Na čo si dať pozor pri výbere nového alebo pri výmene mzdového softvéru? Aké ďalšie kritériá okrem ceny zvažovať a prečo je potrebné myslieť aj na elektronizáciu?
Na trhu je dostupných viacero programov na spracovanie personálnej a mzdovej agendy zamestnancov. V tomto článku vám poradíme, aké kritériá je vhodné zvažovať pri výbere toho správneho mzdového softvéru.
Správnosť výpočtov a zapracovanie aktuálnej legislatívy
Prvú dôležitú vlastnosť, ktorú by mal mať dobrý mzdový softvér, je správnosť výpočtov. Výpočet miezd, náhrad miezd za dovolenku či pri PN-ke, odvodov či príplatkov, nemusí byť vždy jednoduché. Najmä v prípade, ak sa veličiny pre správne výpočty neustále menia. Ak má softvér včas a správne zapracované legislatívne zmeny, môžete sa naň spoľahnúť a ušetriť si tak nepríjemnosti s úradmi, prípadne so samotnými zamestnancami. Lucia Pohanková z účtovnej spoločnosti DUOFin radí, že pri výbere mzdového softvéru je vhodné sa pozrieť aj na to, ako dlho v danom odbore tvorca softvéru pôsobí. „Ten totiž musí mať okrem programátorov k dispozícii aj tím odborníkov, vďaka čomu dokáže pružne a včas reagovať na legislatívne zmeny, ktorých je každý rok veľké množstvo. Nesprávne zaúčtovanú faktúru dokážete opraviť pomerne jednoducho, nesprávne vypočítanú mzdu musíte vysvetľovať konateľovi, zamestnancovi, čakajú vás opravy výkazov v poisťovniach a na daňovom úrade,“ dodáva. Hroziť môžu aj pokuty či platby úrokov z omeškania.
Práve nedostatočná reakcia softvéru na rýchlo schvaľované legislatívne zmeny, resp. pomalé a nepresné zapracovanie aktuálnej legislatívy je podľa Lívie Záthureckej zo spoločnosti KROS najčastejším impulzom na zmenu mzdového softvéru. Ďalšími dôvodmi bývajú chýbajúce funkcie či nízka automatizácia procesov. Používatelia oceňujú na mzdových softvéroch predovšetkým aktuálnosť a možnosť zrýchlenia práce.
Náš tip: So správnym výpočtom miezd a plnením ďalších povinností vám pomôže Olymp – mzdový softvér vhodný pre všetkých mzdárov, personalistov, manažérov a účtovné firmy. Počítajte výplaty v programe, ktorý za vás sleduje novinky v zákonoch a vyplní viac ako 200 mzdových dokumentov. Ušetríte tak čas a eliminujete chyby.
Výkazy a dokumenty pre úrady aj zamestnancov
Zamestnávatelia majú veľké množstvo povinností, ktoré sú častokrát spojené s vypĺňaním rôznych výkazov, hlásení a iných dokumentov nielen pre Sociálnu poisťovňu, zdravotné poisťovne, daňový úrad, úrad práce či štatistický úrad, ale aj vo vzťahu k samotnému zamestnancovi. Napríklad už pri nástupe do zamestnania, pri vydávaní výplatných pások, zápočtových listov a pod. „Navyše, vzory mnohých tlačív, napríklad daňových, sa menia takmer každoročne a je náročné všetky zmeny v tlačivách sledovať,“ upozorňuje Veronika Solíková, daňová poradkyňa zo spoločnosti Účtovná jednotka. Dobrý mzdový softvér aktuálne tlačové výstupy obsahuje a umožňuje ich vyplniť, resp. ich dokáže vygenerovať, vytlačiť, exportovať v elektronickej podobe, prípadne prispôsobiť ich potrebám firmy. Ak potrebné dokumenty obsahuje priamo softvér, mzdový účtovník tak nemusí pripravovať tlačivá manuálne či v iných aplikáciách, čím sa šetrí nielen čas, ale znižuje sa aj chybovosť.
Zákaznícka podpora
Aj najlepším mzdárom sa občas stane, že sa potrebujú poradiť. Pri výbere softvéru je vhodné sa pozrieť aj na oblasť zákazníckej podpory. L. Pohanková odporúča preveriť si nielen časy, počas ktorých je podpora k dispozícii, ale aj kvalitu odpovedí. Bežné je dnes poradenstvo telefonicky, mailom či prostredníctvom rôznych on-line chatov. Vhodné je, ak sa konzultanti vedia pripojiť na počítač používateľa (mzdára) aj cez vzdialený prístup a pomôcť s problémom so softvérom aj týmto spôsobom.
Nastavenie prístupových práv
Mzdy a personalistiku môže vo firme spracúvať aj viacero osôb, nie vždy je však potrebné, aby mal každý z nich prístup ku všetkým dátam, a to najmä, keď ide o citlivé osobné a mzdové údaje. Firma, ktorej sa táto situácia týka, by si preto mala preveriť, či je možné nastavovať v softvéri rozličné prístupové práva, ochranu heslom a pod.
Softvér na personalistiku a mzdy pokope
Súčasťou miezd je aj personalistika a zhromažďovanie rôznych osobných, pracovných či rodinných údajov o zamestnancoch. Je preto užitočné, aby boli tieto evidencie prepojené a na jednom mieste. Pri výpočte miezd sa následne zohľadní personálne a mzdové nastavenie u každého zamestnanca individuálne. Lucia Pohanková pri svojej práci oceňuje, ak sa na personálnej karte zamestnanca uchovávajú aj zmeny. Počas pracovného pomeru môže viackrát dôjsť k úprave rôznych pracovných podmienok. „Za najväčší nedostatok niektorých softvérov považujem práve to, že vedia uchovávať iba aktuálnu hodnotu hrubej mzdy, bez zobrazenia zmien, ktoré nastali počas celého trvania pracovného pomeru.“ Praktické je tiež, ak je možné dokumenty ukladať k jednotlivým zamestnancom v elektronickej podobe.
Import dát do mzdového softvéru a export do účtovného softvéru
Ak sa vo firme využíva napríklad dochádzkový systém, môže byť dôležité, aby bolo možné tieto dochádzky importovať do mzdového softvéru. Treba si preto dať pri výbere programu na to pozor. Inak sa môže stať, že bude potrebné ručne počítať odpracované hodiny či nadčasy a tie manuálne nahadzovať do mzdového programu, čo je neefektívne. Okrem možnosti importu by mal softvér vedieť taktiež exportovať mzdy do účtovného softvéru, prípadne vytvárať exporty pre úhrady do internetbankingu a pod.
Cena za mzdový softvér
Jedným z dôležitých kritérií je určite cena, avšak aj v tomto smere platí, že za kvalitu je obvykle potrebné si priplatiť. Treba dbať na to, aby firma za ponúknutú cenu dostala všetko, čo potrebuje. Ak by bola niektorá cenová ponuka príliš nízka, je dobré si preveriť, či následne nebude potrebné dokupovať ďalšie moduly programu alebo platiť za ďalšie položky, ktoré kalkulácia neobsahovala. Cena sa obvykle odvíja od počtu zamestnancov, ktorých mzdy sa budú v programe spracúvať. Vyskladať je možné spravidla rôzne moduly či balíky, ktoré k svojej práci mzdár potrebuje.
„Vychytávky“ a elektronizácia
V dobe, kedy ide vývoj v oblasti elektronizácie a digitalizácie neustále dopredu, je vhodné, aby softvér nezaspal dobu a vyvíjal sa taktiež v tomto smere, či v prinášaní rôznych vylepšení uľahčujúcich prácu mzdárov. L. Pohanková z firmy DUOfin oceňuje napríklad funkcionalitu „pripomienkovača“, kedy softvér neupozorňuje iba na termíny podania výkazov, ale napríklad aj na ukončenie platnosti odborných skúšok zamestnancov alebo ich pracovné jubileum. Odborníčky sa zhodujú, že veľkou úsporou času pre mzdových účtovníkov je aj možnosť odosielať výplatné pásky a iné dokumenty elektronicky priamo zo mzdového programu alebo ukladať si dokumenty týkajúce sa pracovno-právnych vzťahoch priamo v personálnej zložke v mzdovom softvéri. Z niektorých mzdových softvérov je zas možné na pár klikov odoslať mesačné výkazy priamo do zdravotnej poisťovne bez potreby zdĺhavého zadávania pozícií z GRID karty.
Vzdelávanie a školenia
Súčasťou práce mzdára je aj neustále vzdelávanie, a to najmä o legislatívnych zmenách, ktorých je pomerne veľa. Hoci dobrý softvér vie s mnohými zmenami efektívne pomôcť tým, že tieto zmeny už sú v programe zapracované, neznamená to, že za mzdového účtovníka vybaví všetko. Ako príklad možno uviesť nedávnu zmenu daňového bonusu na dieťa, ktorého výpočet sa od júla 2022 skomplikoval. Tvorcovia softvérov túto zmenu zapracovali, avšak, ktorému z rodičov sa po novom viac oplatí uplatňovať daňový bonus, počas akého obdobia, či mesačne, alebo radšej ročne, toto už nie je úloha softvéru.
Je však ideálne, ak softvér ponúka aj školenia či webináre, v ktorých možno prepojiť legislatívnu novinku priamo s jej aplikáciou v mzdovom softvéri. Dobrý softvér o novinkách či rôznych tipoch pre prácu s programom informuje aj priamo v programe prostredníctvom notifikácií alebo newslettra, prípadne si možno určitú problematiku naštudovať v príručke či e-booku z dielne dodávateľa softvéru.
Lucia Pohanková na záver odporúča, že pri výbere najlepšieho mzdového softvéru nie je vhodné pozerať sa iba na cenu, ale najmä na to, ako dlho je dodávateľ softvéru na trhu a aké má referencie. „Veľmi dôležité je pozerať sa aj na tím odborníkov, ktorí sa podieľajú na tvorbe softvéru a jeho aktualizácii. Viacerí dodávatelia mzdových softvérov poskytujú pre svojich zákazníkov užitočné pomôcky, vzdelávacie materiály alebo veľmi praktické videoškolenia.“ V. Solíková dodáva, že práve pomôcky, akými sú mzdová kalkulačka, dovolenková kalkulačka či kalkulačka stravných lístkov, sú veľmi nápomocné už pri plánovaní nákladov a pomáhajú tak nielen mzdárom, ale aj samotným zamestnávateľom.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
