Čo je transformácia účtovného záznamu, akými spôsobmi je možné meniť záznam z listinného na elektronický a naopak, po novele zákona o účtovníctve od januára 2022?
Pojem transformácia účtovného záznamu sa objavuje v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej aj „zákon o účtovníctve“) po jeho novelizácii (zverejnenej v Z. z. pod číslo 456/2021 dňa 3.12.2021) s účinnosťou od 1.1.2022.
Účtovný záznam (listinný, elektronický)
Účtovným záznamom je údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Za účtovný záznam považujeme napr. faktúry, mzdové listy, bankové výpisy, daňové priznania, dodacie listy, objednávky, a pod. Účtovné záznamy môžu byť vytvorené:
- v listinnej podobe - účtovný záznam vykonaný rukopisom alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný (napr. faktúra vytlačená z účtovného softvéru a zaslaná odberateľovi poštou),
- v elektronickej podobe - účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do listinnej podoby (napr. faktúra vyexportovaná z účtovného softvéru vo formáte PDF a zaslaná ako príloha e-mailu odberateľovi).
Podstatné je, že všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné. Súhrn všetkých účtovných záznamov v účtovnej jednotke tvorí ako celok účtovnú dokumentáciu.
Transformácia účtovného záznamu od roku 2022
Transformácia účtovného záznamu znamená zmenu podoby účtovného záznamu, ktorou môže byť zmena z listinnej podoby na elektronickú, ale aj opačne, zmena z elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú. Spôsob transformácie je vymedzený v § 33 zákona o účtovníctve.
Podľa zákona o účtovníctve naďalej platí možnosť vyhotovovania, zasielania a uchovávania účtovných záznamov (napr. faktúr, interných účtovných dokladov, pokladničných dokladov) v listinnej či elektronickej podobe. Podnikatelia si tak môžu zvoliť formu ich uchovávania bez ohľadu na to, v akej forme faktúry prijali (obdržali). Je na uvážení podnikateľov, či budú faktúry uchovávať v elektronickej alebo papierovej forme.
V zákone účtovníctve sa od 1.1.2022 pojmy písomná a technická forma účtovného záznamu zmenili na pojmy listinný a elektronický účtovný záznam, pričom, ako bolo spomenuté vyššie, platí ich rovnocennosť. V nadväznosti na to sa od roku 2022 nahrádza pojem prevod z jednej formy (elektronickej alebo listinnej) do druhej, pojmom transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej a naopak.
Transformácia účtovného záznamu si vyžadovala doplniť určité pravidlá, ktoré sa pri spracovávaní účtovných záznamov musia dodržiavať, vzhľadom na zvyšujúci sa podiel elektronických účtovných záznamov medzi podnikateľmi. Okrem pravidiel sa nanovo ustanovujú aj možné spôsoby transformácie účtovného záznamu pri zmene podoby účtovného záznamu.
Spôsoby procesu transformácie účtovného záznamu
Účtovný záznam je možné transformovať z elektronickej podoby do listinnej a naopak nasledovnými spôsobmi:
- zaručenou konverziou – transformáciu účtovného záznamu môžu vykonať len zákonom vymedzené osoby (napr. notári, orgány verejnej moci, patentový zástupca, a pod.). Takto transformovaný záznam musí byť v súlade so zákonom zákon č. 305/2013 Z. z. eGovernmente (ďalej len „zákon o eGovernmente“) zhodný s účtovným záznamom v pôvodnej podobe,
- skenovaním (zmena podoby z listinnej na elektronickú) – transformácia sa vykoná prostredníctvom skenera zabudovaného do výstupného tlačového zariadenia alebo použitím moderných mobilných aplikácií do súborového formátu s rastrovou grafikou,
- vytlačením (zmena podoby z elektronickej na listinnú) – v prípade, ak elektronický účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis ani pečať, je možné ho previesť do listinnej podoby (na papier) použitím tlačiarne.
Skenovanie účtovných dokladov
Okrem faktúr je možné skenovanie (ako spôsob transformácie) použiť aj na iné druhy účtovných dokladov, napríklad príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad, , ktoré sa v súčasnosti väčšinou vyhotovujú v listinnej forme. Ďalej sa umožňuje nahradiť vlastnoručný podpis akýmkoľvek elektronickým podpisom, avšak podstatné je umožniť preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá zaň zodpovedá. Dokumenty je možné elektronicky podpísať prostredníctvom špeciálnych softvérových aplikácií alebo externých zariadení (v súlade s nariadením eIDAS). Elektronický podpis umožňuje identifikovať podpisovateľa a zaručuje, že nedošlo k zmene v príslušnom dokumente.
Viac informácií o elektronickom podpisovaní dokumentov nájdete v článku Ako podpísať dokument KEP-om?
Z trochu technickejšieho pohľadu môžeme povedať, že výstupom transformácie účtovného záznamu skenovaním je sken uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou. Môže tak ísť napríklad o súbor uložený vo formáte s príponami .pdf, .png, .jpg, .tiff. Po splnení podmienok sa následne takýto elektronický účtovný záznam bude považovať za plnohodnotný, preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtového záznamu v originálnej listinnej podobe. Je možné použiť aj následné úpravy elektronického formátu (napr. formátu .pdf technikou OCR - Object Character Recognition), ktoré zachovávajú rastrovú podobu. Takýto výstup sa rovnako považuje za plnohodnotný a preukázateľný a originál účtovného záznamu (napr. pokladničný doklad) sa môže takpovediac vyhodiť (s výnimkou napr. orgánov verejnej moci, u ktorých sa vyžaduje vykonanie zaručenej konverzie účtovných záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty). Výsledkom skenovania môže byť čierno-biely, resp. sivý sken. Sken s odtieňmi farieb identických s pôvodným účtovným záznamom sa vyžaduje v prípade, ak je farba dôležitým nositeľom informácie (napr. určitou farebnou škálou sa definuje číslo ako záporné). Ak bol listinný účtovný záznam transformovaný do elektronickej podoby, v tejto podobe je možné ho uchovávať v zákonom určenej lehote (spravidla 10 rokov) bez potreby preukázania pôvodného účtovného záznamu.
Dôležité je aj to, že podnikateľ môže vykonať transformáciu toho istého preukázateľného účtovného záznamu len raz. Transformovať teda možno len originálny účtovný záznam, ktorý ešte nebol predmetom transformácie. Ak sa nepodarí prvá „transformácia“, táto zmena sa nebude nazývať transformáciou a pokus sa môže opakovať. Teda, ak napríklad podnikateľ naskenuje faktúru (účtovný doklad), ale táto naskenovaná faktúra nebude čitateľná, pretože bude rozmazaná, zatienená a podobne, v takom prípade nehovoríme o transformácii. Zmenu môže vykonať ešte raz odstránením pôvodných chýb pri skenovaní a až pri úspešnej zmene účtovného záznamu hovoríme o transformácii.
Logicky sa podľa novely zákona o účtovníctve neumožňuje ani transformácia účtovného záznamu, ktorý prešiel už „opačnou“ transformáciou. Zákon teda podľa jeho znenia neumožňuje napríklad opätovne si vytlačiť faktúru (účtovný doklad) do listinnej podoby, ktorá bola naskenovaná z originálnej faktúry, ale tento originál už nemá k dispozícii. Ak si podnikateľ chce opäť vytlačiť naskenovaný súbor, ktorý už prešiel transformáciou, toto opätovné vytlačenie do listinnej podoby sa už nebude nazývať transformáciou a nepôjde o plnohodnotný účtovný záznam spĺňajúci požiadavky kladené zákonom o účtovníctve. Takáto kópia účtovného záznamu však môže slúžiť pre interné potreby podnikateľov.
Pri transformácii účtovného záznamu je potrebné stále dodržiavať atribúty (požiadavky) účtovného záznamu, ktorými sú:
- vierohodnosť pôvodu,
- neporušenosť obsahu,
- čitateľnosť.
Transformácia účtovného záznamu z jeho listinnej podoby do elektronickej je len prvým krokom v procese uplatnenia elektronizácie v účtovníctve. Skenovanie dokumentov sa môže vykonať nielen tradične použitím skenera pripojeného k notebooku alebo stolovému počítaču, ale aj pomocou stále viac sa rozmáhajúcich trendov v oblasti mobilných aplikácií. Pri použití vhodnej mobilnej „appky“ stačí namieriť fotoaparát mobilného telefónu na skenovaný papierový dokument a umelá inteligencia si oreže oblasť dokumentu podľa potreby tak, aby nechýbali žiadne podstatné náležitosti. Vďaka tejto funkcii výsledný sken nebude obsahovať ani rušivé pozadie, na ktorom bol papierový dokument umiestnený v čase skenovania (napr. stôl, palubná doska auta a pod.). Transformáciu je, samozrejme, možné z hľadiska zákona akceptovať aj s prípadným pozadím dokumentu a použitím „len“ aplikácie fotoaparátu zabudovanej v systéme mobilného telefónu. Účtovné záznamy v elektronickej podobe (napr. faktúry) je následne možné zdieľať s interným účtovným oddelením alebo externým účtovníkom prostredníctvom cloudových riešení alebo sieťovým, či pevným diskom alebo cez USB. Účtovník elektronický účtovný záznam spracuje spôsobom, ktorý určuje interná smernica alebo obvyklým spôsobom obehu účtovných dokladov. Príslušnému dokumentu pridelí interné číslo, napr. premenovaním súboru dokumentu alebo priložením dokumentu k účtovnému zápisu v účtovnom softvéri a zaúčtuje. Na záver je potrebné splniť požiadavky správneho uchovávania účtovnej dokumentácie. Účtovná jednota sa musí rozhodnúť, akú formu dátového nosiča zvolí (napr. USB kľúč, cloud, pevný disk a pod.). Účtovné záznamy by sa mali pravidelne zálohovať, pričom zálohy by mali byť obnoviteľné a zabezpečené pred prípadným fyzickým poškodením dátového nosiča alebo pred kybernetickým útokom.
Zaručená konverzia dokumentov
Ďalším spôsobom transformácie účtovného záznamu je vykonanie zaručenej konverzie. Zaručená konverzia sa vykonáva v súlade s osobitnými predpismi, ktorým je zákon o eGovernmente a Vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 70/2021 Z. z. o zaručenej konverzii.
V zmysle § 35 ods. 1 zákona o eGovernmente je konverzia postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný, informačný obsah pôvodného dokumentu:
- v elektronickej podobe transformovaný do novovzniknutého dokumentu v listinnej podobe,
- v listinnej podobe transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu,
- v elektronickej podobe transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu.
Zaručenou konverziou je podľa zákona o e-Governmente konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu. Zaručenú konverziu sú oprávnené vykonať najmä orgány verejnej moci, advokáti, notári, poštový podnik, patentový zástupca (s výnimkou konverzie verejnej listiny) alebo právnická osoba so 100 %-nou majetkovou účasťou štátu. Elektronický účtovný záznam, ktorý prešiel zaručenou konverziou obsahuje tzv. osvedčovaciu doložku. Konverzia dokumentov je však platenou službou. Služby zaručenej konverzie elektronického dokumentu do listinnej podoby zabezpečujú všetky pobočky pošty, zatiaľ čo skonvertovanie listinného dokumentu do jeho elektronickej podoby len vybrané.
Viac o zaručenej konverzii ako jednej z možností transformácie účtovných záznamov sa dočítate v článku Zaručená konverzia dokumentov.
Podnikateľ môže transformovať elektronické účtovné záznamy do listinnej podoby zaručenou konverziou, a ak elektronický účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, podnikateľ ho môže jednoducho vytlačiť na papier, ale musí byť zachovaná neporušiteľnosť a čitateľnosti obsahu. V takejto podobe ho následne môže uchovávať a predložiť v prípade kontroly zo strany správcu dane.
Je len na rozhodnutí podnikateľa, akým spôsobom zhodu účtovných záznamov preukáže, pričom musí byť splnená podmienka ustanovená v § 33 zákona o účtovníctve, a to, že nová elektronická forma účtovného záznamu musí byť nespochybniteľná, čo do obsahu, musí byť zabezpečená pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nej a neoprávneným prístupom k nej.
Možnosť sankcionovania v prípade transformácie účtovného záznamu
Porušenie ustanovení zákona o účtovníctve ohľadne transformácie účtovného záznamu je možné sankcionovať. Pre podnikateľov sa novelou zákona o účtovníctve zaviedli konkrétne povinnosti, ktoré súvisia okrem transformácie aj so zabezpečením vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu účtovného záznamu. Nesplnenie týchto povinností bolo pridané medzi ustanovenia, za ktoré je možné po novom uložiť sankcie, pretože sa považuje za správny delikt. Pokuta sa môže vyšplhať až do výšky 2 % z celkovej sumy majetku vykázanej v súvahe alebo vo výkaze o majetku a záväzkoch najviac do 100 000 eur.
Je potrebné dať pozor aj na skutočnosť, že ak sa transformácia účtovného záznamu vykoná podľa nových pravidiel od 1.1.2022 aj v prípade starších účtovných záznamov, ktoré boli vyhotovené ešte pred novelou zákona, na tieto transformované účtovné záznamy sa už bude uplatňovať ustanovenie § 35 zákona o účtovníctve, ktoré hovorí o uchovávaní a ochrane dokumentov. Podľa § 33 ods. 7 zákona o účtovníctve však nie je možné transformovať účtovné záznamy, pri ktorých sa podľa osobitných predpisov vyžaduje pôvodná podoba. Ide o účtovné záznamy, napr. u orgánov verejnej moci alebo právnických osôb zriadených zákonom, u ktorých zákon o archívoch a registratúrach vyžaduje uchovať pôvodný registratúrny záznam (s výnimkou vyhotovenia elektronickej kópie prostredníctvom zaručenej konverzie).
Náš tip: Začnite s elektronizáciou účtovníctva už dnes. So softvérmi od spoločnosti KROS vám to pôjde ľahšie. Vďaka ELIS môžete vyťažovať faktúry, aplikácia Elektronické doklady zas odstráni manuálne prepisovanie údajov z pokladničných dokladov. Automatizujte, šetrite si čas aj prácu.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
