Účtovanie pokladničných dokladov (bločkov)

Ako zaúčtovať príjmy či nákupy v hotovosti v jednoduchom i podvojnom účtovníctve? Ako sú hotovostné platby obmedzené, aj ako na účtovanie zaokrúhľovania, nájdete v článku.

Podnikateľom počas roka vznikajú rôzne výdavky v súvislosti s nákupom tovaru, materiálu, réžie, miezd, pohonných hmôt, atď., ktoré môžu uhrádzať v hotovosti z prostriedkov pokladnice. Okrem výdavkov môžu podnikatelia dosiahnuť aj príjmy v hotovosti.

Pokladničný doklad je druh účtovného dokladu, ktorý slúži na zaznamenanie účtovného prípadu v pokladnici, t. j. je dokladom o zaplatení tovaru, materiálu, kancelárskych potrieb, atď. v hotovosti. Pokladničný doklad môže byť príjmový (týka sa prijatia hotovosti do pokladnice napr. z dôvodu jej dotácie výberom hotovosti z bankového účtu spoločnosti a jej následným vložením do pokladnice) alebo výdavkový (súvisí s úbytkom hotovosti v pokladnici napr. z dôvodu úhrady preddavku zamestnancovi, nákupu čistiacich prostriedkov do prevádzky, a pod.).

Podnikatelia predávajúci tovar a vybrané služby spravidla v hotovosti majú povinnosť evidovať tržby prostredníctvom systému eKasa, na základe ktorých sa v účtovníctve podnikateľa zaúčtuje príjmový pokladničný doklad. Pokladničný doklad vydaný registračnou pokladnicou iného podnikateľa je podkladom pre zaúčtovanie príjmového pokladničného dokladu (napr. vrátenie peňazí pri reklamácii v hotovosti), resp. výdavkového pokladničného dokladu (napr. poštovné v hotovosti).

Aké náležitosti musí obsahovať doklad z eKasy sa dozviete v článku Čo musí obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy?

Náš tip: Účtovanie bločkov môže byť s aplikáciou Elektronické doklady od spoločnosti KROS oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako doteraz. Po naskenovaní QR kódu, ktorý je jednou z náležitostí bločku, sa údaje načítajú do účtovného softvéru OMEGA a dokonca je možné si ich aj hromadne zaúčtovať. Účtovník sa tak vyhne ich manuálnemu prepisovaniu.

Účtovanie pokladničných dokladov (bločkov) v podvojnom účtovníctve

Stav a pohyb peňazí v hotovosti (ale aj šekov prijatých namiesto hotových peňazí a poukážok na zúčtovanie) sa účtuje na účte 211 – Pokladnica. Účtovné zápisy na účte 211 sú dokladované jednotlivými výdavkovými a príjmovými pokladničnými dokladmi. Ak účtovná jednotka používa viac pokladníc, môže sledovať v účtovníctve pokladnice oddelene na analytických účtoch (napr. 211.100 – Pokladnica prevádzka Trnava, 211.200 – Pokladnica prevádzka Trenčín, atď.).

V tabuľke uvádzame prehľad častých účtovných prípadov, ktoré vznikajú účtovnej jednotke (neplatiteľovi DPH), účtujúcej v sústave podvojného účtovníctva (upozorňujeme, že v niektorých prípadoch je potrebné mať konkrétny spôsob účtovania upravený v internej smernici):

Ak je podnikateľ platiteľom DPH, do predkontácie vchádza aj účet 343 – Daň z pridanej hodnoty v hodnote, v akej je DPH uvedená na bločku s ohľadom na posúdenie nároku na odpočet DPH v súlade so zákonom o DPH.

Príklad na zaúčtovanie pohonných hmôt u podnikateľa – platiteľa DPH, ktorý nevedie knihu jázd 

ABC, s. r. o. sa rozhodla neviesť knihu jázd, preto kráti výdavky na pohonné hmoty v pomere 80 % (daňový výdavok) ku 20 % (nedaňový výdavok). Vzhľadom na to, že auto s EČV TT111XX a používa len na podnikateľské účely, pohonné hmoty nakúpené v hotovosti v celkovej sume 60,00 eur s DPH sa zaúčtujú nasledovne:

Účtovanie pokladničných dokladov (bločkov) v jednoduchom účtovníctve

Účtovné prípady realizované v hotovosti sa v sústave jednoduchého účtovníctva zobrazia v rámci pomocnej knihy pokladničná kniha a súčasne v základnej účtovnej knihe peňažný denník. Pokladničnú knihu zväčša vedú tie účtovné jednotky, ktoré majú väčší počet pokladníc (aj v cudzích menách). Ak má účtovná jednotka len jednu pokladnicu, na účtovanie postačuje len peňažný denník. Peňažný denník obsahuje okrem iného prehľad peňažných prostriedkov v hotovosti v členení na príjmy a výdavky. O pohybe peňazí v hotovosti sa účtuje na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov.

V nasledujúcej tabuľke uvádzame najčastejšie účtovné prípady, ktoré vznikajú účtovnej jednotke neplatiteľovi i platiteľovi DPH účtujúcej v sústave jednoduchého účtovníctva:

U platiteľa DPH, resp. u inej osoby registrovanej pre DPH sa DPH eviduje v pomocnej knihe - kniha DPH.

Inventarizačný rozdiel v pokladnici v podvojnom a v jednoduchom účtovníctve

So zamestnancom, ktorý pracuje s hotovosťou, môže účtovná jednotka uzatvoriť písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti za zverené hotovosti (§ 182 Zákonníka práce). V prípade zisteného schodku, t. j. ak sa fyzickou inventúrou a následnou inventarizáciou zistí, že skutočný stav hotovostných prostriedkov je nižší ako účtovný zostatok na účte 211, sa tento inventarizačný rozdiel predpíše k úhrade konkrétnemu zamestnancovi na základe výdavkového pokladničného dokladu ako pohľadávka voči zamestnancovi na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom 211 – Pokladnica. Ak sa inventarizáciou zistí prebytok, t. j. ak sa fyzickou inventúrou a následnou inventarizáciou preukáže, že skutočný stav hotovostných prostriedkov je vyšší ako účtovný zostatok na účte 211, na základe príjmového pokladničného dokladu sa tento inventarizačný prebytok zaúčtuje v prospech účtu 668 – Ostatné finančné výnosy so súvzťažným zápisom na ťarchu účtu 221 - Pokladnica.

V sústave jednoduchého účtovníctva sa schodok zaúčtuje v pokladničnej knihe ako zníženie peňažnej hotovosti a v knihe pohľadávok ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe. Inkaso od hmotne zodpovednej osoby sa zaúčtuje ako príjem neovplyvňujúci základ dane. Prebytok sa v pokladničnej knihe zaúčtuje ako zvýšenie peňažnej hotovosti a v peňažnom denníku v rámci uzávierkových operácií ako príjem ovplyvňujúci základ dane (t. j. príjem zahrnovaný do základu dane z príjmov).

Obmedzenie výšky hotovostných platieb

Zákon o obmedzení platieb v hotovosti obmedzuje maximálnu hodnotu odovzdaných a prijatých bankoviek a mincí v mene euro alebo v inej mene medzi fyzickými osobami – nepodnikateľmi i medzi podnikateľmi (fyzickými i právnickými osobami). Ak je odovzdávajúcim alebo preberajúcim platby podnikateľ (fyzická alebo právnická osoba) alebo iná samostatne zárobkovo činná osoba, platba v hotovosti nesmie presiahnuť 5 000 eur. Uvedené sa týka platieb za predaj tovaru, služieb, pôžičky, plnenie záväzkov, atď. Zo zákona o obmedzení platieb v hotovosti vyplýva, že ak celková hodnota jedného právneho vzťahu prevyšuje hodnotu 5 000 eur, žiadna platba (ani čiastková v nižšej sume) nesmie byť odovzdaná alebo prijatá v hotovosti. Tento zákon však definuje výnimky, v ktorých je možné vykonať hotovostnú platbu presahujúcu výšku 5 000 eur (napr. pri poskytovaní poštových služieb).

Príklad na limit hotovostnej platby medzi podnikateľmi (podľa zákona o obmedzení platieb v hotovosti)

Dodávateľ vystavil faktúru odberateľovi za predaj materiálu v celkovej hodnote 5 400 eur. Dohodli sa na dvoch čiastkových platbách vo výške 2 000 eur a 3 400 eur. Napriek tomu, že ani jedna z čiastkových platieb neprevyšuje zákonom vymedzenú hranicu pre prijatie, resp. odovzdanie hotovosti vo výške 5 000 eur, dodávateľ nemôže využiť hotovostný spôsob úhrady záväzku, pretože hodnota právneho vzťahu v sume 5 400 eur je vyššia ako povolený limit pre hotovostné platby.

V súvislosti s hotovostnými platbami je potrebné brať do úvahy aj § 74 ods. 3 zákona o DPH, ktorý stanovuje maximálnu hodnotu zjednodušenej faktúry uhradenej v hotovosti. Za zjednodušenú faktúru totiž môžeme považovať aj bloček z registračnej pokladnice (napr. za nákup tovaru od iného podnikateľa), ak cena tovaru alebo služby vrátane dane uhradená v hotovosti nie je viac ako 1 000 eur alebo uhradená inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť nie je viac ako 1 600 eur. V prípade, ak by podnikateľ - platiteľ DPH disponoval bločkom vo vyššej hodnote, z hľadiska zákona o DPH nie je možné tento doklad považovať za daňový doklad preukazujúci nárok na odpočet DPH. Z hľadiska zákona o dani z príjmov by neodpočítaná DPH mohla byť daňovým výdavkom za predpokladu, že DPH sa viaže k výdavku, ktorý je daňovo uznaný.

Príklad na uplatnenie nároku na odpočet DPH zo zjednodušenej faktúry (bločku)

ABC, s. r. o. (platiteľ DPH) kúpila od živnostníka (platiteľ DPH) materiál v hotovosti v hodnote 1 500 eur vrátane DPH. Živnostník vystavil doklad v eKase. Z hľadiska zákona o obmedzení platieb v hotovosti uvedená platba nepresiahla maximálny limit hotovostnej platby vo výške 5 000 eur. Vzhľadom na cenu fakturovaného tovaru však nie je možné doklad z eKasy považovať za zjednodušenú faktúru podľa zákona o DPH, a ABC, s.r.o. nemá nárok na odpočet DPH vo výške 250 eur. Rovnako ako základ dane v sume 1 250 eur zaúčtuje ABC, s. r. o. aj hodnotu DPH v sume 250 eur na účet 501 – Spotreba materiálu, resp. 111 – Obstaranie materiálu, ak účtuje zásoby spôsobom A.

Zaokrúhľovanie cien tovarov a služieb v hotovosti od 1.7.2022

Zákonom o cenách sa od 1.7.2022 z dôvodu obmedzenia používania 1-centových a 2-centových mincí zavádza zaokrúhľovanie cien tovarov a služieb. Finančné riaditeľstvo SR v spolupráci s Ministerstvom Financií SR vydalo informáciu k účtovaniu rozdielov vzniknutých z dôvodu zaokrúhľovania ceny platenej v hotovosti (informácia č. 13/DZPaU/2022/I). Údaj o zaokrúhlení ceny je jedným z povinných náležitostí pokladničného dokladu. Podľa zákona o cenách sa bude zaokrúhľovať až výsledná cena platená v hotovosti (nie jednotlivé položky uvedené na pokladničnom doklade). Rozdiely vzniknuté z dôvodu zaokrúhľovania sa účtujú nasledovne:

• v sústave podvojného účtovníctva do nákladov na účte 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť alebo do výnosov na účte 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti,
• v sústave jednoduchého účtovníctva ako výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v členení na ostatné výdavky alebo ako príjem zahrnovaný do základu dane z príjmov v členení na ostatné príjmy.

Upozornenie: Pri prijatí čiastkových platieb v hotovosti sa zaokrúhľuje každá čiastková platba, t. j. ak sa faktúra v celkovej výške 12,37 eura má zaplatiť dvomi platbami, pričom prvá z nich je vo výške 2,37 eura, táto sa zaokrúhli na 2,35 eura a k úhrade zostane zvyšných 10 eur. Zaokrúhlenie v sume 0,02 eura sa u dodávateľa účtujúce v sústave podvojného účtovníctva zaúčtuje ako náklad na účte 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť, u odberateľa ako výnos na účet 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti. V jednoduchom účtovníctve dodávateľ účtuje v sume 0,02 eura o výdavku vynaloženom na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov – ostatný výdavok, odberateľ o príjmoch zahrnovaných do základu dane z príjmov – ostatné príjmy.

Ako postupovať v účtovníctve pri zaokrúhľovaní nájdete v článku Účtovanie rozdielov zo zaokrúhľovania ceny platenej v hotovosti.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.