Praktický návod, vďaka ktorému si zadefinujte firemné hodnoty, ktoré nebudú len frázami ale užitočným pomocníkom uľahčujúcim firemné rozhodnutia.
O tom, čo firemné hodnoty znamenajú, a ako ovplyvňujú vaše firemné výsledky si prečítate v článku Firemné hodnoty pomáhajú robiť rýchlejšie rozhodnutia a zvyšujú zisk.
V tomto texte sa dozviete návod, ako postupovať, ak sa rozhodnete definovať si firemné hodnoty. Obsahuje postup, cvičenia aj rôzne otázky, nad ktorými sa oplatí zamyslieť ak chcete zlepšiť svoj zákaznícky servis, internú komunikáciu, alebo zvýšiť efektivitu práce či znížiť fluktuáciu zamestnancov.
Tento návod pomôže lídrom alebo majiteľom firiem, ktorí zamestnávajú tri a viac zamestnancov. Ak ste vo firme sám alebo len dvaja, zamerajte vašu pozornosť v návode najmä na časť okolo osobných hodnôt.
Šesť krokov, ktoré vám pomôžu pri práci s firemnými hodnotami
Firemné hodnoty nestačí spísať do brožúrky a oboznámiť s ňou každého nového zamestnanca. Pri takomto prístupe sa veľmi rýchlo zaradíte do skupiny skeptikov, ktorí sa sťažujú, že firemné hodnoty neplnia svoj účel. Poďme sa spolu pozrieť na to, ako to urobiť tak, aby firemné hodnoty ľudia pri práci používali a na základe nich robili lepšie rozhodnutia. Pri definovaní firemných hodnôt a ich uvádzaní do praxe môžete prejsť cez nasledujúcich šesť krokov:
- Urobte si jasno v osobných hodnotách.
- Pozorujte niekoľko dní ľudí a situácie vo firme.
- Urobte si zoznam potenciálnych firemných hodnôt.
- Otestujte vybrané firemné hodnoty v praxi.
- Zadefinujte ku každej hodnote ideálny model správania sa.
- Odkomunikujte osobne firemné hodnoty a čo znamenajú.
Urobte si jasno v osobných hodnotách
Či ste majiteľom firmy alebo šéfujete oddeleniu v korporácii, musíte si uvedomiť, že práve vy by ste mali byť hlavným nositeľom a najväčším fanúšikom firemných hodnôt. Ostatní ľudia vo firme iba nasledujú vaše správanie. Na to, aby ste dokázali reprezentovať firemné hodnoty, potrebujete najskôr zistiť, ako veľmi s nimi ladíte vy osobne. Ktorá firemná hodnota sa vám rešpektuje ľahšie, a s ktorou pri zavedení do praxe môžete mať problém. Niektorá hodnota vám môže byť bližšia, iná viac vzdialená.
Napríklad „zodpovednosť“. Ak bude súčasťou vašich firemných hodnôt zodpovednosť, očakávate, že všetci zamestnanci budú zodpovedne pristupovať ku svojim úlohám, a tým šetriť čas a peniaze firmy. Predstavte si ale samého seba, ako chodíte na porady raz nepripravený a inokedy neskoro. Nemáte dobre zorganizovaný čas a na emaily svojich zamestnancov odpovedáte s výrazným oneskorením. Vaše správanie nekorešponduje s jednou (a možno viacerými) firemnými hodnotami, ktoré sám od druhých chcete vyžadovať.
Cvičenie: Napíšte si zoznam desiatich osobných
hodnôt, ktoré sú pre vás dôležité. Rôzne zoznamy hodnôt a inšpiráciu
nájdete na internete. Keď tento zoznam dokončíte, vyberte si tri hodnoty, ktoré
majú pre vás najväčšiu váhu. A nakoniec z týchto troch hodnôt vyberte
jednu, ktorá je pre vás úplne najdôležitejšia. Opýtajte sa samých seba, kedy
ste naposledy túto hodnotu pocítili vo svojom živote? Čo môžete urobiť preto,
aby ste svoje tri najdôležitejšie hodnoty vnášali do svojho života ešte
častejšie?
Pozorujte niekoľko dní ľudí a situácie vo firme
Predtým, ako si spíšete zoznam potencionálnych firemných hodnôt, pozorujte dôkladne svet okolo seba. Ako to u vás vyzerá, keď sa niečo podarí? Keď ide práca ľuďom od ruky. Čo sa deje, keď niečo nevyjde podľa predstáv? Akým tónom, ako často, akým spôsobom si ľudia vo firme odovzdávajú dôležité informácie?
Navštívte alebo zavolajte svojim zákazníkom. Opýtajte sa ich, ako boli spokojní s vaším produktom alebo službou, ktorú si kúpili. Čo by sa muselo stať, aby kontakt s vašou firmou bol pre nich ešte príjemnejší? Prečo nakúpili u vás a nie u konkurencie?
Opýtajte sa svojich spolupracovníkov, prečo pracujú pre vás a nie inde. Zvažovali v minulosti prácu v inej firme? Čo sa im na tej druhej firme najviac páčilo? Čo ich naopak odradilo, a rozhodli sa ostať nakoniec u vás?
Cvičenie: Pozorujte intenzívne dianie vo firme 7 – 14 dní a v jednotlivých situáciách, ktoré nastanú, si píšte poznámky. Veľa sa pýtajte. Zapisujte si slová a vety presne tak, ako vám ich povedia ľudia. Neskôr, keď ku hodnotám budete definovať čo znamenajú, budú sa vám tieto autentické slová hodiť.
Urobte si zoznam potenciálnych firemných hodnôt
Zoberte si teraz zoznam vašich troch osobných hodnôt a poznámky z predchádzajúceho cvičenia. A tieto prediskutujte aspoň v užšom kruhu spolupracovníkov, alebo s niekým, kto vašu firmu veľmi dobre pozná. Prečo sa ľudia chovali, ako sa chovali? Čo stojí za vaším firemným úspechom? Ktoré veci sa vám doteraz vo firme nepodarili rozbehnúť a prečo? Diskusia je dôležitá, aby ste mali aj druhý pohľad na vec. Pozbierajte poslednú spätnú väzbu od spolupracovníkov a potom pristúpte k definícii hodnôt.
Firemné hodnoty sa môžu líšiť od osobných, ale
v hlbokom jadre majú podobné významy. Aj za firmou stoja iba ľudia. Keď pracujem s podnikateľmi
a hovoríme o ich osobných hodnotách, často si vyberú osobnú hodnotu
„finančná stabilita“. Keď si volia korešpondujúcu firemnú hodnotu, zvolia si
„ziskovosť“. Tak ako je finančná stabilita dôležitá pre vnútornú pohodu
a prežitie človeka, tak je ziskovosť nevyhnutná pre prežitie firmy.
Niektoré firmy si myslia, že to nie je dobré PR, ak si zvolíte „ziskovosť“ ako jednu zo svojich kľúčových hodnôt a verejne to komunikujete, napríklad na svojich web stránkach. Ak nechcete všetky vaše firemné hodnoty zverejniť, môžete hodnoty doplniť ešte o interné zásady alebo princípy, ktorými sa firma a jej zamestnanci taktiež budú riadiť.
Inšpirujte sa firmami, ktoré sú vám sympatické.
Cvičenie: Napíšte si zoznam všetkých firemných hodnôt, ktoré sú pre vás dôležité. Postupným vyškrtávaním sa skúste dostať na štyri až osem hodnôt, ktoré považujete za absolútne kľúčové pre fungovanie firmy, zdravé financie, zákaznícku spokojnosť a zamestnaneckú motiváciu.
Otestujte vybrané firemné hodnoty v praxi
Pred sebou máte zoznam potenciálnych firemných hodnôt. Vyskúšajte si počas nasledujúcich dní podľa tohto zoznamu firemných hodnôt aj konať. Nemusíte testovať všetky hodnoty naraz. Zoberte si jednu či dve hodnoty a podriaďte im každé (áno, každé) svoje rozhodnutie, ktoré počas testovacieho obdobia urobíte. Ide to ľahko alebo ťažšie? Ako takéto rozhodnutie v súlade s hodnotami vnímajú vaši kolegovia? Vaši zákazníci? Vidíte nejakú zmenu v ich správaní?
Predstavte si, že si vyberiete firemnú hodnotu „zdravie“, pretože veríte, že pre firmu je prospešné zdravé pracovné prostredie a zdraví zamestnanci. V testovacom týždni máte na zozname úloh objednať novú klimatizáciu do kancelárií. Bez definovaných firemných hodnôt, by ste možno hľadal v ponuke klimatizácií najlepší pomer ceny a výkonu. Vrátane nákladov na servis. Ak je však na vašom zozname zdravie, ako jedna z hodnôt, ktorú chcete rešpektovať pri všetkých vašich rozhodnutiach vo firme, pri výbere klimatizácie by ste nemali pozerať len na cenu, ale predovšetkým zdravotné účinky klimatizácie. Zdraví zamestnanci sú výkonnejší a majú menej absencií v práci.
Cvičenie: Počas testovacieho obdobia si píšte poznámky. Konkrétne situácie, ako ste ich riešili, reakcie zamestnancov, zákazníkov, alebo vašich obchodných partnerov. Tieto poznámky budete potrebovať pre ďalší krok.
Zadefinujte ku každej firemnej hodnote ideálny model správania sa
Definícia hodnôt nie je kompletná, pokiaľ nezadefinujete aj správanie, ktoré danej hodnote prináleží. Alebo ktoré je s ňou v rozpore. Aj tu platí, že krása je v jednoduchosti. Používajte radšej jednoduché a konkrétne slová, ako vzletné frázy. Upresnite, ktoré správanie vo firme budete akceptovať, a ktoré nie.
Jednou z troch firemných hodnôt kníhkupectva Martinus je „človečina“. Martinus túto hodnotu vo svojom manuály pre nových zamestnancov vysvetľuje nasledovne: „Každý z nás je jedinečný, ale spolu sme jeden veľký tím. Vieme, že bez úprimnej komunikácie to fungovať nebude. Rešpektujeme sa navzájom, pretože každý z nás je v niečom výnimočný a môže inšpirovať k veľkým veciam. Vieme, čo znamená byť profesionál, ale aj že korenie je humorom života :-). Keď sa pomýlime, priznáme to. Keď vidíme problém, hľadáme spôsob, ako ho vyriešiť. Keď niekomu môžeme pomôcť, urobíme to, pretože vieme, že náš úspech je spoločný. Sme hrdí na to, kto sme a čo robíme.“
Cvičenie: Teraz si zoberte vami vybrané hodnoty
a ku každej z nich napíšte, ako by sa ľudia vo firme pri rešpektovaní
tejto hodnoty mali správať. Čo sa smie a čo nie. Svojim opisom môžete
poukázať práve na tú časť firmy, kde by sa konkrétna hodnota mala presadzovať najaktívnejšie.
Firemné hodnoty a čo znamenajú odkomunikujte osobne
V tomto bode by ste mali mať už hotový zoznam firemných hodnôt spolu so správaním, ktoré za každou z nich stojí. Takže ostáva už len firemné hodnoty odkomunikovať spolupracovníkom.
Podporte komunikáciu firemných hodnôt rôznymi internými či externými podujatiami. Nemusíte to byť len na pracovnej porade. Ak chodíte pravidelne na teambuildingy, hodnoty môžete odprezentovať aj tam. V každom prípade buďte originálny, čo najviac autentický a urobte všetko pre to všetko, aby ste o hodnotách a ich dôležitosti komunikovali s čo najviac zamestnancami osobne.
Nepodceňte vizuálnu stránku komunikácie firemných hodnôt. Mnoho firiem má svoje hodnoty prezentované nielen na web stránkach, ale aj v kanceláriách, v zasadačkách, alebo na recepcii, kde sa prijímajú návštevy.
S firemnými hodnotami môže pomôcť aj konzultant
Definícia firemných hodnôt a správania sa podľa nich je len prvým krokom pri práci s firemnou kultúrou. S rastom firmy rastie aj komplexnosť problémov vo firme. Pod rastom myslím nielen rast počtu zamestnancov, ale aj rast tržieb alebo počtu zákazníkov. Ak firemnú kultúru pre nedostatok času alebo z iných dôvodov neviete dostať na zoznam svojich priorít, môžete si najať konzultanta, ktorý vám pomôže nielen s firemnými hodnotami ale aj s firemnou kultúrou.
Dnes už aj Slovensku existuje niekoľko ľudí, ktorí sa na túto tému špecializujú. Takže vám prinesú praktické príklady a osobné skúsenosti zo zavádzania firemnej kultúry v desiatkach iných firiem. Najväčším problémom je, že pre väčšinu firiem sa práca s hodnotami končí v momente ich odkomunikovaním na zamestnancov firmy. A potom sa manažéri alebo majitelia firiem zaseknú, lebo nevedia, čo ďalej.
Pri analýze firemnej kultúry používajú konzultanti rôzne modely, ktoré firemnú kultúru, jej aktuálny stav aj vývoj dokážu merať. Ja pracujem s barrettovým modelom, ktorý pomôže manažmentu pochopiť, v akom štádiu rozvoja firemnej kultúry sa firma nachádza, a čo treba urobiť preto, aby sa firma a jej ľudia rozvíjali ďalej. Tak isto model poukáže na slabé miesta a problémy, ktoré treba vo firme riešiť. Inak prehliadané problémy prerastú cez hlavu a ich riešenie bude drahšie.
Problematika firemnej kultúry už dávno nie je len predmetom diskusie u veľkých firiem. Ak si chcete znížiť alebo udržať fluktuáciu vo firme, ak si želáte, aby vaši ľudia efektívne narábali s firemnými zdrojmi a ak snívate o tom, aby zákazníci o vás hovorili ako o firme, čo má „super zákaznícky servis“ – je to už aj vaša téma.
