V praktických príkladoch uvádzame, čo sú fakultatívne náhrady, ako sa preukazujú výdavky a akým spôsobom sa vypočíta stravné pri tuzemskej i zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024.
Problematiku cestovných náhrad upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). V ďalšej časti článku budeme aplikovať ustanovenia zákona o cestovných náhradách v príkladoch z praxe.
Krátenie stravného pri čiastočnom zabezpečení stravy na pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty, a to v sumách stravného ustanovených opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny č. 368/2023 Z. z. Podrobné informácie o stravnom platnom pre rok 2024 nájdete v článku Stravné v roku 2024 a v článku Stravné od 1. 9. 2024.
Ak má zamestnanec zabezpečené stravovanie v celom rozsahu (napr. raňajky, obed a večera poskytnuté bezodplatne alebo v cene ubytovania), zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Ak má zamestnanec zabezpečené stravovanie len čiastočne, zamestnávateľ mu stravné poskytne s krátením hodnoty pre príslušné časové pásmo nasledovne:
| Krátenie súm stravného | Tuzemská pracovná cesta | Zahraničná pracovná cesta |
|---|---|---|
| Bezplatne poskytnuté raňajky | 4,35 eur 25 % zo 17,40 eur* | 25 % z hodnoty stravného pre časové pásmo nad 12 hodín podľa príslušnej krajiny |
| Bezplatne poskytnutý obed | 6,96 eur 40 % zo 17,40 eur* | 40 % z hodnoty stravného pre časové pásmo nad 12 hodín podľa príslušnej krajiny |
| Bezplatne poskytnutá večera | 6,09 eur 35 % zo 17,40 eur* | 35 % z hodnoty stravného pre časové pásmo nad 12 hodín podľa príslušnej krajiny |
Príklad na krátenie stravného pri poskytnutí raňajok a obedov na tuzemskej pracovnej ceste
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na tuzemskú pracovnú cestu z Bratislavy do Trenčína:
Začiatok pracovnej cesty: 03.04.2024 Bratislava 8:00
Koniec pracovnej cesty: 05.04.2024 Bratislava 17:00
V dňoch 04.04.2024 a 05.04.2024 mal zamestnanec poskytnuté raňajky a obed.
Výpočet stravného:
03.04.2024 – stravné poskytnuté v plnej výške pre časové pásmo 12 – 18 hodín (pracovná cesta v tento deň trvala od 8:00 do 0:00, tzn. 16 hodín), t. j. 11,60 eur
04.04.2024 – stravné sa kráti z dôvodu poskytnutia raňajok a obeda nasledovne:
- krátenie raňajok o 25 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 25 % x 17,40 eur = 4,35 eur
- krátenie obeda o 40 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 40 % x 17,40 eur = 6,96 eur
Z hodnoty pre časové pásmo nad 18 hodín (pracovná cesta v tento deň trvala 24 hodín) odpočítame krátené hodnoty za bezplatne poskytnuté raňajky a obed: 17,40 eur – 4,35 eur (raňajky) – 6,96 eur (obed) = 6,09 eur. Za tento deň patrí zamestnancovi stravné v sume 6,09 eur.
05.04.2024 – stravné sa kráti z dôvodu poskytnutia raňajok a obeda nasledovne:
- krátenie raňajok o 25 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 25 % x 17,40 eur = 4,35 eur
- krátenie obeda o 40 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 40 % x 17,40 eur = 6,96 eur
Z hodnoty pre časové pásmo 12 – 18 hodín (pracovná cesta v tento deň trvala od 0:00 do 17:00, tzn. 17 hodín) odpočítame krátené hodnoty za bezplatne poskytnuté raňajky a obed: 11,60 eur – 4,35 eur (raňajky) – 6,96 eur (obed) = 0,29 eur. Za tento deň patrí zamestnancovi stravné v sume 0,29 eur.
Zamestnávateľ je povinný zamestnancovi poskytnúť stravné za trojdňovú tuzemskú pracovnú cestu v hodnote 17,98 eur (11,60 eur + 6,09 eur + 0,29 eur).
Vypočítané stravné po krátení sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor, a to za každý kalendárny deň samostatne (nezaokrúhľuje sa stravné za pracovnú cestu ako celok). Pri krátení stravného sa na hodnotu stravy uvedenej na doklade (napr. faktúra za ubytovanie) neprihliada – suma stravy je pri výpočte nároku na stravné irelevantná.
Ak zamestnanec nemohol využiť zabezpečené jedlo z dôvodu, ktorý nezavinil, stravné mu zamestnávateľ nesmie krátiť (napr. nestihol hotelové raňajky z dôvodu, že musel odísť skôr). V praxi sa zamestnávateľ môže stretnúť so situáciou, že údaje o poskytnutí stravy na doklade o ubytovaní chýbajú. V tom prípade sa preukázanie zabezpečeného jedla môže zabezpečiť vyhlásením zamestnanca vo vyúčtovaní pracovnej cesty.
Náhrada preukázaných výdavkov na pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Podľa zákona o cestovných náhradách má zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu nárok na náhradu preukázaných výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou. Ide najmä o:
- cestovné výdavky – zamestnanec ich preukazuje cestovnými lístkami (za autobus, vlak), dokladom za prepravu taxíkom, dokladom za parkovanie, bločkami za nákup pohonných hmôt, faktúra za prenájom vozidla, doklad o kúpe diaľničnej známky atď.,
- výdavky za ubytovanie – zamestnanec ich preukazuje hotelovým účtom, faktúrou za ubytovanie,
- vedľajšie výdavky – zamestnanec ich preukazuje napr. zakúpenými vstupenkami na konferenciu, výstavu, prednášku, workshop atď.,
- za povinné očkovania a očkovania odporúčané Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva SR – zamestnanec má nárok na náhradu pri zahraničnej pracovnej ceste do tropických alebo zdravotne problematických oblastí. Nárok na náhradu sa preukazuje napr. pokladničným dokladom za vykonané očkovanie od lekára.
Zamestnanec nemá nárok na náhradu výdavkov súkromného charakteru, napr. za súkromné telefonické hovory počas pracovnej cesty, za použitie sauny, využitie služieb hotelových masáží, za úschovu cenností v hotelovej izbe (v trezore), a pod. Podrobnosti o fakultatívnych (dobrovoľných) náhradách sa dočítate v ďalšej časti článku.
V praxi sa zamestnávatelia môžu stretnúť so situáciou, že zamestnanec výdavok nepreukáže príslušným dokladom (napr. z dôvodu, že doklad stratil, zabudol ho vyžiadať, doklad bol poškodený, nečitateľný). V tomto prípade sa môže zamestnávateľ rozhodnúť, že náhradu poskytne v sume, ktorú sám uzná, avšak prihliada aj na podmienky, ktoré určil zamestnancovi pri vyslaní na pracovnú cestu. Uvedený postup by sa v praxi mal využívať len vo výnimočných prípadoch (ak doklad nemožno získať náhradným spôsobom alebo ho nemožno získať vôbec). Ak zamestnávateľ vyplatí zamestnancovi náhradu za nepreukázané výdavky, cestovná náhrada je pre zamestnávateľa nedaňovým výdavkom. U zamestnanca suma náhrady nepodlieha dani zo závislej činnosti ani sociálnym a zdravotným odvodom.
Dobrovoľné (fakultatívne) náhrady pri pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zákon o cestovných náhradách umožňuje zamestnávateľovi poskytnúť zamestnancovi aj iné náhrady, ako tie, ktoré sú vymedzené v zákone – ide o tzv. dobrovoľné (fakultatívne) náhrady, napríklad vo forme zvýšenia zákonom stanovených náhrad. Dobrovoľné náhrady sú poskytnuté nad rámec povinných náhrad. Spravidla sú upravené v kolektívnej zmluve, pracovnej zmluve alebo v internom predpise. Za dobrovoľnú náhradu sa považuje aj vreckové. Akákoľvek dobrovoľná náhrada poskytnutá zamestnancovi je zdaniteľným príjmom zamestnanca v čase vyplatenia predmetného plnenia. Pre zamestnávateľa je fakultatívna cestovná náhrada považovaná za daňovo uznaný výdavok, ak tak ustanoví vo vyššie spomínaných dokumentoch.
Príklad na vyplatenie fakultatívnych cestovných náhrad v podobe masáže pri pracovnej ceste zamestnanca
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na pracovnú cestu, na konferenciu do Tatier. Ubytovanie je zabezpečené vo wellness hoteli. V zmysle pracovnej zmluvy má zamestnanec nárok raz ročne absolvovať masáž podľa vlastného výberu. Zamestnanec do vyúčtovania pracovnej cesty zahrnul aj pokladničný doklad za vykonanú masáž vo wellness hoteli v hodnote 45 eur. Preplatenie výdavkov na masáž je pre zamestnanca benefitom a ide o tzv. nepeňažný príjem, ktorý podlieha dani zo závislej činnosti a odvodom na strane zamestnanca i zamestnávateľa. U zamestnávateľa ide o daňový výdavok.
Príklad na poskytnutie stravného nad rámec zákona o cestovných náhradách pri pracovnej ceste zamestnanca
Zamestnávateľ má vo svojom internom predpise uvedené, že stravné poskytnuté pri pracovnej ceste sa zvyšuje o 20 % oproti zákonom určeným hodnotám a zaokrúhli sa na desať eurocentov nahor. Stravné podľa interného predpisu je pre jednotlivé časové pásma pri tuzemskej pracovnej ceste nasledovné:
- 5 – 12 hodín v sume 9,40 eur,
- 12 – 18 hodín v sume 14 eur,
- nad 18 hodín v sume 20,90 eur.
Začiatok pracovnej cesty: 14.03.2024 Žilina 8:00
Koniec pracovnej cesty: 15.03.2024 Žilina 20:30
Výpočet stravného:
14.03.2024 – nárok na stravné pre časové pásmo 12 – 18 hodín (pracovná cesta trvala od 8:00 do 0:00, tzn. 16 hodín) v sume 14 eur
15.03.2024 – nárok na stravné pre časové pásmo nad 18 hodín (pracovná cesta trvala od 0:00 do 20:30, tzn. 20,5 hodiny) v sume 20,90 eur
Zamestnancovi patrí nárok na stravné v celkovej sume 34,90 eur (14 eur + 20,90 eur). V prípade poskytovania náhrad vo vyššej sume, než ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách, zdaneniu bude podliehať len rozdiel medzi priznanou sumou a nárokovateľnou sumou. Podľa zákona o cestovných náhradách má zamestnanec nárok na stravné v sume 29 eur, tzn. stravné v sume 5,90 eur bolo poskytnuté nad rámec zákona (fakultatívna náhrada) a ide o nepeňažný príjem zamestnanca, ktorý podlieha dani zo závislej činnosti a odvodom.
Cestovné náhrady pri použití súkromného motorového vozidla pri pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť, že na pracovnej ceste využije súkromné motorové vozidlo, a to buď na žiadosť zamestnávateľa (napr. z dôvodu, že zamestnávateľ nevlastní firemné motorové vozidlo) alebo na žiadosť zamestnanca (napr. z dôvodu, že zamestnanec preferuje svoje auto pred spojom verejnej dopravy). Zamestnancovi patrí okrem iného náhrada:
- za spotrebované pohonné látky,
- za kilometer jazdy (tzv. kilometrovné).
Z čoho sa vychádza pri určení cien pohonných látok a aké sú sadzby kilometrovného v roku 2024 sa dočítate v článku Cestovné náhrady zamestnanca v roku 2024. Od 1. mája 2024 dochádza k zvýšeniu základnej náhrady za 1 km jazdy. Podrobnosti nájdete v článku Základná náhrada za 1 km pri použití motorového vozidla od 1.5.2024.
Príklad na výpočet cestovných náhrad pri použití vlastného motorového vozidla na žiadosť zamestnávateľa
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na pracovnú cestu z Trnavy do Bratislavy (54 km tam a 54 km späť), pričom zamestnanec po písomnej dohode so zamestnávateľom použil vlastné motorové vozidlo (na žiadosť zamestnávateľa). Vozidlo zamestnanca nie je havarijne poistené.
Začiatok pracovnej cesty: 20.05.2024 Trnava 8:00
Koniec pracovnej cesty: 20.05.2024 Trnava 16:00
Zamestnancovi patrí náhrada v tejto výške:
- základná náhrada za 1 km jazdy v sume 0,265 eura/km x 108 km = 28,62 eur,
- náhrada za spotrebované pohonné látky na základe predloženého bločku za tankovanie 108 km x 6,2 l/100 km x 1,646 eur/l = 11,03 eur,
- stravné pre časové pásmo 5 – 12 hodín v sume 7,80 eur (pracovná cesta v tento deň trvala od 8:00 do 16:00, tzn. 8 hodín).
Zamestnancovi patria cestovné náhrady v celkovej hodnote 47,45 eur (28,62 eur + 11,03 eur + 7,80 eur).
Upozorňujeme, že v prípade, ak by mal zamestnanec na pracovnej ceste dopravnú nehodu a vznikla by na vozidle škoda, túto škodu by v celom rozsahu hradil zamestnávateľ (nakoľko vozidlo nemalo uzavreté havarijné poistenie). V praxi je teda odporúčané, aby podmienka uzatvorenia havarijného poistenia na súkromné vozidlo bola ustanovená priamo v internej smernici.
Náš tip: Na výpočet cestovných náhrad pri použití súkromného auta použite našu kalkulačku cestovných náhrad.
Príklad na výpočet cestovných náhrad pri použití vlastného motorového vozidla na žiadosť zamestnanca
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na pracovnú cestu z Trnavy do Bratislavy (54 km tam a 54 km späť), pričom zamestnanec po písomnej dohode so zamestnávateľom použil vlastné motorové vozidlo (na žiadosť zamestnanca).
Začiatok pracovnej cesty: 20.05.2024 Trnava 8:00
Koniec pracovnej cesty: 20.05.2024 Trnava 16:00
Štandardne patrí zamestnancovi pri použití súkromného vozidla základná náhrada za každý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky. Zamestnávateľ sa však písomne dohodol so zamestnancom, že náhrada za použitie cestného motorového vozidla bude v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy, pretože súkromné vozidlo bolo použité na žiadosť zamestnanca (nie zamestnávateľa). Zamestnancovi v súvislosti s použitím vozidla vznikol výdavok na diaľničnú známku v hodnote 12 eur.
Zamestnancovi patrí náhrada v tejto výške:
- cena vlakového lístka na rýchlik medzi Trnavou a Bratislavou je 5,00 eur obojsmerne, tzn. zamestnancovi patrí náhrada cestovných výdavkov v sume 5,00 eur,
- stravné pre časové pásmo 5 – 12 hodín v sume 7,80 eur (pracovná cesta v tento deň trvala od 8:00 do 16:00, tzn. 8 hodín).
Cestovná náhrada za preukázaný výdavok, diaľničnú známku, zamestnancovi nepatrí, nakoľko sa zamestnanec so zamestnávateľom dohodol na náhrade v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka. Zamestnancovi patria cestovné náhrady v celkovej hodnote 12,80 eur (5,00 eur + 7,80 eur).
Cestovné náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu (tzn. mimo územia SR) má nárok na stravné určené Opatrením Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z.
Aké sú ďalšie špecifiká pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca sa dočítate v článku Cestovné náhrady zamestnanca v roku 2024.
Príklad na výpočet stravného pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu z Bratislavy do Frankfurtu, odkiaľ pracovná cesta pokračovala do Barcelony a späť cez Frankfurt do Bratislavy. Zamestnancovi nebolo poskytnuté stravovanie. Zamestnávateľ mu poskytol preddavok v sume 200 eur.
01.03.2024 odchod z Bratislavy o 8:00 (začiatok pracovnej cesty)
01.03.2024 prílet do Frankfurtu o 10:00
02.03.2024 prílet do Barcelony o 10:00 letecky z Frankfurtu s odletom o 8:00
02.03.2024 prílet do Frankfurtu o 22:00 letecky z Barcelony s odletom o 20:00
03.03.2024 prílet do Bratislavy o 22:00 letecky z Frankfurtu s odletom o 20:00 (koniec pracovnej cesty)
Prvý deň pracovnej cesty (01.03.2024) – presun z Bratislavy do Frankfurtu
Zamestnanec strávi v Nemecku 14 hodín, tzn. má nárok na stravné v časovom pásme nad 12 hodín v sume 45 eur.
Druhý deň pracovnej cesty (02.03.2024) – presun z Frankfurtu do Barcelony a späť
Zamestnanec strávi v Nemecku 12 hodín a v Španielsku strávi rovnako 12 hodín. Keďže zamestnanec strávil v jednom kalendárnom dni rovnaký čas v oboch krajinách, zamestnávateľ mu prizná nárok na stravné, ktoré je preňho výhodnejšie. Pre Nemecko je 45 eur a pre Španielsko je 43 eur, tzn. zamestnancovi patrí stravné vo výške 45 eur.
Tretí deň pracovnej cesty (03.03.2024) – presun z Frankfurtu do Bratislavy
Zamestnanec strávi v Nemecku 20 hodín a v SR 4 hodiny. Ak zamestnanec absolvuje pracovnú cestu vo viacerých krajinách, má nárok na stravné ustanovené pre krajinu, kde strávi najviac hodín – tzn. zamestnanec má nárok na stravné ustanovené pre Nemecko v časovom pásme nad 12 hodín v sume 45 eur.
Zamestnanec má nárok na stravné v celkovej sume 135 eur (45 eur + 45 eur + 45 eur). Vo vyúčtovaní pracovnej cesty vyjde zamestnancovi po zúčtovaní poskytnutého preddavku preplatok v sume 65 eur, ktorý vráti zamestnávateľovi v hotovosti alebo prevodom na firemný účet.
V prípade, ak by došlo k meškaniu lietadla a začiatok a koniec pracovnej cesty je určený na území SR, pre určenie stravného je dôležitý odlet a prílet podľa letového plánu (tzn. nezohľadňuje sa skutočný odlet a prílet lietadla).
