Kto overuje (osvedčuje) podpisy na listinách a fotokópie dokumentov? Aký je rozdiel medzi overením listiny a podpisu na listine?
Nielen v podnikateľskej praxi sa ľudia často stretávajú s potrebou úradného overenia (osvedčenia) listín (odpisov/kópie dokumentov) a podpisov na listinách. Čo overovanie znamená a kto ho vykonáva sa dozviete v nasledujúcom článku.
Čo je overenie listiny (fotokópie dokumentu)?
Overenie (osvedčenie) listiny (kópie dokumentu – napr. výpisu z obchodného registra, vysokoškolského diplomu) predstavuje úkon príslušného orgánu, ktorý na žiadosť osoby a za úhradu poplatku vykoná osvedčenie zhody (správnosti) odpisu (fotokópie) predloženej listiny s jej originálom - tzv. vidimácia. Fotokópia listiny sa musí zhodovať s originálom.
Čo je overenie (osvedčenie) podpisu na listine?
Overenie (osvedčenie) podpisu na listine (napr. na zmluve) predstavuje úkon príslušného orgánu, ktorý na žiadosť osoby a za úhradu poplatku vykoná osvedčenie pravosti podpisu fyzickej osoby na ňou predloženej listine - tzv. legalizácia.
V čom je rozdiel medzi overovaním podpisu a jeho uznaním za vlastný si prečítajte v článku Overenie podpisu vs. uznanie podpisu za vlastný.
Kto overuje (osvedčuje) listiny a podpisy na listinách?
Osvedčovanie listín (fotokópie dokumentov) a podpisov na listinách vykonávajú tieto orgány:
- Okresný úrad a obec (obecný/mestský úrad – matrika) – podľa zákona č. 599/2001 Z. z. o osvedčovaní listín a podpisov na listinách okresnými úradmi a obcami;
- Notár (notársky úrad) – podľa zákona č. 323/1992 Zb. o notároch a notárskej činnosti (Notársky poriadok).
Upozornenie: Matrika nevykonáva osvedčovanie listín a podpisov na listinách, ak ide o listiny, ktoré sa majú použiť v cudzine alebo ak je listina napísaná v inom ako v štátnom jazyku (okrem českého jazyka). Vtedy je možné overiť listinu a podpis na listine iba u notára.
Dokumenty na pošte overiť možno, podpisy nie.
Overenie (osvedčenie) fotokópie listiny je navyše možné zrealizovať aj na vybraných pobočkách Slovenskej pošty (IOM poštách – napr. Bratislava 1), ktoré okrem toho poskytujú aj ďalšie štátne služby (napr. výpis z registra trestov, výpis z obchodného registra). IOM pošta teda úradne overí kópiu dokumentu použiteľnú na právne účely.
V rámci tejto služby tiež môže vyhotoviť elektronickú podobu osvedčovaného dokumentu použiteľnú na právne účely pri elektronickej komunikácii. Zoznam IOM pôšt, ktoré poskytujú štátne služby nájdete na stránke Slovenskej pošty. Pokiaľ ide o overenie podpisu na listine, toto zatiaľ nie je možné na pošte vybaviť.
Aký je rozdiel medzi osvedčením fotokópie listiny a podpisu na listine?
Overenie (osvedčenie) fotokópie listiny a podpisu na listine sú dva rozličné úkony vykonávané predovšetkým matrikou a notárom na žiadosť osoby. Overenie fotokópie listiny môže byť vykonané aj na vybranej pobočke pošty.
Kým
pri overovaní fotokópie listiny sa posudzuje správnosť (zhoda) fotokópie
listiny s jej originálom, pri overovaní podpisu osoby sa skúma iba pravosť
podpisu fyzickej osoby na listine. Príslušný orgán
teda pri osvedčovaní listiny zodpovedá za to, že odpis (fotokópia) listiny sa zhoduje s predloženým originálom listiny
alebo s jej osvedčenou kópiou.
Pri
osvedčovaní podpisu na listine zase zodpovedá za to, že podpis na listine urobila alebo uznala za vlastný fyzická osoba, ktorej
podpis je osvedčovaný a že sa vlastnoručne podpísala do osvedčovacej knihy.
V prípade overovania fotokópie listiny príslušný orgán neosvedčuje správnosť ani pravdivosť skutočností uvádzaných v listine. Jeho úlohou teda nie je posúdiť správnosť údajov na listine, ale len skutočnosť či sa listina, ktorej kópiu overuje, zhoduje s originálom. V prípade overovania podpisu na listine sa neskúma obsah listiny, správnosť a pravdivosť skutočností v nej uvádzaných, ale iba totožnosť fyzickej osoby, ktorej podpis sa má na listine overiť.
Aké sú poplatky za osvedčenie listiny a podpisu na listine?
Matrika vyberá správny poplatok podľa sadzobníka, ktorý je prílohou zákona o správnych poplatkoch:
- za osvedčenie každej aj začatej strany odpisu (fotokópie) listiny vo výške 2 eurá,
- za osvedčenie každého podpisu na listine alebo na jej rovnopise vo výške 2 eurá.
Poplatky sú príjmom rozpočtu obce.
Notár si účtuje poplatok podľa sadzobníka, ktorý je prílohou vyhlášky o odmenách a náhradách notárov:
- za osvedčenie zhody každej aj začatej strany odpisu (fotokópie) s listinou vo výške 1,33 eura (1,60 eura s DPH),
- za osvedčenie zhody každej aj začatej strany odpisu (fotokópie) s listinou, ktorá má vzťah k cudzine vo výške 2,66 eura (3,19 eura s DPH),
- za osvedčenie pravosti každého podpisu jednej osoby na listine alebo na jej rovnopise vo výške 1,99 eura (2,39 eur s DPH).
Každý notár je platiteľom DPH.
Prehľad spoločných a rozdielnych znakov overovania fotokópie listín a podpisu na listinách
| Overovanie fotokópie listín | Overovanie podpisu na listine | |
|---|---|---|
| Orgány vykonávajúce overovanie | matrika (obec/mesto), notár, určené IOM pošty | matrika (obec/mesto), notár |
| Čo sa overuje (osvedčuje) | zhoda odpisu (fotokópie) listiny s originálom listiny, prípadne s jej osvedčenou kópiou | pravosť podpisu fyzickej osoby na listine |
| Poplatky za overenie | za každú stranu: matrika – 2 eurá notár – 1,60 eura s DPH | za každý podpis: matrika – 2 eurá notár – 2,39 eura s DPH |
| Doba vybavenia | na počkanie | na počkanie |
| Čo treba pri overení predložiť | originál a fotokópiu listiny, ktorá sa má overiť | občiansky preukaz, listinu, na ktorej sa overuje podpis |
| Forma overenia | osvedčovacia doložka sa vyznačí na fotokópií listiny | osvedčovania doložka sa vyznačí na listine, na ktorej sa overuje podpis |
| Čo sa neoveruje (neosvedčuje) | správnosť ani pravdivosť skutočností uvádzaných v overovanej listine | obsah, správnosť ani pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, na ktorej sa overuje podpis |
| Príklad | napr. dokladov o dosiahnutom vzdelaní (vysokoškolského diplomu), právoplatného rozsudku súdu (o rozvode manželstva) | napr. podpis predávajúceho na kúpnej zmluve na účely vkladu do katastra nehnuteľností, podpis všetkých spoločníkov na spoločenskej zmluve na účely založenia s.r.o. |
