zamestnávateľ mnoho pravidelne sa opakujúcich povinností. Prinášame prehľad tých najdôležitejších.
Prehľad najdôležitejších povinností, ktoré zamestnávateľovi vznikajú v priebehu trvania pracovného pomeru (v článku sú zoradené od mesačných, ročných až po sústavné povinnosti):
- mesačná výplata mzdy,
- odovzdávanie výplatnej pásky pri vyplácaní mzdy,
- zrazenie dane z príjmov a jej odvedenie daňovému úradu,
- podanie prehľadu o zrazených preddavkoch daňovému úradu,
- odvedenie sociálnych odvodov Sociálnej poisťovni,
- zasielanie výkazu poistného a príspevkov Sociálnej poisťovni,
- odvedenie zdravotných odvodov zdravotnej poisťovni a podávanie výkazu preddavkov na zdravotné poistenie,
- prihlasovanie a odhlasovanie niektorých zamestnancov do/zo zdravotnej poisťovne,
- ročné predkladanie hlásenia o vyúčtovaní dane daňovému úradu,
- podpisovanie vyhlásenia na nezdaniteľnú časť na začiatku každého roka,
- vykonanie ročného zúčtovanie preddavkov na daň,
- vydanie potvrdenia o príjmoch za minulý rok zamestnancovi,
- vedenie evidencie pracovného času,
- zabezpečovanie stravovania pre zamestnancov,
- tvorba sociálneho fondu z miezd zamestnancov,
- BOZP a pracovná zdravotná služba pre zamestnancov,
- chrániť osobné údaje zamestnancov.
Prvou skupinou pravidelných povinností sú mesačné povinnosti zamestnávateľa pri zamestnancoch, s ktorými má uzatvorenú pracovnú zmluvu.
Zaujímavé fakty o tom, keď sa podnikateľ rozhodne zamestnať prvého zamestnanca nájdete v článku 5 faktov o zamestnávaní prvého zamestnanca + infografika
Zamestnávateľ musí každý mesiac zamestnancovi vyplatiť mzdu
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „Zákonník práce“) je hlavným predpisom upravujúcim zamestnávanie zamestnancov. Je preto prirodzené, že aj z neho zamestnávateľovi vyplýva veľa povinností. Zamestnancovi v pracovnom pomere musí zamestnávateľ vyplácať mzdu, ktorá nie je nižšia ako minimálna mzda. Výška minimálnej mzdy sa môže meniť a preto je niekedy potrebné upraviť aj pracovnú zmluvu. Zamestnávateľ je povinný zamestnancovi vyplatiť mzdu za príslušný kalendárny mesiac najneskôr do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca, ak sa v pracovnej zmluve nedohodlo inak.
TIP: výpočet čistej mzdy v roku 2020
Ako vypočítate čistú mzdu pre zamestnanca nájdete v našom článku Výpočet čistej mzdy zamestnanca v roku 2018 alebo môžete využiť našu mzdovú kalkulačku.
Zamestnávateľ má povinnosť dať zamestnancovi pri výplate mzdy výplatnú pásku
Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať doklad (bežne nazývaný „výplatná páska“) obsahujúci najmä údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o stave účtu konta pracovného času, ak je zavedené konto pracovného času, o vykonaných zrážkach zo mzdy a o celkovej cene práce.
Výplatnú pásku možno dať zamestnancovi písomne alebo elektronicky.
Podľa Zákonníka práce zamestnávateľ výplatnú pásku poskytuje zamestnancovi v písomnej forme, ale ak sa spolu dohodnú, môže to byť aj v elektronickej forme (napríklad e-mailom).
Zamestnávateľ je povinný zrážať daň zo mzdy zamestnanca a odvádzať ju daňovému úradu
Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o dani z príjmov“) zamestnávateľovi ukladá veľa povinností, ktoré si musí v pravidelných intervaloch plniť. Súvisia s daňou z príjmov zo závislej činnosti.
Preddavok na daň z príjmov zo závislej činnosti zamestnanca znížený o daňový bonus je zamestnávateľ povinný najneskôr v lehote do piatich dní po dni výplaty, poukázania alebo pripísania zdaniteľnej mzdy zamestnancovi k dobru odviesť daňovému úradu. Spôsob označovania platby pre odvádzanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti upravuje vyhláška Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 378/2011 Z. z. o spôsobe označovania platby dane v znení neskorších predpisov.
Zamestnávateľ je povinný mesačne podávať prehľad o zrazených preddavkoch daňovému úradu
Následne je zamestnávateľ povinný daňovému úradu predložiť v lehote do konca kalendárneho mesiaca za predchádzajúci kalendárny mesiac prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti, ktoré zamestnancom vyplatil, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse za uplynulý kalendárny mesiac.
Daňovému úradu zamestnávateľ mesačne odvádza daň a predkladá prehľady.
Uvedenú povinnosť si zamestnávateľ plní na formulári „Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti, ktoré zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane (ďalej len „zamestnávateľ“) zamestnancom vyplatil, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse za uplynulý kalendárny mesiac (ďalej len „prehľad“)“.
Zamestnávateľ musí každý mesiac odvádzať za zamestnancov odvody do Sociálnej poisťovne
Niekoľko opakujúcich sa povinností ukladá zamestnávateľovi aj zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o sociálnom poistení“). Sociálne poistenie platené zamestnancom vrátane sociálneho poistenia plateného zamestnávateľom je zamestnávateľ povinný odviesť Sociálnej poisťovni najneskôr v lehote splatnosti poistného. Lehotou splatnosti poistného je pri zamestnancoch pracujúcich na základe pracovného pomeru s pravidelným príjmom deň určený na výplatu príjmov (ak nie je taký deň určený, lehota splatnosti poistného je posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, za ktorý sa platí poistné). A u zamestnancov pracujúcich na základe pracovného pomeru s nepravidelným príjmom je lehotou splatnosti poistného ôsmy deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bol príjem vyplatený.
Sociálnej poisťovni je potrebné mesačne zasielať aj výkaz poistného a príspevkov
Okrem toho je v lehote splatnosti sociálneho poistenia zamestnávateľ povinný predkladať Sociálnej poisťovni výkaz poistného a príspevkov na formulári „Mesačný výkaz poistného a príspevkov“ (pre zamestnancov s pravidelným príjmom) alebo „Výkaz poistného a príspevkov“ (pre zamestnancov s nepravidelným príjmom). Zamestnávateľ predkladá tieto výkazy Sociálnej poisťovni výlučne v elektronickej podobe, prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne. Za nepodanie výkazu hrozí zamestnávateľovi pokuta do 16 596,96 eura.
Zamestnávateľ musí odvádzať aj zdravotné poistenie a podávať mesačné výkazy preddavkov na zdravotné poistenie
Zamestnávateľovi pravidelne sa opakujúce povinnosti ukladá aj zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o zdravotnom poistení“). Preddavok na zdravotné poistenie platený zamestnancom vrátane preddavku na zdravotné poistenie plateného zamestnávateľom je zamestnávateľ povinný odviesť príslušnej zdravotnej poisťovni najneskôr v lehote splatnosti preddavku na zdravotné poistenie. A touto lehotou je deň, ktorý je určený na výplatu príjmov zamestnancov za príslušný kalendárny mesiac (ak nie je takýto deň určený, preddavok na zdravotné poistenie za príslušný kalendárny mesiac je splatný v posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, za ktorý sa platí preddavok na zdravotné poistenie).
Zdravotnej poisťovni zamestnávateľ platí preddavky a posiela výkazy.
Na povinnosť odvádzať preddavky na zdravotné poistenie nadväzuje povinnosť zamestnávateľa vykázať príslušnej zdravotnej poisťovni preddavky na zdravotné poistenie za príslušný kalendárny mesiac do troch dní odo dňa splatnosti preddavku na zdravotné poistenie. Výkaz preddavkov na zdravotné poistenie predkladá zamestnávateľ príslušnej zdravotnej poisťovni písomne alebo elektronicky prostredníctvom formuláru „Výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa“. Ak má zamestnávateľ najmenej troch zamestnancov, je povinný výkaz preddavkov na zdravotné poistenie zasielať zdravotnej poisťovni výlučne elektronicky. Za nepodanie výkazu zdravotnej poisťovni hrozí zamestnávateľovi pokuta do 3 319 eur.
Všetko o odvodoch zamestnanca aj zamestnávateľa sa dočítate v článku Odvody zamestnanca a zamestnávateľa od 1.1.2018.
Prihlasovanie/odhlasovanie niektorých zamestnancov do/zo zdravotnej poisťovne
Pri zamestnancoch, ktorí nemajú právo na pravidelný mesačný príjem, dochádza v priebehu trvania zamestnania k zmene platiteľa poistného. Zamestnávateľ je povinný príslušnej zdravotnej poisťovni oznamovať zmenu platiteľa poistného do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bol zamestnancovi príjem vyplatený. Ku zmene platiteľa poistného dochádza v posledný deň kalendárneho mesiaca predchádzajúceho kalendárnemu mesiacu, v ktorom bol zamestnancovi príjem vyplatený. Takýto zamestnanec sa do zdravotnej poisťovne prihlási a zároveň z nej aj odhlási v tento jeden deň.
Oznámenie zmeny platiteľa poistného môže zamestnávateľ oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni písomne alebo elektronicky prostredníctvom formuláru „Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie“. Ak má zamestnávateľ najmenej troch zamestnancov, je povinný zmenu platiteľa poistného oznamovať príslušnej zdravotnej poisťovni výlučne elektronicky.
Všetko o zmene platiteľa poistného nájdete v článku Pod akým kódom prihlásiť zamestnanca do zdravotnej poisťovne.
Druhou skupinou pravidelných povinností zamestnávateľa sú tie, ktoré musí plniť raz za rok.
Zamestnávateľ každoročne podáva hlásenie o vyúčtovaní dane daňovému úradu
Raz za rok, do konca apríla po uplynutí zdaňovacieho obdobia, zamestnávateľ daňovému úradu predkladá aj hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti poskytnutých jednotlivým zamestnancom.
Zamestnávateľ ho podáva daňovému úradu na formulári „Hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, poskytnutých jednotlivým zamestnancom bez ohľadu na to, či ide o peňažné alebo nepeňažné plnenie za uplynulé zdaňovacie obdobie, o zrazených preddavkoch na daň, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse (ďalej len „hlásenie")“.
Podpisovania vyhlásenia na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na začiatku roka
Ak si zamestnanec u zamestnávateľa chce uplatňovať nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka (a prípadne aj daňový bonus), musí mu každoročne najneskôr do konca januára predložiť „Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov“. V prípade neskoršieho doručenia zamestnávateľ na nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a daňový bonus prihliadne až od nasledujúceho mesiaca.
Zamestnávateľ vykonáva ročné zúčtovanie preddavkov na daň zamestnancom
Zamestnanec môže zamestnávateľa najneskôr do 15. februára roka nasledujúceho po uplynutí zdaňovacieho obdobia písomne požiadať o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Použije na to formulár „Žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti podľa § 38 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) za zdaňovacie obdobie“.
Ročné zúčtovanie je častou povinnosťou mnohých zamestnávateľov.
Ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti je zamestnávateľ povinný vykonať najneskôr do 31. marca nasledujúceho po uplynutí zdaňovacieho obdobia na formulári „Ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov fyzickej osoby zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie (rok) podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“)“. Po vykonaní ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti je povinnosťou zamestnávateľa doručiť zamestnancovi doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti najneskôr do konca apríla roku, v ktorom zamestnancovi vykonal ročné zúčtovanie.
Vydanie potvrdenia o príjmoch za minulý rok zamestnancovi
Zamestnancom je zamestnávateľ povinný vystaviť potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti podľa vzoru „Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti a ďalších údajoch podľa § 39 ods. 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) za zdaňovacie obdobie“. Zamestnávateľ musí toto potvrdenie zamestnancovi doručiť do 10. marca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie. Ak ale zamestnanec žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa a o vystavenie tohto dokladu požiada najneskôr do 5. februára, musí mu ho zamestnávateľ doručiť najneskôr do 10. februára po skončení zdaňovacieho obdobia.
Treťou skupinou povinností zamestnávateľa pri zamestnancoch v pracovnom pomere sú povinnosti, ktoré musí zamestnávateľ zabezpečovať priebežne či sústavne.
Priebežné vedenie evidencie pracovného času zamestnancov
Neustálou povinnosťou zamestnávateľa pri zamestnancoch pracujúcich na základe pracovného pomeru je vedenie evidencie pracovného času. Musí v nej byť zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť. U tých zamestnancov, ktorých sa to týka, je zamestnávateľ povinný viesť aj evidenciu práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti.
Zamestnávateľ musí zamestnancom v pracovnom pomere zabezpečovať stravovanie
Zamestnancom pracujúcim na základe pracovného pomeru (pracovnej zmluvy) je zamestnávateľ povinný zabezpečovať aj stravovanie. Zamestnávateľ má povinnosť zabezpečovať stravovanie iba pre toho zamestnanca, ktorý v rámci pracovnej zmeny vykonával prácu viac ako štyri hodiny. Zamestnávateľ môže stravovanie pre svojich zamestnancov zabezpečiť rôznym spôsobom – vo vlastnom stravovacom zariadení, v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa alebo prostredníctvom tzv. „stravovacích poukážok“.
Zamestnancom v pracovnom pomere musí zamestnávateľ prispievať na stravovanie.
Zamestnávateľ prispieva na stravovanie v sume najmenej 55 % z ceny jedla, do daňových výdavkov je však možné uznať maximálne sumu 2,64 eura za jedno jedlo (od júna 2018). Pri zabezpečovaní stravovania prostredníctvom stravovacích poukážok sa však cenou jedla rozumie hodnota stravovacej poukážky a tá musí byť najmenej 3,60 eura.
Viac o príspevkoch na stravovanie sa dočítate v článku Výdavky na stravné a gastrolístky v roku 2018.
Tvorba sociálneho fondu percentom z miezd zamestnancov
Povinnosť tvoriť sociálny fond je ďalšou z povinností zamestnávateľa zamestnávajúceho aspoň jedného zamestnanca v pracovnom pomere, ktorá mu vyplýva zo zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o sociálnom fonde“). Ak zamestnávateľ zamestnáva zamestnancov len na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, na účely zákona o sociálnom fonde nie je zamestnávateľom a zákon o sociálnom fonde sa na neho nevzťahuje.
Sociálny fond sa tvorí najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy vo výške od 0,6 % do 1 % zo základu, ktorým je súhrn hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom na výplatu za príslušný kalendárny mesiac. Okrem tohto povinného prídelu do sociálneho fondu môže zamestnávateľ dobrovoľne prispievať do sociálneho fondu aj ďalšími prídelmi v súlade s pravidlami zákona o sociálnom fonde. V súvislosti so sociálnym fondom je zamestnávateľ povinný tvorbu fondu, výšku fondu, použitie fondu, podmienky poskytovania príspevkov z fondu zamestnancom a spôsob preukazovania výdavkov zamestnancom upraviť vo svojom vnútornom predpise (v kolektívnej zmluve vtedy, ak u neho pôsobí odborová organizácia).
Zabezpečenie BOZP a pracovnej zdravotnej služby pre zamestnancov
Povinnosti súvisiace s bezpečnosťou a ochranou zdravia zamestnancov patria tiež medzi veľmi rozsiahle, dôležité a sústavné. Zamestnávateľ je predovšetkým povinný sústavne zaisťovať tak bezpečnosť a ochranu zdravia zamestnancov pri práci, ako aj ochranu pred požiarmi.
Rozsah opatrení, aké musí vykonať, závisí predovšetkým od druhu práce vykonávanej zamestnancami a rizika, aké z nej vyplýva. Najmenej raz za dva roky je zamestnávateľ povinný pre zamestnancov vykonať aj školenie o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci. Taktiež musí zamestnávateľ pre svojich zamestnancov sústavne zabezpečovať pracovnú zdravotnú službu.
Povinnosť zamestnávateľa zabezpečiť ochranu osobných údajov zamestnancov
Každý zamestnávateľ pri plnení si svojich povinností súvisiacich so zamestnávaním spracúva aj osobné údaje svojich zamestnancov. Ochranu osobných údajov upravuje zákon č. 18/2018 o ochrane osobných údajov a aj nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (tiež známe ako „GDPR“). Pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov by zamestnávateľ mal dodržiavať všeobecné zásady spracúvania osobných údajov a množstvo iných povinností, o ktorých sa viac dočítate v našej téme o ochrane osobných údajov.
Ak sa chystáte zamestnať prvého zamestnanca na zmluvu, v článku Prvé povinnosti zamestnávateľa pri začatí pracovného pomeru nájdete tiež všetky povinnosti, ktoré vás čakajú.
Aké sú výhody a nevýhody zamestnania dohodára v porovnaní so zamestnancom nájdete v článku Zamestnanie dohodára v porovnaní so zamestnancom 2019 a 2020
