Cestovný príkaz a vyúčtovanie tuzemskej a zahraničnej pracovnej cesty v roku 2015

Cestovné náhrady pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste v roku 2015 a príklad vyúčtovania cestovných náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste živnostníka (SZČO).

Ak zamestnanec, konateľ, živnostník alebo iná SZČO (ďalej len “osoba na pracovnej ceste”) vykonáva prácu na inom mieste, ako je jeho pravidelné pracovisko, ide o pracovnú cestu. Tuzemskú a zahraničnú pracovnú cestu upravuje primárne zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o cestovných náhradách”). S pracovnou cestou nevyhnutne vznikajú výdavky (náklady), preto sa na pracovnú cestu a daňovú uznateľnosť jednotlivých výdavkov (nákladov) vzťahuje zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z prímov v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o dani z príjmov”).

Pracovnú cestu možno rozdeliť do troch častí, a to:

1. príprava na pracovnú cestu,
2. výkon pracovnej cesty,
3. vyúčtovanie pracovnej cesty.

V prvej fáze sa na pracovnú cestu treba pripraviť, pracovnú cestu naplánovať. Vyhotoví sa cestovní príkaz, v ktorom sa:

• určí osoba, ktorá vykoná pracovnú cestu,
• uvedie účel a miesto výkonu pracovnej cesty,
• naplánuje začiatok a koniec pracovnej cesty,
• odhadnú výdavky na pracovnú cestu (napr. výdavky na cestovanie, stravovanie, ubytovanie, iné nevyhnutné výdavky), na základe ktorých môže byť osobe, ktorá vykoná pracovnú cestu poskytnutý preddavok.

Nasleduje výkon pracovnej cesty. Počas výkonu pracovnej cesty vznikajú skutočné výdavky. Dôležité je uschovať všetky doklady, ktoré preukážu vynaloženie výdavkov v súvislosti s pracovnou cestou.

Pracovná cesta sa uzavrie vyúčtovaním pracovnej cesty. Na základe skutočne vynaložených výdavkov sa vyúčtujú náhrady. Náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste a náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste sú uvedené v nasledujúcej tabuľke.

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov pri pracovnej ceste v roku 2015

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov nie je pri tuzemskej pracovnej ceste ani pri zahraničnej pracovnej ceste limitovaná. Osoba na pracovnej ceste môže na pracovnej ceste využiť ľubovoľný spôsob dopravy, napríklad vlak, autobus, loď, lietadlo alebo automobil. Cestovné výdavky sa preukazujú príslušným dokladom o vynaložení výdavku, napríklad cestovným lístkom na vlak, autobus, loď alebo lietadlo.

Ak živnostník alebo iná SZČO použije na cestovanie vlastné motorové vozidlo (napr. súkromný automobil živnostníka), patrí im ajzákladná náhrada za každý kilometer jazdy (napr. pre osobný automobil fixná vo výške 0,183/km) a náhrada za spotrebované pohonné látky vypočítaná spôsobom podľa zákona o cestovných náhradách.

Náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie pri pracovnej ceste v roku 2015

Aj náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie pri tuzemskej pracovnej ceste a zahraničnej pracovnej ceste nie je limitovaná. Zamestnávateľ, živnostník alebo iná SZČO si do daňových výdavkov môže zahrnúť výdavky na ubytovanie v skutočne zaplatenej sume. Jedinou podmienkou je, že musí mať o vynaložení výdavku doklad, napríklad pokladničný doklad alebo faktúru.

Náhrada výdavkov na stravovanie pri pracovnej ceste v roku 2015

Náhrada poskytovaná na úhradu výdavkov na stravovanie pri tuzemskej pracovnej ceste aj zahraničnej pracovnej ceste je limitovaná. Sumu priznanú zákonom o cestovných náhradách uznáva ako limit aj zákon o dani z príjmov.

Od roku 2015 vstúpila do účinnosti výnimka. Ak sa zamestnávateľ so zamestnancom napríklad v pracovnej zmluve dohodne, môžu tento limit prekročiť. Stravné (diéty) poskytnuté nad zákonom ustanovený limit bude u zamestnávateľa daňovým výdavkom. Zároveň však bude “stravné, resp. diéty nad limit” zdaniteľným príjmom zamestnanca (=daň z príjmov zamestnanca, odvody zamestnanca, odvody zamestnávateľa). Platí to pre stravné (diéty) poskytované pri tuzemskej pracovnej ceste aj zahraničnej pracovnej ceste.

Sumy stravného pri tuzemskej pracovnej ceste sú rozdelené do časových pásiem (podľa času trvania pracovnej cesty) takto:

• 4,2 eura pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
• 6,3 eura pre časové pásmo nad 12 do 18 hodín,
• 9,8 eura pre časové pásmo nad 18 hodín.

Sadzby stravného (diéty) sa ostatne zvyšovali k 1. novembru 2014.

Sumy stravného pri zahraničnej pracovnej ceste sa určujú percentom z dennej sumy stravného (základnej sadzby stravného) v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky v kalendárnom dni. Taktiež sú určené tri časové pásma.

Ak zahraničná pracovná cesta mimo územia SR trvá v kalendárnom dni:

• do 6 hodín vrátane, patrí zamestnancovi (resp. živnostníkovi alebo inej SZČO) stravné vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného, 
• nad 6 hodín, ale najviac 12 hodín (vrátane), patrí zamestnancovi (resp. živnostníkovi alebo inej SZČO) stravné vo výške 50 % základnej sadzby stravného,
• nad 12 hodín, patrí zamestnancovi (resp. živnostníkovi alebo inej SZČO) stravné v sume základnej sadzby stravného (100 %).

Základné sadzby stravného (denné) pri zahraničných pracovných cestách sú ustanovené opatrením Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z., ktoré je bez úpravy účinné od roku 2013, t.j. aj v roku 2015.

Uvedené opatrenie ustanovuje pre Rakúsko základnú sadzbu stravného (dennú) vo výške 45 eur. Ak by zahraničná pracovná cesta trvala na území Rakúska v kalendárnom dni:

• do 6 hodín vrátane, stravné bude vo výške 11,25 eura (45 x 0,25),
• od 6 hodín do 12 hodín vrátane, stravné bude vo výške 22,50 eura (45 x 0,5),
• nad 12 hodín, stravné bude vo výške 45 eur.

Základné (denné) sadzby stravného (diéty) pri zahraničných pracovných cestách nájdete v článku Sadzby stravného (diéty) pri zahraničných pracovných cestách v roku 2014 .

Náhrada preukázaných nevyhnutných výdavkov (ostatných) pri pracovnej ceste v roku 2015

Náhrada preukázaných nevyhnutých výdavkov pri tuzemskej pracovnej ceste a zahraničnej pracovnej ceste nie je limitovaná. Nevyhnutné výdavky, resp. ostatné výdavky pri tuzemskej pracovnej ceste alebo zahraničnej pracovnej cestu sú napríklad výdavky na úschovu batožiny, vstupenky, letiskový poplatok, parkovné alebo diaľničné poplatky.

Aj v tomto prípade je potrebné vynaloženie výdavku v súvislosti s pracovnou cestou preukázať príslušným dokladom, napríklad parkovacím lístkom, pokladničným dokladom alebo faktúrou.

Príklad na vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty SZČO (živnostníka) v roku 2015

Michal vykonal pracovnú cestu z Bratislavy do Nitry z dôvodu obchodného rokovania s klientmi. Najazdil 190 km mimo mesto a v rámci Nitry a Bratislavy najazdil 15 km. Cesta trvala od 4. 8. 2015 do 7. 8. 2015. Na cestu použil vlastné motorové vozidlo. V osvedčení o evidencii má uvedenú spotrebu podľa slovenskej technickej normy 5,5 l na 100 km. Na pokladničnom doklade z nákupu PHL bola uvedená jednotková cena 1,399 € za liter vrátane DPH. Pracovná cesta začala 4. 8. 2015 v Bratislave o 13:00. Naspäť, do Bratislavy, sa vrátil 7. 8. 2015 o 16:00. Náklady na pracovnú cestu boli:

• ubytovanie – 35 € za jednu noc (v cene boli poskytnuté raňajky),
• parkovanie v Nitre 5. 8. 2015 v sume 3,5 €.

Michal urobil vyúčtovanie pracovnej cesty dňa 10. 8. 2015.

Na stravné mu vznikol nárok dňa:

• 4. 8. 2015 vo výške 4,20 eura, pretože v tento kalendárny deň strávil na pracovnej ceste 11 hodín,
• 5. 8. 2015 vo výške 7,35 eura, pretože v tento kalendárny deň strávil na pracovnej ceste 24 hodín a mal poskytnuté raňajky (9,8 - 0,25 x 9,8),
• 6. 8. 2015 vo výške 7,35 eura, pretože v tento kalendárny deň strávil na pracovnej ceste 24 hodín a mal poskytnuté raňajky (9,8 - 0,25 x 9,8),
• 7. 8. 2015 vo výške 3,85 eura, pretože v tento kalendárny deň strávil na pracovnej ceste 16 hodín a mal poskytnuté raňajky (6,3 - 0,25 x 9,8).

Za každý kilometer jazdy mu patrí základná náhrada vo výške 0,183 €/km, pretože tento automobil nikdy nemal v obchodnom majetku. Základná náhrada je vo výške 37,52 eura (205 x 0,183).

Jeho spotreba je 5,5 l/100 km. Keďže mimo mesta prešiel vzdialenosť 190 kilometrov, môže si do daňových výdavkov zahrnúť 14,62 eura (1,399 x 5,5/100 x 190). V rámci Nitry a Bratislavy najazdil 15 kilometrov. Pri výpočte náhrady za spotrebované pohonné látky v rámci mesta sa použije spotreba zvýšená o 40 %, teda zvýšená na 7,7 l/100 km. Do daňových výdavkov si môže zahrnúť 1,62 eura (1,399 x 7,7/100 x 15). Náhrada za spotrebované pohonné látky je vo výške 16,24 eura.

Patrí mu aj náhrada výdavkov vynaložených na ubytovanie počas troch nocí vo výške 105,00 eur (3 x 35). Náhrada ostatných nevyhnutných výdavkov zahŕňa náhradu výdavkov na parkovanie vo výške 3,50 eura. Celková suma vyúčtovaných náhrad pri tejto tuzemskej pracovnej ceste je 185,01 eura. Sumy jednotlivých náhrad sa nachádzajú v nasledujúcej sumarizačnej tabuľke cestovných náhrad k vyúčtovaniu pracovnej cesty Michala.