Nový zákon prináša zmeny podnikateľom, ktorí budú obchodovať so štátom (verejnou správou). Pribudne im nová povinnosť – vyhotovenie zaručenej elektronickej faktúry.
Výsledkom povinnej transpozície smernice Európskej únie do slovenskej legislatívy je schválenie zákona č. 215/2019 Z. z. o zaručenej elektronickej fakturácii a centrálnom ekonomickom systéme a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o zaručenej elektronickej fakturácii“). Tento článok sa zaoberá dôležitými informáciami pre podnikateľov, ktorých sa zavedenie zaručenej elektronickej fakturácie týka.
Koho sa zákon o zaručenej elektronickej fakturácii týka
Zaručenou elektronickou fakturáciou sa rozumie postup, ktorý zahŕňa vyhotovenie zaručenej elektronickej faktúry, jej vydanie dodávateľom a prijatie odberateľom na účely jej ďalšieho spracovania.
Schválenie zákona, ktorého účinnosť začína 1.8.2019, sa dotkne okruhu podnikateľov, ktorí obchodujú s verejnou správou. Zapojiť sa do procesu zaručenej elektronickej fakturácie budú mať povinnosť aj tí podnikatelia, ktorí sa obchodovania s verejnou správou zúčastnia len ako subdodávatelia firiem, ktoré ako úspešní uchádzači získali zákazku vo verejnom obstarávaní. Podmienkou je, aby išlo o odplatný vzťah medzi subdodávateľom a firmou, pričom finančné plnenie za uskutočnenie časti zákazky musí ísť zo strany subjektu verejnej správy priamo subdodávateľovi.
Celý rozsah dotknutých subjektov, ktoré majú povinnosť vydávať a prijímať zaručené elektronické faktúry zahŕňa verejných obstarávateľov a obstarávateľov, štátne rozpočtové a štátne príspevkové organizácie, dodávateľov verejných obstarávateľov, dodávateľov obstarávateľov a dodávateľov štátnych rozpočtových a príspevkových organizácií a už vyššie spomenutých subdodávateľov týchto dodávateľov.
V prípade subjektov verejnej správy (verejní obstarávatelia, obstarávatelia, rozpočtové a príspevkové organizácie) ide o subjekty, ktoré sú určitým spôsobom napojené na štát.
Povinné zapojenie subjektov teda vyžaduje nový zákon, pokiaľ ide o prípady dodaní, nasledovne:
- B2G - dodanie zo strany Business (t.j. dodávatelia, ktorými sú podnikatelia, ktorí ako hospodárske subjekty dodávajú pre subjekty verejnej správy) pre Government (t.j. verejní obstarávatelia a obstarávatelia vo vzťahoch z verejného obstarávania a štátne rozpočtové a príspevkové organizácie),
- G2G - dodanie zo strany Government pre Government.
V rámci okruhu subjektov uvedených vyššie existujú niektoré výnimky, priamo uvedené v zákone, ktorými sú napríklad zákazky s plneniami do 5 000 EUR, zákazky obsahujúce plnenie, ktoré je utajovanou skutočnosťou alebo plnenia, ak súvisia s ochranou bezpečnostných záujmov Slovenska. Ďalšími výnimkami sú odberatelia, ktorí sú fyzickými osobami – nepodnikateľmi, zákazky v pôsobnosti Národnej banky Slovenska a Štátnej pokladnice, kedy povinnosť vydávať alebo prijímať zaručenú elektronickú faktúru nevzniká.
Kto sa môže do systému zaručenej elektronickej fakturácie zapojiť dobrovoľne
Zákon v tejto súvislosti jednoznačne určuje, že subjekty, ktorým nevzniká zákonná povinnosť sa do systému zapojiť, sa do zaručenej elektronickej fakturácie môžu zapojiť dobrovoľne, a to už od momentu spustenia systému.
V prípade transakcií medzi dvomi podnikateľmi, kedy sa dodávateľ rozhodne používať zaručenú elektronickú fakturáciu dobrovoľne, nevznikajú duplicitné povinnosti pri vystavovaní faktúr z dôvodu, že zákon o zaručenej elektronickej fakturácii požaduje, aby zaručená elektronická faktúra už obsahovala náležitosti faktúry podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej ,,zákon o DPH“). Tým pádom budú pri správnom vyhotovení zaručenej elektronickej faktúry splnené aj požiadavky, ktoré vyžaduje zákon o DPH.
To isté platí v prípade podnikateľov, na ktorých sa zákon o zaručenej elektronickej fakturácii vzťahuje povinne. Dodávatelia, tak nebudú vystavovať jednu faktúru pre účely zákona o zaručenej elektronickej fakturácii a druhú pre účely zákona o DPH. Zaručená elektronická faktúra bude musieť povinne obsahovať náležitosti podľa písmen a) až k) a m), stanovené v § 74 ods. 1 zákona o DPH v rovnakom znení.
Lehoty pre subjekty, ktorých sa povinnosť týka
Lehoty pre podnikateľov zatiaľ známe nie sú. Tie by malo oznámiť Ministerstvo financií Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo financií“) vo všeobecne záväznom predpise. Zavádzanie však bude postupné, a čo sa týka podnikateľského sektora, ten by mal prísť na rad až neskôr. V prvom rade zvažuje ministerstvo financií povinne do systému zapojiť ministerstvá a iné ústredne orgány štátnej správy.
Čo sa týka právnických osôb zapísaných do registra právnických osôb alebo do zoznamu hospodárskych subjektov do 31. decembra 2020, ministerstvo financií by im malo prístup umožniť do 28. februára 2021. To znamená, že reálne zapojenie vymedzeného okruhu podnikateľov do tohto systému sa pohybuje až v období roka a pol od účinnosti zákona.
Vo všeobecne záväznom právnom predpise ministerstvo financií upresní aj:
- formát elektronického dokumentu zaručenej elektronickej faktúry,
- podrobnosti o spôsobe uvádzania náležitostí zaručenej elektronickej faktúry,
- podrobnosti o zabezpečení odoslania zaručenej elektronickej faktúry a jej sprístupnení,
- podrobnosti o rozsahu používania centrálneho ekonomického systému, spôsob používania centrálneho ekonomického systému a termíny jeho zavedenia.
Fakturačný systém ako informačný systém verejnej správy a centrálny ekonomický systém
Fakturačný systém, ktorého správcom je ministerstvo financií, má umožniť vydávanie zaručených elektronických faktúr v súlade s novým zákonom. Ide o zriadenie takého informačného systému, do ktorého budú mať prístup všetky dotknuté subjekty, aby bolo možné zaručenú elektronickú faktúru vyhotoviť, zabezpečiť automatizovanú kontrolu jej formálnych náležitostí, pripojiť k nej súvisiace elektronické dokumenty, zabezpečiť nemennosť jej obsahu, vyhotoviť potvrdenie o dátume a čase jej vydania a sprístupniť zaručenú elektronickú faktúru odberateľovi, tak aby bolo zrejmé, kedy k sprístupneniu došlo.
V systéme budú jednotlivé údaje uchovávané po dobu 5 rokoch a informačný systém bude možné využívať aj v anglickom jazyku. Prístup k fakturačnému systému bude možný z jednotného prístupového miesta na webovej stránke ministerstva financií.
Každý subjekt, ktorý chce využívať funkcie informačného systému verejnej správy musí mať vytvorený svoj vlastný profil, pod ktorým bude v procese zaručenej fakturácie vystupovať. Jednotlivé zákazky, t.j. vzniknuté právne vzťahy medzi dodávateľmi a odberateľmi, budú zaevidované pod jedinečným identifikátorom prípadu.
Súbežne s fakturačným systémom sa pre rozpočtové a príspevkové organizácie v súlade so zákonom zriaďuje aj Centrálny ekonomický systém. Aj v tomto prípade bude jeho správcom a garantom ministerstvo financií. Tento systém bude slúžiť na výkon vnútorných riadiacich procesov v oblasti účtovníctva a výkazníctva, správy a evidencie majetku, ľudských zdrojov a rozpočtu.
Ako budú fungovať niektoré procesy v praxi
Pokiaľ niektorý zo subjektov, na ktorých sa povinnosť zaručenej elektronickej fakturácie vzťahuje, dohodne obchod s niektorým zo subjektov verejnej správy, je povinný bezodkladne po uzavretí zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy, registrovať sa vo fakturačnom systéme, ak ešte registrovaný nie je.
V prípade, že sa uzatvorí zmluvný vzťah, dôjde k plneniu a dodávateľovi vznikne podľa nového zákona povinnosť vyhotoviť zaručenú elektronickú faktúru, túto faktúru bude musieť vyhotoviť v rámci rovnakej lehoty, akú mu prikazuje zákon o DPH. Pokiaľ dodávateľovi povinnosť vystaviť faktúru zo zákona o DPH nevyplýva, vyhotoví zaručenú elektronickú faktúru podľa zákona o zaručenej elektronickej fakturácii do 15 dní odo dňa, kedy dodanie uskutočnil alebo zaň prijal platbu.
Odberateľ plnenia môže prijať zaručenú elektronickú faktúru prostredníctvom fakturačného systému, v ktorom musí byť registrovaný. Prijatím zaručenej elektronickej faktúry sa rozumie prevzatie zaručenej elektronickej faktúry odberateľom po jej sprístupnení. Zaručené elektronické faktúry bude však možné doručovať aj do elektronickej schránky.
Hlavný cieľ projektu, ktorý sa sleduje na európskej úrovni
Hlavným zámerom zavedenia zákona o zaručenej elektronickej fakturácii je vytvorenie a celkové zosúladenie procesu elektronickej fakturácie v prípade verejných zákaziek na úroveň požadovanú Európskou úniou.
Novým zákonom v prostredí Slovenskej republiky sa má rovnako zabezpečiť štandardizácia procesov fakturácie v obchodnom styku s verejnou správou, zefektívniť a zrýchliť proces prijatia faktúr a zabezpečiť úspora nákladov na tlač, poštovné a doručovanie faktúr.
Odhadované počty faktúr predstavujú približne 876 000 faktúr ročne, pričom nový proces zaručenej elektronickej fakturácie by sa mal týkať približne 7 900 subjektov verejnej správy.
Bližšie informácie, najmä v praktickej rovine, budú známe až po uverejnení všeobecne záväzného právneho predpisu.
