Pojem user onboarding v mnohých firmách ešte stále nepoznajú alebo ich od využívania odrádzajú domnienky o vysokých nákladoch. V čom sa firmy najčastejšie mýlia?
Ak user onboarding ešte stále nie je súčasťou firemných procesov spoločnosti, príčinou bude minimálne jedna z týchto vecí:
- Podnikatelia nevedia, čo user onboarding znamená;
- Firmy si myslia, že user onboarding nepotrebujú;
- Myslia si, že je user onboarding príliš nákladný;
- Podnikatelia netušia, ako s user onboardingom začať;
- Firma nemá na user onboarding kapacity;
- Firma si myslí, že zamestnanci by s tým nevedeli pracovať;
- Vo firme používajú zastarané technológie;
- Odmietavý prístup zamestnancov.
Podnikatelia nevedia, čo user onboarding znamená
User onboarding je pre mnohé firmy, odvetvia či dokonca krajiny ešte stále veľkou neznámou. Aspoň minimálnu predstavu o význame tohto pojmu by však mali mať manažéri z HR oddelenia.
Onboarding by mal byť bežnou súčasťou každého
náborového procesu nového zamestnanca. V skrátenom vysvetlení je onboarding školenie, ktoré v
čo najkratšom čase spraví z nováčika vo
firme zaškoleného, efektívneho a spokojného zamestnanca. User onboardig plní rovnakú funkciu, akurát sa
zameriava na vzdelávanie zamestnancov
pri používaní programov a webových aplikácií.
Predstaviť si ho možno ako používateľskú príručku, ktorá je súčasťou balenia každého elektronického zariadenia. Podobná brožúrka síce možno bude aj k programu, avšak čítať papierový návod a popritom ovládať aplikáciu, je veľmi nepraktické. User onboarding naučí zamestnancov používať aplikácie a programy v reálnom čase a priamo v používateľskom prostredí. To, čo sa majú naučiť, tak budú mať vždy na očiach.
Firmy si myslia, že user onboarding nepotrebujú
Mnohí podnikatelia aj po prečítaní prvého bodu majú aspoň základnú predstavu o tom, čo user onboarding znamená, no stále zastávajú názor, že ho vo firme nepotrebujú. Sami sa tak ale oberajú o niekoľko výhod, ktoré user onboarding firmám prináša.
Jednou z tých najdôležitejších je učenie nováčikov efektívne pracovať s aplikáciami a v krátkom čase ich onboarding mení na skúsených používateľov. Rovnaký efekt síce môže mať aj osobné školenie, avšak pri ňom je firma limitovaná počtom školiacich pracovníkov a účastníkov školenia. Nikdy pritom nemá stopercentnú istotu, že si zamestnanec dokáže všetky informácie z osobného školenia zapamätať alebo si ich zapísať. V konečnom dôsledku musia školitelia venovať viac pozornosti a času pomalším pracovníkom, čo brzdí tých zbehlejších.
S user onboardingom ale dostane každý zamestnanec toľko pozornosti, koľko sám potrebuje. K okruhom, ktoré nepochopí hneď, sa navyše môže kedykoľvek vrátiť a zopakovať si ich.
Ďalšími benefitmi user onboardingu je:
- zlepšovanie angažovanosti pracovníkov a posilňovanie ich motivácie v práci – 40 % zamestnancov, ktorí neboli dostatočne zaškolení, opustí svoje nové zamestnanie počas prvého roka;
- šetrenie nákladov – čím viac sa vo firme vystrieda novoprijatých zamestnancov, tým sú výdavky za nájdenie, prijatie a zaškolenie toho správneho pracovníka vyššie. V niektorých prípadoch sa môžu náklady na náhradu zamestnanca vyšplhať aj na dvojnásobok jeho ročného platu;
- šetrenie času – po každej funkčnej úprave programu by bolo potrebné zamestnancov znova zavolať na školenie. V prípade user onboardingu však stačí jednoduché doplnenie nových krokov do súčasného sprievodcu. Navyše, zamestnanci si zaučením prejdú bez toho, aby opustili svoje pracovné miesto.
Myslia si, že je user onboarding príliš nákladný
Cena za user onboarding sa odvíja od viacerých faktorov, a to najmä od jeho komplexnosti a toho, ako ho plánujete ďalej rozvíjať. Implementácia user onboardingu do firemných procesov organizácie totiž môže byť jednorazovou aj dlhodobou investíciou.
Pokiaľ si však podnikateľ spočíta celkové náklady na pravidelné školenie pracovníkov, ktoré pozostáva z výdavkov na ich prepravu, občerstvenie a prenájom priestorov, z dlhodobého hľadiska je user onboarding oveľa lacnejšou alternatívou.
Podnikatelia netušia, ako s user onboardingom začať
Ide o vážny dôvod, kvôli ktorému by mohli firmy user onboardingu zamávať na rozlúčku. Jeho tvorba totiž pozostáva z viacerých následných krokov, z ktorých si väčšina vyžaduje väčšiu mieru odbornosti a skúseností.
Ako prvé treba poznať svoju cieľovú skupinu. Keďže ide podnikateľ tvoriť sprievodcu pre svojich zamestnancov, jeho cieľovou skupinou sú práve oni.
V druhom kroku si treba definovať cieľ, ktorý plánuje firma zavedením user onboardingu dosiahnuť. Chce ušetriť náklady na školenie, zvýšiť mieru zapojenia zamestnancov alebo zlepšiť ich celkovú kvalifikáciu?
Nasleduje používateľské testovanie, meranie a analyzovanie zozbieraných dát. Pokiaľ patrí podnikateľ k tým, ktorí sa najradšej o všetko postarajú sami, musí vedieť, ako pochopiť potreby používateľov vašej aplikácie.
Tým sa však proces realizácie ani zďaleka nekončí. V ďalších krokoch sa tvoria grafické a textové návrhy a formy user onboardingu, ktoré sa medzi sebou testujú. Hotového sprievodcu následne možno vložiť do používateľského rozhrania akejkoľvek aplikácie bez toho, aby sa muselo zasahovať do jej kódu.
Firma nemá na user onboarding kapacity
Ak nie sú vo firme časové, finančné ani personálne kapacity na to, aby si user onboarding zrealizovali vo vlastnej réžii, nič nie je stratené. Onboardingová platforma YesElf poskytuje konzultácie, ktoré zastrešujú návrh user onboardingového procesu, realizáciu sprievodcu a jeho testovanie. Vylepšiť svoje firemné procesy a vzdelávací proces zamestnancov je tak možné aj bez toho, aby mali vo firme vlastné user experience oddelenie.
Firma si myslí, že zamestnanci by s tým nevedeli pracovať
Pokiaľ je user onboardingový proces personalizovaný a vychádza z potrieb používateľov, obavy, že ho ľudia nepochopia, podnikateľ môže pokojne pustiť z hlavy. Napokon, je oveľa pravdepodobnejšie, že nebudú vedieť pracovať s aplikáciou bez sprievodcu, ako s tou, ktorá user onboarding má.
Vo firme používajú zastarané technológie
Veľká časť firiem, najmä tých väčších, stále používa zastarané technológie fungujúce v prehliadači Internet Explorer. Podľa prieskumu Spiceworks 2017 OS Adoption Trends až 52 % firiem dodnes používa aspoň jeden počítač so systémom Windows XP. Podpora tohto operačného systému zo strany Microsoftu sa pritom skončila už v roku 2014. Bezpečnostné aktualizácie postupne končia aj v prípade „novších“ verzií prehliadača Internet Explorer, pričom niektoré firmy sa s jeho používaním lúčia iba ťažko.
Pokiaľ ide o onboardingových sprievodcov, tí dokážu plnohodnotne fungovať aj v starších verziách operačných systémov a prehliadačov. Napríklad naša onboardingová platforma YesElf je založená na skriptovacom jazyku JavaScript, ktorý sa bežne používa pri tvorbe webových stránok.
Pokiaľ ide o technológie, pre mnohé spoločnosti môže byť problémom aj bezpečnosť. Ak totiž bude sprievodca v podobe samostatnej aplikácie pristupovať k firemným dátam, musí podporovať zabezpečený prístup. Našťastie, overené onboardingové nástroje by s tým nemali mať žiadny problém.
Odmietavý prístup zamestnancov
S napredovaním spoločnosti a zavádzaním nových postupov sa spája zmena v podobe učenia sa nových vecí. S tým môžu mať niektorí zamestnanci problém, pretože postupom času sú spokojní so svojimi aktuálnymi vedomosťami. Cítia sa viac kompetentní a každá zmena v nich môže vyvolať pochybnosti.
Samuel Bacharach, vedúci Inštitútu pre štúdie na pracovisku v New Yorku na Cornellovej univerzite, odporúča, aby pre potlačenie odmietnutia pri zavádzaní zmien zamestnancom:
- dopriala firma dostatok času na prispôsobenie sa,
- zabezpečila postačujúce preškolenie,
- kompetentné osoby vysvetlili, že chyby sú akceptovateľné, pretože sa na nich učí jednotlivec aj celá organizácia,
- firma zachovala aktuálny sociálny status u pracovníkov, ktorých sa zmena dotýka najviac,
- podnikatelia zabezpečili postupné zavádzanie zmien.
