Novela zákona o účtovníctve priniesla zmenu vo forme spracovania a archivácie dokumentov. Ako zaviesť elektronizáciu do praxe, sa dočítate v článku.
Novela zákona o účtovníctve od 1.1.2022 vytvára priestor pre zefektívnenie spracovania a archivácie dokladov. Neprináša konkrétne technické riešenia uplatniteľné v účtovníckej praxi, ale vymedzuje zásady obehu dokladov až po ich archiváciu vrátane preukázateľnosti účtovných záznamov a transformácie z listinnej do elektronickej podoby. Najmä zrušenie podpisového záznamu zodpovednej osoby ako povinnej náležitosti účtovných dokladov za predpokladu využitia elektronickej výmeny údajov alebo vnútorného kontrolného systému účtovných záznamov už ďalej nebráni rozvoju moderných trendov v oblasti elektronizácie účtovníctva.
Zavedenie elektronizácie účtovníctva je možnosťou, nie je povinnosťou. Každá účtovná jednotka sa môže individuálne rozhodnúť, ktorú formu preferuje, pričom môže doklady spracovávať i uchovávať aj kombinovane v elektronickej i listinnej podobe (napr. vedenie účtovníctva v elektronickej podobe a mzdovú evidenciu v listinnej podobe). Kvôli lepšiemu prehľadu a orientácii v účtovníctve ako celku je praktickejšie zjednotiť podobu účtovných záznamov.
Čo je elektronický účtovný záznam?
Účtovný záznam môže mať podľa novelizovaného zákona o účtovníctve listinnú alebo elektronickú podobu. Účtovný záznam je zákonom definovaný ako údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Účtovným záznamom sú napr. faktúry, bankové výpisy, daňové priznania, dodacie listy, účtový rozvrh, programová dokumentácia, a pod.
Elektronický účtovný záznam je účtovný záznam:
- ktorý je vyhotovený, prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom formát určuje vyhotoviteľ sám alebo po dohode s prijímateľom;
- vo forme naskenovanej listiny zaslanej elektronicky (napr. v prílohe e-mailu);
- vyhotovený v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky (napr. interné účtovné doklady).
Zaslanie alebo sprístupnenie elektronického účtovného záznamu inej osobe (napr. zaslanie elektronickej faktúry odberateľovi e-mailom) musí byť vopred odsúhlasené, a to buď na základe písomnej dohody medzi oboma stranami, alebo potvrdeným súhlasom prijímateľa, za ktorý sa dá považovať aj zaplatenie faktúry.
Príklad na zaslanie elektronického účtovného záznamu inej osobe
Dodávateľ s odberateľom sa na základe vopred podpísaného súhlasu dohodli, že faktúry bude dodávateľ posielať odberateľovi ako prílohu e-mailu vo formáte PDF. V tomto formáte softvér dodávateľa faktúru priamo vyexportuje a zašle odberateľovi. Obe zmluvné strany by systém tvorby a prijímania elektronického účtovného záznamu mali upraviť vo svojom internom účtovnom predpise preukazujúcom spôsob obehu účtovných záznamov.
Preukázateľnosť ako základná požiadavka účtovného záznamu
V § 32 zákona o účtovníctve je definované, kedy sa účtovný záznam považuje za preukázateľný. Je to v prípade, ak jeho obsah priamo alebo nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov dokazuje skutočnosť a ak pri zaznamenaní a spracovaní skutočností sú splnené zákonom vymedzené požiadavky od jeho vyhotovenia až do ukončenia doby archivácie účtovnej dokumentácie. Ide o nasledovné požiadavky:
- vierohodnosti pôvodu – požiadavka je zachovaná, ak vyhotoviteľ je schopný preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovil (napr. elektronickým podpisom alebo technológiou elektronickej výmeny údajov, tzv. EDI) a prijímateľ je schopný preukázať, že ho od vyhotoviteľa skutočne prijal,
- neporušiteľnosti obsahu – požiadavka je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu inej osobe alebo pri transformácii z listinnej podoby do elektronickej nedôjde k zmene obsahu skutočností. Účtovná jednotka si prostredníctvom svojho interného predpisu určí, ktoré osoby sú zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov a táto kontrola je z hľadiska zákona dostatočná na preukázanie skutočností zaznamenaných v účtovnom zázname. Môže ísť napríklad o priraďovanie sprievodnej dokumentácie (dodacích listov, objednávok, preberacích protokolov, atď.) k faktúram. Ide o aplikáciu tzv. vnútorného kontrolného systému. Účtovné záznamy by nemali byť zasielané, napr. v textových formátoch, pretože nie je možné zabezpečiť, že nedošlo k zmene obsahu skutočností.,
- čitateľnosti účtovného záznamu – požiadavka je zabezpečená, ak je obsah účtovného záznamu čitateľný ľudským okom, tzn. buď na obrazovke, alebo na papieri.
Vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu účtovná jednotka zabezpečuje:
- podpisovým záznamom zodpovednej osoby - vlastnoručným podpisom alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom definovaným nariadením Európskej únie (eIDAS), ktorý zabezpečí, že podpísaný dokument sa nezmení a súčasne dochádza k identifikácii podpísanej osoby. Podpisovým záznamom zodpovednej osoby sa v tomto prípade nemyslí podpis, napr. štatutára na vydanej faktúre zasielanej odberateľovi, ale podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke. Samotná faktúra môže byť odoslaná s naskenovaným podpisom alebo aj bez podpisu, pretože nejde o povinnú náležitosť účtovného dokladu podľa zákona o účtovníctve. Za podpisový záznam sa považuje aj obdobný preukázateľný podpisový záznam, ktorým môže byť napr. osobný prístupový kód do softvéru (meno, heslo, šifrovací kľúč). Dôležité je, aby bolo možné jednoznačne identifikovať osobu, ktorá podpisový záznam vyhotovila. Systém by mal byť nastavený tak, aby nemohlo dôjsť k zneužitiu podpisových záznamov, prístupy k počítaču, resp. softvéru by sa nemali zdieľať medzi viacerými osobami, počítače by mali byť uzamknuté, a pod.;
- elektronickou výmenou údajov (EDI - Electronic Data Interchange) – rozumieme ňou výmenu dát, dokumentov, účtovných záznamov medzi počítačmi vo vnútri účtovnej jednotky alebo aj voči externému prostrediu. Cieľom EDI je dosiahnuť čo najvyššiu mieru automatizácie procesov a predísť ručnému zadávaniu dát. V praxi sa elektronická výmena údajov používa na výmenu objednávok, dodacích listov, potvrdení platieb medzi obchodnými partnermi, na elektronický prenos faktúr v reálnom čase. Výmena dát prechádza procesom overovania, koordinácie, schvaľovania bez možnosti meniť obsah účtovného záznamu;
- vnútorným kontrolným systémom – je určenie zodpovednosti konkrétnych osôb za kontrolu a spracovanie účtovných záznamov tak, aby boli skutočnosti dostatočne overené. Spôsob vykonania kontroly by mala účtovná jednotka zadefinovať v účtovnom predpise na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.
Ako na transformáciu účtovného záznamu
Novela zákona o účtovníctve priniesla zmenu aj v oblasti prevodu účtovného záznamu z jednej formy do druhej. Nahradila ho transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej a naopak. Ide o zmenu podoby účtovného záznamu pri jeho spracovaní, pričom neporušenosť obsahu musí zostať zachovaná. Transformácia účtovného záznamu sa môže vykonať len raz, a to buď z listinnej podoby do elektronickej (napr. skenovaním), alebo z elektronickej do listinnej (napr. vytlačením). Výnimkou je prípad, ak transformovaný účtovný záznam nie je čitateľný (napr. z dôvodu nesprávneho nastavenia skenera alebo rozmazanej snímky vykonanej prostredníctvom mobilného telefónu), a teda nie je splnená základná požiadavka účtovného záznamu – jeho preukázateľnosť. Neúspešnú transformáciu účtovného záznamu je možné vykonať opakovane. Ručné prepísanie údajov z listinného dokumentu do textového súboru sa nepovažuje za zákonný spôsob transformácie.
Transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej sa môže vykonať zaručenou konverziou alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (formáty PDF, PNG, JPG, TIFF, atď.). Elektronický účtovný záznam sa považuje za preukázateľný a nie je potrebné predložiť pôvodný účtovný záznam v listinnej podobe. Pre zabezpečenie požiadavky čitateľnosti by malo byť rozlíšenie skenera nastavené aspoň na 200 dpi (počet bodov na palec). Transformovaný záznam by nemal byť prekrytý, naskenované by mali byť všetky náležitosti a strany záznamu vrátane hlavičky aj päty. Ak listinná podoba záznamu má viacero strán, rovnaký počet strán by mal mať aj transformovaný elektronický záznam. Vo všeobecnosti platí, že je nevyhnutné zachovať vizuálnu zhodu s pôvodnou formou účtovného záznamu.
Príklad na transformáciu účtovného záznamu
Ak dodávateľ zašle odberateľovi faktúru ako prílohu e-mailu v PDF, odberateľ, resp. zodpovedná osoba môže faktúru spracovať v rámci obehu účtovných dokladov aj v jej elektronickej podobe a nedôjde k transformácii. Ak však faktúru transformuje do listinnej podoby vytlačením, nie je možné opäť faktúru napr. skenovaním previesť do elektronického formátu PDF. V prípade, ak jeden z obchodných partnerov nesúhlasí so zasielaním elektronických účtovných záznamov, a teda faktúry sú zasielané výhradne v listinnej podobe poštou, transformácia do elektronickej podoby môže nastať skenovaním (napr. skenerom, ktorý je zabudovaný ako súčasť výstupného zariadenia výpočtovej techniky). Sken dokumentu môže byť ďalej uložený v digitálnej schránke alebo na cloudovom úložisku, ku ktorému má prístup aj účtovník, ktorý zaúčtuje príslušný účtovný prípad.
Tip: Ak sa účtovná jednotka rozhodne ísť cestou elektronizácie účtovníctva, je efektívne požiadať obchodných partnerov, aby doklady posielali elektronicky bez potreby ich transformácie z listinnej podoby.
Automatické spracovanie a zaúčtovanie dokladov
Možnosť elektronizácie a novela zákona o účtovníctve otvára dvere aj moderným spôsobom spracovania dokladov. Vyťažovanie faktúr nahrádza manipuláciu s papierom a ručné zadávanie údajov do účtovného programu. Špeciálny softvér prostredníctvom umelej inteligencie vyčíta a prepíše relevantné údaje (napr. číslo faktúry, obchodného partnera, sumu, variabilný symbol, a pod.) z príslušných dokladov do súboru, ktorý je možné importovať do účtovného programu alebo v niektorých prípadoch nastáva tento proces priamo v účtovnom programe. Ďalšie funkcie sa líšia v závislosti od poskytovateľov „vyťažovacích“ riešení. V niektorých prípadoch softvér pridelí aj účtovný predpis a úlohou účtovníka je skontrolovať jeho správnosť (resp. tiež definovať predkontácie, aby boli umelou inteligenciou priradené správne). Softvér spravidla spracuje faktúru zaslanú na špeciálny e-mail alebo do úložiska. Automatické rozpoznávanie údajov na dokladoch so sebou prináša zníženie chybovosti, finančnú i časovú úsporu. Podnikatelia majú zvyčajne k dispozícii aj mobilnú aplikáciu na fotenie a nahrávanie dokladov. Výhodou je aj možnosť elektronického uchovania účtovnej dokumentácie počas zákonom stanovenej doby. Možnosť vyťažovania faktúr ponúka aj umelá inteligencia ELIS od spoločnosti KROS.
Pre automatické spracovanie pokladničných dokladov sú zas na trhu dostupné aplikácie, ktoré pomôžu s „prečítaním“ bločku a jeho zápisom do účtovného softvéru. Po naskenovaní QR kódu si z dokladu vytiahnu všetky potrebné informácie (napr. dátum a miesto nákupu, cena, položky, atď.). Napríklad, spoločnosť KROS uľahčuje prácu s pokladničnými dokladmi pomocou aplikácie Elektronické doklady. Úlohou účtovníka je už len nájsť možnosť Stiahnuť bločky a má hotovo. Po stiahnutí bločkov sa mu všetky načítajú do účtovného softvéru OMEGA alebo ALFA plus a dokonca si ich môže rovno aj hromadne zaúčtovať.
Ako zaviesť elektronizáciu účtovníctva do praxe
Pre zavedenie elektronizácie do praxe je v prvom rade nevyhnutné určiť, akým spôsobom sa dostanú účtovné doklady na spracovanie k účtovníkovi. V záujme oboch strán, účtovníka i účtovnej jednotky, je viesť účtovníctvo a účtovné záznamy v zákonom stanovenej podobe, kvalite a najmä včas. Štatutár, ako osoba zodpovedná za vedenie účtovníctva, môže poveriť transformáciou účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej (napr. skenovaním cez mobilnú aplikáciu fotoaparátu) zamestnancov na jednotlivých oddeleniach, skladníkov, prípadne svojho asistenta. Účtovná jednotka si tak súčasne vytvára aj zálohu pre prípad fyzického znehodnotenia listinných dokumentov. Po dohode s účtovníkom môžu byť doklady odovzdané v zákonom určených formátoch (PDF, JPG, PNG, atď.) prostredníctvom offline nosičov (napr. na externom disku alebo USB) alebo v online prostredí obvykle cez cloud.
Celý proces odovzdania dokladov by mal byť vhodne zabezpečený, aby nedošlo k úniku alebo poškodeniu dát. Účtovník následne zabezpečí prepis údajov do účtovného softvéru alebo využije možnosť vyťažovania faktúr (faktúry sa do systému dostanú automaticky, čo zjednoduší a najmä zefektívni prácu účtovníka). Prostredníctvom cloudu nemusia byť odovzdávané len doklady na ich spracovanie, ale môže byť vedené i celé účtovníctvo, vďaka čomu k nemu budú mať prístup okrem účtovníka aj majitelia spoločnosti prostredníctvom internetu, a to kedykoľvek a z akéhokoľvek miesta na svete. Elektronické účtovné záznamy je možné v ich elektronickej podobe aj archivovať.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
