Automatizácia fakturácie a obehu dokladov v e-shope šetrí čas, náklady a eliminuje tiež chyby. Prečo a akým spôsobom prepojiť e-shop s fakturačným, účtovným či ďalšími softvérmi?
Fakturácia v e-shope – prečo ju automatizovať?
Takmer každý podnikateľ, teda aj prevádzkovateľ e-shopu, musí riešiť problematiku fakturácie. Pri samotnom vystavovaní faktúr je dôležité najmä správne nastavenie obsahu faktúry či režimu DPH, a to predovšetkým, ak sú zákazníkmi aj zahraničné osoby. Pri vystavovaní faktúr vedia v mnohom pomôcť fakturačné aplikácie a softvéry, ktoré sú dnes s obľubou podnikateľmi využívané (ručné vypĺňanie faktúr alebo vystavovanie v Exceli už sa vyskytuje len výnimočne). V prípade e-shopov je okrem výberu správnej fakturačnej aplikácie na stole tiež otázka, ako vystavovanie faktúr zautomatizovať a ako tieto údaje importovať do účtovníctva.
Manuálne, neautomatizované vystavovanie faktúr v e-shopoch sa v dnešnej dobe využíva pomerne málo, a to zväčša v menších a/alebo začínajúcich e-shopoch, kedy táto činnosť nepredstavuje takú veľkú záťaž. „E-shopy s pár objednávkami denne si môžu vyskúšať ručné vystavovanie faktúr, či už cez fakturačné aplikácie alebo účtovný softvér. V tomto prípade je však dobré mať praktickú skúsenosť s jednotlivými prípadmi a situáciami, ktoré môžu nastať: vystavovanie faktúr do zahraničia, faktúry v cudzích menách, párovanie a uhrádzanie faktúr alebo vystavovanie dobropisov pri zrušených objednávkach,“ upozorňuje Michal Klimek, ekonóm z firmy INSPIO, ktorá v súčasnosti predáva svoje produkty z trinástich e-shopov do 26 krajín sveta. Ak počet objednávok v e-shope prekročí určitú hranicu, stane sa táto činnosť zbytočnou záťažou, zväčša neúnosnou pre podnikateľa aj účtovníka, a s narastajúcim počtom rôznych prípadov dochádza aj k vyššej chybovosti. Proces fakturácie a automatizácie procesov je preto vhodné nastaviť už v začiatkoch spustenia e-shopu. Tento názor zastáva aj Lucia Pohanková, spolumajiteľka firmy DUOFin, ktorá sa špecializuje na účtovníctvo e-shopov: „Aj keď klienti pri vzniku e-shopu riešia mnohé otázky – od optimálnych skladových zásob, cez marketing, SEO, výber prepravných spoločností, platobných brán atď., nemali by zabúdať do mnohých týchto procesov vo firme od začiatku zapojiť aj svojho účtovníka. Zistiť, aké účtovné softvéry jeho účtovník používa a aké sú ich možnosti prepojenia na e-shop.“ Nielen pri výbere jednotlivých softvérov a možnostiach ich prepojenia, ale napríklad aj pri výbere platobných brán je ekonomický pohľad účtovníka dôležitý a môže značne zasiahnuť do procesu rozhodovania. Obzvlášť ak firma platí účtovníkovi v závislosti od počtu účtovných položiek.
Je potrebné tiež uviesť, že zákon o ochrane spotrebiteľa (s určitými výnimkami) upravuje povinnosť predávajúceho bezodkladne potvrdiť objednávku. Pokiaľ je zautomatizované potvrdzovanie objednávok, automatizácia vystavovania faktúr môže byť len ďalším krokom.
Upozornenie: Ministerstvo financií SR plánuje zavedenie tzv. e-Faktúry, ktorá by pre podnikateľov znamenala zasielanie údajov z každej vystavenej faktúry, ešte pred jej vyhotovením. Táto skutočnosť by mohla oblasť fakturácie značne ovplyvniť, zatiaľ však nie sú zrejmé mnohé detaily z plánovaného návrhu. Účinnosť sa predbežne predpokladá na 1. január 2023.
Fakturácia v e-shope – aké sú jej špecifiká?
Pri fakturácii v e-shope je potrebné prihliadať na viaceré špecifiká, ktoré so sebou tento segment prináša. Nielen biznisovou, ale aj účtovnou otázkou je, ako bude dostávať za svoj tovar či služby zaplatené. O možnostiach platby pre e-shop sa viac dočítate v článku Platobná brána, dobierka, splátky či prevod: ako vybrať možnosti platby pre e-shop?
Vystavovanie faktúr totiž závisí aj od toho, kedy prebehne platba a kedy dôjde k reálnemu dodaniu tovaru alebo služby. Ak e-shop predá napríklad elektronickú službu (e-book, webinár a pod.), ktorá je hneď zákazníkovi sprístupnená, je možné okamžite vystaviť faktúru. Ak je objednaný napríklad tovar na dobierku, faktúru ešte nie je možné v momente objednávky vystaviť. Zjednodušene povedané, faktúra je dokladom o dodaných tovaroch alebo službách a mala by byť štandardne vystavená do 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby, so správnym dátumom dodania. Zákon o DPH však zároveň stanovuje povinnosť vystavenia faktúry (daňového dokladu) aj v prípade, ak bola platba prijatá pred dodaním tovaru alebo služby – daňová povinnosť k DPH totiž vzniká dňom prijatia platby. Ak do 15 dní je tovar alebo služba aj dodaná, stačí vystaviť jednu faktúru, kde ako dátum dodania bude uvedený dátum prijatia platby. S nesprávnym vystavovaním faktúr vo vzťahu k daňovej povinnosti pri prijatí platby vopred sa vo svojej praxi často stretáva aj L. Pohanková: „V prípade doručovania tovaru na dobierku je potrebné si uvedomiť, že deň, kedy je tovar doručený a zákazník má právo nakladať s ním ako vlastník, nie je deň, kedy balíček odovzdávame prepravnej spoločnosti.“
V praxi sa tiež bežne stáva, že zákazník tovar vráti alebo si ho ani neprevezme. V prípade vrátenia, neprevzatia, a niekedy aj pri reklamácii tovaru sa vystavuje dobropis. Ide o „mínusovú“ faktúru, v ktorej sa vykoná oprava základu dane, buď na celú pôvodne fakturovanú sumu alebo jej časť.
Všetky tieto skutočnosti, ale aj mnohé ďalšie, ktoré nastávajú pri dodaní tovarov a služieb, platobných metódach atď., je treba zohľadniť pri nastavovaní procesov fakturácie, aby každý z modelov prebiehal štandardizovane a nebolo potrebné do týchto procesov zasahovať manuálne.
E-shop a fakturácia do zahraničia – na čo si dať pozor?
Od 1. 7. 2021 nastali rozsiahle zmeny v oblasti DPH v elektronickom obchode. Novinky sa dotkli aj mnohých slovenských e-shopov dodávajúcich tovary alebo služby zákazníkom v EÚ bez prideleného IČ DPH. Ide predovšetkým o zákazníkov – súkromné osoby (občanov), ktorí nakupujú pre vlastnú spotrebu. Takýto predaj sa v zákone o DPH nazýva predajom tovaru na diaľku. Cieľom nových pravidiel je zdanenie a odvod DPH v krajine, ktorá je miestom skutočnej spotreby tovaru alebo služby.
Dôležité je spomenúť hranicu obratu 10 000 eur, ktorá sa po novom sleduje za všetky dodania do štátov EÚ, nie podľa jednotlivých členských krajín. Tento limit platil aj v minulosti pre digitálne služby, po novele od 1. 7. 2021 sa do uvedenej sumy započítava aj predaj tovaru na diaľku. Zjednodušene povedané, ak suma predajov tovaru na diaľku slovenského e-shopu (a príp. dodaných digitálnych služieb nezdaniteľným osobám v EÚ) v prebiehajúcom roku nepresiahla 10 000 eur, a súčasne túto sumu nepresiahla ani v predchádzajúcom roku, tak dodávateľ v prevažnej väčšine prípadov uplatní slovenskú DPH a nemusí riešiť administratívu a DPH v iných štátoch EÚ.
Ak sú hranice prekročené, uplatňujú sa nové pravidlá – zdanenie v štáte zákazníka podľa sadzby DPH v konkrétnej krajine EÚ a súvisiace administratívne povinnosti. V oblasti fakturácie to znamená, že ak si u vás na e-shope objedná tovar maďarský občan, faktúru mu vystavíte s maďarskou DPH (27 %). Ak český občan, DPH na faktúre uvediete 21 %, čo je sadzba DPH platná v Česku atď. Rozdielna DPH môže mať vplyv nielen na „technickú“ stránku fakturácie, ale aj dopad na cenotvorbu a zisk e-shopu, ak by chcel mať rovnaké ceny, avšak DPH odvádza rozličnú podľa krajiny zákazníka.
Samotnú povinnosť odvádzať DPH v rôznych krajinách EÚ je možné plniť si prostredníctvom jednotného kontaktného miesta a zapojiť sa do tzv. schémy OSS. Podnikateľ následne podáva štvrťročne jedno daňové priznanie k OSS, v ktorom uvedie obchody spadajúce pod túto úpravu a zároveň odvedie DPH za všetky štáty, v ktorých tieto obchody uskutočnil. Viac informácií nájdete v článku Zmeny v režime MOSS od 1. 7. 2021 (prechod na OSS).
Ak teda e-shop predáva aj do zahraničia, pri automatizácii fakturácie je potrebné zohľadniť a správne implementovať pravidlá DPH, a to tak pri predaji tovaru na diaľku zákazníkom – občanom, ale aj pri prípadnom predaji firmám (B2B). Režim DPH môže byť v týchto prípadoch odlišný, taktiež je potrebné dbať na uvádzanie slovných informácií na faktúre a pod.
Automatizácia fakturácie v e-shope a prenos dát do účtovníctva
Výhodou automatickej fakturácie je jednoznačne zníženie administratívnej a časovej záťaže na túto agendu. Ak sú procesy správne nastavené, faktúry sa generujú automaticky bez potreby manuálnych zásahov a sú importované do účtovného softvéru, čím sa znižujú aj náklady za prácu účtovníka. Lucia Pohanková uvádza tri možnosti prenosu dát do účtovníctva:
- pomocou tzv. konektorov, ktoré často pochádzajú priamo od tvorcov účtovných softvérov a zabezpečujú prenos faktúr počas dňa. V takom prípade sa údaje prenášajú do účtovníctva na dennej báze a je vďaka ním možné zabezpečiť aj bezproblémové vedenie skladového hospodárstva. Ich veľkou výhodou je to, že komunikácia môže byť obojsmerná a je možné tak zabezpečiť prenos skladových položiek z účtovného softvéru do e-shopu;
- pomocou riešení e-shopov na prenájom, ktoré vedia poskytnúť XML súbory s dátami. Tie sa môžu následne importovať do účtovného softvéru. Odborníčka preto skôr, ako si podnikateľ vyberie platformu, na ktorej bude prevádzkovať svoj e-shop, odporúča preskúmať aj tieto možnosti;
- pomocou
API rozhraní, kde sa údaje prenášajú priamo medzi systémami automaticky,
bez potreby exportu/importu z jednotlivých riešení.
Čo sa týka API rozhraní, že sú dnes už štandardnou súčasťou systémov, potvrdzuje Miroslav Dreveňák, garant programu ONIX od firmy KROS. Šírka prepojenia podľa neho závisí od veľkosti podnikateľovej firmy. Pre menších podnikateľov postačí prenos základných informácii o produktoch z ERP riešenia na e-shop (bez skladových zásob) a následný zápis objednávok do ERP riešenia. Ďalším krokom môže byť práve prenos aktuálnych skladových zásob a rozšírenie prenášaných informácií o obrázky, alternatívy či príslušenstvo k vybraným produktom, neskôr aj s informáciami o vybavenosti.
Prepojenie s účtovníctvom teda nie je jediná oblasť, kde možno vďaka automatizácii ušetriť čas aj náklady. „Už pri čiastočnom plánovaní prepojení a nastavení procesov je možné profitovať z automatickej fakturácie na viacerých frontoch. Zároveň má podnikateľ v reálnom čase prehľad o svojich výnosoch, výsledku hospodárenia, predpokladanej daňovej povinnosti k DPH, neuhradených pohľadávkach,“ vysvetľuje M. Klimek, ktorý sa okrem riadenia či plánovania financií zaoberá tiež automatizáciou účtovných procesov.
Odborníci sa zhodujú, že veľkou výhodou je tiež prepojenie so skladom. Umožňuje prenos aktuálnych skladových zásob, rozšírenie prenášaných informácií o obrázky, alternatívy či príslušenstvo k vybraným produktom, neskôr aj s informáciou o vybavenosti (zákazník tak po prihlásení do portálu e-shopu vidí, v akom stave je jeho objednávka – či je prijatá, balí sa práve v sklade alebo už je na ceste k nemu). Prepojenie e-shopu so skladmi umožní sledovať stav zásob a predikovať potrebu nákupu tovarov, prípadne materiálov pre výrobu. Prevádzkovateľ e-shopu vie takto plánovať nákup vstupov oveľa skôr, než ich potrebuje, čo môže pri nákupe poskytnúť konkurenčnú výhodu, ktorá sa môže premietnuť do nákupných cien a disponibilných množstiev.
Ďalšou úrovňou automatizácie fakturácie je prepojenie priamo na platobné brány a prepravné spoločnosti bez manuálneho prepisovania údajov. „Ku každej faktúre je potrebné správne priradiť aj pohyb na platobnej bráne. Z uvedeného dôvodu odporúčame si s účtovníkom vhodne nastaviť číslovanie faktúr a používanie variabilných symbolov,“ radí L. Pohanková. Treba si uvedomiť, že ak sú platby účtované manuálne, len pri 100 faktúrach mesačne ide o ďalších 100 úhrad, čím sa navyšuje počet účtovných položiek a pri externom vedení účtovníctva sa zvyšuje cena za účtovné služby. Aj prepojením na dopravu je možné šetriť čas, náklady, no najmä znižovať chybovosť.
Komplexné dáta v rámci ERP systému
Prepojiť e-shop s účtovníctvom je v súčasnej dobe pomerne jednoduché vďaka širokým možnostiam na zabezpečenie prenosu. Ak e-shop hľadá komplexné riešenie, na trhu je možné nájsť viaceré ERP systémy, ktoré dopomôžu k automatizácii firemných procesov. Najväčším prínosom ERP systému je, že všetky agendy e-shopu je možné mať na jednom mieste – od evidencie objednávky, prípadnej požiadavky na nákup tovaru či materiálu, ak ho e-shop nemá skladom, cez vyskladnenie, fakturáciu, zaúčtovanie až po spárovanie úhrady. Miroslav Dreveňák, garant programu ONIX, vidí veľkú výhodu v odbúraní administratívnej práce a chybovosti. „Po prepojení systémov už nie je potrebné každú objednávku prepisovať, takže je menej práce so zadávaním objednávok do ERP/účtovného systému. Minimalizuje sa tým tiež chybovosť – už nebude poslaná objednávka na zlé meno či adresu, dodaný nesprávny počet kusov či dokonca nesprávny tovar. Zákazníci e-shopov tiež uprednostnia nákup u obchodníka, u ktorého tovar vidia skladom (pokiaľ je prepojený aj sklad s e-shopom). Ďalšou výhodou je automatická rezervácia tovaru na sklade – po zarezervovaní celého množstva na sklade je možné tento údaj preniesť na e-shop, takže sa nestane, že si zákazník objedná tovar, ktorý už reálne na sklade nie je a bude potrebné objednávku zrušiť.“
Vďaka ERP systému je možné mať okamžitý prehľad o firme ako celku, vrátane súvisiacich analýz. Odborník z firmy KROS vysvetľuje, že z pohľadu podnikateľa je možné v ERP riešení vyhodnotiť odber jednotlivých zákazníkov, najpredávanejšie produkty či kategórie produktov. Podľa toho sa vie rozhodnúť o rozšírení portfólia obľúbených produktov alebo o zastavení predaja iných, ktoré sa už nepredávajú.
A ako si vybrať ten správny systém či rozsah prepojenia systémov? M. Dreveňák vysvetľuje, že ideálna šírka prepojenia je kompromisom medzi skutočnou potrebou podnikateľa a sumou, ktorú je ochotný vynaložiť na zjednodušenie práce.
E-shop by mal zvážiť aj budúce nároky na firemné procesy, teda aby vybraný ERP systém firme poskytol nielen v aktuálnej dobe, ale aj do budúcna infraštruktúru, ktorú potrebuje. „Čas a zdroje investované do výberu sa násobne vrátia v budúcnosti. Určite sa skúste poradiť nielen s účtovníkmi, ale aj inými e-shopmi. Môžu vás upozorniť na veci, ktoré by možno dnes, s odstupom času, urobili inak,“ radí zas Michal Klimek z INSPIO.
Náš tip: Podnikový informačný systém ONIX od spoločnosti KROS pomáha už mnohým e-shopom. Prispôsobte si ho individuálne svojim požiadavkám.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
