Uchovávanie a ochrana (archivácia) účtovných dokladov od 1.1.2022

Ako správne uchovávať a archivovať účtovnú dokumentáciu od roku 2022? Aké sú lehoty na archiváciu účtovných dokladov?

Každý podnikateľ, ktorý vedie účtovníctvo, sa počas svojej činnosti stretáva s pomerne veľkým množstvom účtovných dokladov – vytvára, udržiava a uchováva svoju účtovnú dokumentáciu.

Účtovná dokumentácia je zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) definovaná ako sústava účtovných záznamov, ktorú je účtovná jednotka povinná viesť v súvislosti s vykonávaním svojej činnosti. Ide najmä o účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisové plány, účtovnú závierku, výročnú správu a pod.

Ako správne viesť účtovnú dokumentáciu a uchovávať účtovné doklady v súlade s aktuálne platnou legislatívou?

Problematikou uchovávania a archivácie účtovných dokladov sa zaoberá zákon o účtovníctve v siedmej časti (v §31 až §37).

Účtovné záznamy môžu mať podľa zákona dve podoby, listinnú (papierovú) alebo elektronickú.

Listinný účtovný záznam (papierový) predstavuje záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam, ktorý bol vyhotovený pomocou softvéru. Listinné doklady sú zasielané a prijaté ako listina alebo sú vyhotovené na interné účely účtovnej jednotky ako papierový dokument.

Elektronický účtovný záznam je vyhotovený:

1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
2. v elektronickom formáte a zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
3. v elektronickom formáte a slúži pre interné účely účtovnej jednotky.

Účtovná jednotka je povinná pri vedení a uchovávaní účtovnej dokumentácie zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovných dokladov.

Vierohodnosť pôvodu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je:

• vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný doklad naozaj vyhotovila, napr. ak sa vystaví faktúra pomocou fakturačného softvéru, je možné preukázať, že bola vystavená, v akom programe, kto ju vystavil a pod.,
• prijímateľ, je schopný preukázať, že prijatý účtovný doklad prijal od vyhotoviteľa, napr. dodávateľ pošle faktúru za predaj vozidla – je možné vierohodne preukázať, že na základe kúpnej zmluvy mala byť dodávateľom vystavená faktúra a tú partner zaslal (emailom, listinne).

Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného dokladu alebo jeho transformáciou v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa týmto účtovným dokladom zaznamenávajú, napr. ak podnikateľ zašle vystavenú faktúru svojmu zákazníkovi a ten si ju vytlačí, týmto úkonom sa nezmení napr. suma na faktúre.

Čitateľnosť účtovného dokladu je zabezpečená, ak obsah účtovného dokladu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného dokladu dodržať neporušenosť jeho obsahu. Typickým príkladom a problémom v praxi bývajú bločky z registračnej pokladnice (eKasy), ktoré podnikateľ obdrží za nákup materiálu, pohonných látok, pri úhrade faktúr v hotovosti a pod., kde býva často problém s vyblednutými údajmi – riešením môže byť naskenovanie hotovostných blokov a ich evidencia v elektronickej podobe.

Uchovávanie a ochrana účtovných dokladov

Účtovná jednotka má povinnosť zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu či poškodeniu. Zároveň je povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácii (napr. databanky, USB kľúče...) a softvéru pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenému prístupu a zásahom v nich, pred stratou či odcudzením.

Účtovnú dokumentáciu je možné uchovávať:

• v listinnej podobe,
• elektronicky,
• kombináciou predchádzajúcich dvoch spôsobov.

Pod elektronickým uchovávaním rozumieme uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči.

Prečítajte si tiež

Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe: problémy z praxe

V praxi sa najčastejšie stretávame s tým, že účtovné jednotky vedú svoju účtovnú dokumentáciu kombinovane – elektronicky aj listinne. Tu nastávajú komplikácie práve pri ich archivácii. V minulosti bolo možné uskutočňovať transformáciu účtovných dokladov formou zaručenej konverzie, ktorá je uvedená v zákone o e-Governmente (§ 35 až 39 zákona  č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov). Súčasťou každého konvertovaného dokumentu musela byť osvedčovacia doložka, ktorej obsahové a formálne náležitosti boli vymedzené v uvedenom zákone. Osvedčovacia doložka obsahovala podpis bezpečnostných prvkov, ktoré obsahoval pôvodný dokument a nový dokument je opatrený bezpečnostným prvkom, tzn.:

• ak ide o listinnú autorizáciu – bezpečnostným prvkom je pečiatka a podpis,
• ak ide o elektronickú autorizáciu – bezpečnostným prvkom je kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikovaná elektronická pečať.

Ďalšou možnosťou bolo overenie zhody starého a nového záznamu u notára, čo bolo zjavne nepraktické.

Účtovná jednotka na základe vyššie uvedených skutočností mohla archivovať dokumenty iba v elektronickej podobe vtedy, ak by všetky dokumenty transformované z listinnej do elektronickej podoby disponovali osvedčovacou doložkou. Ak by nepoužila žiadnu z vyššie uvedených foriem overenia, musela účtovné záznamy archivovať v písomnej aj v elektronickej podobe.

Od 1.1.2022 je možné pri transformácii dokumentov z písomnej do elektronickej podoby využívať okrem zaručenej konverzie aj skenovanie. Týmto sa značne zjednodušil celý proces súvisiaci s vedením a archiváciou dokumentov, preukázanie zhody medzi listinnou formou a elektronickou formou už nie je prekážkou.

Vedenie účtovnej dokumentácie v elektronickej forme znižuje nároky na administratívu, umožňuje rýchlejšie spracovanie, dokumenty sú dostupnejšie a súčasne tento systém kladie na účtovnú jednotku menšie nároky z hľadiska fyzického priestoru (nie je potrebné mať vyhradený samostatný priestor na archív).

Ako môže účtovná jednotka viesť elektronickú dokumentáciu? Uvedieme si pár tipov:

• priamo v účtovnom alebo inom aplikačnom softvéri, kde je priamo možnosť k účtovným dokladom pripájať dokumenty, napr. vo formáte .pdf,
• v tzv. cloude – cloud predstavuje virtuálny server, resp. rozsiahlu sieť vzájomne prepojených servrov, ktoré fungujú ako jeden ekosystém; pristupovať ku súborom môžeme online z osobného počítača alebo z akéhokoľvek iného zariadenia s podporou internetu – výhodou cloudu je veľkosť úložného priestoru,
• na externých diskoch, USB nosičoch,
• možnosť využitia služieb externých spoločností, ktoré sa zaoberajú archiváciou dokumentov a iné.

Náš tip: Nechajte starosti s archiváciou na váš účtovný softvér od spoločnosti KROS a majte všetky dokumenty vo firme pod kontrolou. V OMEGE a ALFE plus je pre vás pripravený Digitálny archív. Bezpečný, bez papierov a vyladený podľa aktuálnej legislatívy.

Archivácia účtovných dokladov a lehoty na uchovávanie dokladov

Okrem skutočnosti, že účtovná jednotka musí svoju účtovnú dokumentáciu zabezpečiť proti strate, odcudzeniu, zničeniu, poškodeniu, tiež zabezpečiť ochranu technických prostriedkov, nosičov informácii a softvéru pred ich zneužitím, zničením a neoprávnenými zásahmi, je povinná uchovávať účtovnú dokumentáciu počas stanovenej lehoty.

Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa okrem zákona o účtovníctve vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve:

• zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Tieto predpisy zároveň určujú aj to, kto je povinný vyhotoviť registratúrny poriadok a registratúrny plán. Fyzické a právnické osoby, ktoré podnikajú na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia podľa osobitného predpisu, túto povinnosť nemajú.

Podľa zákona o účtovníctve je po dobu 10 rokov je účtovná jednotka povinná archivovať túto účtovnú dokumentáciu:

• účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa,
• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva.

Aké sú ďalšie lehoty na uchovávanie dokumentov? Uvedieme si ich v prehľadnej tabuľke:

Archivovať viac než desať rokov, po uplynutí roka, ku ktorému sa dokumenty viažu, sa účtovnej jednotke odporúča uchovávať mzdové listy, a to 50 rokov a zamestnanecký spis po dobu 70 rokov.

Uschovacie lehoty stanovené zákonom o účtovníctve sú minimálne a sú určené pre účely vedenia účtovníctva. Ak iný právny predpis definuje lehoty na uchovávanie dokumentov inak (sú dlhšie), ich platnosť nie je zákonom o účtovníctve nijako dotknutá.

Uchovávanie faktúr podľa zákona o dani z pridanej hodnoty

Platiteľ dane z pridanej hodnoty je podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“), povinný uchovávať po dobu 10 rokov:

• kópie faktúr, ktoré vyhotovil alebo ktoré vyhotovil v jeho mene a na jeho účet odberateľ alebo tretia osoba,
• prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet,
• dovozné doklady a vývozné doklady potvrdené colným orgánom do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.

Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom, je povinná uchovávať po dobu 10 rokov:

• kópie faktúr, ktoré vyhotovil alebo ktoré vyhotovil v jeho mene a na jeho účet odberateľ alebo tretia osoba,
• prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň

Každá osoba, ktorá predá nový dopravný prostriedok do iného členského štátu, a každá osoba, ktorá kúpi nový dopravný prostriedok z iného členského štátu, je povinná uchovávať faktúru o predaji alebo kúpe nového dopravného prostriedku po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom došlo ku predaju alebo kúpe.

Elektronické uchovávanie podľa zákona o DPH

V súlade so zákonom o DPH sa rozumie pod elektronickým uchovávaním faktúry uloženie údajov, ktoré bolo vykonané prostredníctvom elektronického zariadenia na spracovanie, vrátane digitálnej kompresie a uchovávanie údajov použitím drôtových, rádiových, optických alebo iných elektromagnetických prostriedkov.

V prípade daňovej kontroly je daňovník, ktorý uchováva faktúry elektronicky, povinný umožniť daňovému úradu prístup k týmto faktúram, ich sťahovanie a používanie.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.