Musí byť na faktúre vlastnoručný podpis alebo elektronický podpis, či postačuje naskenovaný podpis? V tomto článku sa na túto tému pozrieme z pohľadu požiadaviek legislatívy.
Doklad o dodaných tovaroch alebo službách môžeme považovať:
- podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“ v príslušnom tvare) za obchodný dokument,
- podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z pridanej hodnoty“ v príslušnom tvare) za faktúru,
- podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“ v príslušnom tvare) za účtovný záznam.
Na doklad o dodaných tovaroch a službách sa môžu vzťahovať až tri predpisy, ktoré upravujú jeho náležitosti. Ako je možné si všimnúť, pojem „faktúra“ v našej právnej úprave pozná len zákon o dani z pridanej hodnoty. Ostatné právne predpisy tento pojem nepoznajú.
Poznámka: S naskenovaným podpisom je možné sa v praxi stretnúť aj pod pojmom „faksimile podpisu“. Faksimile označuje vernú kópiu niečoho. Ak hovoríme o faksimile podpisu, ide o vernú kópiu vlastnoručného podpisu, ktorá môže mať podobu naskenovaného podpisu.
Podpis na faktúre podľa Obchodného zákonníka
Podľa Obchodného zákonníka je doklad o dodaných tovaroch alebo službách obchodným dokumentom. Každý podnikateľ je povinný na svojich obchodných dokumentoch uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu právnickej osoby a identifikačné číslo, ak je pridelené. Podnikatelia zapísaní v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov uvádzajú aj označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu. Podľa Obchodného zákonníka teda obchodný dokument nemusí obsahovať žiaden podpis.
Samozrejme, dobrovoľne môže podnikateľ doklad o dodaných tovaroch alebo službách opatriť aj podpisom a nezáleží na tom, či to bude vlastnoručný, naskenovaný alebo elektronický podpis. Obchodný zákonník to nijakým spôsobom neupravuje, keďže podpis na obchodných dokumentoch ani nevyžaduje.
Podpis na faktúre podľa zákona o dani z pridanej hodnoty
Faktúru v pravom slova zmysle pozná jedine zákon o dani z pridanej hodnoty. Podľa tohto zákona sú povinní faktúru vyhotovovať len platitelia DPH. Neplatitelia DPH vystavujú faktúru podľa zákona o dani z pridanej hodnoty len v dvoch prípadoch. Pri dodaní služby a prijatí platby pred dodaním služby s miestom dodania v inom členskom štáte alebo treťom štáte a pri dodaní nového dopravného prostriedku z tuzemska do iného členského štátu.
Zákon o dani z pridanej hodnoty nevyžaduje na faktúre žiaden druh podpisu.
Obsahové náležitosti faktúry upravuje § 74 zákona o dani z pridanej hodnoty a uvádzame ich aj v článkoch Faktúra platiteľa DPH v roku 2021 a jej vzor a Faktúra neplatiteľa DPH v roku 2021 a jej vzor. Podpis však k týmto povinným náležitostiam faktúry nepatrí. Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty tak faktúra nemusí obsahovať žiaden podpis, ale ak sa podnikateľ slobodne rozhodne ho na faktúru umiestniť, je výhradne na jeho rozhodnutí, akú podobu bude mať. Môže to byť vlastnoručný podpis, naskenovaný podpis (faksimile podpisu) alebo elektronický podpis. Zákon o dani z pridanej hodnoty nebude použitím ktorejkoľvek podoby vyhotovenia podpisu na faktúre porušený.
Pri zákone o dani z pridanej hodnoty je však vhodné spomenúť, že osoba vystavujúca faktúru je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry.
Jednou zo štyroch možností zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu faktúry je podpísať faktúru kvalifikovaným elektronickým podpisom. Naskenovaný podpis však nezabezpečuje splnenie týchto podmienok. V takomto prípade je potrebné použiť iný spôsob zabezpečenia faktúry.
Ďalšími možnosťami zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu faktúry okrem jej podpísania kvalifikovaným elektronickým podpisom sú:
- kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priradenie faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
- elektronická výmena údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
- iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.
Podpis na faktúre podľa zákona o účtovníctve
Ďalším predpisom, ktorý upravuje doklad o dodaní tovaru
alebo služby („faktúra“) je zákon o účtovníctve. Podľa účtovnej
terminológie ide o účtový záznam.
Účtovný doklad ako jeden z účtovných záznamov musí okrem iného obsahovať aj podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie v účtovnej jednotke. Tieto náležitosti (podpisové záznamy) je potrebné chápať tak, že účtovný doklad ich musí obsahovať z pohľadu tej účtovnej jednotky, ktorá na základe neho účtuje v účtovných knihách. Ak dodávateľ vystavuje odberateľovi doklad o dodaní tovaru alebo služby, nie je potrebné, aby takýto doklad v momente jeho odoslania odberateľovi obsahoval napríklad podpis štatutára dodávateľa a účtovníka dodávateľa. Podpisovým záznamom osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie v účtovnej jednotke opatria doklad o dodaní tovaru alebo služby dodávateľ a odberateľ osobitne (každý sám) a neskôr.
V súvislosti s odosielaním elektronického dokladu o dodaní tovaru alebo služby odberateľovi sú dôležité ustanovenia o prenose účtovných záznamov mimo účtovnej jednotky.
Elektronický doklad môže obsahovať aj naskenovaný podpis, ak ho odberateľ akceptuje.
Ak účtovná jednotka prenáša účtovný záznam mimo účtovnej jednotky prostredníctvom informačného systému, tak tento účtovný záznam musí byť zabezpečený podpisovým záznamom. Podpisovým záznamom v takomto prípade môže byť aj účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Podmienkou je, že účtovný záznam musí byť zabezpečený podpisovým záznamom najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos mimo účtovnej jednotky. Uvedené znamená, že ak dodávateľ posiela odberateľovi doklad o dodaní tovaru alebo služby e-mailom, z účtovného softvéru, z online fakturačnej aplikácie a podobne, musí byť tento doklad opatrený podpisom.
Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
Ak teda dodávateľ do elektronického dokladu vystaveného odberateľovi o dodaných tovaroch alebo službách pred jeho odoslaním vloží naskenovaný podpis, ide o obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Zároveň ak odberateľ takto podpísaný doklad akceptuje (nenamieta túto technickú formu podpisového záznamu), nie je potrebné ho opatriť vlastnoručným, elektronickým alebo iným druhom podpisu.
Záver: kedy môžete použiť na faktúre naskenovaný podpis
Obchodný zákonník na obchodných dokumentoch a zákon o dani z pridanej hodnoty na faktúrach nevyžadujú vkladať žiaden podpis. Ak do týchto dokumentov vyhotovovaných v elektronickej podobe nad rámec toho, čo ukladajú tieto zákony, vložíte naskenovaný podpis, žiadny z týchto predpisov tým neporušíte.
Jediným predpisom, ktorý vyžaduje na vystavenom doklade o dodaných tovaroch alebo službách podpisový záznam, je zákon o účtovníctve. Ak dodávateľ vystavuje odberateľovi doklad o dodaných tovaroch a službách v elektronickej podobe, musí obsahovať podpisový záznam, ktorý môže mať aj podobu naskenovaného podpisu (faksimile podpisu). Ak to odberateľ uznáva, nevyžaduje sa opatrenie takéhoto dokladu iným druhom podpisu. Záver je teda taký, že ak naskenovaný podpis na faktúre akceptuje váš odberateľ, ide o plnohodnotný preukázateľný doklad na obchodné, daňové aj účtovné účely. Možnosť vloženia naskenovaného podpisu na faktúru nájdete aj v mnohých fakturačných systémoch či online fakturačných aplikáciách, napríklad v KROS fakturácii.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
