Elektronická výplatná páska

Čo má obsahovať výplatná páska? Sú papierové a elektronické výplatné pásky rovnocenné? V článku sa dozviete aj to, ako prejsť na elektronické zasielanie výplatných pások.

Výplatná páska je doklad, ktorý vydáva zamestnávateľ zamestnancovi v papierovej podobe (napr. poštou alebo osobne) alebo elektronickej podobe (napr. vo formáte PDF ako prílohu e-mailu) pri vyúčtovaní mzdy. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť výplatnú pásku každému zamestnancovi bez ohľadu na to, či má zamestnanec uzavretú dohodu o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (tzv. dohodár) alebo či je v pracovnom pomere (t. j. má uzavretú pracovnú zmluvu).

Výplatná páska je doklad, ktorý vydáva zamestnávateľ zamestnancovi pri vyúčtovaní mzdy.

Vzhľad, resp. vzor výplatnej pásky nie je predpísaný žiadnym zákonom. Zamestnávateľ je podľa § 130 ods. 5 Zákonníka práce povinný zamestnancovi vydať doklad obsahujúci najmä údaje:

• o jednotlivých zložkách mzdy,
• o plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním,
• o stave účtu konta pracovného času (ak je zavedené),
• o vykonaných zrážkach zo mzdy,
• o celkovej cene práce.

Zákonník práce súčasne určuje, čo je obsahom celkovej ceny práce. Spôsob tvorby celkovej ceny práce podľa Zákonníka práce uvádzame v nasledovnej tabuľke:

O tom, aké zvýšenie minimálnej mzdy nás čaká od budúceho roka sa dočítate v článku Minimálna mzda od 01.01.2023.

Čo je obsahom výplatnej pásky

Štruktúra výplatnej pásky i poradie jednotlivých údajov v nej uvedených sa môže líšiť. V praxi sa v hlavičke (v úvode) výplatnej pásky vyskytujú väčšinou nasledovné údaje:

• identifikácia zamestnanca a zamestnávateľa – v úvode je zväčša identifikovaný zamestnanec (meno, priezvisko, bydlisko a osobné číslo) a zamestnávateľ (názov fyzickej osoby – podnikateľa alebo právnickej osoby, sídlo, číslo strediska alebo prevádzky, kontakt, a pod.). Zákon neuvádza, ktoré osobné údaje musia byť uvedené na výplatnej páske, avšak je potrebné, aby bol zamestnanec dostatočne identifikovaný, aby nedošlo k jeho zámene,
• identifikácia obdobia – definuje sa mesiac a rok (prípadne iné obdobie, ak ide o nepravidelný príjem), za ktorý je mzda vyúčtovaná,
• druh pracovno-právneho vzťahu (napr. pracovná zmluva, dohoda), výška úväzku (napr. plný, polovičný úväzok a pod.), ostatné zmluvné podmienky (napr. tarifný stupeň alebo tarifná trieda),
• zdravotná poisťovňa – v hlavičke výplatnej pásky je uvedený názov zdravotnej poisťovne, ktorej je zamestnanec poistencom,
• dovolenka, prekážky v práci – výplatná páska obsahuje informáciu o počte čerpaných a zostávajúcich dní dovolenky vrátane údaju o priemere na dovolenku (prepočítava sa ním náhrada mzdy za čerpanú dovolenku alebo sviatok) a prehľadu prekážok v práci (napr. návšteva lekára),
• pracovný fond, počet odpracovaných dní a hodín za príslušné obdobie – zamestnávateľ uvádza, koľko dní, resp. hodín musí zamestnanec za mesiac odpracovať a koľko skutočne odpracoval.

Hlavnú časť výplatnej pásky tvoria najmä tieto údaje:

• základná mzda – vo výplatnej páske je uvedený údaj o základnom plate (tarifnej mzde) zamestnanca dohodnutom v pracovnej zmluve alebo v dohode o prácach mimo pracovného pomeru znížený o neodpracované dni (napr. z dôvodu dovolenky alebo návštevy lekára),
• prémie, odmeny, osobné ohodnotenie – v tejto časti sa uvádza aj ďalšia zložka hrubej mzdy, ktorou sú napr. mimoriadne odmeny či prémie slúžiace aj ako forma benefitu. Spravidla ide o pohyblivé položky.,
• hrubá mzda (hrubý príjem) – je mzda pred zdanením a odpočítaním odvodov do Sociálnej a zdravotnej poisťovne,
• odvody na sociálne a zdravotné poistenie – výplatná páska obsahuje prehľad zdravotných a sociálnych odvodov vyčíslených z hrubej mzdy v členení na jednotlivé druhy poistného. Odvody na sociálne i zdravotné poistenie platí zamestnanec i zamestnávateľ.,
• základ dane, nezdaniteľná časť základu dane, daň a daňový bonus – po odpočítaní odvodov sa z hrubej mzdy stáva základ dane, z ktorého sa po očistení o nezdaniteľnú časť základu dane vypočíta preddavok na daň zo závislej činnosti,
• čistá mzda – je mzda očistená o preddavok na daň (prípadne po zohľadnení výšky daňového bonusu) a odvody platené zamestnancom,
• zrážky zo mzdy – zamestnancovi sa môžu z čistej mzdy zrážať napr. výživné, exekúcie, príspevky na doplnkové dôchodkové sporenie (tzv. 3. pilier) a pod.,
• suma na účet, resp.  k výplate v hotovosti – vypočíta sa ako čistá mzda mínus zrážky zo mzdy. Mzda sa vypláca v pracovnom čase na pracovisku, teda v hotovosti, ale ak zamestnanec požiada o poukázanie mzdy na účet alebo sa zamestnávateľ a zamestnanec na tom dohodne, zamestnávateľ je povinný poukázať mzdu na účet,
• cena práce – predstavuje mzdové náklady zamestnávateľa. Je súčtom hrubej mzdy a odvodov platených zamestnávateľom.

Tip: Čistú mzdu zamestnanca si môžete vypočítať v našej mzdovej kalkulačke.

Zákonník práce uprednostňuje papierovú výplatnú pásku pred elektronickou

Zákonník práce v § 130 ods. 5 uvádza, že zamestnávateľ je povinný primárne poskytnúť zamestnancovi pri vyúčtovaní mzdy doklad v papierovej (tlačenej) forme. Zároveň uvádza možnosť poskytnutia výplatnej pásky elektronickými prostriedkami za predpokladu, že zamestnanec a zamestnávateľ sa na tom vopred dohodnú. Ak zamestnanec s poskytnutím výplatnej pásky v elektronickom formáte nesúhlasí, zamestnávateľ je povinný odovzdať zamestnancovi papierovú výplatnú pásku. Papierová a elektronická výplatná páska sú rovnocenné s identickými náležitosťami (údajmi), líšia sa len vo forme a spôsobe doručenia.

Papierovú výplatnú pásku zamestnávateľ odovzdá zamestnancovi na pracovisku alebo zašle poštou. Pre ochranu osobných údajov sa odporúča, aby bola výplatná páska odovzdaná zamestnancovi osobne v zalepenej obálke alebo zaslaná poštou doporučene alebo do vlastných rúk zamestnanca, aby k osobným údajom nemala prístup neoprávnená osoba. Zamestnanec spravidla potvrdí prevzatie výplatnej pásky svojím podpisom na preberacom protokole.

Elektronickú výplatnú pásku doručí zamestnávateľ zamestnancovi elektronickými prostriedkami, napr. ako prílohu e-mailu vo formáte PDF.

Elektronická výplatná páska a heslo

Pre zabezpečenie ochrany osobných údajov obsiahnutých vo výplatnej páske je vhodné, aby ju zamestnávateľ zasielal zaheslovanú dohodnutým spôsobom. V praxi sa často využíva na heslovanie výplatných pások napríklad určitá kombinácia s rodným číslom zamestnanca (s iniciálkami, s niektorými číslicami z čísla účtu, na ktorý sa zamestnancovi vypláca mzda a pod.). Môže sa použiť i náhodne vygenerované číslo.

Upozornenie: Zamestnávateľ nemôže prikázať zamestnancovi, aby heslom na jeho výplatnej páske bolo jeho rodné číslo. Týmto konaním by zamestnávateľ porušil § 78 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov, ktorý stanovuje podmienku, že všeobecne použiteľný identifikátor (t. j. rodné číslo) je možné využiť iba v prípade, ak je jeho využitie nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania. Ak sa zamestnanec sám rozhodne určiť ako heslo svoje rodné číslo, neporušuje tým žiadny zákon.

Heslo by si mal určiť zamestnanec (príp. mu navrhne zamestnávateľ) tak, aby sa k údajom z výplatnej pásky nedostala iná osoba. Pri elektronickom doručení výplatnej pásky zamestnancovi sa ďalšie potvrdenie o jej prevzatí nevyžaduje (zamestnávateľ v systéme eviduje, že zamestnancovi výplatnú pásku skutočne doručil).

Ako na zasielanie elektronických výplatných pások v praxi

Ak sa zamestnanec so zamestnávateľom písomne dohodnú, Zákonník práce umožňuje doručiť výplatnú pásku elektronicky. Zamestnanec so zamestnávateľom uzavrú tzv. dohodu o zasielaní dokladu o vyúčtovaní mzdy elektronickými prostriedkami. Uvedená dohoda nemá presne vymedzené náležitosti, mala by však obsahovať najmä:

• identifikáciu zamestnanca a zamestnávateľa,
• predmet dohody (t. j. zamestnanec a zamestnávateľ sa dohodli, že výplatná páska, resp. aj ďalšie bližšie špecifikované dokumenty budú zasielané elektronicky, napr. ako príloha e-mailu na e-mailovú adresu určenú zamestnancom),
• určenie hesla na zašifrovanie dokumentu (dohodu je možné uzavrieť aj bez určenia hesla),
• podpisy oboch strán.

Po vyčíslení mzdy je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi doklad o vyúčtovaní mzdy. Zamestnávateľ si túto povinnosť môže splniť zaslaním zašifrovanej elektronickej výplatnej pásky ako prílohu e-mailu na e-mailovú adresu zamestnanca špecifikovanú v dohode o zasielaní elektronických výplatných pások. Odoslaný e-mail spolu s prílohou by mal zamestnávateľ archivovať ako dôkaz o tom, že výplatná páska bola zamestnancovi za príslušné obdobie doručená. Odporúča sa, aby zamestnávateľ pri odoslaní výplatnej pásky e-mailom vyžiadal od príjemcu tohto e-mailu (t. j. zamestnanca) potvrdenie doručenia elektronickej správy, ktoré obsahuje aj informáciu o dátume a čase doručenia.

Elektronické výplatné pásky môže zamestnávateľ (zastúpený napr. mzdovým účtovníkom) doručiť zamestnancom na ich e-mailové adresy hromadne exportovaním priamo zo mzdového softvéru (ak to softvér umožňuje). V súčasnosti je vo väčšine softvérov možnosť prednastavenia textu e-mailu a automatického nastavenia vopred určeného hesla. Zamestnávateľ sa tak vyhne zdĺhavému tlačeniu výplatných pások a ich následnému odovzdávaniu zamestnancom.

Zamestnávatelia majú možnosť využiť napríklad aplikáciu MyJob a revolučne komunikovať so svojimi zamestnancami bez potreby viacnásobného nastavovania hesiel pri zasielaní mzdových dokumentov. Výplatné pásky sú v aplikácii zabezpečené pred prístupom iných osôb a mzdový účtovník ich môže zaslať priamo zo mzdového programu OLYMP. Zamestnanec sa do aplikácie MyJob prihlási kedykoľvek a z akéhokoľvek miesta na svete, kde má po zadaní vstupného hesla prístup (aj) k elektronicky doručeným výplatným páskam.

Upozornenie: V praxi sa neodporúča, aby boli výplatné pásky zasielané na e-mailovú adresu, ktorá nepatrí zamestnancovi (napr. na e-mailovú adresu rodinných príslušníkov zamestnanca, známych a pod). V prípade, ak zamestnanec nedisponuje svojou vlastnou e-mailovou adresou, zamestnávateľ by mal uprednostniť poskytnutie výplatnej pásky osobne alebo poštou, t. j. v papierovej podobe. Je to z toho dôvodu, že zamestnávateľ nebude disponovať potvrdením, že výplatná páska bola doručená príslušnému zamestnancovi. Ak zamestnávateľ nevie posúdiť podľa znenia e-mailovej adresy, či adresa skutočne patrí zamestnancovi (napr. ak e-mailová adresa obsahuje skratku, prezývku alebo neobsahuje meno zamestnanca), je vhodné do dohody o zasielaní dokladu o vyúčtovaní mzdy elektronickými prostriedkami uviesť odsek, v ktorom zamestnanec vyhlasuje, že je vlastníkom e-mailovej adresy a nemá k nej prístup iná neoprávnená osoba.

Viac o ochrane osobných údajov v oblasti personalistiky sa dočítate v článku Ochrana osobných údajov zamestnancov z pohľadu personalistu.

Výplatná páska a jej vzor – príklad

Ako by mohla výplatná páska vyzerať a praktický spôsob výpočtu mzdy uvádzame na nasledovnom príklade:

Pani Ing. Mária Drobná je zamestnankyňou, a zároveň jedinou spoločníčkou a konateľkou firmy, ktorá je jej zamestnávateľom a má hrubú mzdu vo výške 1 100 eur. Jej pracovná doba bola 20 dní, počas ktorých odrobila 160 hodín – t. j. pracuje vždy 8 hodín denne, pričom počas júla bol jeden sviatok.

V hlavičke výplatnej pásky sú uvedené základné osobné údaje zamestnanca (meno, priezvisko, bydlisko, osobné číslo) i zamestnávateľa (názov firmy, sídlo) a základné východiskové údaje pre výpočet mzdy, ako počet odpracovaných dní a hodín vrátene informácie o čerpaní dovolenky (a priemeru na jej výpočet), uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane, a pod.

V tele výplatnej pásky si môže pani Drobná skontrolovať, aké druhy odvodov a akú výšku preddavkov na daň zo závislej činnosti jej zamestnávateľ zrazil. Pri výpočte sa vychádza z hrubej mzdy. Ako „plusová“ položka je uvedený nárok na daňový bonus podľa pravidiel od 01.07.2022 v sume 70 eur. Pani Drobná sa so zamestnávateľom dohodla, že zo mzdy jej bude zrážať aj príspevky na doplnkové dôchodkové sporenie, o ktoré sa znižuje jej čistá mzda. Rozdiel medzi čistou mzdou a zrážkami jej zamestnávateľ poukáže na osobný účet v sume 884,43 eur. Ak by mzda bola vyplácaná v hotovosti, údaj o výške mzdy by bol uvedený v predposlednom riadku výplatnej pásky „K výplate v hotovosti“.  V záverečnej časti sa uvádza zákonom vyžadovaný údaj o cene práce, ktorý je súčtom hrubej mzdy vo výške 1 100 eur a poistného zaplateného zamestnávateľom v celkovej výške 391,05 eur. Nakoľko je pani Drobná jedinou spoločníčkou firmy, teda má 50 %-ný a vyšší podiel na majetku spoločnosti a zároveň je štatutárnym orgánom (konateľkou) spoločnosti, garančnému poisteniu nepodlieha.

• Výplatná páska zamestnanca z programu Olymp na stiahnutie

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.