Problémy vo firemnej kultúre vyplávajú na povrch najčastejšie počas krízy. Predísť tomu môžete tak, že vašu firemnú kultúru budete pravidelne analyzovať.
Každá firma počas svojho života skôr alebo neskôr prejde nejakou krízou. Sú krízy, ktoré sa dotknú viacerých firiem alebo odvetví, iné zatrasú len tou vašou. Do druhej skupiny nepríjemných udalostí patrí napríklad strata vášho najväčšieho zákazníka alebo kľúčového dodávateľa. Aj dlhodobo slabá likvidita, nevydarený produkt, do ktorého ste investovali veľa času a financií, ukradnuté know-how, alebo ochorenie CEO v čele firmy, ktorá nebola pripravená na fungovanie bez neho.
Každá kríza sa dá prežiť, ak ste na ňu pripravený. Finančne, organizačne, procesne a emocionálne. Počas krízy, je najdôležitejšie, aby všetci ľudia vo firme vedeli, čo majú robiť. A ťahali za jeden povraz. Aby nestrácali pri svojich každodenných úkonoch čas, aby hospodárili so všetkými firemnými zdrojmi efektívne (vrátane času svojich kolegov). K tomu potrebujú skúsenosti a právomoci konať bez zbytočného odkladu. Takáto synchronizácia ľudí si vyžaduje roky príprav.
Monitoring a neustála práca na rozvoji firemnej kultúry je to, čo vás a vašich zamestnancov pripraví na akúkoľvek krízu.
V tomto článku sa dozviete:
- Kedy je pravý čas začať sa zaoberať firemnou kultúrou.
- Aké výhody vám môže priniesť práca s konzultantom firemnej kultúry.
- Ako vyzerá proces, keď nastavujete firemnú kultúru s odborníkom.
- Čo so zamestnancami, ktorí sa nedokážu novej firemnej kultúre prispôsobiť.
Kedy sa treba začať zaoberať firemnou kultúrou
Proces definovania firemnej kultúry začína momentom, v ktorom ste sa rozhodli podnikať. Ak ste napríklad freelancer a vo firme pracujete len vy sám alebo sama, vaša firemná kultúra odzrkadľuje vaše osobné hodnoty a prejavy správania sa. Akonáhle ste vo firme už dvaja-traja, firemná kultúra predstavuje mix vašich osobných hodnôt, mix toho, čomu každý z vás verí a ako sa všetci prejavujete navonok.
Vo firme s pár zamestnancami a jedným majiteľom, kde všetci sedíte v jednej miestnosti, veľa vecí beží automaticky. Firemnú kultúru takejto firmy definuje jej majiteľ a zamestnanci preberajú vedome aj podvedome jeho zvyky a model správania sa. Ak je majiteľov viac, zamestnanci preberajú zvyky a správanie sa toho z majiteľov, ktorí im je hodnotovo bližší, a aké správanie viacej vyhovuje ich štýlu práce.
Zaoberať sa otázkou firemných hodnôt a firemnej kultúry nie je nikdy priskoro. Najmä, ak sú na zozname vašich firemných priorít spokojní zákazníci, efektivita práce a zdravé financie. Keď sa spýtate dvoch majiteľov spoločnej firmy, čo si predstavia pod pojmom kvalita práce, dostanete od každého inú odpoveď. Keď sa spýtate piatich pracovníkov zákazníckeho servisu, čo znamená pre nich spokojný zákazník, dostanete päť rôznych odpovedí.
Rôznorodé zmýšľanie u zamestnancov o firemných
prioritách stoja vašu firmu zbytočné peniaze, čas a úsilie. Nezladené
konanie a slabá komunikácia prečo niečo robíme spôsobuje nedorozumenia,
ktoré ľudí spomaľujú a berú im motiváciu k práci.
Firemná kultúra je preto témou každej firmy a jej riešenie by malo stáť vysoko na zozname priorít každého jej majiteľa.
Spolupráca s konzultantom urýchli celý proces
Nastavenie a rozvoj firemnej kultúry v menšej firme sú omnoho jednoduchšie ako v nadnárodných korporáciách. Ale to neznamená, že to bez profesionálnej prípravy automaticky zvládne každý líder alebo CEO. Práca s firemnou kultúrou má svoje pravidlá a postupy, do ktorých treba zohľadniť špecifiká firmy, jej históriu, charakter a zvyky jej kľúčových zamestnancov alebo spoločníkov.
Ak si firemné hodnoty predsa len chcete vyskúšať nastaviť sami, detailný návod ako postupovať pri výbere firemných hodnôt nájdete v mojom článku: Firemné hodnoty - ako ich zadefinovať tak, aby ich ľudia pri rozhodovaní v práci používali. Ak však konzultujete svoju marketingovú stratégiu, účtovníctvo a dane s profesionálmi, lebo veríte tomu, že svoj čas a energiu máte venovať tomu, v čom ste skutočne dobrý, popremýšľajte, či si radšej nenajať človeka, ktorý to nerobí prvýkrát a urýchli celý proces. A prevedie vás a vašich ľudí bezpečne celým procesom.
Práca s konzultantom môže byť jednorazová alebo sa môžete dohodnúť na dlhodobej spolupráci. V oboch prípadoch vám konzultant pomôže nastaviť firemné hodnoty a ukáže spôsoby, ako používať firemné hodnoty pri robení rozhodnutí vo firme. Pri dlhodobej spolupráci vám počas interných workshopov so zamestnancami pomáha upevňovať zmysel hodnôt vo firme a dôsledky ich (ne)rešpektovania.
Pri takýchto cvičeniach vyplávajú na povrch rôzne zložité situácie alebo dlhodobo prehliadané konflikty vo firme. Preto je dôležité, aby takúto debatu plnú emócií moderoval človek, ktorý to dokáže zvládnuť a je v roli nestranného pozorovateľa. Tak si nikto, koho sa konflikt týka, nemôže myslieť, že konzultant nadržiava jednej alebo druhej strane.
Postup analýzy firemnej kultúry s konzultantom
Na prácu s firemnou kultúrou existuje niekoľko metód, ktoré dokážu firemnú kultúru odmerať, zhodnotiť jej stav a vývoj. Ja pracujem s Barrettovou metódou a postup, ktorý vám predstavím vychádza z tejto metódy. Štandardná spolupráca s mojimi klientami prebieha zvyčajne v týchto siedmich krokoch:
- Úvodný rozhovor so šéfom (CEO);
- Dotazník osobných a firemných hodnôt;
- Prvá analýza výsledkov konzultantom;
- Druhý rozhovor so šéfom (CEO);
- Druhá analýza výsledkov konzultantom;
- Príprava workshopu;
- Workshop so zamestnancami.
Úvodný rozhovor so CEO / šéfom tímu
Na tomto stretnutí vysvetlím priebeh celého procesu a ako vyzerá finálny výstup. Klient je oboznámený s metódou, s ktorou budeme pracovať, s časovým harmonogramom, skúsenosťami iných klientov a rovnako aj s možnými rizikami. Pre konzultanta je na prvom stretnutí najdôležitejšie overiť si, ako veľmi je klient otvorený zmenám, a to najmä u seba. Pretože ak nie sú na zmenu pripravení ľudia vo vedení firmy, ako môžeme očakávať zmenu v správaní bežných zamestnancov?
Dotazník osobných a firemných hodnôt
Všetci zamestnanci dostanú link na Barrettov online dotazník s tromi otázkami. Pri všetkých odpovediach si vyberajú slová a slovné spojenia zo zoznamu pred sebou. Prvá otázka je zameraná na zamestnanca a jeho osobné hodnoty. Nachádzajú sa tu hodnoty ako rodina, férovosť, kreativita, neustále učenie sa, humor alebo etika. V druhej otázke vyberajú ľudia hodnoty a pozorované správanie vo firme. Môžu si vybrať zo zoznamu, ktorý obsahuje hodnoty ako zákaznícka spokojnosť, tímová spolupráca, orientácia na výsledky ale i byrokracia, prehnaná kontrola, alebo zmätok. A v tretej otázke dostanú zamestnanci možnosť vybrať hodnoty, ktoré by pomohli firme alebo ich oddeleniu naplniť svoj maximálny potenciál. Dotazník je anonymný a aj preto sa väčšina zamestnancov nebojí prejaviť ich skutočný názor.
Prvá analýza výsledkov konzultantom
V tomto bode začína skutočná práca konzultanta. Výsledný report firemnej kultúry obsahuje rôzne grafy a pohľady na situáciu vo firme. Prvý dojem z výsledkov môže byť skreslený. Preto si na základe mojich skúseností modelujem rôzne situácie vo firme, ku ktorým ma nabádajú výsledky dotazníka. Niekedy sa radím s kolegami zo zahraničia, ktorí tiež pracujú s Barrettovou metódou. Originálne grafy a vizualizácie spolu so svojimi interpretáciami, úvahami a otázkami zapracujem do prvej prezentácie a idem s ňou pred klienta.
Druhý rozhovor so CEO / šéfom tímu
Na prvej prezentácii výsledkov sa zväčša zúčastňuje už viac členov užšieho vedenia. Ak má firma personalistu, zúčastňuje sa aj on alebo ona. Na tomto stretnutí odprezentujem výsledky a možné interpretácie, a konfrontujem ich s názormi ľudí, ktorí vo firme pracujú. V tomto čase je najdôležitejšie pre klienta potvrdiť si s konzultantom, ktoré veci vo firme fungujú, a testovanie na to poukázalo, a kde vznikajú vo firme problémy. Priznať si chyby a vyzdvihnúť na čom možno vo firme ďalej stavať.
Analýza nám v prípade problémov ukáže aj na to, aký akútny tento problém je. Dotazník je anonymný, ale ak si napríklad 15 zamestnancov z 20-tich vyberie ako jednu zo súčasných hodnôt „zmätok“ alebo „prehnanú kontrolu“, klient sa dozvie, že tento problém trápi 75 % ľudí z jeho firmy a treba ho prioritne riešiť. Na tomto stretnutí sa v závere dohodneme, ako sa bude postupovať pri prezentácii výsledkov zamestnancom. Väčšina klientov má záujem aj o workshop, ktorý pomôže (aspoň) vybraným zamestnancom hlbšie pochopiť prácu s firemnou kultúrou a jej praktické využitie pri každodennej práci.
Druhá analýza výsledkov konzultantom
Predchádzajúci rozhovor potvrdil, čo z výsledkov testovania a mojej analýzy je pre firmu najviac relevantné a čo naopak menej. Prezentáciu upravím o závery z diskusie s užším vedením a odovzdám klientovi jej finálnu verziu spolu s odporúčaniami pre klienta.
Príprava workshopu
Na prehĺbenie pochopenia práce s hodnotami a ich vplyvu na chod firmy si dohodneme s klientom podľa počtu zamestnancov jeden alebo viacero workshopov. Každá firma je v inej situácii a tomu prispôsobím aj obsah. Nad niektorými otázkami je lepšie zamyslieť sa počas workshopu individuálne, iné témy diskutujeme vo dvojici, alebo pred celou skupinou. Vo firme môžu prebiehať paralelne aj iné školenia, preto je dôležité zladiť všetky rozvojové a vzdelávacie iniciatívy.
Workshop so zamestnancami
Workshop, na ktorom sa preberajú firemné hodnoty zvyčajne trvá štyri až šesť hodín. V úvode odprezentujem skupine zamestnancov výsledky z testovania, po ktorých nasleduje intenzívna diskusia. Úlohou konzultanta nie je len rozoberať problémové správanie vo firme. Mal by aj vyzdvihovať príležitosti, ktoré vo firme korigovaním problémov nastanú a oceniť správanie, ktoré podporuje napríklad zdravé vzťahy na pracovisku alebo osobnú zodpovednosť za výsledky. Na tomto treba aj naďalej vo firme stavať.
Keď skupina pomenuje to, v čom vidí vo firme problém, väčšine ľudí odľahne. Začnú mať pocit, že v tom nie sú sami a už na tomto workshope sa diskutujú možnosti riešenia týchto problémov. Ak v miestnosti sedí aj šéf, preberá hlavnú zodpovednosť za to, že sa na problémy nezabudne ani v budúcnosti. Výsledkom takéhoto sedenia je interný akčný plán, kde si dohodneme priority, termíny a osoby, ktoré budú za jednotlivé okruhy tém vo firme zodpovedať.
Organizácie sa nemenia, ľudia áno
Testovaním firemnej kultúry a zadefinovaním jej želaného vývoja vytýčite cestu, po ktorej by mali kráčať všetci zamestnanci. Niektorí sa s ňou stotožnia skôr, pre iných to môže byť zložitejšie. Tu si ale treba uvedomiť, že ciele môžete dosiahnuť iba ako tím. Ak sú v tomto tíme ľudia, ktorí nevládzu držať s väčšinou krok, alebo dokonca skupinu brzdia, možno sa budete musieť s nimi rozlúčiť.
Väčšina ľudí sa ale dokáže prispôsobiť. Potrebujú dostať detailne vysvetlené, prečo sa firma rozhodla niečo robiť inak a aká je ich individuálna úloha v celom procese. Ak sú za svoj výkon a zmenu správania častejšie pochválený, zmeny vo firme sa dejú rýchlejšie. V začiatkoch nastavovania novej firemnej kultúry sú jej hlavnými predstaviteľmi najmä vedenie spoločnosti a vyšší manažment.
Ak sa vo firme upevňuje pocit „sme v tom všetci spolu“, zamestnanci sa začínajú podporovať navzájom a stávajú sa kľúčovými hráčmi pri presadzovaní želanej firemnej kultúry.
