Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne, a to kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce. Akým chybám sa pri ich vypĺňaní vyvarovať?
Chyby pri oznamovaní a vykazovaní údajov a platení poistného patria k opakujúcim sa nedostatkom v komunikácii zamestnávateľov so Sociálnou poisťovňou a spôsobujú problémy obom stranám. Sociálna poisťovňa zaznamenáva veľké množstvo chýb zamestnávateľov, pričom o týchto chybách pravidelne zamestnávateľov aj informuje, napríklad na školeniach, v čase pandémie predovšetkým prostredníctvom informačných materiálov. Sociálna poisťovňa tiež odporúča prípadné nejasnosti vždy a včas prekonzultovať s príslušnou pobočkou Sociálnej poisťovne. Aké sú teda najčastejšie chyby, ktorým by sa mali zamestnávatelia vyhnúť pri vypĺňaní tlačív Mesačný výkaz poistného a príspevkov a Výkaz poistného a príspevkov?
Mesačný výkaz poistného a príspevkov a výkaz poistného a príspevkov od 1.3.2022 – nové vzory
Od 1. 3. 2022 majú zamestnávatelia možnosť žiadať o podporu v čase skrátenej práce, s čím však neprichádza len možnosť čerpania, ale aj platenie nového druhu poistného na financovanie podpory v čase skrátenej práce (označované ako PFP). Práve s touto zmenou súvisia aj zmeny vo výkazoch, ktoré sú predkladané zamestnávateľmi Sociálnej poisťovni. Nové mesačné výkazy sa podávajú prvýkrát za marec 2022, teda v apríli (prvé výkazy poistného a príspevkov sa podávali už v marci). Vo väčšine prípadov k zvýšeniu odvodov nedôjde, ide len o preskupenie poistného v nezamestnanosti, ktorého časť sa presunie na financovanie podpory. Viac informácií nájdete v článku Odvody zamestnanca a zamestnávateľa od 1.1.2022.
Aktualizované boli od marca tiež poučenia na vyplnenie výkazu, aj mesačného výkazu poistného a príspevkov. Nájdete ich spolu s tlačivami na stránke Sociálnej poisťovne v časti Formuláre.
Výkazy aj mesačné výkazy je potrebné zasielať Sociálnej poisťovni výlučne elektronicky. Pripomíname tiež, že používanie GRID kariet v Sociálnej poisťovni skončilo 31. marca 2022. Po tomto termíne je možné prihlásiť sa do e-Služieb už len pomocou mena, hesla a mobilnej aplikácie alebo s elektronickým občianskym preukazom. Viac informácií nájdete v článku Prihlasovanie do e-Služieb Sociálnej poisťovne sa mení, GRID karty budú končiť.
Aký je rozdiel medzi mesačným výkazom a výkazom poistného a príspevkov?
Dôležité je tiež vedieť, kedy zamestnávateľ predkladá Sociálnej poisťovni Mesačný výkaz poistného a príspevkov a kedy Výkaz poistného a príspevkov. Hlavný rozdiel je v tom, akí zamestnanci sa v danom formulári vykazujú, následne s ďalšími údajmi, ako napr. vymeriavací základ a pod.
Mesačný výkaz sa používa na vykazovanie zamestnancov s pravidelným mesačným príjmom počas trvania ich povinného poistenia, vrátane zamestnancov, ktorí majú prerušené povinné poistenie, zamestnancov, ktorí majú vylúčenú povinnosť platiť poistné a zamestnancov, ktorí sú zamestnancami len na účely úrazového a garančného poistenia.
Výkaz poistného a príspevkov slúži pre zamestnancov s nepravidelným príjmom, ktorým bol zúčtovaný príjem zo závislej činnosti počas trvania povinného dôchodkového poistenia alebo po zániku povinného dôchodkového poistenia, ďalej pre zamestnancov s pravidelným mesačným príjmom, ktorým bol zúčtovaný príjem zo závislej činnosti po zániku povinného poistenia a zamestnancov, ktorým bol zúčtovaný príjem plynúci z neplatného skončenia právneho vzťahu zamestnanca k zamestnávateľovi.
Náš tip: So správnym vyplnením výkazov aj mesačných výkazov poistného a príspevkov vám pomôže Olymp – mzdový softvér pre všetkých mzdárov, personalistov, manažérov a účtovné firmy. Počítajte výplaty v programe, ktorý za vás sleduje novinky v zákonoch a vyplní viac ako 200 mzdových dokumentov. Vyplnené aktuálne tlačivá pohodlne z programu vyexportujete a podáte Sociálnej poisťovni. Ušetríte tak čas a eliminujete chyby.
Časté chyby v mesačnom výkaze aj vo výkaze poistného a príspevkov
Skôr, než uvedieme chyby, ktoré Sociálna poisťovňa zaznamenáva v súvislosti s výkazmi aj mesačnými výkazmi, je potrebné uviesť dve dôležité pravidlá týkajúce sa vykazovania v Sociálnej poisťovni. Platí totiž, že každý právny vzťah u toho istého zamestnávateľa sa vykazuje samostatne, napr. ak má zamestnanec uzatvorený pracovný pomer a zároveň aj dohodu (napr. o pracovnej činnosti), v mesačnom výkaze sa vykážu obidva právne vzťahy samostatne. Ak by mal aj nepravidelný príjem (napr. z dohody o vykonaní práce s nepravidelným príjmom), bude uvedený samostatne vo výkaze poistného a príspevkov. Zároveň platí, že zamestnanec vykazovaný za príslušný kalendárny mesiac musí byť v príslušnom kalendárnom mesiaci v Sociálnej poisťovni prihlásený. Nie je možné vo výkaze uviesť zamestnanca, za ktorého nebol zaslaný predtým registračný list fyzickej osoby.
- Chýbajúce číslo účtu v tvare IBAN
Prvou častou chybou je podľa Sociálnej poisťovne neuvádzanie čísla účtu v tvare IBAN na výkazoch v ich druhej časti. Ide o medzinárodne štandardizovanú formu čísla účtu, ktorá umožňuje jednoznačnú identifikáciu účtu, krajiny a bankovú inštitúciu príjemcu platby. IBAN pre Slovenskú republiku má vždy 24 znakov, pričom prvé dva sú vždy písmená SK. Iba tento tvar účtu je akceptovaný zo strany bánk a z tohto dôvodu aj Sociálna poisťovňa vyžaduje, aby zamestnávatelia uvádzali svoje bankové spojenie v tvare IBAN. Číslo účtu uvádzať v tvare IBAN je potrebné napríklad v spojitosti s povinnosťou Sociálnej poisťovne vrátiť v stanovenej lehote poistné zaplatené bez právneho dôvodu.
- Neaktualizované údaje tykajúce sa mzdového účtovníka
Stáva sa to napríklad v prípade, ak nový účtovník ponechá údaje predošlého účtovníka. Je však potrebné, aby pri zmene účtovníka vo firme bola táto skutočnosť, vrátane kontaktných údajov fyzickej osoby, ktorá plní povinnosti voči Sociálnej poisťovni, oznámená práve na výkaze/mesačnom výkaze.
- Nesprávne uvedený typ zamestnanca
Ide o chybu, ktorá sa vyskytuje taktiež pri vypĺňaní mesačného výkazu, ako aj výkazu. V prípade tejto chyby informačný systém nevie spracovať údaje, ktoré spolu nekorešpondujú. Pri vypĺňaní výkazov je potrebné si overiť cez RLFO – prihlášku typ zamestnanca, aby bol uvedený rovnako pri všetkých formulároch (čiže v registri aj v mesačnom výkaze, aj vo výkaze poistného a príspevkov).
- Nesprávne vykazovanie počtu kalendárnych dní, za ktoré sa platí poistné v prílohe výkazov
Pri vykazovaní počtu dní poistenia v prílohe mesačného výkazu, aj výkazu zamestnávatelia robia chyby pri zohľadňovaní období vylúčenia povinnosti platiť poistné na sociálne poistenie. Zamestnanec nie je povinný platiť poistné na nemocenské poistenie, poistné na dôchodkové poistenie a poistné na poistenie v nezamestnanosti napríklad v období počas poskytovania materského, od prvého dňa OČR, počas PN a pod. Zároveň zákon upravuje, že v období, počas ktorého zamestnanec nie je povinný platiť poistné na sociálne poistenie, nie je povinný platiť sociálne poistenie ani jeho zamestnávateľ.
Mesačný výkaz poistného a príspevkov – časté chyby
V mesačných výkazoch poistného a príspevkov sa okrem spoločných chýb uvedených vyššie vyskytujú aj ďalšie.
- Nesprávne uvedený deň určený na výplatu príjmov v mesačnom výkaze
Zamestnávatelia majú štandardne stanovené výplatné termíny, v ktorých vyplácajú mzdu svojim zamestnancom. Obvykle to býva okolo 10. dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca. Tento dátum má vplyv aj na odvádzanie poistného a uvádza sa v mesačnom výkaze poistného a príspevkov. Poistné, ktoré platí a odvádza zamestnávateľ, je splatné v deň určený na výplatu príjmov. Ak je výplata príjmov pre jednotlivé organizačné útvary zamestnávateľa rozložená na rôzne dni, poistné je splatné v deň poslednej výplaty príjmov zúčtovaných za príslušný kalendárny mesiac. Ak takýto deň nie je určený, poistné je splatné v posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, za ktorý sa platí poistné. V prípade, že deň splatnosti prípadne na sobotu a na deň pracovného pokoja, poistné je splatné v najbližší nasledujúci deň.
Je nevyhnutné dbať na to, aby sa deň určený na výplatu príjmov uvedený vo výkaze zhodoval so skutočne stanoveným dňom na vyplácanie príjmov zamestnávateľom. S odvodom poistného po splatnosti je spojená penalizácia (vo výške 0,05% z dlžnej sumy za každý deň omeškania).
- Vykazovanie garančného poistenia v rozpore s oznámenou majetkovou účasťou zamestnanca, ktorý je štatutárnym orgánom alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa
Uvedená chyba úzko súvisí s registračným listom fyzickej osoby, kedy môže byť nesprávne vyznačené, či ide o zamestnanca, ktorý je štatutárnym orgánom alebo členom štatutárneho orgánu a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa. Správne vyznačenie majetkovej účasti je u týchto osôb dôležité, nakoľko ovplyvňuje povinnosť platenia poistného na garančné poistenie. Zamestnanec – štatutárny orgán/člen štatutárneho orgánu s majetkovou účasťou u zamestnávateľa 50 % a viac, nie je garančne poistený. Napríklad, ak ste 100 % spoločníkom svojej s.r.o. a prihlasujete sa ako zamestnanec v tejto s.r.o., vyznačíte túto skutočnosť na registračnom liste a garančné poistenie neplatíte. To musíte následne zohľadniť v mesačných výkazoch, resp. pri platení poistného.
Výkaz poistného a príspevkov – časté chyby
V skratke uvedieme aj chyby, ktoré sa vyskytujú pri vypĺňaní výkazu poistného a príspevkov.
- Nesprávne uvedené „obdobie“ v prílohe výkazu
Prvou častou chybou je nesprávne vypĺňanie poľa „obdobie“ vo výkaze poistného a príspevkov – príloha. V tejto časti je potrebné dôsledne sa spravovať poučením v tejto časti, ktoré presne upravuje postup vykazovania obdobia pre jednotlivé prípady (napr. pre príjem plynúci z neplatne skončeného právneho vzťahu podľa rozhodnutia súdu, príjem zamestnanca s pravidelným príjmom vyplatený po zániku povinného poistenia, príjem zamestnanca dohodára s nepravidelným príjmom atď.).
- Nesprávne vykazovanie príjmu v prílohe výkazu
Zamestnávatelia nesprávne vykazujú údaje o vymeriavacom základe a poistnom v jednom riadku prílohy tlačiva a nie v samostatných riadkoch za jednotlivé kalendárne mesiace, na ktoré sa príjem podľa zákona rozpočítava (nesprávny aj správny postup je zobrazený na nasledovných obrázkoch).
Systémové kontroly v Sociálnej poisťovni
V e-službách Sociálnej poisťovne sú
zapracované viaceré systémové kontroly, ktoré vás na chybu upozornia
ešte pred podaním (nesprávneho) výkazu. Niektoré chyby je možné systémom
identifikovať, iné nie. Pri elektronickom vypĺňaní/importe formulárov (RLFO,
RLZ, MVP, MVP- príloha, VPP, VPP - príloha) je preto potrebné venovať náležitú
pozornosť hláseniam, na ktoré systém upozorňuje. Ignorovanie hlásenia, môže mať
za následok nespracovanie formuláru (napr. nesprávne uvedenie IČPV, rodné číslo
a pod.)
Od toho, aký číselný kód typu zamestnanca uvediete vo výkaze, sa budú odvíjať aj systémové kontroly jednotlivých fondov poistenia. Každý typ zamestnanca uvedený je presne naviazaný na „otvorenie“ prislúchajúcich fondov. Napríklad, pri zamestnancovi typu 1 podľa mesačného výkazu sa vytvoria fondy na nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti.
V súvislosti s novým typom poistného na financovanie podpory v čase skrátenej práce sú taktiež vykonávané systémové kontroly, nakoľko údaje o tom, koho sa tento typ poistenia týka, Sociálna poisťovňa vyžadovala oznámiť od zamestnávateľov.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
